Основные характеристики делового общения

      2. Выделение главных мыслей. Следует  использовать такие речевые элементы, как короткие паузы (не нарушающие, однако, общего хода выступления), смена темпа речи, высоты голоса и т.п. Наиболее важные моменты речи следует представлять более громким, твердым голосом.

      К средствам выразительности деловой  речи относятся и некоторые стилистические формы. Среди них можно выделить семь.

      1. Постановка в ходе выступления  риторических вопросов.

      2. Использование форм диалога

      3. Призыв к действиям. 

      4. Включение образных сравнений,  поговорок и других форм.

      5. Использование примеров.

      6. Применение повторов.

      7. Демонстрация заинтересованности  и убежденности.

      Подводя итог сказанному, хочется отметить, что принципы делового общения заключаются как в знании лексических, грамматических и орфографических норм современного русского языка и правил этикета, так и в умении выбрать и грамотно использовать слова и словосочетания, характерные для деловой речи.

 

Заключение

 

      Итак, выполнив данную работу, мы пришли к  выводу, что деловое общение - процесс  речевого взаимодействия людей, в котором  происходит обмен деятельностью, информацией  и опытом с целью достижения определенного  результата. Оно является неотъемлимой частью нашей жизни, имеет свои правила и приемы.

      И можно выделить три формы делового общения:

      1. Деловая беседа - устный контакт  между собеседниками. Ее участники  должны иметь полномочия для  принятия и закрепления выработанных позиций. К функциям деловой беседы относятся: решение стоящих перед участниками задач, общение между работниками одной деловой среды, поддержание и развитие деловых контактов.

      2. Деловая переписка - деловое письмо (служебное послание в виде  официального документа, а также в форме запросов, предложений, претензий, поздравлений и ответов на них).

      При составлении делового письма нужно, чтобы оно было актуальным, кратким, логичным, убедительным с отсутствием  излишней солидарности.

      3. Деловое совещание - это дискуссия с целью разрешения организационных задач, включающая в себя сбор и анализ информации, а также принятие решений.

 

Список использованной литературы

 

1. Введенская  Л.А., Павлова Л.Г., Кашаева Е.Ю. Русский  язык и культура речи. Справочное пособие. Серия “Высший балл”. Ростов н/Д.: Феникс, 2002 – 384с.
2. Веселов П.В. Аксиомы делового письма культура делового общения и официальной переписки. – М.: ИВЦ “Маркетинг”, 1993 – 74с.
3. Максимова В.И. Русский язык и культура речи: Практикум. M.: ГАРДАРИКИ, 2001 - 413с.

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

      Беседа  как одна из форм делового общения. Классификация деловых бесед.

Деловая беседа как основная форма делового общения

От плохого  начала, и конец бывает плохим.

Еврипид

Практика деловых  отношений показывает, что в решении  проблем, связанных с межличностным контактом, многое зависит от того, как партнеры 
(собеседники) умеют налаживать контакт друг с другом. При всем многообразии форм делового общения деловая беседа является наиболее распространенной и чаще всего применяемой.

Понятие "деловая  беседа" весьма широко и достаточно неопределенно: это и просто деловой  разговор заинтересованных лиц, и устный контакт между партнерами, связанными деловыми отношениями.

Под деловой  беседой понимают речевое общение  между собеседниками, которые имеют необходимые полномочия от своих организаций и фирм для установления деловых отношений, разрешения деловых проблем или выработки конструктивного подхода к их решению.

Деловая беседа является наиболее благоприятной, зачастую единственной возможностью убедить собеседника в обоснованности вашей позиции с тем, чтобы он согласился и поддержал ее. Таким образом, одна из главных задач деловой беседы — убедить партнера принять конкретные предложения.

Напомним некоторые  аспекты деловой беседы. Она выполняет ряд важнейших функций. К их числу относятся: взаимное общение работников из одной деловой сферы; совместный поиск, выдвижение и оперативная разработка рабочих идеи и замыслов; контроль и координирование уже начатых деловых мероприятий; поддержание деловых контактов; стимулирование деловой активности.

Основными этапами  деловой беседы являются: начало беседы; информирование партнеров; аргументирование выдвигаемых положений; принятие решения; завершение беседы.

Мы не ставим своей целью рассмотреть этические  особенности и правила проведения деловой беседы. О том, как правильно проводить деловые беседы, какие принципы и правила следует соблюдать, написано достаточно много. Нас интересуют психологические особенности деловой беседы. К психологическим особенностям относятся, в первую очередь, те элементы, которые связаны с личностью участников деловой беседы, — их характер, темперамент, настроение, настроенность, умения, навыки, — одним словом все то, что лежит в контексте деловой беседы или сопровождает ее на невербальном уровне.

Максимальную  трудность представляет для собеседников начало беседы. 
Партнеры очень хорошо знают суть предмета, цель, которую они преследуют в данном общении, четко представляют результаты, которые они хотят получить. 
Но практически всегда появляется "внутренний тормоз", когда речь идет о начале беседы. Как начинать? С чего начинать? Какие фразы более всего подходят? Некоторые партнеры допускают ошибку, игнорируя этот этап, переходят сразу к сути проблемы. Можно, образно говоря, сказать, что они переходят к началу поражения.

Давайте подумаем, что означает начало беседы.

Некоторые считают, что начало беседы, определяют обстоятельства, другие, — что начинать беседу необходимо с конкретного вопроса, третьи попросту не задумываются над этим. И лишь некоторые понимают и задумываются над этой проблемой, осознавая ее важность. Образно говоря, этот процесс можно сравнить с настройкой инструментов перед концертом. В любом случае на этом этапе беседы нужно выработать правильное и корректное отношение к собеседнику. Ведь начало беседы — это своеобразный мостик между нами и собеседником.

На первой фазе беседы мы ставим следующие задачи: установить контакт с собеседником; создать благоприятную атмосферу  для беседы; привлечь внимание к  теме разговора; пробудить интерес собеседника.

Как ни странно, многие беседы заканчиваются, так и  не успев начаться, особенно если собеседники  находятся на разных социальных уровнях (по положению, образованию и т.д.). Причина заключается в том, что  первые фразы беседы оказываются слишком незначительными. Следует иметь в виду, что именно несколько первых предложений часто решающим образом воздействуют на собеседника, т.е. на его решение выслушать нас или нет. Собеседники обычно более внимательно слушают именно начало разговора — часто из любопытства или ожидания чего-то нового. Именно первые два-три предложения создают внутреннее отношение собеседника к нам и к беседе, по первым фразам у собеседника складывается впечатление о нас.

Приведем несколько  типичных примеров так называемого самоубийственного начала беседы и проанализируем их.

Так, следует  всегда избегать извинений, проявления признаков неуверенности. Негативные примеры:

"Извините, если  я помешал...";

"Я бы хотел  еще раз услышать...";

"Пожалуйста, если у вас есть время меня выслушать... ".

Нужно избегать любых проявлений неуважения и пренебрежения  к собеседнику, о которых говорят  следующие фразы:

"Давайте с  вами быстренько рассмотрим... ";

"Я как раз  случайно проходил мимо и заскочил  к вам...";

"А у меня  на этот счет другое мнение... ".

Не следует  своими первыми вопросами вынуждать  собеседника подыскивать контраргументы и занимать оборонительную позицию. Хотя это логичная и совершенно нормальная реакция, в то же время с точки  зрения психологии это промах.

Существует множество способов начать беседу, но практика выработала ряд "правильных дебютов". Вот некоторые из них.

1. Метод снятия  напряженности позволяет установить  тесный контакт с собеседником. Достаточно сказать несколько  теплых слов — и вы этого  легко добьетесь. Нужно только задаться вопросом: как бы хотели чувствовать себя в вашем обществе собеседники? Шутка, которая вызовет улыбку или смех присутствующих, также во многом способствует разрядке первоначальной напряженности и созданию дружеской обстановки для беседы.

2. Метод "зацепки" позволяет кратко изложить ситуацию или проблему, увязав ее с содержанием беседы. В этих целях можно с успехом использовать какое-то небольшое событие, сравнение, личные впечатления, анекдотичный случай или необычный вопрос.

3. Метод прямого  подхода означает непосредственный переход к делу без какого бы то ни было вступления. Схематично это выглядит следующим образом: мы вкратце сообщаем причины, по которым была назначена беседа, быстро переходим от общих вопросов к частному и приступаем к теме беседы. Этот прием является "холодным" и рациональным, он имеет прямой характер и больше всего подходит для кратковременных и не слишком важных деловых контактов.

Очень важно  помнить о нашем личном подходе  к беседе. Основное правило заключается  в том, что беседа должна начинаться с так называемого "вы- подхода". "Вы-подход" — это умение человека, ведущего беседу, поставить себя на место собеседника, чтобы лучше его понять. Зададим себе следующие вопросы: "Что бы нас интересовало, будь мы на месте нашего собеседника?"; 
"Как бы мы реагировали на его месте?". Это уже первые шаги в направлении 
"вы-подхода". Мы даем собеседнику почувствовать, что мы его уважаем и ценим как специалиста.

Конечно, трудностей в начале беседы не избежать.

Любой человек, живущий в гуще событий и общающийся со множеством людей, постепенно накапливает опыт, формирует свои представления о приемах общения с людьми. Это следует иметь в виду, если возникают сложности в начале беседы, особенно с незнакомыми собеседниками. Типичным примером является спонтанное возникновение симпатии или антипатии, в основе которых лежит личное впечатление, вызванное тем, что наш собеседник нам кого-то напоминает.

Это может оказать  позитивное, нейтральное или даже негативное воздействие на ход беседы. Особенно опасно, если случайное впечатление подкрепится схематичным мышлением. Таким образом, возникают предубеждения и предрассудки. В таких случаях нужно действовать осмотрительно, не торопясь.

3. Подготовка  к беседе

Подготовка к  беседе включает в себя:

1. Планирование:

• предварительный  анализ участников и ситуации;

• инициатива проведения беседы и определение ее задач;

• определение  стратегии и тактики;

• подробный  план подготовки к беседе.

2. Оперативная  подготовка:

• сбор материалов;

• отбор и  систематизация материалов;

• обдумывание  и компоновка материалов;

• рабочий план;

• разработка основной части беседы;

• начало и окончание  беседы.

3. Редактирование:

• контроль (т.е. проверка проделанной работы);

• придание беседе завершенной формы.

4. Тренировка:

• мысленная репетиция;

• устная репетиция;

• репетиция  беседы в форме диалога с собеседником.

Планирование  беседы сводится к следующим действиям:

• составление  и проверка прогноза деловой беседы;

• установление основных, перспективных задач беседы;

• поиски подходящих путей для решения этих задач (стратегии);

• анализ внешних  и внутренних возможностей для осуществления  плана беседы;

• определение  и разработка среднесрочных и  краткосрочных задач беседы, их взаимосвязи  и очередности;