Система управления доходами и расходами организации

 

3.2 Совершенствование системы финансового планирования и бюджетирования, управление расходами и доходами организации

Для более успешного ведения управленческого учета в магазине «Экспресс» и вообще для эффективности его деятельности в целом предлагаем предприятию формировать сметы (бюджеты) на каждый центр ответственности. Ведь именно бюджет является количественным выражением планов деятельности и развития организации, координирующим и конкретизирующим в цифрах проекты руководителей. В результате его составления становится ясно, какую прибыль получит предприятие при одобрении того или иного плана развития.

Эффективный контроль величины издержек целесообразно вести на основе первичной учетной информации. Подобный контроль может осуществляться в натуральном и денежном выражении методом сопоставления или так называемым методом бюджетирования. В основу первого способа положен метод суммирования отклонений от устанавливаемых норм и производственных заданий по местам затрат. Второй способ контроля предусматривает сопоставление издержек с актуализированной (спланированной с учетом изменений) сметой затрат и результатов. [46 c.149]

Во втором случае бюджетирование как способ управления затратами предусматривает составление бюджетных смет по различным направлениям деятельности и в целом по подразделениям. Здесь производственные затраты сравниваются с предусмотренными расходами сметой (планом). Сметный метод контроля широко используется по местам и центрам затрат, по которым трудно или невозможно установить конкретный результирующий показатель деятельности. Это отделы управления, подготовки производств.

Уже сегодня в хорошо управляемых компаниях распространено применение бюджетных учетных систем в структуре управленческой бухгалтерии. Включающих в себя плановые и отчетные данные. Основной (генеральный) бюджет рассматривается в первую очередь с точки зрения планирования и координирования деятельности.

Бюджет – это количественное выражение плана, инструмент координации и контроля за его выполнением. При этом бюджеты могут быть составлены как для предприятия в целом, так и для его отдельных подразделений. Основной бюджет охватывает производство, реализацию, распределение и финансирование.

В системе управленческого учета подготавливается информация, на базе которой руководители предприятия принимают решения в первую очередь в области затрат и ожидаемых экономических результатов деятельности предприятия.[15 c.315]

Бюджетный цикл, как правило, включает:

- планирование деятельности организации  в целом и по его подразделениям;

- суммирование коллективных проектных  предложений;

- разработку проекта бюджета;

- просчет вариантов плана, внесение  корректив;

- окончательное планирование.

Бюджет продаж предполагает прогнозирование количества продаж. Прогнозируемое количество формируется путем установления ожидаемого количества продаж товара. При этом указываются предполагаемые покупатели, поставляемые товары, сроки поставки, сроки оплаты, виды платежных средств.

Бюджет производства формируется на основании данных бюджета продаж, выраженных в натуральных величинах. Главное его назначение – согласование желаемого с реально достижимым (с учетом возможностей рынка, производственных мощностей, квалификации персонала, финансовых возможностей предприятия). [4 c.110]

При формировании бюджета товарных запасов оцениваются все основные ресурсы по периодам и сравниваются потребности с имеющимся количеством. То есть при рациональном подходе к бюджетированию возможен анализ не только производственных мощностей и необходимого персонала, но и бюджета производственных запасов, включающего бюджеты прямых затрат на производство, оплату труда и движение готовой продукции.[11 c.358]

При исполнении/неисполнении бюджета денежных средств определяется реальная платежеспособность предприятия, выполнение его финансовых обязательств. Приходная часть этого бюджета (поступления) формируется на базе заказов клиентов, расходная часть – платежи – на базе заказов на оплату сырья и материалов, заказов на оплату труда (прямые расходы на оплату труда), оплаты расходов на эксплуатацию оборудования.

Бюджет «прибыли/убытки» формируется с помощью специализированного отчета. При соответствующей организации процесса бюджетирования можно получить отчет в целом по фирме или с необходимой степенью детализации, например отчет по продуктам, подразделениям. Наиболее эффективны бюджеты с выделением маржинальной прибыли.[34 c.196]

Плановый агрегированный баланс определяется на основе специализированного отчета, строящегося по счетам управленческого учета.

На базе системы сформированных бюджетов можно получить набор показателей, по которым руководство может судить о качестве разработанных планов и степени достижения целевых показателей предприятия, отследить их выполнение, проанализировать конкретные причины отклонений и на основании этого принять управленческие решения. [27 c.394]

Итак, составление бюджетов в любой организации имеет несколько аспектов: организационный, технический и методологический.

Организационный аспект составления бюджетов. Одним из важнейших принципов формирования и представления руководству бюджетов является принцип своевременности. При составлении бюджетов необходима четкая регламентация ответственности и сроков их предоставления. Целесообразно назначение лиц, которые будут заниматься планированием на постоянной основе. Не менее важен вопрос взаимоотношений между сотрудниками, занимающимися бюджетированием. Взаимоотношения между сотрудниками целесообразно выстраивать в иерархическом порядке, в соответствии с организационной структурой компании:

- администраторы бюджета – финансисты, работающие в главном офисе и отвечающие за бюджетный процесс в целом;

- консолидаторы – финансовые  и функциональные специалисты, отвечающие  за бюджетирование на уровне  функциональных подразделений и/или  региональных структур;

- планировщики – рядовые сотрудники, отвечающие за отдельные участки учета и планирования. [40 c.564]

Составление бюджета в иерархической организационной среде может производиться при помощи двух основных подходов – сверху вниз (исходя из целевых параметров, намеченных руководством) и снизу вверх (при формировании подразделениями своих планов). Во многих организациях применяется комбинированный подход: сначала определяются общие цели, вытекающие из стратегии компании и рыночных прогнозов (сверху вниз), а уже затем составляется реальный бюджет (снизу вверх). [9 c.5]

Другой важной задачей является доведение составляющих бюджеты сотрудников информации о целях разработки бюджетов. Иначе возможна ситуация, когда информацию о целях бюджетирования имеет только высшее руководство. В этом случае качество составляемых бюджетов значительно падает, поскольку сотрудники, занимающиеся бюджетированием, не понимают, каков будет конечный результат их работы.

Технический аспект составления бюджетов. Успешность и своевременность составления бюджетов зависит от того, в какой программной среде они будут разрабатываться.

Обычно составление бюджета выполняется при помощи электронных таблиц, в которые заносятся данные по каждому подразделению. Если имеются разные версии бюджета, а также необходимо отображать фактические и прогнозные данные по его выполнению, то в этом случае каждый департамент будет представлен несколькими таблицами вместо одной.

Такая ситуация остается приемлемой, пока отделов, участвующих в составлении бюджетов, мало; затем большими объемами информации становится сложно управлять, а вероятность ошибки увеличивается в несколько раз. Возникает проблема числового контроля данных, полученных от других работников. Данную проблему можно устранить с помощью программного обеспечения, имеющего следующие характеристики:

- комплексный контроль версий, обеспечивающий каждому пользователю  работу с правильной версией. Руководитель должен иметь возможность  в любой момент заблокировать  работу с одной версией и  перейти к использованию другой;

- возможность связи с другими  системами при помощи мощного механизма интеграции данных. Эта возможность позволяет извлекать данные, при необходимости группировать их, а затем загружать в базу данных;

- возможность постоянного отслеживания  динамики поступления данных;

- встроенная проверка правильности, сообщающая пользователям, соответствуют ли их данные требованиям руководства. [25 c.286]

Методологический аспект составления бюджетов. Форма составления бюджетов произвольна и определяется потребностями людей, их составляющих.

Один бюджет может содержать данные о доходах и расходах либо об одном из них. Единицы, в которых составляется бюджет, могут быть как денежными, так и натуральными (условно-натуральными). При подготовке бюджета необходимо ясно сформулировать его название и период, для которого он составляется. [19 c.254]

Процесс построения системы бюджетов начинается с составления бюджета продаж: сначала определяется цель, а потом способы ее достижения. В рыночной экономике в условиях конкуренции рынок навязывает производителю количество необходимых к производству товаров и услуг, поэтому планирование продаж, а как следствие, и производства, будет отталкиваться от уровня спроса.

Способы прогнозирования объемов продаж определяются спецификой деятельности. Потенциально возможный объем продаж в организации может определяться на основе полученных, на следующий бюджетный период заказов или на основе прогнозов объемов продаж службы маркетинга.[37 c.48]

Начальные запасы + Закупки – Потребность в товаре = Конечные запасы

Для получения бюджета закупок в стоимостном выражении следует количество закупаемых материалов умножить на планируемые цены закупки. [6 c.124]

Следующим этапом является определение себестоимости списания товаров в продажу и составление прямых материальных затрат и бюджета прямых затрат.

Расчет плановой себестоимости осуществляется на основе принятых в организации методов списания товаров в продажу:

- по средневзвешенной себестоимости;

- по себестоимости единицы товара.

На основе полученной величины себестоимости списания в производство и потребности в основных товарах (в физическом выражении) калькулируется бюджет прямых материальных затрат.

Бюджет прямых затрат в целом составляется путем объединения бюджетов прямых материальных затрат и прямых затрат труда.

Бюджеты прямых затрат и общепроизводственных расходов формируют бюджет производственных затрат.

Составление бюджета переменных (зависящих от объема продаж) коммерческих расходов производится на основе определения плановой ставки начисления по отдельным показателям объема продаж.

В качестве базы начисления обычно выбираются показатели тех сторон сбытовой деятельности, которые определяют возникновение данной статьи коммерческих расходов.

Затем составляется бюджет постоянных (общехозяйственных и общекоммерческих) расходов. Основой составления бюджета постоянных расходов является сметное планирование в разрезе подразделений (служб) организации, контролирующих соответствующие расходы.

На основе запланированных величин расходов определяется себестоимость продажи продукции, что в совокупности с рассчитанной себестоимостью финансовые результаты и составить проект отчета о прибылях и убытках. [21 c.385]

При составлении проекта бюджета инвестиций организации исходят из планов по обновлению парка оборудования и возможному капитальному строительству. Расходы по подобным инвестиционным проектам определяются на основе смет с учетом реального выполнения графика освоения средств на начало бюджетного периода.

После составления инвестиционного бюджета организация может составить бюджет движения денежных средств, в котором прогнозируется поступление и выбытие денежных средств. При этом принимается во внимание следующая информация:

- осуществляет ли организация  торговлю в рассрочку или нет;

- на основе данных прошлых  периодов были ли безнадежные  долги, которые следует учитывать в бюджете при прогнозировании поступления выручки за проданную продукцию;

- сроки погашения полученных  кредитов и выплаты процентов  по ним;

- сроки выплаты заработной платы;

- сроки осуществления расчетов  с поставщиками за полученные товарно-материальные ценности и так далее. [48 c.207]

Следующим этапом является составление прогнозного баланса на конец бюджетного периода на основе использования информации всех предыдущих бюджетов. Прогнозный баланс отражает состояние имущества организации и источников его образования на конец планируемого бюджета с учетом планируемых изменений.

На основе прогнозного (динамического) баланса составляется прогнозный отчет об изменении финансового состояния.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Подводя итоги выпускной квалификационной работы, можем сделать следующие выводы.

Затраты - это денежная оценка стоимости материальных, трудовых, финансовых, природных, информационных и других видов ресурсов на производство и реализацию продукции за определенный период времени.

Одной из важнейших задач развития бизнеса является оптимизация затрат или достижение такого их уровня, который обеспечивает требуемый финансовый результат при условии выполнения производственных и других планов предприятия.

Управление затратами - неотъемлемая часть краткосрочной политики предприятия, направленной на обеспечение текущей деятельности необходимыми ресурсами и бесперебойности осуществления производственно-хозяйственной деятельности.

Достижение высоких финансовых результатов деятельности предприятия, максимизация прибыли и повышение эффективности производства невозможно достичь без эффективного управления расходами на производство и реализацию продукции, умение эффективно хозяйствовать становится условием выживания предприятия в конкурентной борьбе.