Общие требования к тексту документа. Элементы текста: «Заголовок», «Приложение».Требования к их оформлению

Формуляр, характерный  для определенной разновидности документов, называется типовым. Типовой формуляр характеризуется определенным количеством реквизитов, расположенных в строгой последовательности.

В основу унификации документов был положен принцип общей  модели построения документов. Графические модели или схемы построения образцов документов называют "формуляр-образец".

Формуляр-образец - совокупность расположенных в определенной последовательности реквизитов, присущих всем видам документов.

 

2.1 Заголовок

 

Краткое изложение содержания документа указывают в заголовке к тексту. Он должен быть максимально кратким и емким, точно передавать смысл текста. Заголовок должен грамматически согласовываться с названием документа. Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документа. Заголовок дела должен четко в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела. Не допускается употреблять неконкретные формулировки типа «Разные материалы», «Общая переписка» и т.д.

Заголовок дела состоит  из следующих элементов: названия вида дела (переписка, протоколы, приказы  и т.д.), названия структурного подразделения и краткого содержания документов дела.

Заголовок к тексту включает в себя краткое содержание документа. Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа.

В заголовках не допускается  переноса слов, применения римских  цифр, математических знаков и греческих  букв. Точка в конце заголовка  не ставится. Если заголовок состоит  из двух предложений, то их разделяют точкой.

Заголовки глав и параграфов должны точно соответствовать содержащейся в них смысловой информации. В  связи с этим, в заголовках нежелательными являются:

- слова, не проясняющие  смысл заголовка;

- узкоспециальные термины;

- слова местного характера без разъяснения;

- сокращенные слова  и аббревиатуры.

Заголовок должен отражать информацию, содержащуюся в тексте, поэтому нежелательны слишком короткие заголовки. Другой крайностью являются слишком объемные заголовки, затрудняющие смысловое восприятие. Наконец, заголовок должен соответствовать содержанию, быть кратким, недвузначным и непротиворечивым.

Заголовки следует печатать с прописной буквы без точки  в конце, не подчеркивая. Переносы слов в заголовках не допускаются. Если заголовок  состоит из двух предложений, их разделяют точкой.

Расстояние между заголовком и текстом при выполнении документа  машинописным способом должно быть равно 3,4 интервалам, при выполнении рукописным способом - 15 мм. Расстояние между заголовками  раздела и подраздела - 2 интервала, при выполнении рукописным способом - 8 мм

2.2 Приложения 

Если документ имеет  приложения, названные в тексте, то отметка о них оформляется  следующим образом: ' Приложение: на 12 л. в 4 экз.

Если приложения в  тексте не названы, то необходимо перечислить их названия, указать количество листов и экземпляров каждого.

Приложения оформляются  на стандартных листах и имеют  все необходимые реквизиты.

На приложении к распорядительному  документу в правом верхнем углу следует делать отметку с указанием  названия распорядительного документа, его даты и номера.

Формулы, помещаемые в приложениях, должны нумероваться отдельной нумерацией арабскими цифрами в пределах каждого приложения с добавлением  перед каждой цифрой обозначения  приложения, например формула (В.1).

Заключение

Деловые письма рекомендуется  составлять лишь по одному какому-то вопросу. При составлении письма следует сначала “набросать» логическую схему его содержания. В качестве аналога можно использовать образцы уже имеющейся деловой переписки.

Наиболее рациональной представляется структура текста, состоящая из двух частей:

- в первой излагаются мотивы, послужившие поводом для составления письма,

- во второй части - предложения, просьбы, решения, распоряжения.

Изложение каждого аспекта  содержания следует начинать с нового абзаца. Разбивая текст официального письма на абзацы, мы облегчаем его восприятие адресатом. Считается, что средняя длина абзаца должна составлять 4-5 предложений. Однако в текстах официальных писем часто встречаются абзацы, состоящие из одного предложения. Но какова бы ни была длина абзаца, всегда следует помнить, что он является внутренне замкнутой смысловой единицей.

Порядок слов при составлении  официальных писем зависит от их информационной роли. Несмотря на то, что в русском языке порядок слов относительно свободный (то есть члены предложения не имеют фиксированного места, как, например, в английском), все же существуют определенные правила расположения слов. В зависимости от того, где располагается то или иное словосочетание, меняется смысл предложения.

Официальное письмо - единственный документ, на котором не ставится его  название (в отличие от других документов: “Приказ», “Распоряжение», “Положение», “Устав» и т.д.)

Ссылка на исходящий номер  и дату поступившего документа в  обязательном порядке указывается на документах-ответах.

Документ может быть подписан исполняющим обязанности должностного лица с указанием его фактической  должности и фамилии. При этом не допускается ставить предлог  “За», надпись от руки “Зам.» или  косую черту перед наименованием должности.

Рекомендации по составлению  деловых писем, конечно, не исчерпываются  вышеизложенным. Для составления  документов, в том числе и деловых  писем, требуются определенный уровень  культуры, особые навыки. Но это умение деловому человеку необходимо развивать.

К элементам оформления документа  относятся: наименования, различные  адреса, даты, регистрационные номера и т.д.

Практически любой довольно длинный документ должен включать три  части: введение, основную часть и  заключение.

Введение начинается с достаточно общего заявления и сходится к основному тезису (заголовку) документа. Основная часть содержит развернутую аргументацию. Заключение начинается с тезиса и завершается обобщением. Оно напоминает перевернутое введение.

Деловые письма, прежде всего, следует писать с позиции корреспондента. Необходимо посмотреть на проблему с точки зрения лица, которому пишется письмо, осмыслить его желания, определить, в чем он заинтересован и какие у него проблемы. Чтобы письмо было эффективным, важно видеть вещи не только своими глазами, но и глазами другого лица. Письмо должно звучать искренне, читающий должен верить тому, что в нем пишется, ничего не подвергать сомнению. В противном случае письмо будет абсолютно неэффективным. Деловое письмо, связанное с предложением какого-либо товара, услуги или идеи, должно быть живым, убедительным, не содержащим каких-либо отрицательных мыслей, (по принципу составления рекламы). Убедительность в неподдельности делового предложения передается людям, и они положительно откликаются на нее.

Деловая переписка - основное официальное средство общения между  организациями, организациями и  частными лицами. Значит, при ее составлении  следует учитывать сложившиеся  правила. Во-первых, это обеспечит  юридическую силу документов и, во-вторых, поможет достичь цели - побудить адресата к определенным, нужным вам действиям.

Таким образом, деловые письма, как и другие документы, должны составляться в соответствии с требованиями государственных стандартов, действие которых распространяется не только на органы государственной и исполнительной власти Российской Федерации, но и на все организации независимо от их организационно-правовой формы и вида деятельности. C этой целью необходимо руководствоваться: ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов".

Глоссарий

№ п/п	Понятие	Определение
1	Документ	это материальный объект с информацией, закрепленной созданным  человеком способом для ее передачи во времени и пространстве
2	Документация	в значении подготовки и  использования подтвержденных документами  доказательств и полномочий.
3	Документный	относящийся к документу.
4	Материальные объекты	носители информации, так и радио, телепередачи, театральные представления.
5	Информация	это сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы  их представления".
6	Императив	повелительной конструкцией языка приказов, распоряжений, постановлений.
7	Деловой язык	это язык официальных  взаимоотношений, это литературный язык.
8	Документирование	это фиксация информации на материальном носителе, т.е. процесс  создания документа.
9	Нормативные ссылки	Общие требования к выполнению конструкторских и технологических документов на печатающих и графических устройствах вывода ЭВМ.
10	Адресат	место нахождения учреждения, организации или лица, которому направляют документ.

 

Список использованных источников

1	Андреева В.И. Делопроизводство. М.: АО Бизнес-школа  «Интел-Синтез»,  1995.
2	Богатеев Р.Х. Основы делопроизводства. М.: Технолюкс, 1999
3	Кузнецова Т.В. Документы и делопроизводство: Справочное пособие М.: Дело  ЛТД. 2001.
4	Овчинникова Н.В. Правила составления и оформления служебных документов.  М.: Дело ЛТД. 2001
5	Павлюк Л. В. Киселева Т. И. Воробьев Н. И. Справочник по делопроизводству, архивному делу и основам работы на компьютере. Санкт  Петербург Издательский торговый дом «Герда», 1998
6	Стенюков М. В. Делопроизводство на малом предприятии. Документы по личному составу. Москва «издательство Приор», 1999
7	Чуковенков  А. Ю. Янковая В. Ф. Оформление документов: комментарии к  ГОСТ Р 6.30-97. Москва: дело,1999
8	ГОСТ РФ Р 6.30-2003. Унифицированная система организационно- распорядительной документации. Требования к оформлению документов.
9	Кушнерук С.П. Документная лингвистика (русский  деловой текст): Учебное пособие. - Волгоград: Издательство Волгоградского государственного университета, 1999. - 96 с
10	Добсон Э. Как  писать деловые письма: Практич. руководство для всех / Э. Добсон. Челябинск: Урал ЛТД, 2005. - 291 с..
11	Рахманин Л.В. Стилистика деловой речи и редактирование служебных документов: Учеб пособие. 4-е изд. - М.: Логос, 2000. - 191 с.