Общие требования к тексту документа. Элементы текста: «Заголовок», «Приложение».Требования к их оформлению

Основные данные о работе

Версия шаблона	2.1
Филиал
Вид работы	Курсовая работа
Название дисциплины	Документоведение
Тема	Общие требования к тексту документа. Элементы текста: «Заголовок», «Приложение».Требования к их оформлению.
Фамилия студента	Габдулбаянова
Имя студента	Айсылу
Отчество студента	Расимовна

 

Содержание

 

Содержание                                                                                                                        2

Введение                                                                                                                               3

1 Общие требования к  тексту документа                                                                         4

1.1 Понятие «Документ»                                                                                                     4

1.2 Способы документирования и их развитие                                                                5

1.3 Нормативные ссылки                                                                                                   6

1.4 Виды бланков. Требования конструирования бланков.                                            7

1.5 Порядок оформления реквизита «адресат»…                                                           8                                                    

1.6 «Текст»                                                                                                                          10

1.7Виды организационных документов, требования к их составлению и ...               12

1.8Виды распорядительных документов, требования к их составлению и оформлению.                                                                                                                     13

1.9 Требования к составлению и оформлению объяснительных, докладных записок и справок.                                                                                                                               16

1.10 Требования к составлению и оформлению актов                                                   18

1.11 Разновидности писем. Требования к их составлению и оформлению               20

1.12 Документы, создаваемые в процессе подготовки совещаний…                          22

2 Требования к рецензиям «Заголовок», «Приложения»                                              23

2.1 «Заголовок»                                                                                                                 24

2.2 «Приложения»                                                                                                             26

Заключение………………………..……………………………………………..            27

Глоссарий………………………………..………………………………………….         30

Список использованных источников………..…………………………………           31

Введение

Информация, содержащаяся в документах, необходима для стабильной деятельности любой организации. На основе ее принимаются соответствующие управленческие решения. Документы во многих случаях являются главным аргументом в спорных ситуациях, подтверждая тем самым первичное определение термина «документ» как «способ доказательства». 
В современных условиях для повышения эффективности управления необходимо совершенствование работы с документами, так как всякое управленческое решение всегда базируется на информации, на служебном документе. 
Организация работы с документами влияет на качество работы аппарата управления, организацию и культуру труда управленческих работников. Совершенствование управления производственно-хозяйственными системами, повышение уровня организации и эффективности управленческого труда во многом зависит от того, насколько рационально поставлено в учреждениях и на предприятиях делопроизводство и насколько профессионально ведется документация, гарантируется успех управленческой деятельности в целом.

Цели моей курсовой: сформулировать основные требования к текстам организационно-распорядительных документов, дать их понятия.

Задача состоит в том, чтобы  раскрыть тему: Общие требования к тексту документа, их виды и порядок оформление текста документа, «Заголовки» и «Приложения».

Основная часть

1Общие требования к тексту документа

1.1 Понятие «Документ»

 

Понятие "документ" является центральным, фундаментальным в  понятийной системе документоведения. Оно отражает признаки реально существующих предметов, служащих объектами практической деятельности по созданию, сбору, аналитико-синтетической обработке, хранению, поиску, распространению и использованию документной информации в обществе.

Документ является объектом исследования многих научных дисциплин. Поэтому содержание понятия "документ" многозначно и зависит от того, в какой отрасли и для каких целей он используется.

На международном уровне наиболее общим признано определение  документа как записанной информации, которая может быть использована как единица в документационном процессе.

В документоведении применяется  следующее определение документа: «Документ» - это материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом для ее передачи во времени и пространстве".

Согласно Федеральному закону "Об информации, информатизации и защите информации" документ - это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Документация - в значении подготовки и использования подтвержденных документами доказательств и полномочий; документный - относящийся к документу.

Значения документа:

а) любой источник информации, передачи человеческой мысли, знаний, независимо от того, воплощен ли он в  материально-фиксированной форме  или является проводником (передатчиком) информации во времени, можно считать документом. Это понятие охватывает как материальные объекты - носители информации, так и радио, телепередачи, театральные представления;

б) документами являются материальные объекты с зафиксированной информацией, собранные человеком для создания каких-либо коллекций. Сюда входят как предметы искусственные, созданные человеком, так и природные, технические предметы, находящиеся в музее;

в) в состав документов входят также материальные объекты, созданные  человеком специально для фиксирования, хранения и воспроизведения информации с целью ее передачи в пространстве и времени, независимо от способа фиксирования. Это и документы "писанные" (т.е. с информацией, зафиксированной знаками письма), и изобразительные, фонозаписи и фильмы (результаты машинной записи изображения и звука).

Главной составляющей документа  выступает информация, т.е. самые  различные данные, сведения, сообщения, знания, предназначенные для передачи в процессе коммуникации. В Федеральном  законе "Об информации, информатизации и защите информации" закреплено следующее определение понятия "информация": "Информация - это сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы их представления".

Составление служебных документов – трудный и сложный процесс, который занимает много времени. Рационализировав этот процесс, можно добиться экономии времени, повысить общую культуру документирования и управленческого труда

В работе по документированию большую роль играет словесное оформление решений, действий, связей. При подготовке документов следует учитывать, что язык является не пассивным фиксатором принятых решений, а выполняет активную стимулирующую роль в управленческой деятельности. Так, действенность директивной и распорядительной документации в значительной мере обеспечивается императивом – повелительной конструкцией языка приказов, распоряжений, постановлений. Соответствующих речевых конструкций требуют документы, излагающие просьбу, требование, благодарность и т.д. Деловая речь, деловой язык, деловое служебное письмо – понятия определенные. Деловой язык – это язык официальных взаимоотношений, это литературный язык.

1.2 Способы документирования и их развитие

Документирование – это  фиксация информации на материальном носителе, т.е. процесс создания документа. В случае, если этот процесс регламентируется, возникают официальные документы. Поэтому в делопроизводстве термин “документирование” и определение этого понятия стандартизованы. Согласно “ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения (М., 1998. С.2)”, документирование – это “запись информации на различных носителях по установленным правилам”. В свою очередь, правила документирования определяются как “требования и нормы, устанавливающие порядок документирования”. Правила документирования устанавливаются либо правовыми нормативными актами, либо выработаны традицией.

1.3 НОРМАТИВНЫЕ ССЫЛКИ

 

В настоящем стандарте  использованы ссылки на следующие стандарты:

ГОСТ 2.004-88 ЕСКД. Общие требования к выполнению конструкторских и  технологических документов на печатающих и графических устройствах вывода ЭВМ

ГОСТ 2.104-68 ЕСКД. Основные надписи

ГОСТ 2.106-68 ЕСКД. Текстовые  документы

ГОСТ 2.109-73 ЕСКД. Основные требования к чертежам

ГОСТ 2.301-68 ЕСКД. Форматы

ГОСТ 2.304-81 ЕСКД. Шрифты чертежные

ГОСТ 2.316-68 ЕСКД. Правила нанесения  на чертежах надписей, технических  требований и таблиц

ГОСТ 2.321-84 ЕСКД. Обозначения  буквенные

ГОСТ 2.503-90 ЕСКД. Правила внесения изменений

ГОСТ Р 6.30-97 Унифицированная  система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов

ГОСТ 7.32-91 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому  делу. Отчет о научно-исследовательской  работе. Структура и правила оформления

ГОСТ 8.417-81 ГСИ. Единицы физических величин

ГОСТ 13.1.002-80 Репрография. Микрография. Документы для съемки. Общие требования и нормы

ГОСТ 21.1101-92 СПДС. Основные требования к рабочей документации

ГОСТ 28388-89 Система обработки  информации. Документы на магнитных  носителях данных. Порядок выполнения и обращения

я способы документирования и типы создаваемых документов.

 

1.4 Виды бланков. Требования конструирования бланков.

 

Документы должны, как правило, оформляться на бланках и иметь  установленный комплекс обязательных реквизитов, расположенных согласно ГОСТ Р 6.30-97.

Устанавливаются два основных формата бланков документов —  А4 и А5; допускается использование  бланков формата A3 и А6 по ГОСТ 9327.Бланки документов должны иметь поля не менее: левое и нижнее — 20 мм, правое — 10 мм, верхнее — 15 мм. Документы, составляемые от имени двух или более организаций, оформляются без бланков. Бланки можно условно разделить на следующие виды:

 Стандартного вида. Бланки  обычно формата А4 (210х297 мм), печатаются  на офсетной бумаге плотностью 80 гр/кв.м, чаще всего на белой бумаге.

Порядок оформления реквизитов «наименование организации –  автора документа» и «справочные  данные об организации – авторе документа»

 

Наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах.

Над наименованием организации  указывают сокращенное, а при  его отсутствии — полное наименование вышестоящей организации.

Сокращенное наименование организации  приводят в тех случаях, когда  оно закреплено в учредительных  документах организации. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного.

Наименование на иностранном  языке воспроизводят в тех  случаях, когда оно закреплено в  уставе (положении об организации). Наименование на иностранном языке располагают ниже наименования на русском языке.

Справочные данные об организации включают почтовый адрес; номера телефонов и другие сведения по усмотрению организации (номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и др.).

 

1.5 Порядок оформления реквизита «адресат». Адресование внешних и внутренних документов

 

Реквизит "АДРЕСАТ" - место  нахождения учреждения, организации  или лица, которому направляют документ. Согласно Почтовым правилам Министерства связи он включает в себя, следующие  элементы: индекс, область (край), город, улицу, дом.

При оформлении адреса допускаются  общепринятые сокращения: обл., г. (город), пос., с, (село), р-н, ул., пер., наб., пр, или  просп., корп., кв.

Города, в наименование которых  входит слово "град" или "город", а также столицы указывают без сокращения - "г" (Новгород, Волгоград), остальные - с сокращением (г. Омск, г. Мурманск).

В обозначениях номеров домов, корпусов, квартир знак "№" не ставят, при литерном написании номеров  букву пишут слитно с цифрой (кв.57а).

Наименование адресата указывают на документе одним из способов, установленных ГОСТом Р 6.30-97. Место расположения адресата на документе в правом верхнем углу в ограничительных отметках (уголки или риски) на бланках, нанесенных типографским способом.