Становление и развитие экспертизы ценности документов

 

Логика подсказывает, что  наиболее значимые факты должны быть представлены большим кругом документов в архивах. Известно, что общество оценивает событие в ходе своего развития. Однако значимость отдельных  событий можно определить сразу (например, Чернобыль, выборы первого  президента России и др.), как и  явлений однородных, типичных, соединяющих  в одно целое общее и индивидуальное. В управлении это проявляется  в документировании ряда типовых  функций, в результате которых создаются  типовые документы, обладающие повторяемостью информации.

 

Рассмотрение уникальности, оригинальности или повторяемости  информации позволило выделить следующие  признаки ее ценности: значимость событий, отраженных в первичном и вторичном  документах, соответствие информации основным или вспомогательным функциям организации, степень отраженности информации о деятельности других организаций, подлинность документа. Дополнительные критерии оценки информации через нормы  ее концентрации предложил в свое время В.В. Цаплин: минимальные нормы  концентрации - хронологическая (год  и более), производственная (предприятие  и выше), географическая (район, город  и выше), предметно-вопросная (объект). Остаются специфические критерии оценки документов с повторяющейся информацией: характер повторения, вид и форма  повторения, степень полноты повторения информации первичного документа во вторичном.

 

Языковую ценность документов, как подчеркнул В.Н.Автократов, повышают незафиксированные в словарях неологизмы, индивидуальные авторские речевые  новообразования, диалектные явления, жаргон, сленг, факты смешения языков, неучтенные словарями архаизмы и  историзмы. Критерий значения имеющейся  в документе информации в силу своей специфики (совокупности ряда аспектов), вероятно, станет объектом особого  внимания исследователей в будущем.

 

Критерий времени и  места образования документов рассматривается  с точки зрения исторической значимости пространственно-временных характеристик  акта документирования, т.е. участия, причастности организации к событию, одномоментности события и акта документирования.

 

Критерий вида документа  предполагает диалектическое единство содержания и формы документа. Отсюда возможность отбора определенных видов  документов исходя из объема информации, ее ценности. В современных условиях происходит изменение в составе  видов, разновидностей документов, возникновение  новых. Исследования документоведов показывают необходимость стандартизации и  унификации как самих документов, так и их цепочки потиповым управленческим функциям. В настоящее время появляются документы, соединяющие в себе информацию ранее самостоятельных документов, например, бизнес-план. Создаются «безноминальные» документы: информация, сведения, данные перечисляются без указания вида документа.

 

Критерий подлинности  подразумевает оценку документа  с точки зрения его юридической  силы и как документ - подлинник - оригинал. В настоящее время срок исковой давности применим не только к документам, имеющим практическое значение, но и к документам постоянного  срока хранения (например, договоры, контракты и др.). Поэтому применение критерия юридической силы к таким  документам целесообразно в комплексе  с другими критериями.

 

Критерий подлинности  дополняет критерий значения информации документа. Подлинник подлежит первоочередному  приему на хранение. Однако возникла новая  проблема: широкое внедрение ЭВТ  привело к появлению аутентичных  документов, т.е. экземпляров подлинника, которых может быть сколь угодно много (распечатка практически не ограничена). Отбор лучшего по качеству документа  производится на основании критериев  внешних особенностей. Об юридической базе решения этой проблемы можно говорить с появлением Закона РФ «Об информации, информатизации и защите информации» от 20 февраля 1995 г.

 

Критерий внешних особенностей документа предполагает учет форм передачи содержания, его удостоверения и  оформления, а также физического  состояния. Изменение техники подготовки управленческих документов вносит новый  аспект, связанный больше с контролем за качеством передачи текста, а не с оценкой признаков, подтверждающих ценность.

 

Сохраняет свое значение комплексное  применение критериев. Очередность  применения определяется объективными факторами: спецификой документов (их комплексов), сохранностью (полнотой комплекса) документов, целями отбора. Субъективный фактор - личная точка зрения эксперта - должна быть проверена (подтверждена) коллективным мнением.

 

В современных условиях диапазон методов, применяемых в экспертизе и комплектовании, расширяется. Представляется, что необходимо будет искать генетическое сходство комплексов документов (историко-сравнительный метод); изучать прежнюю структуру учреждений, состав документов, т.е. гипотетически реконструировать фонды, документы, а от них идти к решению современных задач (актуалистический метод); анализировать документы с точки зрения их происхождения и содержания (источниковедческий метод); классифицировать учреждения и документы, сводить их в систему (структурный метод); мысленно воспроизводить структуру, функции, документы объектов (метод моделирования); искать оптимальное решение, рассматривать цепь вариантов отбора (метод мысленного эксперимента); анализировать документы с точки зрения полноты информации по определенным функциям (функциональный метод); изучать повторение информации, информационную плотность документных комплексов в едином информационном пространстве (информационный метод); использовать прогностические оценки документов на основе конкретного знания о ценности документов, схожих с изучаемыми, или своих знаний о приоритете ценности (метод экспертных оценок); дедуктивно использовать принципы, критерии оценки документов в конкретной ситуации (аксиоматический метод); отбирать однородные объекты на основе статистического метода (метод статистического анализа); осуществлять выборочный отбор массовых документов (выборочный метод); применять методы отбора информации о социальных фактах (методы социологии) и др.

 

Методический аспект, т.е. приемы и методы использования теоретических  положений экспертизы и комплектования, в практике оценки и отбора документов учреждений, организаций, предприятии  государственной и негосударственной  форм собственности, может быть как  общим, так и иметь специфику  для последних.

 

Сложившаяся система нормативно-методических пособий по отбору документов (списки источников комплектования, перечни  документов, методические рекомендации, памятки и др.) в целом сохраняется. Есть и новые моменты. Так, списки источников комплектования получили дополнение - списки возможных источников комплектования; их структура принимает все более  общий характер (широкое понимание  отрасли). Отражая принцип целостности, списки источников комплектования включают особые и типовые организации, определяемые в соответствии с критериями: функционально-целевого назначения, масштаба деятельности и  вида организации, полноты отражения  информации о деятельности в фондах других организаций и по принципу выборочно. Целесообразно наряду с  действующими формами применение повидовой  выборки и, при отсутствии массовости объектов, индивидуального подхода  к каждому объекту; групповой  выборки с учетом возможного изменения  представлений о территориальных  границах и однородности генеральной  совокупности организаций; целевого отбора в его классическом виде (выбор  объектов по определенному признаку); хронологического и регионального  отбора. При этом на первое место  выходит определение соотношения  генеральной и выборочной совокупности организаций.

 

Представляется, что перечни  документов должны иметь компактную типовую часть (обязательную для  всех организаций) и дополнительную, специфическую (для организаций или их групп). При этом просматриваются уровни типовой документации (органы управления и «рядовые» организации). Основное внимание Государственной архивной службы должно быть обращено на документы постоянного срока хранения. Архивистам, на наш взгляд, следует иметь в виду коммерческую тайну и возможное нежелание собственников (негосударственных организаций) передать все ценные документы на госхранение. Это предполагает наличие в перечнях дополнительного набора документов (менее ценных) организации-автора и дублетных документов в других фондах, которые в таких случаях следует принять на хранение. Надо сохранить в целях улучшения качества отбора и отметку ЭПК.

 

Необходимость разработки пособий  по определенным видам документов или  их комплексам ясна. Особого внимания заслуживают аспекты применения автоматизированных технологий при  отборе, что также должно быть отражено в методических рекомендациях как  специальное направление или  дополнение традиционных приемов.

 

Изложенные теоретико-методические положения экспертизы ценности документов и комплектования архивов не претендуют на всеобщность и окончательность, а отражают один из взглядов на проблему. Процесс уточнения, развития применительно  к ней идет постоянно, как и  эволюционный процесс во всем архивоведении.

 

формировался. Подробно говорить о распределении документов по сети архивов также было невозможно в силу становления ГАС России.

 

Исследования вопроса  непосредственно экспертизы ценности документов негосударственных организации  началось с составления головной организацией - ВНИИДАД плана-проспекта  новых методических рекомендаций и  анкеты-вопросника, явившихся программой работы по теме 36 архивных учреждений - соисполнителей. Анализ поступившего материала позволил подготовить  и в июне 1996 г. направить на рассмотрение ЦЭПК методические рекомендации «Отбор на государственное хранение управленческих документов, образующихся в деятельности негосударственных организаций (новых  экономических хозяйственных структур)»  составители: М.П.Жукова, Н.А.Пучко, О.В.Усанова, В.И.Якута.

 

Методические рекомендации состоят из введения, заключения, трех разделов и приложения. Первый раздел раскрывает правовую базу отбора документов негосударственных организаций  в состав Архивного фонда РФ, критерии определения ценности документов, формы  приема документов на постоянное хранение. Второй - характеризует основные положения  состояния документирования деятельности негосударственных организаций  и факторы, влияющие на полноту документирования основных функций управления. Третий раздел раскрывает основные этапы и  методику отбора, организацию приема документов государственные архивы. Заключение содержит предложения о применении методических рекомендаций в конкретных условиях. В приложении дан список основных нормативно-методических документов и литературы, относящихся к содержанию рекомендаций.

 

Рекомендации раскрывают оценку и отбор управленческой документации государственных организаций коммерческого  характера. В соответствии с законодательством  коммерческими являются организации, преследующие изучение прибыли в  качестве основной.          

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Заключение

 

 Теория экспертизы  ценности документов как любая  научная теория, отражает закономерности  развития общества. Для экспертизы  особое значение имеют факторы,  влияющие на оценку и отбор  документов, в первую очередь,  изменения в экономике и управлении; изменения в документировании (повышение  качества документов и возникновение  их новых видов, унификация  цепочки документов по типовым  управленческим функциям, составление  массовых документов на базе  автоматизированного банка текстовых  заготовок, изменение документопотоков  и норм концентрации информации  в документе, разные полнота  и качество документирования  деятельности организаций и предприятий,  развитие устных контактов в  управлении); изменения в сфере  использования документной информации (возникновение многоаспектности  использования и его деидеологизация).

 

Анализ теоретико-методических положений экспертизы ценности документов за последние двадцать лет позволяет  утверждать, что решение основного  вопроса оценки и отбора документов - «ценно или менее ценно», «хранить или не хранить» - возможно, только при  общенаучном подходе, т.е. на универсальной  для любой науки базе. При этом два других уровня методологического  знания (конкретно-научный и уровень  методики и техники исследования) также сохраняют свое значение.

 

Определение ценностных приоритетных документов осуществляется через систему  принципов, критериев, методов.

 

Процесс выработки критериев  оценки документов можно рассматривать  в пределах следующих этапов: 1) 1918 - 1957 гг. - формулирование основных признаков  оценки документов; 2) 1958 г. - до конца 60-х  годов - уточнение, дополнение критериев, сформулированных К.Г.Митяевым; 3) 70-е - до начала 90-х годов - сложилась, развивается  система трех групп критериев: происхождения, содержания, внешних особенностей; 4) настоящее время - попытка переосмыслить  критерии оценки документов.

 

В России экспертиза ценности документов начала широко применяться  в первой половине XIX в. в связи  с переполнением архивов учреждений. Этот вид работы носил название «разборка  решенных дел» с целью уничтожения  «ненужных бумаг» и проводился в  отдельных ведомствах по мере накопления документов. Экспертиза ценности носила чисто практический характер: сохранялись  только те документы, которые имели  практическое значение для деятельности учреждения, остальные уничтожались. Отсутствие государственного регулирования  и единых критериев для оценки документов приводило к потере многих ценных документов.

 

В послереволюционный период вопросы сохранности документов, в том числе и экспертизы их ценности, решаются под руководством государственных архивных органов.

 

В развитии теории экспертизы можно выделить несколько основных периодов. До середины 1920-х гг. в основном осуществлялся разбор документов в  государственных архивах на основе их непосредственной оценки. С середины 1920-х гг. до начала Великой Отечественной  войны проводится разбор документов в ведомствах и учреждениях. Основная цель - отбор макулатуры для государственных  нужд. В этот же период начинают формироваться  критерии оценки важности документов. Середина 1950-х гг. характеризуется  усилением роли перечней документов в экспертизе ценности документов. В течение 1950-1980-х гг. завершается  формирование теории экспертизы ценности, складывается система критериев, широко применяются типовые и ведомственные  перечни документов со сроками хранения. Проведение экспертизы ценности документов перемещается в ведомства.