Реорганизация предприятия

Этап  четвертый: организационно-техническое  проектирование

    Цель  этого этапа — дать техническую характеристику процесса реорганизации. Дается описание технологии, стандартов, процедур, систем и видов контроля, используемых в процессе реорганизации. Одновременно с социальным конструированием создаются модели взаимодействия социальных и технических элементов. На данном этапе составляются предварительные планы систем и процедур развития, программного обеспечения и обслуживания, перевооружения производственных мощностей. Основные вопросы, на которые необходимо получить ответы на этом этапе:

- какие  технические ресурсы и технологии  будут необходимы в период  реорганизации?

- как  наилучшим образом приобрести  эти ресурсы и технологии?

- как  будут взаимодействовать технические  и социальные элементы системы?

    С этой целью пересматриваются установившиеся связи и распределение обязанностей внутри организации, определяются случаи, когда должна быть усилена координация различных видов деятельности. Важно также определить информацию, необходимую для измерения и управления процессом, а также места для ее хранения. Проводится устранение дублирующих информационных потоков и операций по их согласованию. В целом же рассматривается возможность сокращения числа неэффективных операций и упрощения работы контролирующих структур, а затем осуществляется слияние контрольных функций по наиболее эффективным операциям. Контролирующая функция приближается к тому участку, где может произойти ошибка в работе. Ведется поиск возможностей проводить параллельные операции, которые в настоящее время выполняются последовательно. Благодаря этому увеличивается вероятность ускорения процесса.⁵

    Нередко при выполнении задач данного  этапа находится та часть процесса реорганизации, которая может осуществляться автономно. Этот фрагмент дает возможность  перегруппировать процесс в пространстве (например, децентрализовав его) или во времени (например, перемещая фрагменты с одной временной фазы в другую). В процессе реорганизации используются различные технологии для моделирования, анализа статистических данных, сбора информации и документирования процессов, компьютерных разработок, проведения телеметрии, создания экспертных систем, баз данных и др. Намечаются конкретные меры по техническому оснащению (таблица 6).

Таблица 6 – Методы управления на этапе организационно-технического проектирования

 

  
 
 
 
 
 
 

Этап пятый: социальное проектирование

    Целью данного этапа является выявление социальных аспектов процесса реорганизации. На этапе социального проектирования производится описание компании, кадрового состава, характера работ, стимулов, используемых в период реорганизации, создается план взаимодействия социальных и технических элементов. Наряду с этим составляются предварительные планы по найму работников, их обучению и образованию, новой расстановке персонала. Социальное проектирование осуществляется одновременно с техническим проектированием. Ключевые вопросы, на которые необходимо получить ответы на этом этапе:

- какие  технические и трудовые ресурсы  необходимы в период проведения  реорганизации?

- какие  существуют возможности для срочной  реализации всей программы? что  можно выполнить в течение  квартала? одного года? за период  свыше одного года?

- какие  цели должны быть поставлены  и какие мероприятия проведены  в социальной сфере?

- как  изменятся обязанности? Какие  программы по обучению будут  необходимы?

- кто,  наиболее вероятно, будет сопротивляться  проводимым изменениям? Какие еще  существуют препятствия?

- как  будет выглядеть новая организация?

    Для повышения ответственности персонала  за улучшение качества услуг, предоставляемых  потребителям, все необходимые полномочия передаются персоналу, имеющему непосредственные связи с потребителями. Намечаются необходимые изменения в распределении обязанностей, полномочий, знаний, квалификаций и используемого инструментария для того, чтобы дать возможность персоналу улучшить свою работу. Затем, приняв по внимание, что персонал, непосредственно связанный с потребителями, сам является потребителем услуг другого подразделения и т.д., эта задача уточняет все изменения состава персонала компаний. При этом разрабатывается набор характеристик навыков, знаний и ориентации персонала, относящихся к текущему и реорганизуемому процессам. ⁶

    Составляются  матрицы текущих и измененных видов работ по квалификации, опыту  и набору ориентации. Каждая ячейка матрицы соответствует уровню (нулевой, низкий, средний, высокий) квалификации, опыта и ориентации, необходимому для работы. Используя эти матрицы, можно определять характеристики работ по их разновидностям.

    На  данном этапе рассматривается вопрос согласованности характеристик  текущих видов работ и тех, которые необходимо будет выполнять, выявляются новые виды работ и  новые группы исполнителей. Если отдельные виды работ не отвечают требованиям нового процесса, должны формироваться другие группы исполнителей. В проектных документах этого этапа предлагается уровень квалификации, необходимый для каждого вида новых работ, схема взаимоотношений между группами работников, выясняется количественный состав персонала для текущих и проектируемых объемов работ.

    В рамках данного этапа необходимо ответить на вопрос, как основные компоненты управления (управление производством, руководящее звено и развитие персонала) будут согласовываться в период реорганизации. Важно определить объемы ответственности по управлению производством и развитию персонала, выявить руководителей групп первого и второго уровней. В связи с этим решается вопрос о создании полной организационной структуры и анализируются возможные варианты.

    Проводится  подготовка новой матрицы требований к квалификации, опыту и ориентации при переходе от старых к новым  видам работ в каждом из подразделений (оставшихся от прежней структуры и новых). Формулируются требования к каждой квалификационной группе. Выявляются трудности при переходе от старого типа работ к новым, которые учитываются при планировании обучения персонала. В процессе реорганизации различные профессиональные надбавки к заработной плате, в основе которых лежат иерархический подход и отношения подотчетности, заменяются надбавками, основанными на знаниях и профессиональной квалификации. Решение этой задачи и доведение результатов до всех участников является наиболее важным компонентом программы управления изменениями.

    Многие  проекты реорганизации проваливались  из-за отсутствия эффективных изменений  в управлении. Применительно к  каждому работнику необходимо определять ожидаемое участие в процессе или точки сопротивления переменам, составлять программы коммуникаций. При необходимости намечаются меры воздействия на общественное мнение и обучения всего персонала. Существенное значение имеют стимулы, мотивирующие работников к переходу к новым формам организации, а также механизмы обратной связи. Стимулы наиболее эффективны, когда работники постоянно находятся в курсе происходящего.

    С целью наиболее эффективной реализации программы разрабатываются предварительные  планы по осуществлению социальных мер, включая комплектование персонала, обучение и кадровые перестановки. Эти планы подразделяются на временные периоды параллельно с планами по техническому оснащению. Кроме того, определяется структура высшего уровня управления, т.е. роль и ответственность собственника, руководителя организации и руководителя проекта реорганизации. В табл. 7 показаны методы управления, применяемые в ходе выполнения задач данного этапа.   
 
 
 

Таблица 7 - Методы управления на этапе социального  проектирования  

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Этап  шестой: преобразования

    Цель  данного этапа — разработка экспериментальной  версии и законченного производственного  реорганизационного проекта. Некоторые  задачи этого этапа могут повторяться. Ключевые вопросы, на которые дает ответы этот этап:

- когда  надо начинать контролировать  процесс? Как узнать, насколько  правильно выбрана стратегия?

- какие  механизмы необходимо разработать  для решения неожиданно возникающих  проблем?

- как  можно гарантировать, что период  перехода пройдет безболезненно?

- как  обеспечить и сохранить непрерывность  процесса перемен?

- какие  средства могут быть использованы  для перестройки организации  в целом? 

    Задачи  данного этапа охватывают завершение модели деятельности организации, окончательную разработку технического проекта. Дается оценка имеющегося персонала с точки зрения квалификации людей, знаний и их ориентации, степени их заинтересованности в переменах и возможности их использования в новых структурах организации (табл. 8).   

Таблица 8 - Методы управления на этапе преобразований