Управление дебиторской задолженностью

• Анализ  состояния   дебиторской   задолженности  следует начинать с анализа материалов инвентаризации расчетов с дебиторами.

• Анализ расчетов с дебиторами осуществляется в выявлении по соответствующим документам остатков и тщательной проверке обоснованности сумм, числящихся на счетах.

• Устанавливаются причины и  виновники образования  дебиторской   задолженности , давность ее возникновения, а также реальность получения (т. е. имеются ли акты сверки расчетов либо письма, в которых дебиторы признают свою задолженность), не пропущены ли сроки исковой давности (3 года), какие меры принимаются для взыскания задолженности.

• Организуются и проводятся встречные  проверки.

На основании анализа составляется справка, в которой приводятся наименования и адреса дебиторов, суммы задолженности, указано, за что она числится, с какого времени и на основании каких документов. По суммам  дебиторской   задолженности  с истекшими сроками исковой давности в справке указываются лица, виновные в пропуске этих сроков.

Чаще всего в хозяйственной  деятельности предприятия встречаются  расчеты с покупателями и заказчиками  за товары, работы и услуги. Эта статья занимает поэтому наибольший удельный вес в общей сумме  дебиторской   задолженности, показанной в балансе предприятия. При анализе этой  дебиторской   задолженности  необходимо обратить внимание на следующее:

• имеются ли договоры на поставку продукции (выполнение работ, услуг) и  правильность их оформления;

• правильно ли получены суммы за отгруженные товаро-материальные ценности.

Установив достоверность  дебиторской   задолженности, проанализировав  данные, нужно проанализировать состав и структуру  дебиторской   задолженности , дать оценку с точки  зрения ее реальной стоимости, распределить  дебиторскую   задолженность  по срокам образования, определить качество и ликвидность этой задолженности.

Анализ общей  дебиторской   задолженности  предприятия проводится по следующим  основным этапам:

1. Анализ старения счетов дебиторов. Исходной информацией для его составления являются данные бухгалтерского учета по задолженности конкретных контрагентов. При этом важно получить информацию не только о сумме задолженности, но и о сроках ее возникновения. Для получения информации о просроченности задолженности следует провести анализ договоров с контрагентами.

2. Определение  структуры и динамики изменения  каждой статьи  дебиторской   задолженности  предприятия.

3. Определение  срока оборачиваемости  дебиторской   задолженности .

После общего анализа  состава и структуры  дебиторской   задолженности  необходимо проанализировать и дать ей оценку с точки зрения реальной стоимости. Это связано  с тем, что не вся  дебиторская   задолженность  может быть взыскана. Возвратность её определяется на основе прошлого опыта и текущих условий. Бухгалтерский риск состоит в том, что прошлый опыт может быть неадекватной мерой будущего убытка или что текущие условия могут быть не полностью учтены.

Следует учитывать  реальные условия, например наметившуюся тенденцию роста невозврата. Поэтому целесообразно проанализировать:

• какой процент  невозврата  дебиторской   задолженности  приходился на одного или нескольких главных должников (этот процент  характеризует концентрацию невозврата задолженности), будет ли влиять неплатеж одного из главных должников на финансовое положение предприятия;

• каково распределение  дебиторской   задолженности  по срокам образования;

• были ли приняты  скидки и другие условия в пользу потребителя, например, его право на возврат продукции.

Показатель качества определяет вероятность получения  задолженности в полной сумме, которая  зависит от срока образования  задолженности.

При формировании кредитной политики нужно определить максимально допустимый размер дебиторской  задолженности как в целом для компании, так и по каждому контрагенту (кредитный лимит). Рассчитывая эти показатели, компания в первую очередь ориентируется на свою стратегию (увеличение доли рынка требует большего кредитного лимита, чем удержание своей рыночной доли и аккумулирование свободных денежных средств).

Величина дебиторской  задолженности определяется многими  разнонаправленными факторами. Условно  эти факторы можно разделить  на внешние и внутренние.

Внешние факторы  не зависят от организации деятельности предприятия, и ограничить их влияние менее возможно, а в отдельных случаях практически невозможно. К внешним факторам следует отнести: спад производства; уровень инфляции; вид продукции – если это сезонная продукция; насыщенность рынка данным видом продукции.

Внутренние факторы  целиком и полностью зависят  от профессионализма финансового менеджмента  компании, от владения им искусством управления дебиторской задолженностью.

Количественная величина дебиторской  задолженности определяется двумя  факторами:

1. Объемом реализации работ и  услуг в кредит.

2. Средним промежутком времени  между реализацией товаров и  услуг и фактическим получением  выручки.

Задолженность должна подтверждаться следующими документами:

• договором между кредитором и  дебитором с приложением первичных документов, подтверждающих собственно возникновение задолженности и время ее продолжительности (накладные, счета-фактуры и т. д.);

• акты сверки дебиторской задолженности, оформленные надлежащим образом.

При отсутствии или неправильном юридическом оформлении этих документов вероятность оплаты контрагентом значительно снижается.

Идеальным считается индивидуальный подход к выставлению счетов компанией  на клиента в зависимости от условий  каждого конкретного договора. Однако это требует наличия в компании лиц, отвечающих за выставление счетов, которым доступна достоверная информация во внутрифирменной базе данных об условиях контрактов с отдельно взятым клиентом.

Четкий контроль над своевременным  выставлением счетов и их оплатой, возложенный на определенного сотрудника или группу сотрудников (по направлениям или видам деятельности компании), позволяет в нужный момент реагировать на просрочку в оплате счетов и другие проблемы, возникающие при выставлении, рассылке и оплате счетов, и вовремя принимать управленческие решения.

Обеспечение ежедневного оперативного анализа оплаты по выставленным счетам и формирование отчетности существенно  облегчают получение полной и  достоверной информации для анализа  дебиторской задолженности, позволяют  своевременно выявлять просроченную дебиторскую задолженность и принимать меры к ее оплате, а также качественно планировать движение денежных потоков компании.

Кроме того, в рамках регулярного  финансового анализа на предприятии  рекомендуется анализировать структуру дебиторской задолженности в разрезе текущей и просроченной. В свою очередь, просроченная дебиторская задолженность разделяется на составные части в зависимости от срока давности. Это помогает четко организовать работу компании по возврату дебиторской задолженности и своевременно предпринимать необходимые действия по недопущению перехода просроченной дебиторской задолженности в безнадежную.

Помимо этого, постоянный анализ позволяет определять периоды и зависимость роста  и снижения сумм дебиторской задолженности, что делает более достоверными результаты финансового планирования и бюджетирования.

2.3. Определение периода кредита  и стандартов кредитоспособности: оценка риска предоставления  коммерческого кредита, источники  информации о платежной дисциплине  потенциального дебитора

 

Для каждого клиента или партнера на основании проведенного анализа  и экспертной оценки необходимо установить предельную сумму кредита. При этом должен быть налажен контроль за непревышением  установленного лимита. Все отгрузки товара, выполнение работ и оказание услуг должны прекращаться при достижении предельной суммы кредита, установленного для компании.

Различные учебники и пособия предлагают несколько  способов определения объема денежных средств, инвестируемых в дебиторскую  задолженность. Один из них выглядит следующим образом:

ИДЗ = ОРК × КСЦ × (ППК + ПР),

где ИДЗ – инвестиции в дебиторскую  задолженность;

ОРК – планируемый объем  реализации продукции в кредит;

КСЦ – коэффициент соотношения  себестоимости и цены продукции;

ППК – средний период предоставления кредита покупателям (в днях);

ПР – средний период просрочки платежей по предоставленному кредиту (в днях).

Кредитную политику предприятия определяют не раз и навсегда. Она меняется в зависимости от целей компании, ее стратегии, рыночных условий и других значимых факторов.

Самый эффективный способ оценки платежеспособности покупателя – анализ накопленного опыта работы с ним, в том числе  анализ нарушений договорных условий.

Дебиторы представляют собой постоянно  обновляемый элемент продаж в  кредит. Отдельные виды деятельности, например, предприятия розничной  торговли, осуществляют продажи за наличный расчет по факту совершения сделки. Но большинство других компаний вынуждены торговать или предоставлять иные услуги в кредит. Кредит, и особенно предоставление особых условий кредита, используется как средство увеличения продаж. При этом если фирма продает свою продукцию в кредит только самым надежным покупателям, то она никогда не будет нести убытки. Но, с другой стороны, если потенциальный клиент согласен на сделку только при условии отсрочки платежа, то фирма стоит перед выбором: терять на объеме продаж (а прибыль, вырученная по этим упущенным продажам, могла быть гораздо больше, чем затраты, которых она избежала), или пойти на риск, связанный с возможной неуплатой или потерей прибыли вследствие просроченного платежа. С этой целью на предприятии формируется система оценки кредитоспособности покупателей.

Дебиторскую задолженность следует  рассматривать как коммерческий кредит покупателю. И хотя деятельность коммерческих предприятий значительно  отличается от работы банков, основные принципы кредитования клиентов остаются теми же.

Кредитоспособность покупателя характеризует систему условий, определяющих его способность привлекать кредит в разных формах и в полном объеме в предусмотренные сроки выполнять все связанные с ним финансовые обязательства. Формирование системы стандартов оценки покупателей включает следующие основные элементы:

1. Определение системы характеристик,  оценивающих кредитоспособность  отдельных групп покупателей.  По товарному (коммерческому)  кредиту такая оценка осуществляется  обычно по следующим критериям:

• объем хозяйственных операций с покупателями и стабильность их осуществления;

• репутация покупателя в деловом  мире;

• платежеспособность покупателя;

• результативность хозяйственной  деятельности покупателя;

• состояние конъюнктуры товарного  рынка, на котором покупатель осуществляет свою операционную деятельность;

• объем и состав чистых активов, которые могут составлять обеспечение  кредита при неплатежеспособности покупателя и возбуждении дела о  его банкротстве.

2. Формирование и экспертиза  информационной базы кредитоспособности покупателей имеет целью обеспечить достоверность проведения такой оценки. Информационная база, используемая для этих целей, состоит из:

• сведений, предоставляемых непосредственно  покупателем (их перечень дифференцируется в разрезе форм кредита);

• данных, формируемых из внутренних источников (если сделки с покупателем носят постоянный характер);

• информации, формируемой из внешних  источников (коммерческого банка, обслуживающего покупателя; других его партнеров  по сделкам и т. п.).

Экспертиза полученной информации осуществляется:

• путем логической ее проверки;

• в процессе ведения коммерческих переговоров с покупателями;

• путем непосредственного посещения  клиента (по потребительскому кредиту) с целью проверки состояния его  имущества;

• в других формах в соответствии с объемом кредитования.

3. Группировка покупателей продукции  по уровню кредитоспособности  основывается на результатах  ее оценки и предусматривает  обычно выделение следующих их  категорий:

• покупатели, которым кредит может  быть предоставлен в максимальном объеме, т. е. на уровне установленного кредитного лимита (группа «первоклассных заемщиков»);

• покупатели, которым кредит может  быть предоставлен в ограниченном объеме, определяемом уровнем допустимого  риска невозврата долга;