Законодательные и нормативно-методические основы деловой переписки в России

• Подлежащие, включающие слова «большинство», «меньшинство», «множество», «ряд», «часть», «много», «немало», «несколько», «количество», «число», «не меньше чем», а также отрицательные и неопределенные местоимения («никто», «ничто», «кое-кто»), употребляются со сказуемыми в форме единственного числа, т. е. сказуемое в этом случае согласуется с подлежащим по грамматическому принципу.

• При подлежащем, выраженном местоимением «кто», сказуемое ставится в форме единственного числа.

Рекомендации  по использованию  цифр и слов, обозначающих количество или порядок 

Особенностью  официально-деловых текстов является наличие большого количества цифровой информации, неправильная запись которой  может стать источником помех, возникающих  при чтении, изучении и обработке  подобных текстов.

Отдельные виды информации подаются в словесно-цифровой форме. Например: 205 000 записывается так: 205 тыс. Количество, выраженное однозначным числом, воспроизводится словом, а не цифрами. Например: дефектных изделий должно быть не более трех. Аналогично обозначаются временные границы или периоды. Например: испытания должны продолжаться три-пять дней.

Если однозначное  число сопровождается обозначением массы, размера и т. д., оно записывается цифрами. Например: требуется 2 кг масла. При записи многозначных чисел цифры делятся пробелами на классы. Например: 253 720 руб.

Информативность и убедительность делового письма

Текст делового письма должен быть кратким и содержать  только основные сведения. Дополнительные сведения могут быть приведены в  приложении. Одновременно письмо должно быть убедительным независимо от того, кому оно направляется. Основным условием убедительности письма является его  доказательность. Точные даты, бесспорные факты особенно важны, если необходимо разобраться в трудном вопросе. Убедительность письма зависит от умения составителя выразить интересы той  организации, куда он обращается.

Этикет  в деловой переписке

В мировой практике к настоящему времени сложились  устойчивые правила поведения и  общения в официальных ситуациях. В деловой переписке приняты  определенные формы обращения, изложения  просьб, выражения признательности, аргументации. Официальный этикет регламентирует и выбор слов, и построение фраз. Например: в деловой переписке используется обращение «Уважаемый…», при этом запятая после обращения придаст письму более будничный и личный характер, а восклицательный знак подчеркнет значимость и официальный тон письма.

Обращение «Уважаемые коллеги» применяется по отношению  к лицам одной профессии.

Вводные конструкции  в письме смягчают категоричность изложения  и тем самым вносят непринужденность в официальное письменное общение.

Основные  требования к тексту деловой переписки

Составляя текст  делового письма, необходимо соблюдать  определенные требования. Прежде всего, изложение должно быть объективным. Кроме того, оно должно быть нейтральным  по стилю. В официальных письмах  не допускаются иронизирование, грубость. Не следует впадать и в другую крайность – использовать вычурные слова, выражать чрезмерную вежливость. Неуместны в деловых письмах обороты типа «Не откажите в любезности…». Стиль деловой переписки должен быть достаточно сухим.