Общие требования к тексту документа. Элементы текста: «Заголовок», «Приложение».Требования к их оформлению

В распорядительной части  перечисляют предписываемые действия. Распорядительная часть начинается со слова ПРИКАЗЫВАЮ, которое указывается  прописными буквами всегда на отдельной строке от границы левого поля.

Распорядительная часть  делится на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Каждый пункт  должен отвечать на вопросы «кому? что? когда сделать?». В качестве ответа на вопрос «кому?» указывают должность (в дательном падеже), фамилию (в дательном падеже), инициалы исполнителя.

1.9 Требования к составлению и оформлению объяснительных, докладных записок и справок.

Объяснительные записки, как приложение к основному документу, поясняющие и дополняющие его, оформляют на общих бланках. Подписывает такую записку руководитель.

Объяснительные записки, где объясняются причины поведения, поступки, ситуации, составляют отдельные  работники. Как и внутренние докладные  записки, они могут быть оформлены  рукописным способом на стандартном листе бумаги. Подписывают такие записки составители. Ее реквизиты те же, что и во внутренней докладной записке.

Реквизиты ОБЪЯСНИТЕЛЬНОЙ ЗАПИСКИ:

- наименование организации  (наименование министерства или  ведомства, структурного подразделения) - автора документа;

- наименование вида документа  - ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА; 

- дата, номер (если есть);

- заголовок к тексту;

- текст; 

- подпись; 

- отметка об исполнении  документа и направлении его  в дело.

Докладная записка - документ информационно-справочного характера. Может содержать изложение какого-либо вопроса или факта, выводы и предложения составителя, адресована руководителю своей организации или в вышестоящую инстанцию.

В зависимости от содержания и назначения докладные записки  делятся на информационные и отчетные.

В зависимости от адресата докладные записки бывают внутренними (действуют внутри организации) и  внешними (направлены в вышестоящие  или другие организации).

Внутренние записки пишут  на листе бумаги (можно рукописным способом) формата А4 или А5. Подписывает их автор-составитель.

Внешние записки оформляют  на общем бланке организации формата  А4. Подписывает их руководитель организации. Датой документа считается дата ее подписания.

Докладная записка может  быть составлена как по инициативе автора, так и по указанию руководства. Цель инициативной докладной записки - побудить руководителя принять решение. Информационные докладные записки о ходе выполнения работ должны представляться руководству постоянно.

Реквизиты внутренней ДОКЛАДНОЙ  ЗАПИСКИ:

- наименование структурного  подразделения - автора документа; 

- наименование вида документа  - ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА; 

- дата, номер (не обязательно);

- адресат; 

- заголовок;

- текст;

- приложение (если есть);

- подпись;

- отметка об исполнении  документа и направлении его в дело.

Реквизиты внешней ДОКЛАДНОЙ  ЗАПИСКИ:

- наименование организации  (наименование министерства или  ведомства, структурного подразделения) - автора документа; 

- наименование вида документа  - ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА; 

- дата, номер;

- место издания; адресат;

- заголовок; 

- текст;

- приложение (если есть);

- подпись; 

- отметка об исполнении  документа и направлении его  в дело.

Справка - документ, подтверждающий какие-либо факты или события.

Справки бывают двух видов:

Справки, описывающие и подтверждающие факты или события в производственной деятельности организации.

Справки составляют по указанию вышестоящей организации или  руководителя организации для информации о выполнении планов, заданий, поручений. Их представляют в установленные  сроки. Текст такой справки состоит из двух частей.

В первой Части справки  излагаются факты, послужившие поводом  к ее написанию, во второй - приводятся конкретные данные.

В справке фиксируют сведения на определенном отрезке времени. Заголовок  справки может содержать период времени или дату, на которые приходятся сведения, приведенные в документе. Например, "О... за 1 квартал 2008 года".

Справка должна объективно отражать состояние дел, поэтому ее составление  требует тщательного сбора и  проверки сведений. В справках могут приводиться таблицы.

 

1.10 Требования к составлению и оформлению актов

Акт утверждается распорядительным документом или руководителем, по указанию которого составлен документ или  к компетенции которого относится  содержание акта. Акт может иметь  гриф согласования. Текст акта состоит из вводной и констатирующей части.

В вводной части указывают  основание для составления акта, перечисляют лиц, составивших акт  и присутствующих при этом (председатель, члены комиссии, присутствующие).

В констатирующей части текста дают описание проделанной работы (сущность, характер, методы, сроки), фиксируют факты (события), излагают выводы, предложения, заключения составителей акта. Текст может делиться на пункты и подпункты, может быть составлен в форме таблицы.

При наличии приложений отметку об их присутствии делают после текста. В конце текста (под отметкой о приложении) указывают, если необходимо, количество экземпляров акта, в соответствии с нормативными правилами или практической необходимостью, место нахождения каждого экземпляра или адресаты, по которым они направлены. Акт подписывают все лица, принимавшие участие в его составлении (должности не указывают).

С актами ревизий и обследований знакомят всех лиц, деятельности которых  они касаются. При этом проставляют согласующую отметку (С актом ознакомлены: подпись, дата). При наличии замечаний акт визируют с отметкой: "Замечания прилагаются". Акты оформляют на общем бланке. Внутренние акты могут быть оформлены не на бланке.

Формуляр-образец АКТА состоит  из реквизитов:

- наименование организации  (наименование министерства или  ведомства, структурного подразделения) - автора документа;

- наименование вида документа  - АКТ;

- дата (дата актируемого  события, которую проставляют  сразу, независимо от того, когда  подписан акт);

- номер (на одной строке  с датой);

- заголовок документа;

- место издания (город);

- текст (пишут через  1,5 интервала);

- приложение (если есть);

- грифы утверждения и  согласования (если необходимо);

- подпись (лиц, указанных  в вводной части, с расшифровкой фамилий, указанием инициалов; должность не указывают);

- отметка об исполнении  документа и направлении его  в дело.

Реквизиты отделяют друг от друга 1,5-3 интервалами.

 

1.11 Разновидности писем. Требования к их составлению и оформлению

 

Письмо используют в том случае, когда невозможно решить вопрос другими средствами (личная беседа, телефонный разговор). Существует много видов писем: письма, содержащие просьбу, предложение, претензию, запрос, требующие ответа. Есть письма, которые содержат извещение, информацию, отказ, напоминание и не требуют ответа.

Реквизиты формуляра - образца  ПИСЬМА:

- наименование организации  (наименование министерства или  ведомства) - автора документа;

- справочные данные об  организации (адрес, телефон, факс, номер счета в банке);

- дата, номер;

- адресат (кому направляется, однако не более четырех адресатов  на одном письме);

- ссылка на регистрационный  индекс (номер) и дату документа-запроса  (например, инициативного письма) только на бланке для писем;

- заголовок к тексту (не  более 28 знаков в строке; при  более длинной строке заглавие  делят на строчки (пишут через  1 интервал), имеющие законченный  смысл; в конце строчек не  ставят, точку и кавычки; 

- текст;

- отметка о наличии  приложений;

- подпись (указывают наименование  должности, проставляют личную  подпись и расшифровывают ее);

- печать (если нужно);

- отметка об исполнителе  (фамилию и телефон исполнителя  проставляют от левого поля, внизу  бланка);

- отметка об исполнении документа (Ф. И. О. машинистки, количество экземпляров, если нужно);

- гриф ограничения доступа  к документу ("секретно", "конфиденциально"  и т.п.).

Письма могут быть адресованы в организацию, ее структурное под-разделение, конкретному должностному лицу, руководителю организации.

Документ информирует  адресата, о направлении к нему прилагаемых и письму документов или отправленных материальных ценностей. Сопроводительные письма составляют в  том случае, если необходимо пояснение  характере исполнения или цели направления приложенного документа.

Цель письма - приглашения - приглашение на заседание, совещание, конференцию, семинар и т.д. Адресовать письмо-приглашение можно конкретному  лицу, группе лиц или организации.

Письмо-извещение составляют для конкретного адресата, оно является ответом на запрос. Устойчивыми словосочетаниями письма-извещения являются: "Ставим Вас в известность...", "Сообщаем Вам о переносе сессии..."

Этот вид письма близок к информационному письму.

Рекламное письмо посылают конкретным адресатам. Оно содержит описание рекламируемых услуг и товаров.

Цель письма - побудить адресата воспользоваться предложенными  услугами, заказать товар.

Текст содержит полную, четкую, конкретную информацию. В конце текста может быть указан адрес организации и телефон для справок.

Письмо-подтверждение уведомляет отправителя о получении документов, ценностей (переводы, письма, бандероли), подтверждает факты, действия. Направление  писем-подтверждений относится к  обязательной части деловых отношений, т.к. позволяет снять вопрос с контроля. Ниже приведен образец письма-подтверждения.

Текст письма-напоминания  сообщает о приближении, ускорении  или истечении срока исполнения, какого-либо действия, мероприятия, события.

Письмо направляют адресату тогда, когда не удается получить ответ с помощью личного контакта или телефонных переговоров.

В тексте гарантийного письма адресату дают гарантии, оплаты выполненной  работы или предоставление каких-либо услуг (работы, помещения, жилья и  т.п.).

В письме организация-адресант берет на себя определенные обязательства, поэтому письмо имеет правовую силу.

Письма-претензии обычно посылают предприятия-покупатели в  адрес нерадивой организации-поставщика.

В тексте указывают требования и претензии заявителя, обосновывают эти требования и, если необходимо, указывают подробный расчет суммы, которую заявитель просит ему перечислить.

Текст письма-ответа зависит  от инициативного документа. Ответа посылают на письма, запросы, просьбы, обращения, предложения, требования.

Письмо-ответ должно содержать ссылку на индекс и дату инициативного (входящего) письма, на который дается ответ: "На №______ от __". Если инициативное письмо поступило от частного лица, в ссылке указывают дату поступления входящего документа.

В тексте излагают решение, принятое по инициативному документу: отказ от предложения, выполнение просьбы, ответ на запрос. Ответ должен быть изложен в конкретной, четкой форме. Если в письме содержится отказ, он должен быть хорошо аргументирован.

1.12 Документы, создаваемые в процессе подготовки совещаний. Составление и оформление протокола.

 

Среди основных документов для  подготовки к совещанию можно  выделить:

 паспорта зданий и  сооружений - памятников архитектуры,  находящихся под охраной государства;

акты, ведомости переоценки и определения износа основных средств;

штатные расписания (если они  хранятся в бухгалтерии);

лицевые счета по учету  основного фонда.

Если по какой-либо причине  подлинники этих документов отсутствуют, на хранение оставляют заверенные копии  документов.

Бухгалтерские документы являются неотъемлемой частью всех документов организации (фирмы). Они обрабатываются и сдаются в архив по общим правилам подготовки документов к архивному хранению.

Протокол — документ, в  котором фиксируются обсуждение вопросов и принятые решения на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов.

Текст протокола состоит  из двух частей: вводной и основной.

В вводной части заполняются  реквизиты: председатель, секретарь, количество присутствовавших, повестка дня.

Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме: СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ).

Доклады, решения прилагаются  к протоколу.

 

2 Требования к оформлению элементов «Заголовок», «Приложения»

 

При подготовке конкретного  документа учитываются составляющие его элементы (реквизиты). Совокупность этих элементов называется формуляром документа. Число реквизитов, характеризующих  отдельные документы, различно и  определяется целями документа, его назначением, требованием к содержанию и форме данного документа, способом документирования и т.д.

Для многих документов число  реквизитов строго ограничено. Отсутствие или неправильное указание какого-либо реквизита делает документ недействительным. Для ряда документов, выдаваемых органами государственной власти и государственного управления, состав реквизитов документов установлен в законодательных и нормативных актах.

Применение государственных  стандартов на организационно-распорядительную документацию вводит единообразие в оформление документов, что является необходимым условием для механизации и автоматизации работы с документами, ускоряет оформление документов, повышает культуру управленческого труда.