Автоматизация работы в среде MS Office

  Макросы представляют собой маленькие программы, которые выполняют определённую последовательность действий. С помощью макросов можно быстро выполнять часто используемые операции, уменьшив тем самым количество рутинной работы. Хотя макросы пишутся на языке программирования Microsoft Visual Basic for Applications (VBA), не обязательно его знать, чтобы создать макрос. В Word имеется встроенное средство записи макросов, которое записывает выполняемые вами шаги и транслирует их на VBA [11].

  Задания разработаны с целью знакомства с понятием "макрос", иллюстрация и закрепление знаний способов управления исполнителем, формирование у учащихся умений и навыков создания простых макросов в приложении Word.

  Требования  к знаниям и умениям: учащиеся знакомы с понятиями "алгоритм", "исполнитель"; учащиеся знакомы с двумя способами управления исполнителями (командным и программным); учащиеся знакомы с правилами ввода и форматирования текста.  
 

  Задание 1. Создать макрос для изменения форматирования текста. 

  1. В меню Сервис укажите на команду Макрос, а затем щёлкните на пункте Начать запись. Появится диалоговое окно Запись макроса.

                              

                                                                     Рис. 1 Окно Запись макроса.

   2. В  поле Имя макроса введите ФормТекст. Имя вводится без пробелов.

  3. В области Назначить макрос щёлкните на кнопке Клавишам. Появится диалоговое окно Настройка клавиатуры. Выберите путём нажатия сочетание клавиш (например Alt+F12) по нажатию которых данный макрос будет выполняться.

              

                                  Рис. 2 Окно Настройка клавиатуры.

   4. Щёлкните на кнопке Назначить  далее на кнопке Закрыть. Указатель мыши примет форму кассеты, а на экране появится панель инструментов Остановить запись. Запись макроса запущена.

      

                                                                              Рис. 3 Панель инструментов Остановить запись.

   Теперь  нужно выполнить последовательность действий, которая будет выполняться  при выполнении макроса. Выделите фрагмент текста, к которому будет применено  форматирование. На панели инструментов Форматирование выберите название шрифта и предполагаемый размер, при необходимости выберите другие стили форматирования.

           

                                                                                          Рис. 4

  На  панели инструментов Остановить запись щёлкните на кнопке Остановить запись. Запись макроса завершена. При запуске макроса, к выделенной части текста применяются стили форматирования, сохранённые в его инструкциях.

   Необходимо  отметить, что выполнение макроса можно активизировать не только сочетанием клавиш, но и назначить для этой цели кнопку. В области Назначить макрос диалогового окна Запись макроса щёлкните на панели. Появится диалоговое окно Настройка. Щёлкните на вкладке Команды. В списке Команды выделите значение «ФормТекст» - имя макроса, который вы собираетесь записывать – а затем перетащите его на панель инструментов Форматирование. На панели инструментов появится длинная кнопка, соответствующая макросу ФормТекст.                

    

             Рис. 5 Диалоговое окно Настройка.

       Щёлкните на кнопке Закрыть, начнётся запись макроса. На экране появится панель инструментов Остановить запись.

   Если  вы не предусмотрели кнопку или комбинацию клавиш для запуска макроса, можно  выполнить макрос, воспользовавшись диалоговым окном Макрос. Для этого в меню Сервис укажите на команду Макрос, а затем щёлкните на пункте Макросы. В списке Имя макроса выделите нужный макрос и щёлкните по кнопке Выполнить. 

   При работе в Word часто возникает необходимость заполнять стандартные многостраничные документы, имеющие большое количество полей ввода (контракты найма на работу, договоры оказания услуг и т.п.). Для их заполнения необходимо просмотреть все страницы и ввести необходимые данные. Следующее задание продемонстрирует возможность автоматизации работы по заполнению подобных документов.

  Рекомендация: перед записью макроса можно провести тренировку, т.е. выполнить все действия, не включая режима записи. 
 

  Задание 2. Автоматизировать  работу по заполнению данных в                   представленном контракте о найме на работу. 
 

   КОНТРАКТ  №_____

   г. Екатеринбург                                                                       (дата подписания)

   Предприятие – ООО «Информационные системы» в лице директора __________, действующего на основании Устава и именуемое в дальнейшем «Предприятие», с одной стороны и гражданин:

   ________________________________________________________________ именуемый в дальнейшем «Работник», с другой стороны, заключили  настоящий контракт о нижеследующем:

1. ПРЕДМЕТ КОНТРАКТА

   1.1. Работник работает в должности:

   1.2. Работнику установлен оклад:

           …

   5.3. Срок действия договора: 

  Необходимо  создать макрос, выполнение которого позволит автоматизировать работу по заполнению необходимых полей ввода  (№ контракта, дата подписания, Ф.И.О. директора, Ф.И.О. работника, должность, размер оклада, срок действия договора).

  Выполнение  задания начинается с установки закладок в местах ввода данных. Установите курсор на позицию, с которой будет вводиться текст (первая позиция после слов КОНТРАКТ №). В меню Вставка выберите пункт Закладка. Появится диалоговое окно Закладка.

                                     

                                                                      Рис. 6 Диалоговое окно Закладка. 

  В поле Имя закладки наберите НомерКонтракта (название пишется без пробела) и нажмите кнопку Добавить. По такому же сценарию установите закладки в других полях ввода (назовите их Дата, ФИОДиректора, ФИОРаботника, Должность, Оклад, СрокДоговора).

  Теперь  необходимо записать макрос. В меню Сервис выберите пункт Макрос –> Начать запись. Макрос назовите КонтрактНаРаботу, установите способ его запуска.

  В меню Правка выберите пункт Перейти… В появившемся окне Найти и заменить выберите вкладку Перейти и в качестве Объект перехода выбрать Закладка.

                   

                                                                              Рис. 7 Окно Найти и заменить. 

  Переход к установленной в тексте закладке происходит после выбора её имени в выпадающем списке Введите имя закладки и нажатия кнопки Перейти. Не закрывая диалогового окна, пройдите по всем установленным вами закладкам. Закройте окно кнопкой Закрыть и остановите запись макроса. 

  Теперь  необходимо вызвать на экран инструкции записанного макроса и дополнить их вызовом диалогового окна, при помощи которого будет производиться ввод данных. В меню Сервис укажите на команду Макрос, а затем щёлкните на пункте Макросы. В списке Имя макроса выделите макрос КонтрактНаРаботу, а затем щёлкните по кнопке Изменить. Откроется окно редактора Visual Basic, в котором будет текст макроса.

                                       

                                       Sub КонтрактНаРаботу ()

  '

  ' КонтрактНаРаботу  Макрос

  ' Макрос  записан 10.04.2006 Пользователь7

  '

      Selection.GoTo What:=wdGoToBookmark, Name:="НомерКонтракта"

      Selection.GoTo What:=wdGoToBookmark, Name:="Дата"

       …

    Selection.GoTo What:=wdGoToBookmark, Name:="СрокДоговора"

                                        End Sub 

  Инструкции  макроса необходимо дополнить вызовом окна InputBox, необходимым для введения информации. Значение, введённое в поле окна вызова после нажатия кнопки ОК автоматически добавится на место установленной закладки. Функция вызова окна InputBox имеет следующий синтаксис:

                 Возвращаемое_значение:=InputBox("Вопрос", "Заголовок окна", "Заданное значение") 
 

  Параметры функции позволяют задать имя  заголовка окна вызова, опрос, отображаемый в окне и значение по умолчанию  в строке ввода.

  После каждой инструкции макроса выполняющей переход к закладке с определённым именем вставим инструкцию вызова окна InputBox. Заголовком окна укажем Форма контракта, текст вопроса по теме закладки, а значение по умолчанию можно не указывать. Текст макроса примет следующий вид:

  Sub КонтрактНаРаботу ()

  '

  ' КонтрактНаРаботу  Макрос

  ' Макрос  записан 10.04.2006 Пользователь7

  '

      Selection.GoTo What:=wdGoToBookmark, Name:="НомерКонтракта"

      Selection.TypeText Text:=InputBox("Номер контракта", "Форма контракта", "")

      Selection.GoTo What:=wdGoToBookmark, Name:="Дата"

      Selection.TypeText Text:=InputBox("Дата контракта", "Форма контракта", "")

      Selection.GoTo What:=wdGoToBookmark, Name:="ФИОДиректора"

      Selection.TypeText Text:=InputBox("Директор", "Форма контракта", "Сумина П.И.")