Законодательные и нормативно-методические основы деловой переписки в России

Законодательные и нормативно-методические основы деловой переписки  в России

Под законодательной  и нормативно-методической базой  деловой переписки понимается комплекс правовых положений, требований и методов, которые в совокупности устанавливают  нормы создания и обработки документов.

Этот комплекс включает:

• федеральные законы;

• нормативно-правовые акты федеральных органов власти РФ;

• нормативно-правовые акты субъектов РФ;

• государственные стандарты;

• межотраслевые нормативно-методические документы, регламентирующие работу с документами.

Особое значение для делопроизводственной службы имеет  унифицированная система организационно-распорядительной документации (УСОРД), с большинством документов которой работают практически  все делопроизводственные службы независимо от направления деятельности организации и ее организационно-правовой формы. В соответствии с Общероссийским классификатором управленческой документации по классу 020000 в состав УСОРД входи т. д.кументация:

• по созданию организации, предприятия;

• реорганизации организации, предприятия;

• ликвидации организации, предприятия;

• приватизации государственных и муниципальных организаций, предприятий;

• распорядительной деятельности организации, предприятия;

• организационно-нормативному регулированию деятельности организации, предприятия;

• оперативно-информационному регулированию деятельности организации, предприятия.

УСОРД включает в себя государственный стандарт, альбом унифицированных форм документов и инструкции по их заполнению и  применению

Кроме унифицированных  форм и унифицированных систем документации, Госстандарт России в разное время  утвердил еще ряд государственных  стандартов, обязательных к применению в работе с документами.

ГОСТ Р 51141-98^[15] нормативно закрепляет термины, используемые в делопроизводстве и архивном деле, и их определения. В стандарт включено 140 терминов, определяющих общие понятия в делопроизводстве, термины, используемые в документировании и организации работы с документами. Использование стандартных терминов обязательно во всех видах документации, в том числе при создании или регламентации конкретной делопроизводственной системы, в инструкциях, положениях, регламентах, а также в специальной литературе по делопроизводству.

Почти полвека  действует стандарт на размеры бумаги^[16], который установил основные форматы для производства бумаги, изготовления изделий из нее (папки, конверты и т. п.), подготовки документов.

Для подготовки писем используются стандартные  форматы бумаги в соответствии с  действующим в настоящее время ГОСТ 9327-60 «Бумага и изделия из бумаги. Потребительские форматы». Это форматы приняты и Международной организацией по стандартизации (ISO)^[17]. В управленческой практике в нашей стране основным форматом является формат А4 (210 х 297 мм). Международной организацией по стандартизации разработан международный стандарт на писчую бумагу, которым формат А4 также установлен как основной. Для измерения форматов принята метрическая система мер. Площадь основного формата А0 (841 х 1189 мм) приблизительно равна квадратному метру. Каждый последующий формат получается из предыдущего делением большей стороны пополам. Все форматы геометрически подобны.

В управленческой практике документы оформляются  главным образом на бумаге форматов А4 (210 х 297 мм) и А5 (148 х 210 мм).

Правила оформления делового письма

Существуют единые требования и правила оформления писем в организациях, на предприятиях (независимо от форм собственности  и вида деятельности) и ведется  делопроизводство традиционным способом или на основе современной информационной технологии.

Реквизит 01, 02 – Государственный  герб РФ или герб субъекта РФ помещается на бланках документов государственных органов и учреждений, определенных Указом Президента РФ от 30.11.1993 № 2050 и в соответствии с Положением о Государственном гербе РФ. Герб субъектов РФ помещается на бланке государственных организаций в соответствии с правовыми актами субъектов РФ. Воспроизводимое изображение должно строго соответствовать изображению, установленному действующим законодательством.

Изображение герба  при продольном расположение реквизитов будет находиться в центре верхнего поля, а при угловом расположении реквизитов – в левой части  верхнего поля над серединой строки с наименованием организации-автора. Бланки с Государственным гербом в соответствии с Постановлением правительства РФ от 27.12.1995 № 1268 «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба РФ» изготавливаются только типографским способом на полиграфических предприятиях, имеющих соответствующую лицензию, и являются документами строгой отчетности. На бланке может быть или герб России, или герб субъектов Федерации, но не два герба одновременно.

Реквизит 03 – Эмблема организации  или товарный знак (знак обслуживания). Как правило, это символическое графическое изображение, отражающее направление деятельности организации, предприятия, фирмы.

Реквизит 04, 07 – Код организации  и Код формы  документа. Код формы документа проставляется по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД) (класс 0200000). Код организации проставляется по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).

Реквизит 05 – Основной государственный  регистрационный  номер (ОГРН) юридического лица ОГРН 0000000000000.

Реквизит 06 – Идентификационный  номер налогоплательщика  ИНН/КПП 0000000000/000000000.

Реквизит 08 – Наименование организации. Оно должно соответствовать наименованию, закрепленному в уставе, положении. Данный реквизит указывает автора документа. Автором документа может быть предприятие или должностное лицо.

Реквизит 09 – Справочные данные об организации. Содержит сведения, необходимые для информационных контактов: почтовый адрес, адрес электронной почты, web-страницы в Интернете, номера телефонов, факсов, номер и дату лицензии и другие сведения.

Реквизит 11 – Дата документа. Это один из основных реквизитов документа, обеспечивающих его юридическую силу.

Датой документа  является:

• дата его подписания (для приказов, писем, факсограмм, справок);

• дата его утверждения (для планов, отчетов, правил, инструкций);

• дата события, которое в нем зафиксировано (для протоколов, актов).

Все даты в документе  оформляются арабскими цифрами  в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и  месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенными точкой, год  – четырьмя арабскими цифрами

Реквизит 12 – Регистрационный  номер документа. Это

порядковый номер  документа с началом календарного года. Для него отведено место в  бланке документа рядом с датой.

Регистрационный номер по усмотрению организации  можно дополнять индексом: дела по номенклатуре, должностных инструкций, авторов документов, корреспондентов  или исполнителей ит. п.

Реквизит 13 – Ссылка на регистрационный  номер и дату документа. Включает регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ. Сведения в данный реквизит переносятся с поступившего документа.

Данный реквизит обязателен для ответных писем, располагается  на бланке ниже реквизитов «Дата документа» и «Регистрационный номер документа».

Наличие реквизита  исключает необходимость упоминания номера и даты поступившего документа  в тексте письма.

Реквизит 15 – Адресат. Указывается в письмах, может состоять из следующих составных частей:

• наименование учреждения, организации (в именительном падеже);

• наименование структурного подразделения (в именительном падеже);

• указание должности получателя (в дательном падеже);

• инициалы и фамилия (в дательном падеже);

• почтовый адрес.

Каждая из указанных  составных частей адресата размещается  с новой строки. Расстояние между  ними 1,5 межстрочного интервала.

Допускается центрировать каждую строку реквизита «Адресат»  по отношению к самой длинной  строке.

Определено несколько  вариантов оформления реквизита  «Адресат»:

1. Документ можно адресовать на имя организации или структурного подразделения, при этом наименование организации и структурного подразделения указывают в именительном падеже. 
2. Должность получателя и его фамилия указывается только в том случае, если известно, кто конкретно занимается данным вопросом. Это повышает оперативность доведения документа до исполнителя.
3. Если документ отправляется в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений, то их следует указывать обобщенно.
4. Реквизит «Адресат» может иметь в своем составе и почтовый адрес: если документ адресуется в организацию, указывают ее наименование, а затем почтовый адрес. Если документ адресуется физическому лицу, указывают фамилию, инициалы адресата, затем почтовый адрес.

Реквизит «Адресат»  печатается после 32 печатных знаков от границы левого поля в правой верхней  части листа документа, в пределах ограничительных знаков углов.

На одном документе  рекомендуется помещать не более  четырех адресатов. Если их больше, составляется список на рассылку.

Реквизит 17 – Резолюция. Это конкретное поручение руководителя по исполнению документа. Этот реквизит используется при поступлении письма в организацию.

Если в резолюции  указано несколько исполнителей, то лицо, указанное первым, является ответственным за исполнение документа  и организует работу других соисполнителей, привлекаемых по указанию руководителя к решению вопроса.

На письмах, порядок  исполнения которых уже известен и не требует никаких дополнительных указаний, в резолюции может быть указан только исполнитель (или исполнители) и срок исполнения.

Резолюция переносится  службой делопроизводства в регистрационную  форму и часто является основанием взятия документа на контроль. В  этом случае срок исполнения документа  берется из резолюции.

Реквизит «Резолюция»  проставляется руководителем на входящих и внутренних документах, в верхней части.

Реквизит 18 – Заголовок к  тексту. Включает краткое изложение основного смысла текста составляемого письма. По окончании составления текста письма к нему формулируется заголовок, являющийся обязательным его элементом. Заголовок должен отвечать на вопрос «о чем?» («оком?»).

Реквизит 19 – Отметка о  контроле. Проставляется на документах, требующих исполнения и взятых на контроль, в виде буквы «К» (контроль) или контрольной даты на левом поле документа на уровне заголовка. Может наноситься резиновым штемпелем или писаться от руки красным, синим, зеленым карандашом.

Срок исполнения документов указывается в резолюции  руководителя. Если он не указан, срок контрольного документа определяется в один месяц или как указано  в документе. Отмечается буквой «К»  или штампом «Контроль».

Реквизит 20 – Текст. Тексты документов пишутся на русском языке при направлении их: а) в федеральные органы государственной власти, органы государственной власти субъектов Российской Федерации; б) на предприятия, в организации и их объединения, не находящиеся в ведении данного субъекта Российской Федерации или расположенные на территории других субъектов Российской Федерации.

Письма, как правило, состоят из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) – решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации.

В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее  изданных документов, указывают их реквизиты: наименование документа, наименование организации – автора документа, дату документа, его регистрационный  номер, заголовок к тексту.