Работодатель - физическое лицо, не являющийся индивидуальным предпринимателем, не имеет права  производить записи в трудовых книжках  работников и оформлять трудовые книжки работникам, принимаемым на работу впервые.

    В трудовую книжку вносятся сведения о  работнике, выполняемой им работе, переводе на другую постоянную работу и об увольнении работника, а также основания  прекращения трудового договора и сведения о награждении за успехи в работе.

    Сведения  о взысканиях в трудовую книжку не вносятся, за исключением случаев, когда  дисциплинарным взысканием является увольнение. 
 
 
 
 

    Трудовые  книжки ведутся на государственном  языке Российской Федерации, а на территории республики в составе  Российской Федерации, установившей свой государственный язык, оформление трудовых книжек может наряду с государственным  языком Российской Федерации вестись  и на государственном языке этой республики.

    Работодатель  обязан по письменному заявлению  работника не позднее трех рабочих  дней со дня его подачи выдать работнику  копию трудовой книжки или заверенную в установленном порядке выписку  из трудовой книжки.

    Ведение трудовых книжек: 

    Оформление  трудовой книжки работнику, принятому  на работу впервые, осуществляется работодателем  в присутствии работника не позднее  недельного срока со дня приема на работу.

    В трудовую книжку при ее оформлении вносятся следующие сведения о работнике:

1. фамилия, имя, отчество, дата рождения (число, месяц, год) - на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность;
2. образование, профессия, специальность - на основании документов об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний (при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки).

    Все записи о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении, а также о награждении, произведенном работодателем, вносятся в трудовую книжку на основании соответствующего приказа (распоряжения) работодателя не позднее недельного срока, а при  увольнении - в день увольнения и  должны точно соответствовать тексту приказа (распоряжения). 
 
 

Рис. 2. Запись в трудовую книгу, в связи с переводом в другой отдел 
 

    Все записи в трудовой книжке производятся без каких-либо сокращений и имеют  в пределах соответствующего раздела  свой порядковый номер.

    С каждой вносимой в трудовую книжку записью о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу и увольнении работодатель обязан ознакомить ее владельца под роспись в  его личной карточке, в которой  повторяется запись, внесенная в  трудовую книжку.

    Записи  в трудовую книжку о причинах прекращения  трудового договора вносятся в точном соответствии с формулировками Трудового  кодекса Российской Федерации или  иного федерального закона. 
 
 
 
 

    При прекращении трудового договора по основаниям, предусмотренным статьей 77 Трудового кодекса Российской Федерации (за исключением случаев  расторжения трудового договора по инициативе работодателя и по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон (пункты 4 и 10 этой статьи), в трудовую книжку вносится запись об увольнении (прекращении  трудового договора) со ссылкой на соответствующий пункт части  первой указанной статьи.

    При расторжении трудового договора по инициативе работодателя в трудовую книжку вносится запись об увольнении.

    При прекращении трудового договора по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон, в трудовую книжку вносится запись об основаниях прекращения трудового  договора со ссылкой на соответствующий  пункт статьи 83 Трудового кодекса  Российской Федерации.

    При прекращении трудового договора по другим основаниям, предусмотренным  Трудовым кодексом Российской Федерации  или иными федеральными законами, в трудовую книжку вносится запись об увольнении (прекращении трудового  договора) со ссылкой на соответствующие  статью, пункт Трудового кодекса  Российской Федерации или иного  федерального закона.

    При прекращении трудового договора с работником, осужденным в соответствии с приговором суда к лишению права  занимать определенные должности или  заниматься определенной деятельностью  и не отбывшим наказание, в трудовую книжку вносится запись о том, на каком  основании, на какой срок и какую  должность он лишен права занимать (какой деятельностью лишен права  заниматься).

    Сведения  о работе по совместительству (об увольнении с этой работы) по желанию работника  вносятся по месту основной работы в трудовую книжку на основании документа, подтверждающего работу по совместительству [2, ст.66]. 
 
 

    В трудовую книжку по месту работы также  вносится с указанием соответствующих  документов запись:

- о времени военной службы в соответствии с Федеральным законом "О воинской обязанности и военной службе", а также о времени службы в органах внутренних дел, Государственной противопожарной службе Министерства Российской Федерации по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий, учреждениях и органах уголовно-исполнительной системы, органах налоговой полиции, органах по контролю за оборотом наркотических средств и психотропных веществ и таможенных органах;

- о времени обучения на курсах и в школах по повышению квалификации, по переквалификации и подготовке кадров

    Соответствующие записи, внесенные в трудовую книжку лиц, освобожденных от работы (должности) в связи с незаконным осуждением либо отстраненных от должности в  связи с незаконным привлечением к уголовной ответственности, установленными соответственно оправдательным приговором либо постановлением (определением) о  прекращении уголовного дела за отсутствием  события преступления, за отсутствием  в деянии состава преступления или  за недоказанностью их участия в  совершении преступления, признаются недействительными. Работодатель по письменному  заявлению работника выдает ему  дубликат трудовой книжки без записи, признанной недействительной.  
 
 
 
 
 

3. Порядок выдачи трудовой книжки

Выдача трудовой книжки при увольнении (прекращении  трудового договора):

    При увольнении работника (прекращении  трудового договора) все записи, внесенные в его трудовую книжку за время работы у данного работодателя, заверяются подписью работодателя или  лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью работодателя и подписью самого работника .

    Если  трудовая книжка заполнялась на государственном  языке Российской Федерации и  на государственном языке республики в составе Российской Федерации, заверяются оба текста.

    Работодатель  обязан выдать работнику в день увольнения (последний день работы) его трудовую книжку с внесенной в нее записью  об увольнении.

    При задержке выдачи работнику трудовой книжки по вине работодателя, внесении в трудовую книжку неправильной или  не соответствующей федеральному закону формулировки причины увольнения работника  работодатель обязан возместить работнику  не полученный им за все время задержки заработок. Днем увольнения (прекращения  трудового договора) в этом случае считается день выдачи трудовой книжки. О новом дне увольнения работника (прекращении трудового договора) издается приказ (распоряжение) работодателя, а также вносится запись в трудовую книжку. Ранее внесенная запись о  дне увольнения признается недействительной в порядке, установленном настоящими Правилами [ 1 ].

    В случае если в день увольнения работника (прекращения трудового договора) выдать трудовую книжку невозможно в  связи с отсутствием работника  либо его отказом от получения  трудовой книжки на руки, работодатель направляет работнику уведомление  о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление  ее по почте.  
 
 
 

    Со  дня направления указанного уведомления  работодатель освобождается от ответственности  за задержку выдачи работнику трудовой книжки.

    В случае смерти работника трудовая книжка после внесения в нее соответствующей  записи о прекращении трудового  договора выдается на руки одному из его  родственников под расписку или  высылается по почте по письменному  заявлению одного из родственников.

       Вкладыш в трудовую книжку:

    В случае если в трудовой книжке заполнены  все страницы одного из разделов, в  трудовую книжку вшивается вкладыш, который оформляется и ведется  работодателем в том же порядке, что и трудовая книжка.

Вкладыш без трудовой книжки недействителен.

    При выдаче каждого вкладыша в трудовой книжке ставится штамп с надписью "Выдан вкладыш" и указывается серия и номер вкладыша [8, с. 40]

     Учет и хранение трудовых книжек:

    С целью учета трудовых книжек, а  также бланков трудовой книжки и  вкладыша в нее, у работодателей  ведутся:

1. приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее;
2. книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

    В приходно-расходную книгу по учету  бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, которая ведется бухгалтерией организации, вносятся сведения обо  всех операциях, связанных с получением и расходованием бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, с указанием  серии и номера каждого бланка.

    В книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, которая  ведется кадровой службой или другим подразделением организации, оформляющим прием и увольнение работников, регистрируются все трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу,  

    также трудовые книжки и вкладыши в них  с указанием серии и номера, выданные работникам вновь.

    При получении трудовой книжки в связи  с увольнением работник расписывается  в личной карточке и в книге  учета движения трудовых книжек и  вкладышей в них.

    Приходно-расходная  книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и книга  учета движения трудовых книжек и  вкладышей в них должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, а также скреплены  сургучной печатью или опломбированы.

    Бланки  трудовой книжки и вкладыша в нее  хранятся в организации как документы  строгой отчетности и выдаются лицу, ответственному за ведение трудовых книжек, по его заявке.

    По  окончании каждого месяца лицо, ответственное  за ведение трудовых книжек, обязано  представить в бухгалтерию организации  отчет о наличии бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и о  суммах, полученных за оформленные  трудовые книжки и вкладыши в них, с приложением приходного ордера кассы организации. Испорченные  при заполнении бланки трудовой книжки и вкладыша в нее подлежат уничтожению  с составлением соответствующего акта.

    Трудовые  книжки и дубликаты трудовых книжек, не полученные работниками при увольнении либо в случае смерти работника его  ближайшими родственниками, хранятся до востребования у работодателя (в организации или у физического  лица, являющегося индивидуальным предпринимателем) в соответствии с требованиями к  их хранению, установленными законодательством  Российской Федерации об архивном деле.

    Работодатель  обязан постоянно иметь в наличии  необходимое количество бланков  трудовой книжки и вкладышей в  нее.