Требования, предъявляемые к оформлению первичных документов. Классификация бухгалтерских документов

Требования, предъявляемые к оформлению первичных документов. Классификация бухгалтерских документов

Первичный документ – это оправдательный документ по совершению операции (письменное доказательство), на основании которого ведется бухгалтерский учет.

Любой документ должен содержать ряд показателей, которые в бухгалтерском учете называют реквизитами. Реквизиты подразделяются на обязательные и дополнительные.

Обязательные реквизиты обеспечивают документам юридическую силу. К ним относятся:

– наименование документа (формы), код формы;

– дата составления документа;

– наименование организации, от имени которой составлен документ;

– содержание операции;

– измерители операции в натуральном и денежном выражении;

– наименование должностей лиц, ответственных за совершение операции и правильность ее оформления;

– личные подписи указанных лиц и их расшифровки.

Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, форма которых там не предусмотрена, должны содержать перечисленные выше обязательные реквизиты.

Дополнительные реквизиты определяются особенностями отражаемых операций и назначением документов. В зависимости от характера операции и технологии обработки данных, в первичные документы могут быть включены дополнительные реквизиты, в частности:

– номер документа;

– расчетные счета организации;

– основание для совершения операции.

В зависимости от места расположения тех или иных реквизитов в документах форма документа может быть зональной, анкетной, табельной и комбинированной:

– Зональная форма – это документ при построении по данной форме разграфлен на отдельные зоны. Каждый реквизит размещается в своей зоне, которая является постоянной для данного типа документов, что облегчает работу с ними непосредственному исполнителю;

– Анкетная форма предполагает размещение названия реквизитов в левой стороне документа, заполнение их один под другим и сверху вниз;

– Табельная форма является продолжением зональной формы. В ней реквизиты расположены по вертикали и горизонтали с выделением для каждой группы нескольких строк, образующих самостоятельную таблицу (матрицу);

– Комбинированная форма сочетает в себе признаки построения ранее рассмотренных форм – зональной, анкетной и табельной.

В зависимости от характера регистрируемых операций формы документов делятся:

• На типовые – предназначенные для регистрации однородных, распространенных операций (формы кассовых ордеров, кассовой книги и др.);

• Специализированные – для регистрации узкоспециализированных операций (например, в автотранспортных предприятиях – карта учета работы автомобиля).

Классификация бухгалтерских документов – это группировка по определенным признакам бухгалтерских документов с целью их изучения и правильного использования.

Такими признаками являются:

– назначение;

– содержание операций;

– место составления;

– порядок заполнения.

Первичные документы по назначению можно подразделить:

– на распорядительные;

– исполнительные;

– бухгалтерского (учетного) оформления;

– комбинированные.

Распорядительные – это документы, которые содержат приказ, распоряжение на совершение определенных операций. Они разрешают произвести операцию, но не удостоверяют ее совершения. К ним относятся:

– приказы;

– доверенности;

– наряды на работу;

– чеки на получение наличных денег с расчетного или валютного счета;

Данные документы не подтверждают факт совершения хозяйственных операций и поэтому не являются основанием для их отражения в системном бухгалтерском учете. Их подписывают работники предприятия, имеющие право давать указания на совершение отраженных в документах операций.

Исполнительные документы отражают факт совершения операции, служат оправданием записей в бухгалтерском учете, основанием для отражения операций на счетах, свидетельствуя о получении, выдаче, списании денежных и материальных средств. К ним относятся:

– приходный (расходный) кассовый ордер на получение (выдачу) наличных денег из кассы предприятия;

– приходная (расходная) накладная на получение (отпуск) товара;

– акт приемки, а также акт на списание товарно-материальных ценностей.

Документ бухгалтерского оформление предназначен для того, чтобы на основании распорядительных и оправдательных документов подготовить соответствующие учетные записи для обработки с целью дальнейшего использования в учетном процессе. К ним относятся:

– накопительные ведомости;

– ведомости начисления и распределения амортизационных отчислений;

– ведомости распределения общепроизводственных и общехозяйственных расходов;

– расчеты отклонений от нормативной себестоимости;

– калькуляции фактической себестоимости продукции;

Принято регистрировать только те операции, действительное совершение которых отражено в оправдательных документах. На практике очень часто распоряжение на совершение операций и их фактическое совершение оформляется одним документом.

Комбинированные документы сочетают в себе разрешительный и оправдательный характер (признаки распорядительных, оправдательных и документов бухгалтерского оформления). Примером являются авансовый отчет, расчетно-платежная ведомость, требование на отпуск материалов. Применение этого вида документов в учете очень удобно, так как упрощает их обработку, сокращает количество документов и расходы на изготовление бланков.

По порядку составления документы бывают первичными и сводными.

Первичные документы составляются на каждую отдельную операцию в момент ее совершения или сразу же по ее окончании путем ее первоначальной регистрации, удостоверяющей содержание факта. К ним относятся документы:

– о поступлении материалов и отпуске их со складов предприятия в цехи (накладные);

– об отгрузке продукции покупателям (накладные, счета-фактуры);

– о начислении заработной платы работникам за выработанную продукцию, выполненную работу или оказанные услуги (табель учета рабочего времени);

– о поступлении и выдаче денежных средств (кассовые ордера).

Сводные документы составляются на основе первичных документов.

Первичные документы, однородные по характеру операций, объединяют в сводных документах. К ним относятся сводные группировочные ведомости, журналы-ордера, машинограммы – в зависимости от применяемой формы учета. Такое применение обобщать первичные документы, что дает возможность на другом уровне анализировать информацию об операциях.

По содержанию операций документы делятся на материальные, денежные и расчетные.

Материальные документы отражают наличие и движение средств и предметов труда, к которым относятся основные средства, нематериальные активы и другие долгосрочные вложения, производственные запасы и затраты. К материальным документам относятся:

– акты приема-передачи и списания основных средств;

– документы на оприходование и списание материальных ценностей;

– счета-фактуры, накладные и др.

Денежные документы показывают движение денежных средств. С их помощью учитываются кассовые и банковские операции. К ним относятся: чеки, выписки банка, квитанции о приеме денег, займы.

Расчетные документы отражают расчеты предприятия с юридическими и физическими лицами. К ним относятся:

– платежные поручения и платежные требования;

– расчетные чеки;

– расчетно-платежные ведомости;

– авансовые отчеты.

По способу отражения операций документы подразделяются на разовые и накопительные.

Разовые документы единовременно фиксируют в документе одну или несколько операций. Служит основанием для составления бухгалтерской записи в учете – приходные и расходные кассовые ордера, накладные-требования на отпуск материалов.

Накопительные документы фиксируют однородные операции, которые совершаются в течение определенного периода (дня, недели, месяца). В конце периода в этих документах подсчитываются итоги по соответствующим показателям.

По месту составления документы бывают внутренними и внешними.

Внутренние документы составляются и обращаются внутри организации. Ими оформляются операции; совершенные в пределах данной организации. К ним относятся:

– накладные на внутреннее перемещение товарно-материальных ценностей;

– платежные ведомости на выдачу заработной платы;

– авансовые отчеты.

Внешние документы поступают от других организаций или направляются из данной организации в другие организации, например:

– товарно-транспортные накладные;

– счета-фактуры;

– платежные поручения.

По порядку заполнения документы можно классифицировать на составляемые вручную и при помощи вычислительной техники.

Первичные учетные документы могут составляться на бумажных и машинных носителях информации. С 1 января 2013 г. это предусмотрено законом (п. 5 ст. 9). Такой документ должен быть подписан электронной цифровой подписью.

 В этом случае организация обязана изготовлять за свой счет копии таких документов на бумажных носителях для других участников операций, а также по требованию органов, суда и прокуратуры.

 Первичные документы должны составляться на русском языке и оформляться на бланках типовых или специально разрабатываемых форм. В документах не должно быть подчисток и неоговоренных исправлений (при этом ошибочные записи зачеркиваются тонкой чертой с написанием правильного текста, ставиться дата и подпись с расшифровкой). Но следует помнить, что в кассовых документах никакие исправления не допускаются.

При поступлении в бухгалтерию первичные документы подлежат обязательной проверке по форме, арифметически, по содержанию. Проверяется полнота и правильность оформления документа и заполнения реквизитов, законность операций, логическая увязка отдельных показателей, а также подсчет сумм.

Информация с первичного документа переносится в учетные регистры, о чем делается отметка на самом документе, которая исключает возможность его повторного использования. Следует помнить, что все первичные денежные документы подлежат обязательному гашению штампом или надписью "Получено", "Оплачено" с указанием даты. Свободные строки подлежат обязательному прочерку. Все документы должны храниться некоторое время; при этом сроки хранения документов в архиве предприятия определяются согласно правилам, установленным уполномоченным федеральным органом исполнительной власти.

По новому закону, формы первичных учетных документов утверждает руководитель, на которое возложено ведение бухгалтерского учета. Формы первичных учетных документов для организаций государственного сектора устанавливаются в соответствии с бюджетным законодательством РФ.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Список литературы

Турищева Т.Б., «Теория бухгалтерского учета», Издательство ЮРАЙТ, 2015г.