Организация деятельности коммерческого банка

    Документы хранятся в бумажной и электронной  форме.

    Коммерческие  банки в своей работе по организации и ведению делопроизводства и архивного дела должны руководствоваться Основами законодательства РФ об архивном фонде РФ и архивах, а также методическими разработками Государственной архивной службы России: Основными положениями Государственной системы документационного обеспечения управления, Основными правилами работы ведомственных архивов, Перечнем типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения.

    Кроме того, специально для кредитных организаций разработан и утвержден специальный Примерный перечень документов, образующихся в деятельности кредитных организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный Федеральной архивной службой и согласованный с Банком России.

    В соответствии с Законом «О бухгалтерском  учете» документы и отчеты о финансово-хозяйственной деятельности хранятся не менее пяти лет. Налоговый кодекс установил, что организации обязаны в течение четырех лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, а также документов, подтверждающих полученные доходы (для организаций – также и произведенные расходы) и уплаченные (удержанные)налоги.

    При ликвидации банка часть документов сохраняется и в дальнейшем. Сроки и порядок сохранения документов регулируются Письмом ЦБ РФ от 5 августа 1998 г. № 169-Т «О размещении архивов и порядке уничтожение документов при ликвидации кредитных организаций», которым определена номенклатура дел (перечень документов), подлежащих хранению после завершения ликвидационных процедур (Приложение 1). 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

 Глава 3. Организация расчетно-косового обслуживания клиентов 

 3.1 Организация работы по ведению кассовых операций 

    Кассовые  операции в кредитной организации, ВСП могут осуществляться в операционное, послеоперационное время кредитной организации, а также в выходные дни, нерабочие праздничные дни.

    При осуществлении кассовых операций кредитная  организация, ВСП осуществляют идентификацию  клиентов в соответствии с требованиями Федерального закона «О противодействии легализации (отмыванию) доходов, полученных преступным путем, и финансированию терроризма» и Положения Банка России «Об идентификации кредитными организациями клиентов и выгодоприобретателей в целях противодействия легализации (отмыванию) доходов, полученных преступным путем, и финансированию терроризма».

    Кредитная организация, ВСП при осуществлении  кассовых операций проводят контроль уровня радиоактивного излучения денежных знаков в соответствии с Инструкцией Банка России «О порядке выявления, временного хранения, гашения и уничтожения денежных знаков с радиоактивным загрязнением».

    Операции  по приему наличных денег от клиентов осуществляются в кредитной организации, ВСП на основании приходных кассовых документов – объявлений на взнос наличными 0402001, представляющих собой комплект документов, состоящий из объявления (далее – объявление 0402001), квитанции (далее – квитанция 0402001) и ордера (далее – ордер 0402001);приходных кассовых ордеров 0402008; препроводительных ведомостей к сумкам 0402300, представляющих собой комплект документов, состоящий из ведомостей (далее – ведомость к сумке 0402300), накладной (далее – накладная к сумке 0402300), квитанции (далее – квитанция к сумке 0402300).

    Операции  по выдаче наличных денег клиентам осуществляются на основании расходных  кассовых документов – денежных чеков, расходных кассовых ордеров 0402009.

    Количество  экземпляров приходных кассовых ордеров 0402008, расходных кассовых ордеров 0402009 определяется кредитной организацией.

    В приходных, расходных кассовых документах указываются источники поступлений  наличных денег и направления  их выдач в соответствии с символами  отчетности по форме 0409202 «Отчет о наличном денежном обороте», «О перечне, формах и порядке составления и представления форм отчетности кредитных организаций в Центральный банк РФ. 
 

    Кассовые  работники, осуществляющие приходные, расходные кассовые операции, снабжаются образцами подписей бухгалтерских  работников, уполномоченных подписывать приходные, расходные кассовые документы. А бухгалтерские работники, осуществляющие оформление приходных, расходных кассовых документов, - образцами подписей кассовых работников, осуществляющих приходные, расходные кассовые операции.

    На  кассового работника распорядительным документом кредитной организации может быть возложено исполнение обязанностей бухгалтерского работника в части составления, оформления приходного, расходного кассового документа, составления кассового журнала по приходу 0401704 и кассового журнала по расходу 0401705, журнала учета принятых сумок и порожних сумок 0402301 (далее – журнал 0402301), справки о принятых сумках и порожних сумках 0402302 (далее – справка 0402302). При этом в случае осуществления операций по банковскому счету, счету по вкладу (депозиту) клиента должно применяться компьютерное оборудование, в котором установлена система контроля, исключающая единоличный доступ косового работника к осуществлению операций по банковскому счету, счету по вкладу (депозиту) клиента без распоряжения клиента.

    Должностные лица, ответственные за сохранность  ценностей, кассовые работники, осуществляющие операции с наличными деньгами, снабжаются металлическими шкафами, сейфами, тележками  закрытого типа, столами, имеющие  индивидуальные секреты замков, или другими устройствами, предназначенными для хранения наличных денег в течении рабочего дня (далее – штамп), пломбами, устройствами для опломбирования (далее – пломба), клише. При указании фамилии, инициалов на накладках пачек банкнот, бандеролях корешков, ярлыках к мешкам с монетой, сумкам с наличными деньгами и на документах, составляемых при осуществлении операций с наличными деньгами, должностными лицами, ответственными за сохранность ценностей, кассовыми работниками используются именные штампы.

    Виды  указанных штампов, пломб, клише  определяются организацией.

    При осуществлении в кредитной организации, ВСП приходных, расходных кассовых операций кассовыми работниками на приходных, расходных кассовых документах проставляется оттиск штампа кассы. При приеме, выдаче наличных денег в послеоперационное время кредитной организации кассовыми работниками проставляется оттиск штампа кассы с отличительными признаками, указывающими на то, что операции осуществлялись в послеоперационное время кредитной организации.

    Вместо  штампа кассы на приходных, расходных  кассовых документах может проставляться  оттиск программно-технического средства, с применением которого осуществлялось оформлении приходных, расходных кассовых с операций.

    При осуществлении кассовых операций кассовым работникам запрещается:

    - выполнять поручения клиентов  по осуществлению операций с  наличными  деньгами по банковским  счетам, счетам по вкладам (депозитам), минуя бухгалтерских работников, при отсутствии системы контроля.

    - убирать из поля зрения клиента принимаемые от него, выдаваемые ему наличные деньги, документы до окончания операции и выдачи клиенту подписанного кассовым работником экземпляра приходного, расходного кассового документа с проставленным оттиском штампа кассы;

    - хранить на рабочем столе кассового работника ранее принятые от клиентов наличные деньги;

    - уничтожать, производить гашение  сомнительных, имеющих признаки подделки денежных знаков Банка России, в том числе путем проставления штампов, пробивания отверстий, разрезания, а также выдавать, возвращать их клиенту.

    Кредитная организация, ВСП для выдачи наличных денег клиентам, кассовым, инкассаторским работникам могут упаковывать  их в инкассаторские сумки, специальные  мешки, кейсы, кассеты и другие средства для упаковки наличных денег, обеспечивающие сохранность наличных денег и не позволяющие осуществить их вскрытие без видимых следов нарушения целостности (далее – сумка).

    Банкноты  банка России, выдаваемые кредитной  организацией, ВСП клиентам в упаковке кредитных организаций, ВСП кредитных организаций должны быть обработаны с использованием счетно-сортировальных машин с функцией распознавания машиночитаемых защитных признаков банкнот Банка России. Обязательной проверке подлежат не  менее четырех машиночитаемых защитных признаков банкнот Банка России.

    Выдача  наличных денег кредитной организацией, ВСП может осуществляться за счет текущих поступлений наличных денег  в их кассы после обработки  наличных денег и отражения принятых сумм в кассовом журнале по приходу 0401704.

    Наличные  деньги, имеющие повреждения, кредитными организациями, ВСП клиентам не выдаются и сдаются в учреждения Банка России.

    Передача  наличных денег между заведующим кассой и кассовыми работниками осуществляется сформированными и упакованными пачками банкнот, мешками с монетой, а также отдельными корешками, банкнотами и монетами Банка России. 
 
 

      При этом пачки банкнот принимаются  по надписям на верхних накладках  пачек банкнот с проверкой  количества корешков, правильности  и целости упаковки пачек банкнот  и пломб, оттисков клише, наличия необходимых реквизитов на верхних накладках пачек банкнот, пломбах, оттисках клише, отдельные корешки, банкноты Банка России – полистным пересчетом, мешки с монетой – по надписям на ярлыках к мешкам с монетой с проверкой правильности и целости мешков с монетой и пломб, наличия необходимых реквизитов на пломбах и ярлыках к мешкам с монетой, отдельные монеты Банка России – поштучным пересчетом.

    Сумки с наличными деньгами передаются по надписям на ярлыках к сумкам с наличными деньгами с проверкой целости сумок и пломб, наличия необходимых реквизитов на пломбах и ярлыках к сумкам с наличными деньгами.

    Передача  пачек банкнот, мешков с монетой, сумок с наличными деньгами между  заведующим кассой и кассовыми работниками  осуществляется с проставлением подписей указанных работников в книгах 0402124.

    При заполнении книг 0402124 с применением  компьютерного оборудования каждая передача наличных денег в течение  рабочего дня между кассовыми  работниками, а также заведующим кассой и кассовым работникам осуществляются с применением электронных цифровых подписей соответствующих кассовых работников, заведующего кассой. 

    3.2 Порядок приема наличных денег от клиентов

    При приеме наличных денег кассовым работником от коммерческой организации, не являющейся кредитной организацией, наряду с объявлением на взнос наличными 0402001 указанной организацией представляется реестр проведенных операций, предусмотренный нормативным актом Банка России, регламентирующим порядок ведения кассовых операций на территории РФ. При этом сумма, указанная в объявлении на взнос наличными 0402001, должна соответствовать отраженной в реестре проведенных операций общей сумме наличных денег, принятых коммерческой организацией, не являющейся кредитной организацией.

    Для осуществления  операции по переводу на территории РФ денежных средств по поручению физического лица без открытия банковского счета в кредитной организации, ВСП (за исключением обменного пункта) заполняется документ, определенный кредитной организацией или соответствующим получателем денежных средств, в  соответствии с требованиями  Положения Банка России. 
 

    Прием наличных денег кассовым работником от физических лиц для зачисления на банковские счета, счета по вкладам (депозитам), для осуществления операции по переводу на территории РФ денежных средств по поручению физического лица без открытия банковского счета в кредитной организации, ВСП, в том числе для уплаты коммунальных, налоговых и других платежей, осуществляется по приходным кассовым ордерам 0402008. 

    Прием наличных денег для уплаты коммунальных, налоговых и других платежей кассовым работником может осуществляться с оформлением реестра платежей, в котором указываются полное фирменное или сокращенное фирменное наименование кредитной организации (далее – фирменное наименование кредитной организации)(фирменное наименование кредитной организации и наименование филиала; фирменное наименование кредитной организации и наименование ВСП; фирменное наименование кредитной организации; наименование филиала и ВСП), дата составления реестра, вид операции, сумма принятых наличных денег, фамилия, инициалы кассового работника, а также проставляется подпись кассового работника. В этом случае приходные кассовые ордера 0402008 оформляются на итоговые суммы приятых наличных денег по видам платежей.