Начиная с 1960- - х годов, в нашей  стране определились два основных центра, активно и эффективно ведущих  научные исследования в области  документоведения – МГИАИ, где в  1964 г. был создан факультет государственного делопроизводства, и ВНИИДАД [7.98].

Не последнюю роль в интенсификации научных документоведческих исследований сыграл своеобразный «взрыв документальной активности общества» в 1960 – е – 1970 – е годы. Число копий документов во всем мире перевалило тогда за 1 трлн в год, а в центральных ведомствах СССР годовой документооборот (с учетом размножения) вышел за пределы 1 млн штук. К тому времени обнаружилось, что сугубо делопроизводственный подход в организации и проведении документоведческих исследований во многом себя исчерпал, вследствие своей ограниченности. В рамках этого подхода изучались преимущественно документы текущего делопроизводства, равно как и процессы, происходившие с уже составленными документами.

Между тем начавшееся в середине 20 столетия бурное развитие наук об информации способствовало утверждению совсем иного взгляда на документацию. Она  стала рассматриваться как единая информационная система, способствующая достижению тех или иных управленческих целей и задач. При этом само понятие  управления значительно расширилось  и стало представляться как упорядоченное  воздействие, на какие – либо объекты. Системный подход в документоведении позволил комплексно исследовать каждый документ или вид документов, существенно  расширил их количественные и качественные характеристики. Таким образом, рубеж 1960 – х – 1970 – х годов явился своеобразным поворотным моментом в развитии документоведения.

Начало системного подхода в  документоведческих исследованиях во многом было связано с появлением фундаментальных работ Г. Г. Воробьева, прежде всего его книги «Документ: информационный анализ» (М., 1973). В дальнейшем в рамках этого подхода появились многочисленные публикации В. Д. Банасюкевича, Б. С. Илизарова, М. П. Илюшенко, В. И. Кокорева, Т. В. Кузнецовой, М. В. Ларина, В. М. Магидова, К. И. Рудельсон, Е. А. Степанова, В. Ф. Янковой и других авторов. Итог научным исследованиям в области документоведения 1960 – х – первой половины 1980 – х гг. был подведен в докторской диссертации А. Н. Соковой (1986).

Новый этап в развитии отечественного документоведения начался в 1990 –  е годы, когда под влиянием внутренних и внешних факторов произошло  существенное изменение информационно  – документационных процессов. В  Росси произошла смена политического  и экономического строя, в работе с документами стали широко использоваться новейшие компьютерные технологии, страна стала быстро входить в мировое  информационное пространство. Приоритетное развитие в научных исследованиях  в это время получают такие  направления как информационно  – документационный менеджмент, электронный  документооборот, различные аспекты  защиты информации, проблемы экспертизы ценности документов, создание электронных  архивов и другие. Иначе говоря, дальнейшее развитие документоведения как комплексной научной дисциплины стимулируется все возрастающими  и существенно изменившимися  социально – политическими, экономическими, культурными, техническими и иными  потребностями.

Результаты научных исследований обнародуются в монографиях и  статьях, в диссертациях и выступлениях на научных конференциях, находят  отражение в учебно-методических пособиях, в методических рекомендациях для органов управления и т. д

ГЛАВА 2 ОСНОВНОЙ ПОНЯТИЙНЫЙ АППАРАТ ДОКУМЕНТОВЕДЕНИЯ

Понятие «документ» является центральным, фундаментальным в понятийной системе  документоведения. Оно отражает признаки реально существующих предметов, служащих объектами практической деятельности по созданию, сбору, аналитико-синтетической  обработке, хранению, поиску, распространению  и использованию документной  информации в обществе.

Это понятие широко используется во всех сферах общественной деятельности. Почти в каждой отрасли знаний имеется одна или несколько версий его понимания в соответствии со спецификой тех объектов, которым  придается статус документов. Документ является объектом исследования многих научных дисциплин. Поэтому содержание понятия «документ» многозначно  и зависит от того, в какой отрасли  и для каких целей он используется.

На международном уровне наиболее общим признано определение документа  как записанной информации, которая  может быть использована как единица  в документационном процессе [8.87].

В документоведении применяется следующее  определение документа: «Документ  – материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком  способом для ее передачи во времени  и пространстве».

Названные в определениях признаки документа предполагают:

наличие информации, смыслового содержания;

стабильную вещественную (материальную) форму, обеспечивающую долговременное использование и хранение документа;

функциональную предназначенность  для передачи информации в пространстве и времени, т. е. для использования  в социальных коммуникационных каналах.

Документ специально создается  с целью хранения и передачи социальной информации в пространстве и времени. Именно поэтому его рассматривают  как источник информации и средство социальной коммуникации. История возникновения  и эволюция толкования термина «документ» изучена недостаточно. За длительный исторический период значения понятия  «документ» постоянно менялось.

Слово документ (лат. documentum – образец, доказательство, свидетельство) происходит от глагола «docere» - учить, обучать. Корни этого слова уходят в индоевропейский праязык, где оно означало жест вытянутых рук, связанный с передачей, приемом или получением чего – либо.

По другой версии слово «dek» происходит от числа «десять» и связано с тем, что на раскрытых ладонях вытянутых рук насчитывалось десять пальцев. Постепенно корень «dek» был заменен на «doc» в слове «doceo» - учу, обучаю, от которого были образованы слова «doctor» - ученый, «doctrina» - учение, «documentum» - то, что учит, поучительный пример. В этом значении слово документ использовалось Цезарем и Цицероном. Позднее оно приобрело юридическое звучание и стало означать «письменное доказательство», «доказательство, почерпнутое из книг, подтверждающих записей, официальных актов». В значении письменного свидетельства слово «документ» употреблялось от средневековья до XIX в. Из латинского языка оно заимствовано во все европейские языки.

В русский язык слово «документ» пришло во времена Петра I, как заимствованное из немецкого и польского языков, - в значении письменного свидетельства. В начале XX в. оно имело два значения:

а) любая бумага, составленная законным порядком и могущая служить доказательством  прав на что – нибудь (имущественных, состояния, на свободное проживание) или на выполнение каких – либо обязанностей (условия, договоры, долговые обязательства);

б) вообще любое письменное свидетельство.

Ко второй половине XIX в. в справочных изданиях некоторых стран мира появляются производные от слова «документ» термины: документация – в значении подготовки и использования, подтвержденных документами доказательств и полномочий, документный – относящийся к документу.

В конце XIX в. наблюдается тенденция к сужению границ понятия «документ»: сначала оно рассматривалось как любой предмет, служащий для получения и доказательства, затем – как письменное свидетельство, подтверждающее определенные правовые отношения. Понятие использовалось преимущественно в юридическом значении.

С начала XX в. в терминосистему вводится новое, более широкое понимание понятия «документ»: его ввел известный бельгийский ученый, основоположник документации – науки о совокупности документов и области практической деятельности – Поль Отле (1868 – 1944 гг.). Можно выделить следующие значения «документа», введенные в научный оборот П. Отле:

а) любой источник информации, передачи человеческой мысли, знаний, независимо от того, воплощен ли он в материально  – фиксированной форме или  является проводником (передатчиком) информации во времени, можно считать документом. Это понятие охватывает как материальные объекты – носители информации, так и радио -, телепередачи, театральные представления;

б) документами являются материальные объекты с зафиксированной информацией, собранные человеком для создания каких – либо коллекций. Сюда входят как предметы искусственные, созданные  человеком, так и природные, технические  предметы, находящиеся в музее;

в) в состав документов входят также  материальные объекты, созданные человеком  специально для фиксирования, хранения и воспроизведения информации с  целью ее передачи в пространстве и времени, независимо от способа  фиксирования. Это и документы  «писанные» (т. е. с информацией, зафиксированной  знаками письма), и изобразительные, фонозаписи и фильмы (результаты машинной записи изображения и звука).

Концепция П. Отле рассматривает документ как носитель социальной информации. Однако в справочных изданиях того времени продолжает существовать узкое значение этого слова: кроме юридического, вводится понятие «исторический документ» (фиксированное свидетельство о какой – либо эпохе, лице и т. д.) и «счетный документ» (служащий основанием для осуществления хозяйственных действий – приема и выдачи ценностей). Обобщающее определение не дано.

Начиная с 1950 – х годов в официальной  терминологии слово «документ» трактуется в узком, широком и самом широком  значении. Узкое значение сводилось к деловой бумаге, письменному удостоверению, историческому источнику. В широком смысле понятие о документе было особенно распространено в 1960 – 1970 – е годы. Документ определялся как материальный объект, содержащий информацию для ее распространения в пространстве и времени (включая и т. н. трехмерные произведения искусства – архитектуру и скульптуру). В 1980 – х – начале 1990 – х годов используется и самое широкое толкование, согласно которому документов можно считать любой материальный объект, несущий информацию: от письменного документа, грампластинок и кинофильмов до произведений искусства (архитектурных сооружений, графики, живописи, скульптуры), от образцов минералов, гербариев, исторических реликвий до изделий промышленности и техники (часы, автомобиль, винтовка) и т. д. Границы понятия стали плохо различимы, что усложнило его использование.

Вот почему сначала книговеды и  документалисты, а затем и информатики  приступили к обоснованию нового широкого значения термина «документ», связанного с понятием «информация» и «коммуникация». Существенный вклад в уточнение и развитие понятия «документ» как одного из основных в документоведении, информатике, документалистике, библиотековедении и библиографоведении внесли Г. Г. Воробьев, Р. С. Гиляревский, О. П. Коршунов, А. И. Михайлов, А. В. Соколов, Ю. Н. Столяров, А. И. Черный, Г. Н. Швецов – Водка и др. Документалисты и информатики первыми отказались от самого широкого значения документа, ограничив его содержание обязательными атрибутивными элементами: наличие информации и материального носителя (Г. Г. Воробьев). В 1960 – е годы А. И. Михайлов, А. И. Черный и Р. С. Гиляревский, помимо названных, вводят функциональный признак документа. Согласно их определению, документ – материальный объект, содержащий закрепленную информацию, специально предназначенный для ее передачи в пространстве и времени.

Таким образом, за длительный исторический период значение понятия «документ» постоянно менялось. И до настоящего времени применяются определения, то придающие ему самый широкий  смысл, то сужающие его понимание  до одного какого – нибудь вида документа. Оперируя понятием «документ», необходимо всякий раз уточнять, какое именно значение в него вкладывается, для решения теоретических или практических задач.

ГЛАВА 3  СТРУКТУРНАЯ ХАРАКТЕРИСТИКА ДОКУМЕНТОВЕДЕНИЯ

Как и любая научная дисциплина, документоведение имеет структуру, которая пока находится в стадии формирования. Структурно документоведение делится на две подсистемы: общее  и особенное документоведение.

Содержанием общего документоведения являются общетеоретические, исторические и организационно – методические проблемы науки о документе и  документно – коммуникационной деятельности, т. е. ее сущность, объект, предмет и структура, терминология, концепции, установление соотношения с другими науками, закономерности и принципы развития и функционирования документа в системе документных коммуникаций и т. д. Общее документоведение состоит из трех разделов: теория документа, история документа и теория документно – коммуникационной деятельности [9.112].

Теория документа (документология) – ядро документоведения. Она изучает общетеоретическую проблематику, связанную с понятийным аппаратом, функциональным анализом документов, изучением их характеристик как материальных объектов и зафиксированной в них информации, вопросы типологизации и классификации документов, их параметров и свойств, как средства коммуникации и элемента документных фондов.