Законодательные и нормативно-методические основы деловой переписки в России

В письмах используют следующие формы изложения: от первого  лица множественного числа («просим  направить», «направляем на рассмотрение»); от первого лица единственного числа («прошу выделить», «считаю необходимым»); от третьего лица единственного числа («предприятие не возражает», «фирма считает  возможным»). Подробно о текстах  писем будет изложено в следующем  разделе этой темы.

Реквизит 21 – Отметка о  наличии приложения. Часть документов имеет приложения, которые дополняют, разъясняют или детализируют отдельные вопросы, затронутые в тексте.

Реквизит 22 – Подпись. Это обязательный реквизит служебного документа. Должностные лица подписывают документы в пределах своей компетенции. Документы, составляемые в учреждениях, действующих на правах единоначалия, подписываются одним должностным лицом. Подпись помещается сразу под текстом от левого поля документа. В состав подписи входят: наименование должности подписывающего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное – на документе, оформленном на бланке); личная подпись и ее расшифровка.

Расшифровка подписи  оформляется без скобок строчными  буквами (кроме заглавных) на уровне последней строки в наименовании должности. Инициалы располагаются перед фамилией, пробел между инициалами и фамилией не делается.

2. Когда письмо подготовлено несколькими организациями, то подписывают его, соответственно, их руководители. Подписи лиц с одинаковыми должностями располагают на одном уровне.

3. При подписании документа несколькими должностными лицами одного и того же предприятия, например начальником и главным бухгалтером, их подписи располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.

При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи  не указывается.

В случае отсутствия должностного лица, подпись которого заготовлена на документе, документ подписывает его заместитель  или исполняющий обязанности  и обязательно указывается фактическая  должность подписавшего документ. Проставление косой черты перед указанием  должности или предлога «За» является грубой ошибкой. Не допускается также  подпись от руки «Зам».

Федеральный закон  от 2002 г. «Об электронной цифровой подписи» создал правовую основу для использования электронных цифровых подписей в различных сферах деятельности.

Реквизит 24 – Визы согласования документа. Внутреннее согласование документа проводится с теми подразделениями, участие которых предусмотрено при реализации данного документа. Если выполнение документа связано с финансовыми затратами, требуется согласование с финансовой службой (главным бухгалтером).

В учреждениях, имеющих юридическую службу, документы  до подписания согласовываются с  юристом. Документ может быть также  согласован с заместителем руководителя учреждения, курирующим вопросы, отраженные в документе. Внутреннее согласование обычно оформляется визой, которая включает подпись визирующего, ее расшифровку (инициалы, фамилия) и дату, при необходимости – должность визирующего.

Реквизит 25 – Оттиск печати. Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на гарантийных письмах, предусмотренных специальными нормативными актами, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами. Документы заверяют печатью организации.

Организация должна иметь печать со своим наименованием.

Реквизит 26 – Отметка о  заверении копии. При заверении соответствия копии подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют:

• заверительную надпись «Верно»;

• должность лица, заверившего копию;

• личную подпись;

• расшифровку подписи (инициалы, фамилия);

• дату заверения.

Реквизит 27 – Отметка об исполнителе. Состоит из фамилии исполнителя (или фамилии, имени, отчества) и номера его телефона. Эту отметку имеют только исходящие документы – справки, заключения, письма и т. д.

Отметку об исполнителе  располагают на лицевой или оборотной  стороне последнего листа документа  в левом нижнем углу.

Реквизит 28 – Отметка об исполнении документа и направлении  его в дело. Проставляется сразу после решения вопроса и отправления ответа. Состоит из ссылки на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа – кратких сведений об исполнении; слова «В дело»; номера дела, в которое документ будет подшит; кратких сведений об исполнении документа; подписи, даты.

Реквизит 29 – Отметка о  поступлении документа  в организацию. Проставляется при получении документа в нижнем правом углу первой страницы, допускается отметку проставлять специальным регистрационным штампом. Этот реквизит включает порядковый номер и дату получения документа (является началом отсчета срока исполнения полученного документа), при необходимости – часы и минуты.

Реквизит 30 – Идентификатор  электронной копии  документа. Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации.

Бланки  делового письма

Бланк письма –  это формат бумаги с заранее воспроизведенными  реквизитами, содержащими постоянную информацию об организации – авторе документа.

Применение бланков  значительно ускоряет процесс создания документа (за счет наличия постоянной информации), сокращает трудозатраты на составление, упрощает восприятие информации и повышает культуру управленческого  труда. Бланк придает информации официальный характер.

Требования к  бланкам организационно-распорядительных документов установлены следующими документами: 1) ГОСТ Р. 6.30-2003. «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»; 2) Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных  органах исполнительной власти, утвержденная приказом Росархива 27.11.2000 № 68.

Бланк письма в  зависимости от учредительных документов организации может включать:

• Государственный герб РФ или герб субъекта РФ (только для государственных предприятий);

• эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания);

• код организации;

• наименование организации;

• справочные данные об организации;

• дату документа;

• регистрационный номер документа;

• ссылку на регистрационный номер и дату документа;

• место составления или издания документа (при необходимости).

ГОСТ Р. 6.30-2003 предусматривает расположение реквизитов бланка в двух вариантах: продольным и угловым.

В первом случае все реквизиты бланка располагают  вдоль и их выравнивают либо по ширине, либо по центру.

При угловом  расположении реквизитов они занимают площадь 73 х 88 мм в левом углу листа и выравниваются либо по левому полю, либо по центру отведенной площади.

Для изготовления бланков используют бумагу формата  А4 (210 х 297 мм) и А5 (210 х 148 мм). Применение того или иного формата определяется объемом подготавливаемого документа. Меньший формат предназначен для документов, текст которых имеет небольшой (до семи строк) объем; использовать для таких документов формат А4 нерационально.

Оформление  письма с помощью  персонального компьютера

Подготовка документов в настоящее время чаще всего  ведется на компьютере, который повсеместно  оттеснил пишущую машину и стал основным средством печатания и редактирования документов. Использование компьютера позволяет выявлять и изучать  большой объем информации при  подготовке текста документа, сократив при этом время по сбору необходимых  данных, исключать многократную перепечатку  в процессе подготовки документа  и поднять культуру внешнего оформления документа.

В памяти компьютера должны быть формы документов, которые  разрабатываются в соответствии с нормативными документами. Если создаются  документы, на которых нет утвержденных форм, то работники сами могут разработать  свои трафаретные или типовые  тексты-шаблоны.

Шаблон может  быть чистым листом, содержащим некоторый  набор параметров оформления документа (размер бумаги, поля, шрифты и т. п.). Набор шаблонов позволяет значительно сократить время на подготовку документов, улучшить их оформление, унификацию, а значит, и облегчить восприятие документов. Но их надо сначала создать и заложить в компьютер.

При создании шаблона  необходимо правильно разместить реквизиты  каждого вида документов.

Язык  и стиль официальных  писем 

Деловое письмо является одним из главных каналов  связи предприятия, организации, учреждения с внешним миром. Через письма ведется общение перед заключением  договоров, выясняются отношения между  предприятиями, излагаются претензии, делаются предложения, идет обмен взаимовыгодной информацией.

Чтобы правильно  и быстро составить письмо, необходимо хотя бы в общих чертах знать особенности  языка и стиля современной  корреспонденции и требования, предъявляемые  к ней.

язык деловой  переписки должен обладать следующими чертами: нейтральность; надличностный характер изложения; унификация, типизация речевых средств и стандартизация терминов; сужение диапазона используемых речевых средств; повторяемость отдельных языковых форм на определенных участках текста документов.

Важная задача в составлении письма – его  информационное насыщение, т. е. то целесообразное количество информации, которое оно в себя включает. Предметом официальной переписки обычно являются сообщение о некоторой ситуации и логическая оценочная модель этой ситуации. Но письмо может содержать и несколько ситуативно-оценочных моделей, что порождает необходимость их полезного размещения.

Изложение каждого  аспекта содержания следует начинать с нового абзаца. Таким образом, абзац  показывает переход от одной мысли  к другой. Разбивка текста официального письма на абзацы облегчает его восприятие, позволяет адресату мысленно фиксировать аспект, возвращаться к прочитанному, сосредоточиваться перед очередной порцией информации.

Типичный абзац  состоит из трех частей: абзацного  зачина, абзацной фразы и комментирующей части. В абзацном зачине формулируется  тема абзаца, как бы сообщается, о  чем речь пойдет дальше. В абзацной фразе содержится основная информация абзаца. В комментирующей части проводится итог сказанному в абзаце. Как правило, комментирующая часть вводится словами: «поэтому», «таким образом», «в этой связи» и т. д. Однако формальные границы между частями абзаца провести представляется не всегда возможным.

Связь между  предложениями абзаца осуществляется с помощью повтора.

Структура делового письма

Важной задачей  при составлении письма является его информационное насыщение, т. е. включение в него целесообразного количества информации. Письма бывают одноаспектные и многоаспектные. Нередко один аспект может составить содержание всего письма, и чаще всего такими являются письма, не требующие ответа. Для многоаспектных писем уже сложились определенные устойчивые синтаксические конструкции для выражения того или иного аспекта содержания. Текст многоаспектного письма обычно состоит из разделов, подразделов, пунктов, подпунктов. Изложение каждого аспекта необходимо начинать с абзаца. Однако для современной деловой переписки характерна тенденция составления преимущественно одноаспектных писем.

Наиболее простая  структура письма – это две  части. Впервой излагаются факты  и события (мотивы, аргументы), послужившие  основанием для составления письма, во второй – выводы, просьбы, предложения. При составлении любого письма вначале  нужно наметить логическую схему  его содержания. Приведем примеры  структуры писем, состоящих из двух-трех частей.

Служебное письмо-запрос:

1) обоснование актуальности запроса;

2) содержание запроса;

3) ожидаемый результат, если просьба будет выполнена.

Сопроводительное  письмо:

1) сообщение о высылаемом материале;

2) уточняющие сведения.

Письмо-просьба:

1) изложение причины, побудившей обратиться с просьбой;

2) изложение просьбы;

3) ожидаемый результат, если просьба будет удовлетворена, выражение готовности к дальнейшему сотрудничеству.

Письмо-ответ (отказ в просьбе  или отклонение предложения):

1) повторение изложения просьбы;

2) обоснование причины неудовлетворения просьбы;

3) констатация отказа или отклонения предложения.

Синтаксис официального письма

Рассмотрим варианты согласования сказуемого с подлежащим, характерные для официально-делового стиля, которые могут вызывать сомнения у составителя письма.

• При подлежащем с количественным числительным, оканчивающимся на «один», сказуемое употребляется в форме единственного числа.