Записи  в кассовую книгу производятся кассиром сразу же после получения или  выдачи денег по каждому ордеру или  другому заменяющему его документу.

     Ежедневно в конце рабочего дня, кассир подсчитывает итоги операций за день, выводит остаток денег в кассе на следующее число и передает в бухгалтерию в качестве отчета кассира второй отрывной лист (копию записей в кассовой книге за день) с приходными и расходными кассовыми документами под расписку в кассовой книге.

     Контроль  за правильным ведением кассовой книги  возлагается на главного бухгалтера предприятия.

     На  предприятиях при условии обеспечения  полной сохранности кассовых документов кассовая книга может вестись автоматизированным способом, при котором листы кассовой книги формируются в виде машинограмм: «Вкладной лист кассовой книги» и «Отчет кассира».

     Обе машинограммы:

• должны составляться к началу следующего рабочего дня;
• иметь одинаковое содержание;
• включать все реквизиты, предусмотренные формой кассовой книги;
• нумерация листов кассовой книги в этих машинограммах осуществляется 
  автоматически в порядке возрастания с начала года.

     В машинограмме «Вкладной лист кассовой книги» последним за каждый месяц  должно автоматически печататься общее количество листов кассовой книги за каждый месяц, а в последней за календарный год - общее количество листов кассовой книги за год.

     Кассир  после получения машинограмм  «Вкладной лист кассовой книги» и  «Отчет кассира» обязан проверить правильность составления указанных документов, подписать их и передать отчет кассира вместе с приходными и расходными кассовыми документами в бухгалтерию под расписку во вкладном листе кассовой книги.

     В целях обеспечения сохранности  и удобства использования машинограммы «Вкладной лист кассовой книги» в течение года хранятся кассиром отдельно за каждый месяц.

     По  окончании календарного года (или  по мере необходимости) машинограммы «Вкладной лист кассовой книги» брошюруются в хронологическом порядке. Общее количество листов за год заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера предприятия и книга опечатывается.

2.5  Ответственность за несоблюдение порядка ведения кассовых операций

     В ст. 15.1 Кодекса Российской Федерации  об административных правонарушениях (КоАП РФ) определено, что нарушение порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций, выразившееся:

• в осуществлении расчетов наличными деньгами с другими организациями сверх установленных размеров;
• неоприходовании (неполном оприходовании) в кассу денежной наличности;
• несоблюдении порядка хранения свободных денежных средств, а равно в накоплении в кассе наличных денег сверх установленных лимитов,

     влечет  наложение административного штрафа:

    на  должностных лиц в размере  от четырех тысяч до пяти тысяч рублей 

    на  юридических лиц - от сорока тысяч до пятидесяти тысяч рублей; 

     В ст. 15.2 «Невыполнение обязанностей по контролю за соблюдением правил ведения кассовых операций» КоАП РФ установлено, что невыполнение должностным лицом учреждения банка обязанностей по контролю за выполнением организациями или их объединениями правил ведения кассовых операций влечет наложение административного штрафа в размере от размере от двух тысяч до трех тысяч рублей.

     В соответствии со ст. 23.5 КоАП РФ дела об административных правонарушениях, предусмотренных ст. 15.1, 15.2, рассматривают налоговые органы. 
 
 
 
 
 
 

     2.6 Синтетический учет  кассовых операций.

     Для учета наличия и движения денежных средств в кассе предприятия  используется активный счет 50 «Касса».

     Сальдо счета указывает на наличие суммы свободных денег в кассе предприятия на начало месяца; оборот по дебету - суммы поступившие наличными в кассу, а по кредиту - суммы, выданные наличными.

     Для учета кассовых операций в бухгалтерии  ведут специальные регистры: журнал-ордер № 1 и ведомость № 1 по счету 50 «Касса».

     Любое наличное денежное поступление оформляет  приходным кассовым ордером. В учете  это отражается одной из следующих  проводок:

     Д50-К51,62,66,71,73,75,76

     Где:

     счет 51 «Расчетный счет»

     счет 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками»

     счет 66 «Расчеты по краткосрочным кредитам и займам»

     счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами»

     счет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям»

     счет 75 «Расчеты с учредителями»

     счет 76 «Расчеты с разными дебиторам  и кредиторами»

     Выдача  денежных средств из кассы отражается одной из следующих проводок:

     Д 20,26,44,51,60,66,70,71,73,75,76 – К 50

     Где:

     счет 20 «Основное производство»

     счет 26 «Общехозяйственные расходы»

     счет 44 «Расходы на продажу»

     счет 60 «расчеты с поставщиками и подрядчиками»

     счет 66 « Расчеты по краткосрочным  кредитам и займам»

     счет 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»

     счет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям»

     счет 75 «Расчеты с учредителями»

     счет 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» 

     В журнале-ордере № 1 кассовые операции записываются по кредиту счета 50 «Касса».

     Основанием  для заполнения журнала-ордера № 1 и  ведомости N° 1 служат отчеты кассира. Каждому отчету в регистре отводится одна строка независимо от периода, за который составлен кассовый отчет. Количество занятых строк в журнале должно соответствовать количеству сданных кассиром отчетов. Однако при незначительном количестве кассовых документов допускается записи операций в регистры производить не ежедневно, а за 3 - 5 дней, в целом по нескольким отчетам кассира. В этом случае в графе «Дата» указываются начальные и конечные числа, за которые производятся записи, например: 1 - 3, 15 - 17 и т.д.

     Итоги за день (несколько дней) в разрезе корреспондирующих счетов устанавливаются путем подсчета сумм однородных операций, отраженных в кассовом отчете или приложенных к нему документах, согласно бухгалтерской разметке, предварительно проставляемой в отчете кассира или на документах.

     Остаток средств в кассе приводится в  ведомости только на начало и конец  месяца. На протяжении месяца, для контроля и оперативных целей, используются данные об остатках средств, показанные в отчетах кассира.

     В кассе предприятия могут храниться  не только наличные денежные средства, но и ценные бумаги, и бланки строгой отчетности. К ценным бумагам относятся путевки в дома отдыха и санатории, приобретенные за счет фонда специального назначения, почтовые марки, проездные билеты на транспорт.

     Бланки строгой отчетности (квитанционные книжки, бланки удостоверений, трудовые книжки и вкладные листы к ним, бланки товарно-сопроводительных документов, путевых листов автотранспорта и т.п.) учитываются на забалансовом счете 006 «Бланки строгой отчетности». 
 

     2.7 Ревизия кассы.

     В сроки, установленные руководителем  предприятия, а также при смене  кассиров на каждом предприятии производится внезапная ревизия кассы с полным полистным пересчетом денежной наличности и проверкой других ценностей, находящихся в кассе. Остаток денежной наличности в кассе сверяется с данными учета по кассовой книге.

     Для производства ревизии кассы приказом руководителя предприятия назначается комиссия. Приказ (постановление, распоряжение) о проведении инвентаризации (форма № ИНВ-22) является письменным заданием, конкретизирующим содержание, объем, порядок и сроки проведения инвентаризации проверяемого объекта, а также персональный состав инвентаризационной комиссии.

     Приказ  подписывается руководителем организации  и вручается председателю инвентаризационной комиссии.

     Приказ  регистрируется в журнале учета  контроля за выполнением приказов (постановлений, распоряжений) о проведении инвентаризации (форма № ИНВ-23).

     Комиссия  проверяет достоверность данных бухгалтерского учета и фактического наличия денежных средств, разных ценностей и документов, находящихся в кассе, путем полного пересчета и составляет акты по формам № ИНВ-15 «Акт инвентаризации наличных денежных средств» и № ИНВ-16 «Инвентаризационная опись ценных бумаг и бланков документов строгой отчетности».

     Акт инвентаризации наличных денежных средств (форма № ИНВ-15) применяется для отражения результатов инвентаризации фактического наличия денежных средств, разных ценностей и документов, находящихся в кассе организации.

 

      

При выявлении недостачи в кассе, излишки покрывают за счет кассира, на что составляются следующие проводки:

Д 94 –  К 50 – учтена сумма недостачи

Д 73/2 –  К 94 – отнесена сумма недостачи  на кассира

Д 70 –  К 73/2 – удержана сумма недостачи  из заработной палты кассира

Где

счет 70 «расчеты по оплате труда»

счет 73/2 « Расчеты с персоналом по возмещению материального ущерба»

счет 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»

При выявлении  излишков составляются следующая проводка:

Д50 –  К 91 – учтена сумма излишка денежных средств в кассе

Где

счет 91 «Прочие доходы и расходы» 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Глава III 

Организация кассового учет на предприятии на примере

ООО ТК «РТЗ» 

ООО ТК «Рязанский Трубный завод», сокращенное  название ООО ТК «РТЗ»

В штате  ООО ТК «РТЗ» предусмотрена штатная единица бухгалтера-кассира, именно он отвечает за осуществление кассовых операций (ведение кассовой документации, прием и выдачу наличных денег).

Учетной политикой ООО ТК «РТЗ» предусмотрены  следующие синтетические счета  для учета кассовых операций и  взаимодействия с 50 м счетом «Касса»:

Счет 26 «Общехозяйственные расходы»

Счет 25 «Общепроизводственные расходы

Счет 50 «Касса» - для учета денежных средств  предприятия

Счет 62-2 «Расчеты по авансам полученным (сроком до 1 года)» - для учета поступлений  платежей от покупателей на условиях предоплаты.

Счет 71 – «Расчеты с подотчетными лицами» 

Счет 70  - «Расчеты с персоналом по оплате труда»  

При поступлении  денежных средств от покупателей  виде наличных денег в счет предоплаты за продукцию, составляется следующая проводка: