Требования к оформлению документов

4 Требования к бланкам  документов

4.1 Документы изготавливают на  бланках.

Устанавливают два стандартных формата бланков документов - А4 (210×297 мм) и А5 (148×210 мм).

Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее:

20 мм - левое;

10 мм - правое;

20 мм - верхнее;

20 мм - нижнее.

4.2 Бланки документов следует  изготавливать на белой бумаге  или бумаге светлых тонов.

4.3 Бланки документов оформляют  в соответствии с приложением А. Ориентировочные границы зон расположения реквизитов обозначены пунктиром. Каждая зона определяется совокупностью входящих в нее реквизитов.

4.4 В зависимости от расположения  реквизитов устанавливают два  варианта бланков - угловой (рисунок А.1) и продольный (рисунок А.2).

4.5 Реквизит 01 (02 или 03) располагают  над серединой реквизита 08. Реквизит 03 допускается располагать на уровне реквизита 08.

Реквизиты 08, 09, 10, 14, ограничительные отметки для реквизитов 11, 12, 13 в пределах границ зон расположения реквизитов размещают одним из способов:

- центрированным (начало и конец каждой строки реквизитов равно удалены от границ зоны расположения реквизитов);

- флаговым (каждая строка реквизитов  начинается от левой границы  зоны расположения реквизитов).

4.6 Для организации, ее структурного  подразделения, должностного лица  устанавливают следующие виды  бланков документов:

- общий бланк;

- бланк письма;

- бланк конкретного вида документа.

4.7 Общий бланк используют для  изготовления любых видов документов, кроме письма. Общий бланк в  зависимости от учредительных  документов организации включает  в себя реквизиты 01 (02 или 03), 08, 11, 14.

Бланк письма в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 04, 05, 06, 08, 09 и, при необходимости, ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов 11, 12, 13, 14, 15, 17, 18, 19, 20.

Бланк конкретного вида документа, кроме письма, в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 08, 10, 14 и, при необходимости, ограничительные отметки для границ зон расположения реквизитов 11, 12, 13, 18, 19.

4.8 Для организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации государственный язык субъекта Российской Федерации, целесообразно использование продольного бланка; при этом реквизиты 08, 09, 14 печатают на двух языках: русском (слева) и национальном (справа) на одном уровне.

4.9 При изготовлении документов  на двух и более страницах  вторую и последующие страницы  нумеруют.

Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ПРИЛОЖЕНИЕ А

(справочное)

СХЕМЫ РАСПОЛОЖЕНИЯ РЕКВИЗИТОВ ДОКУМЕНТОВ

Рисунок А.1 - Расположение реквизитов и границы зон на формате А4 углового бланка

 

Рисунок А.2 - Расположение реквизитов и границы зон на формате А4 продольного бланка

 

 

 

 

ПРИЛОЖЕНИЕ Б

(справочное)

ОБРАЗЦЫ БЛАНКОВ ДОКУМЕНТОВ

Рисунок Б.1 - Образец общего бланка организации

 

 

 

 

 

Рисунок Б.2 - Образец углового бланка письма организации

 

 

 

 

 

Рисунок Б.3 - Образец продольного бланка письма организации

 

 

 

 

 

Рисунок Б.4 - Образец продольного бланка письма должностного лица

 

 

 

 

Рисунок Б.5 - Образец бланка конкретного вида документа организации

 

 

 

 

§ 2 Практическая часть

         

  ООО «Компания»

  625000, Тюмень

  Ул. Тверская, д.15, офис 215

  Тел. (73452) 15-00-00

  Факс: (73452) 15-00-01

  E-mail: rol@mail.ru

  ОКПО 00000000

  ОКУД 02521111

 

           ПОЛОЖЕНИЕ

 

     01.06.2014 г.         № 05

             г. Тюмень

           Об отделе кадров

 

1. Общие положения

1.1. Настоящее  Положение определяет основные  задачи, функции, права и ответственность  отдела кадров закрытого акционерного  общества «Алкотрейд» (далее —  акционерного общества).

1.2. Отдел кадров  в своей деятельности руководствуется  трудовым законодательством Российской Федерации, Уставом акционерного общества, Положением о персонале, правилами и стандартами документационного обеспечения управления, иными нормативными правовыми и нормативно-методическими документами по вопросам кадровой работы.

1.3. Отдел кадров  является самостоятельным структурным  подразделением акционерного общества  и подчиняется генеральному директору.

1.4. Штатная  численность и структура отдела  определяются генеральным директором  акционерного общества.

1.5. Настоящее Положение определяет порядок проведения работ по подбору, расстановке и воспитанию кадров, кадровому учету, управлению трудовой дисциплиной в акционерном обществе.

1.6. Непосредственное  руководство работой отдела осуществляет  начальник отдела кадров, на должность которого приказом генерального директора назначается лицо, имеющее высшее профессиональное образование и стаж работы по организации управления кадрами на инженерно-технических и руководящих должностях не менее 5 лет.

1.7. На период  отсутствия начальника отдела (отпуск, командировка, болезнь и пр.) его обязанности возлагаются на старшего инженера по кадрам, который приобретает соответствующие права и несет ответственность за неисполнение обязанностей.

2. Основные цели  и задачи отдела

2.1. Основной  целью создания отдела кадров является реализация кадровой политики в акционерном обществе.

2.2. Основными  задачами отдела являются:

— подбор, расстановка и воспитание кадров;

— оформление и учет кадров;

— обеспечение прав, льгот и гарантий работников акционерного общества;

— контроль за состоянием трудовой дисциплины в акционерном обществе.

3. Функции отдела

Для решения поставленных задач отдел кадров осуществляет следующие функции:

3.1. Разрабатывает  кадровую политику, а также комплекс  мероприятий по ее реализации.

3.2. Составляет  расчеты потребности в кадрах  и определяет источники ее  удовлетворения на основе изучения  рынка труда.

3.3. Обеспечивает  акционерное общество кадрами  рабочих и служащих  требуемых профессий, специальностей и квалификации в соответствии с целями, стратегией и предметом деятельности акционерного общества.

3.4. Формирует  и ведет банк данных о количественном  и качественном составе кадров.

3.5. Совместно  с руководителями структурных  подразделений осуществляет подбор  и отбор работников и вносит предложения об их назначении на должности.

3.6. Информирует  работников акционерного общества  об имеющихся вакансиях.

3.7. Устанавливает  связи с учебными заведениями, службами занятости, кадровыми агентствами  для подбора персонала, а также  средствами массовой информации для помещения объявлений о найме работников.

3.8. Оформляет  прием, перевод и увольнение работников  в соответствии с трудовым  законодательством, положениями, инструкциями  и приказами генерального директора  акционерного общества.

3.9. Ведет учет личного состава, установленную документацию по кадрам.

3.10. Выдает справки  о трудовой деятельности работников, занимаемой должности и размере  заработной платы.

3.11. Осуществляет  прием, заполнение, хранение и выдачу  трудовых книжек.

3.12. Готовит  материалы для представления работников к поощрениям, для привлечения работников к материальной и дисциплинарной ответственности.

3.13. Совместно  с руководителями структурных  подразделений осуществляет расстановку  кадров на основе оценки их  квалификации, личных и деловых качеств.

3.14. Организует  проведение аттестации работников  акционерного общества, ее методическое  и информационное обеспечение.

3.15. Анализирует  результаты аттестации.

3.16. Организует  в соответствии с нормативными  правовыми и методическими документами проверки в подразделениях акционерного общества:

— соблюдения правильности использования труда в структурных подразделениях;

— состояния трудовой дисциплины;

— исполнения решений аттестационной комиссии.

3.17. Осуществляет  учет и анализ результатов проверок и при необходимости вмешательства генерального директора информирует его об имеющихся нарушениях и способах их устранения.

3.18. Готовит  документы для оформления пенсий  и представляет их в органы  социального обеспечения.

3.19. Обеспечивает  социальные гарантии работников в области занятости, соблюдения порядка трудоустройства и переобучения высвобождающихся работников, предоставления им установленных льгот и компенсаций.

3.20. Составляет  график отпусков, ведет учет использования  работниками отпусков, оформляет отпуска в соответствии с утвержденным графиком.

3.21. Оформляет  командировки и ведет учет  командировок.

3.22. Обеспечивает  ведение табельного учета.

3.23. Разрабатывает  мероприятия по укреплению трудовой  дисциплины, снижению текучести  кадров, потерь рабочего времени, осуществляет контроль за их выполнением.

3.24. Рассматривает  жалобы и заявления работников  по вопросам приема, перемещения  и увольнения, нарушения трудового  законодательства.

3.25. Принимает  меры к выявлению и устранению  причин, порождающих жалобы работников.

4. Права отдела

4.1. Отдел кадров  имеет право:

— запрашивать в структурных подразделениях необходимые данные о работниках, а при приеме на работу и перемещениях работников — мнение руководителей соответствующих структурных подразделений;

— осуществлять контроль за деятельностью любого структурного подразделения акционерного общества по соблюдению трудового законодательства, Правил внутреннего трудового распорядка, а также по другим вопросам, входящим в его компетенцию;

— участвовать в работе комиссий, на которых рассматриваются кадровые вопросы, а также проводить совещания по вопросам, входящим в компетенцию отдела;

— вносить на рассмотрение руководства акционерного общества предложения, акты, заключения о привлечении к ответственности руководителей структурных подразделений за допущенные ими нарушения трудового законодательства.

4.2. Конкретные  права начальника отдела и  работников отдела устанавливаются  должностными инструкциями.

5. Ответственность

5.1. Отдел кадров  несет коллективную ответственность за:

— качество и своевременность выполнения задач и функций, возложенных на отдел, а также за полную реализацию прав, предоставленных отделу;

— соблюдение требований трудового законодательства;

— правильность, полноту и качество проведения мероприятий по реализации кадровой политики в акционерном обществе.

5.2. Индивидуальная (персональная) ответственность работников  отдела устанавливается должностными  инструкциями.

6. Взаимодействие

6.1. Отдел кадров  выполняет свои функции в тесном контакте со всеми структурными подразделениями акционерного общества по вопросам расстановки кадров, оформления кадровой документации, применения к работникам мер поощрения и взыскания, проведения аттестаций, оформления отпусков, соблюдения трудовой дисциплины.

6.2. Для выполнения  своих функций и реализации  предоставленных прав отдел кадров  взаимодействует:

— с главной бухгалтерией по вопросам обмена информацией: о заработной плате работников; штатной численности; учете рабочего времени; финансовом обеспечении отпусков, командировок, увольнений; иных объектах и предметах;

— с отделом организации и оплаты труда по вопросам обмена информацией: о структуре управления; штатном расписании; схемах должностных окладов; расчетах заработной платы; нормативах по труду; расчетах потребности в кадрах; приеме, перемещении и увольнении работников; текучести кадров; иных объектах и предметах;

— с отделом подготовки кадров по вопросам обмена информацией: о потребностях в квалифицированных кадрах по отдельным должностям, специальностям, профессиям; качественном составе работников; порядке направления руководящих работников и специалистов в учебные заведения для повышения квалификации; планах проведения занятий; сведениях об успеваемости учащихся и сроках обучения; результатах итоговых экзаменов, квалификационных проб, конкурсов профессионального мастерства; составе аттестационных комиссий; иных объектах и предметах;