Особенности и методы проведения переговоров внутри и вне организации

 

Оглавление.

Введение.

1. Основные особенности проведения переговоров внутри организации.
1. Деловое совещание и его задачи.
2. Классификация деловых совещаний.
3. Организация проведения деловых совещаний.
2. Основные особенности проведения переговоров вне организации.
1. Деловые переговоры.
2. Цель деловых переговоров.
3. Подготовка деловых переговоров.
4. Методы проведения переговоров.
5. Решение проблем и завершение переговоров.
3.       Практическая часть.

Заключение.

Список литературы.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение.

Начиная участие в переговорах, каждый человек намеренно идет туда с желанием добиться своей определенной цели. Желание решить имеющуюся проблему это уже половина успеха в переговорах. Оно же является одной из главных предпосылок для того, что бы начать переговоры, ваш настрой и желание достигнуть компромиссного решения уже предопределяет успешный итог.

Готовясь к проведению переговоров, стоит знать и учитывать ряд особенностей, уловок, хитростей для их ведения. Ведь не зря известное выражение гласит «осведомлен, значит вооружен».

Вооружиться нужно силой, воли, терпением, а так же знаниями о психологическом поведении партнеров в подобных ситуациях.

Пытаясь добиться того или иного результата переговоров, при их подготовке стоит учесть, что ваш оппонент так же преследует какую-либо выгоду для себя, свои цели и задачи. У вашего партнера естественно будут свои интересы и требования. Обязательно учтите то, что возможно вам предстоит контактировать с данным человеком еще не один раз, так, что ведите себя как можно обходительнее и аккуратнее. Так вы произведете максимально положительное впечатление. Как известно люди обладают таким недостатком как злопамятность, любое неосторожно сказанное слово может после использоваться против вас.

И так, для того чтобы произвести положительное впечатление на оппонентов, и, главное, максимально приблизиться к разрешению проблем и целей, выдвинутых на обсуждение, необходимо иметь представление об особенностях и методах проведения переговоров.

 

 

1. Основные особенности проведения переговоров внутри организации.
1. Деловое совещание и его задачи.

Деловые встречи (совещания) — одна из важнейших форм управленческой деятельности. Во время совещания происходит обмен информацией между подчиненными и руководителем, принимаются управленческие решения.

Деловое совещание — способ привлечения коллективного разума к выработке оптимальных решений по актуальным и наиболее сложным вопросам, возникающим на предприятии. Процесс управления в этом отношении сводится к трем основным стадиям:

• сбор и переработка информации;
• координация деятельности всех служб фирмы и всех сотрудников;
• принятие решения.

Чаще всего деловые совещания проводятся:

- при необходимости принятия  коллективного решения на основе  равного права каждого высказывать  и обосновывать свое мнение;

- если решение вопроса  затрагивает интересы одновременно  нескольких структурных подразделений  организации или фирмы;

- если для решения вопроса  необходимо воспользоваться мнениями  различных групп работников.

Зачастую, деловые совещания более эффективны, чем просто административные решения узкого круга управленцев. Однако недостаточно хорошо подготовленные и плохо проведенные совещания, созываемые по каждому поводу, наносят большой вред, т.к. убиваю огромное количество времени, отрывая людей от основной работы. Поэтому прежде чем собирать очередное совещание, следует подумать о необходимости подобного шага.  

Вполне вероятно, что предполагаемый к рассмотрению вопрос вовсе не требует незамедлительного решения. Более того, руководитель, допустим, хочет всего лишь проинформировать сотрудников о чем-либо. В таком случае можно легко обойтись без проведения совещания. Будет уместно донесение информации, предположим, до руководителей отделов, которые в свою очередь будут обязаны проинформировать своих подчиненных. Но если совещание целесообразно, то прежде всего необходима тщательная подготовка совещания. Эту подготовку и саму процедуру его проведения следует строить так, чтобы наилучшим образом была решена основная задача, ради которой и проводится само совещание.

При проведении деловых встреч управленческие действия менеджера дополняются коллективными заседаниями (совещаниями), на которых решаются повседневные деловые вопросы и проблемы. В связи с этим можно сформулировать основные задачи, решаемые с помощью деловых совещаний:

• развитие и укрепление политики предприятия и проведение ее в жизнь;
• интеграция мероприятий всех отделов и служб с учетом общих целей фирмы;
• выявление и расчет коллективных результатов;
• коллективное решение проблем с учетом обучающего эффекта.

1.2. Классификация деловых  совещаний.

Деловые совещания представляют собой особый вид организации, которая создается на чрезвычайно короткий срок и имеет определенную целенаправленность. Деловые совещания классифицируют по следующим основным признакам:

Деловые совещания классифицируются по назначению:

• вырабатывающие и принимающие решения;
• разъясняющие и уточняющие задачи по реализации ранее принятых решений;
• подводящие итоги выполнения решений и дающие оценку его результатов;
• оперативные;

Деловые совещания классифицируются по периодичности (частоте) проведения:

• разовые;
• регулярные;
• периодические;

Деловые совещания классифицируются по количеству участников:

• узкий состав (до 5 чел.);
• расширенные (до 20 чел.);
• представительные (свыше 20 чел);

Деловые совещания классифицируются по степени стабильности состава участников совещания:

• с фиксированным составом;
• с приглашаемыми по списку, составленному для каждого совещания;
• комбинированные;

Деловые совещания классифицируются по принадлежности:

• партийные (и других общественных организаций);
• административные;
• научные и научно-технические;
• объединенные.

 

1.3. Организация проведения  деловых совещаний.

Для достижения целей совещания необходимо досконально подготовить и четко организовать его проведение с учетом совокупности обязательных элементов.

Подготовка совещания начинается с определения необходимости и целесообразности проведения делового совещания. Во время обоснования необходимости совещания менеджер должен сформулировать задачи, которые требуют оптимального и своевременного решения.

Совещание имеет смысл, если:

• есть необходимость в обмене информацией;
• выявлении мнений и альтернатив;
• анализе сложных (нестандартных) ситуаций;
• принятии решения относительно комплексных вопросов.

Менеджер должен проанализировать все альтернативы проведения совещания:

• решение высшего руководителя;
• возможность решения вопроса по телефону;
• селекторное совещание возможность объединения с другими (плановыми) совещания.

И если после этого менеджер убедится в полезности совещания, его можно проводить. В противном случае от совещания необходимо отказаться. После того, как принято решение о необходимости проведения совещания, определяют повестку дня и состав его участников.

        Во время подготовки повестки дня необходимо определить:

• тему соответствующего совещания и содержание обсуждаемых проблем;
• условия, которые должен удовлетворять конечный результат совещания, для определения цели совещания;
• кто и какую подготовительную работу должен проводить (целесообразно создать рабочую группу для формирования повестки дня, проведение предварительных совещаний в подразделениях).

 

Основные ошибки, которые допускаются при формировании повестки дня:

• отсутствие главной темы совещания (не позволяет обеспечить их точное разграничение и соответствующее аналитическое обеспечение);
• участникам предварительно не разъяснена суть обсуждаемой проблемы;
• включение в повестку дня вопросов, различных по объему и содержанию, в результате чего совещание превращается в обсуждение или даже на ругань между отдельными его участниками;
• увеличивается количество участников, поставленных в позицию пассивных слушателей;
• отступление от повестки дня, рассмотрение побочных тем, возникших стихийно, или какой-нибудь «вечной» проблемы (например, вопросы снабжения и т. п.).

Во время решения вопроса о составе участников необходимо особенно внимательно подойти к формированию списка по количественному и качественному составу. К участию в совещании необходимо привлечь должностных лиц, которые наиболее компетентны в обсуждаемой проблеме, а ими, как показывает практика, не всегда являются руководители подразделений.

Что касается количества участников совещаний, то не следует приглашать столько человек, сколько стульев в зале заседаний (приглашения для массовости). Оптимальный вариант - соответствие количества участников совещания с количеством тех, кто активно участвует в обсуждении вопроса. Основной критерий отбора участников будущего делового совещания - это компетентность именно в вопросах повестки дня.

Надо определить день и время проведения. Для совещания рекомендуется отводить определенный день недели, что позволяет участникам совещания правильно спланировать свое рабочее время и подготовиться к нему. Лучший день для совещания - среда или четверг, так как недельная кривая работоспособности имеет заметный спад в понедельник и в пятницу.

Из теории биоритмов известно, что у человека в течение рабочего дня наблюдаются два пика повышенной работоспособности: первый - с 11 до 12 часов; второй - между 16 и 18 часами. Поскольку любое совещание нарушает ритм трудовой деятельности, проводить его в первой половине рабочего дня (первый пик) нецелесообразно.

Ошибки, которые чаще всего допускаются при определении продолжительности совещания:

• не регламентируется продолжительность совещания;
• не соблюдается установленная продолжительность совещания;
• совещания планируются слишком длинными;
• не делаются перерывы;
• не ограничивается время на доклады и выступления;
• неумение кратко и ясно излагать свои мысли.

Как правило, местом проведения значительной части (более 70%) деловых совещаний является кабинет руководителя организации. Однако заседание лучше созвать в специально оборудованных для этой цели помещениях.

В основном приглашенные на совещание садятся за стол, имеющий прямоугольную форму. Это крайне неудобно и руководителю, и участникам совещания. Известна другая, более удобная форма стола трапециевидная.

За таким столом никто никому не мешает, каждый участник хорошо видит всех остальных, а председатель и секретарь-стенографист хорошо видит каждого участника делового совещания.

Помещение должно иметь хорошую звукоизоляцию, нормальную температуру, относительную влажность воздуха, удобные для работы мебель, вентиляцию и т.д.

Ошибки, которые часто допускаются при определении места проведения совещания:

• слишком много совещаний проводится в кабинете начальника;
• в процессе совещания ведутся телефонные переговоры и даже принимаются посетители;
• помещения для совещания не оборудованы соответствующим образом и плохо освещено.