Требования к оформлению документов по личному составу

               о выплаченных в связи с  этим вознаграждениях.

    Взыскания в трудовую книжку не записываются.

    Все записи о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, увольнении, о награждениях и поощрениях вносятся администрацией в трудовую книжку после издания соответствующего приказа, но не позднее недельного срока, при увольнении – в день увольнения. Записи в трудовой  книжке должны строго соответствовать тексту приказа по личному составу.

    Хранятся  трудовые книжки в сейфах и при  увольнении выдаются работнику в  день увольнения.

    При оформлении трудовой книжки сначала  заполняется её титульный  лист, содержащий сведения о работнике.

    Фамилия, имя, отчество полностью, без сокращения или замены имени и отчества инициалами и дата рождения указываются на основании паспорта или свидетельства о рождении.

    Образование – среднее, среднее специальное и высшее указывается на основании документов/аттестата, удостоверения, диплома).

    Запись  о незаконченном среднем или  незаконченном  высшем  образовании также производится на основании соответствующих документов (студенческого билета, зачетной книжки, справки учебного заведения).

    Профессия или специальность указывается  в трудовой книжке на основании записи в документе о полученной специальности, профессии.

    После указания даты заполнения трудовой книжки работник своей подписью заверяет правильность внесенных сведений.

    Первую  страницу (титульный лист) трудовой книжки подписывает лицо, ответственное за выдачу трудовых книжек, затем ставится печать предприятия (или печать кадровой службы).

    Запись  на последующих страницах трудовой книжки начинается простановки штампа предприятия или написания от руки наименования предприятия, например, АО "ЭВРИС".

    Если  предприятие изменило свое название, то делается запись о дельной строкой, например АО "ГЭЗ" с 01.01.95 переименовано  в ЗА "ГЭЗ и Со".

    В графе 1 проставляется порядковый номер  записи,

    В графе 2 — дата приема (09.10.1998),

    В графе 3 — указание действия и должность (принята на должность менеджера; уволена по собственному желанию; переведена на должность начальника отдела),

    В графе 4 — основание (приказ от 07.10.98 № 17 л/с).

    В тех случаях, когда в трудовой книжке заполнены все страницы соответствующих разделов, трудовая книжка дополняется вкладышем.

    Вкладыш вшивается в трудовую книжку, заполняется  и ведется администрацией предприятия в том же порядке, что и трудовая книжка.

    Вкладыш без трудовой книжки не действителен.

    О выданном вкладыше на титульном листе трудовой книжки вверху ставится штамп с надписью «выдан  вкладыш» и указывается серия и номер вкладыша. Здесь же при каждой последующей выдаче вкладыша ставится штамп и указывается серия и номер вкладыша.

    При необходимости дополнения трудовой книжки вкладышем выдается вкладыш нового образца, независимо от того, какую трудовую книжку (вкладыш) о приеме на работу, переводах на другую постоянную работу и увольнении, администрация предприятия обязана наклеить вкладыш книжки (вкладыша) под расписку в учетной карточке Т-2, в  которой должна быть повторена точная запись из трудовой книжки (вкладыша).

    В случае необходимости администрация  предприятия выдает работникам  по их просьбе заверенные выписки сведений о работе из трудовых книжек.

    При увольнении работника все записи о работе, награждениях и поощрениях, внесенные в трудовую книжку за время его работы на предприятии, заверяются подписью руководителя предприятия или специально уполномоченного им лица и печатью предприятия или печатью кадровой службы.

    Администрация обязана выдать работнику его трудовую книжку в день увольнения с внесенной в нее записью об увольнении.

    При задержке выдачи трудовой книжки по вине администрации работнику выплачивается средний заработок за все время вынужденного прогула. Если работник отсутствует на работе в день увольнения, то администрация предприятия в этот же день направляет ему почтовое уведомление с указанием о необходимости получения трудовой книжки.

    Пересылка трудовой книжки почтой с доставкой по указанному адресу допускается только с согласия самого работника.

    В случае смерти работника трудовая книжка выдается на руки его ближайшим родственникам под расписку или высылается по почте по их требованию.

11.  Список используемой  литературы. 
 

    1. Кузнецова Т.В. «Секретарское дело», Москва, 1998.

    2. Бондарева Т.Н. «Секретарское дело», Москва: «Высшая школа», 1989.

    3. Андреева В.И. «Делопроизводство в кадровой  службе», Москва:  «Высшая школа», 1997.

    4. Соколова А.Н. Разработка концепции  документационного обеспечения  управления.// Использование принципов  Единой государственной системы  документационного обеспечения  управления в работе с управленческими  документами и обеспечении их сохранности в ведомственных архивах.

    5. Справочник по подготовке и  оформлению официальных документов -М . 1993