Становление и развитие экспертизы ценности документов

 

После смерти Н. В. Калачева в 1885 г. уничтожение документов возобновилось  во все возрастающих размерах. Это  сильно обеспокоило историческую общественность. Московское Археологическое общество в 1898 г. поручило Д. Я. Самоквасову, видному  археологу и историку русского права  заняться этим вопросом. Д. Я. Самоквасов, настаивая на прекращении уничтожения  документов, подчеркивал их научную, практическую и политическую ценность. Он негативно оценивал деятельность Археологического института и губернских ученых архивных комиссий.

 

Губернские ученые архивные комиссии не могли спасти от уничтожения  ценные документы. Не хватало помещений  для собираемых материалов, образовательный  уровень членов комиссий был невысок, они не несли ответственности  за уничтожаемые документы, что объяснялось  отсутствием руководящего и контролирующего  архивного органа.

 

3.1 Экспертиза  ценности документов в ХХ в.

 

 В ХХ в. развитии  теории экспертизы можно выделить  несколько основных периодов. В  послереволюционный период вопросы  сохранности документов, в том  числе и экспертизы их ценности, решаются под руководством государственных  архивных органов.

 

До середины 1920-х гг. в  основном осуществлялся разбор документов в государственных архивах на основе их непосредственной оценки.

С середины 1920-х гг. до начала Великой Отечественной войны  проводится разбор документов в ведомствах и учреждениях. Основная цель - отбор  макулатуры для государственных  нужд. Современный исследователи весьма отрицательно оценивают данный период, так Е.В.Алексеева пишет: «например, большой урон Архивный фонд страны понес в период так называемой «макулатурной кампании» 1927-1929 годов, когда архивы едва не были принесены в жертву индустриализации и бумажной промышленности, испытывавшей сырьевой кризис». В этот же период начинают формироваться критерии оценки важности документов.

 

Середина 1950-х гг. характеризуется  усилением роли перечней документов в экспертизе ценности документов.

 

В течение 1950 - 1980-х гг. завершается  формирование теории экспертизы ценности, складывается система критериев, широко применяются типовые и ведомственные  перечни документов со сроками хранения. Проведение экспертизы ценности документов перемещается в ведомства.

 

Процесс выработки критериев  оценки документов можно рассматривать  в пределах следующих этапов:

 

1) 1918 - 1957 гг. - формулирование  основных признаков оценки документов;

 

2) 1958 г. - до конца 60-х  годов - уточнение, дополнение  критериев, сформулированных К.Г.  Митяевым;

 

3) 70-е - до начала 90-х  годов - сложилась, развивается  система трех групп критериев:  происхождения, содержания, внешних  особенностей;

 

4) после 1991 г. попытка  переосмыслить критерии оценки  документов в соответствии с  новыми реалиями.

 

Произошедшие после 1991 года перемены коснулись всех сторон жизни  общества, сфер деятельности, затронули  и экспертизу ценности документов. Перемены, коснувшиеся всех сфер деятельности, затронули и экспертизу ценности документов. Многие ее положения потребовали  пересмотра. В основу теории экспертизы ценности документов положены общенаучные  положения, свойственные как всем дисциплинам, так и тем, объектом изучения которых  является документ. Теория экспертизы ценности и ранее строилась на достаточно объективной основе, но, как и другие гуманитарные теории, была излишне идеологизирована (классовый  подход, главное внимание госаппарату  и т.д.). После 1991 года излишняя идеологизация  снимается, учитывается новое государственное  управление, новая экономика, многопартийность и др. Как следствие, происходят изменение  состава документов, концентрации информации в определенных документах и определенных фондах учреждений, организаций, предприятий. Отсюда - изменение источников комплектования архивных учреждений и изменение  в отборе документов на хранение.

 

Перестройка экономики, разные формы собственности, отказ от жесткой  централизации управления стали  базой изменения организационно-правовых форм организаций и предприятий (их видов), ведомственной системы  управления (только госсектор), понимания  отрасли (не совпадает с ведомственной  системой, включает организации разных форм собственности), роли и места организаций в системе управления и их уровня в связи с расширением прав местных органов.

 

Изменились связи управления: большее развитие получили горизонтальные связи, вертикальные - менее централизованы; расширились связи с поставщиками и потребителями продукции, которые  превратились в организации-партнеры или посредников. Как результат - изменение характера и объема традиционных функций, возникновение новых, например, маркетинга, который объединил прогнозирование, планирование, снабжение, сбыт продукции. Основные функции управления все больше переходят к самим госпредприятиям и осуществляются только самими предприятиями негосударственной формы собственности.

 

Исчезновение отраслевых вертикалей управления вызвало возрастание  значения документа как исторического  источника в каждом звене управления. Меняются состав и содержание традиционных документов на бумажной основе. Все  более широкое распространение  получают новые формы документирования, компьютерные технологии и т.д.

 

Все это приводит к изменению  системы документирования деятельности учреждений, организаций, предприятий, а следовательно, и оценки документов, образующихся в результате данной деятельности.

 

Созданная до 90-х годов  нормативно-методическая база по вопросам взаимосвязи и преемственности  делопроизводства учреждений, деятельности ведомственных и государственных  архивов в основном утратила свое значение.

 

Возникла необходимость  в пересмотре и критериев экспертизы ценности документов. Теория экспертизы ценности и ранее строилась на достаточно объективной основе, но, как и другие гуманитарные теории, была излишне идеологизирована (классовый  подход, главное внимание госаппарату  и т.д.). В тот момент снималась  излишняя идеологизация, учитывалась  новое государственное управление, новая экономика, многопартийность и др. Происходили изменение состава документов, концентрации информации в определенных документах и определенных фондах учреждений, организаций, предприятий. Были изменение источников комплектования архивных учреждений и изменение в отборе документов на хранение.

 

В основе оценки документов должен был лежать, принцип историзма, как универсальный общенаучный  принцип, т.е. принцип подхода к  действительности как изменяющейся во времени, развивающейся. Если рассматривали  его с такой точки зрения, то он включал в себя все ранее  применявшиеся принципы (всесторонность, комплексность, историзм, партийность) и совпадал с научной объективностью. В то же время сохранялись принципы всесторонности и комплексности. Принцип  всесторонности совпадал с общенаучным  принципом целостности, а принцип  комплексности - с принципом системности. Принцип партийности потерял свое значение, как с теоретической, так и с практической точек зрения.

 

Применяемые в архивоведении  подходы (источниковедческий, функциональный, информационный) сохранили свое значение. Более широкое применение нашли  выборочные методы и методы социологии.

 

Основные критерии оценки документов представляли собой в  целом сложившуюся и апробированную систему, но интерпретация их определенным образом меняется.

 

В тот момент представлялось возможным применение следующих  групп критериев: 1)происхождения (функционально-целевое  назначение учреждения, организации, предприятия, время и место образования  документов); 2) содержания (значение имеющейся  в документе информации, повторение информации документа в других документах, его вид и подлинность); 3) внешних  особенностей (форма передачи содержания, удостоверения, оформления документа, физическое состояние документа, степень  полноты сохранности фонда).

 

Критерий функционально-целевого назначения организации, учреждения, предприятия  и критерий значения содержащейся в  документе информации трактуются нами следующим образом. В первом выделены два аспекта: особая роль и типичность учреждения, организации, предприятия. Перестройка экономики, разные формы  собственности, отказ от жесткой  централизации управления стали  базой изменения организационно-правовых форм организаций и предприятий (их видов), ведомственной системы  управления (только госсектор), понимания  отрасли (не совпадает с ведомственной  системой, включает организации разных форм собственности), роли и места  организаций в системе управления и их уровня в связи с расширением  прав местных органов.

 

Изменились связи управления: большее развитие получили горизонтальные связи, вертикальные - менее централизованы; расширились связи с поставщиками и потребителями продукции, которые  превратились в организации-партнеры или посредников. Как результат - изменение характера и объема традиционных функций, возникновение новых, например, маркетинга, который объединил прогнозирование, планирование, снабжение, сбыт продукции. Основные функции управления все больше переходят к самим госпредприятиям и осуществляются только самими предприятиями негосударственной формы собственности.

 

Все это приводит к изменению  системы документирования деятельности учреждений, организаций, предприятий, а следовательно, и оценки документов, образующихся в результате данной деятельности. Отсюда изменение ставших в архивоведении классическими представлений о главных и неглавных функциях, задачах учреждений, организаций, предприятий, т.е. их значении.

 

Органы управления по-прежнему представляют собой центры концентрации основных функций руководства, контроля, координации, что соответствует  их функционально-целевому назначению. Применительно к другим учреждениям, организациям, предприятиям прежний  подход с делением их на основные, вспомогательные, обслуживающие в чистом виде неприменим, а в ряде случаев - невозможен совсем. Многопрофильность - одна из черт современной деятельности организаций и предприятий - приводит зачастую к сочетанию всех задач в одном объекте - организации, предприятии. Преобладание того или иного направления деятельности имеет место (закреплено в уставе, положении), но может не быть постоянным. Жесткая централизация управления и деятельности учреждений, организаций, предприятий делала возможным прием документов, отражающих основные задачи, и отказ или частичный прием документов, отражающих обслуживающие и вспомогательные функции в силу их однородности и повторяемости в ряде объектов. В настоящее время говорить о достаточно полном поглощении информации о деятельности вспомогательных или обслуживающих предприятий не приходится. Возникает необходимость приема на хранение документов, отражающих типичные (однородные, повторяющиеся) функции организаций и предприятий.

 

Сохранение документов, отражающих особенности деятельности тех или  иных организаций и предприятий, остается задачей архивистов. Такими особенностями могут быть: уникальность деятельности, новизна продукции, товаров, услуг, конкурентоспособность, участие  в международных и региональных программах, трудовые, общественные традиции, стабильность существования, работа в  экстремальных условиях, особо важная роль в развитии определенной сферы деятельности в стране или на конкретной территории, преемственность указанных факторов для вновь созданных или преобразованных организаций.

 

Современные организации  и предприятия оцениваются также  с точки зрения масштаба деятельности (многопрофильность, объемы работ и  уставного фонда, состав учредителей  и участников, число работающих, межрегиональный характер деятельности); вида организации, предприятия, определяемого  его организационно-правовой формой. При этом учитывается - представляет ли оно объединение, созданное для  решения определенных задач, участвуют  ли в его деятельности иностранные  партнеры, обладает ли уникальной или  типичной структурой.

 

Следует подчеркнуть влияние  на применение критерия функционально-целевого назначения такого фактора, как форма  собственности, хотя современное архивное законодательство относит ценные документы (комплексы документов) негосударственных  организаций к составу Архивного  фонда России.

 

Критерий значения имеющейся  в документе информации в настоящее  время рассматривается с точки  зрения отбора уникальной и типичной информации, т.е. единичного и общего. Архивисты признают, что данный критерий не определяется через систему четких признаков, так как можно перечислить  сколько угодно тем, сторон жизни  общества. В 80-е годы были названы  общие (приемлемые и сейчас) признаки данного критерия: функция документа, значимость отраженных в нем событий, явлений, уникальность, оригинальность или повторяемость информации, языковая ценность.

 

Функция документа - отражение  тех или иных функций учреждения, организации, предприятия - непосредственно  связана с видом документа  и его содержанием. Документирование определенной функции управления (сбор информации, ее анализ, принятие и информирование о решении) осуществляется документами  определенных видов, по которым можно  судить о стадии рассмотрения вопроса  и полноте информации о нем. При  этом пометы, визы, резолюции являются элементами содержания, характеризуя порядок подготовки, рассмотрения и  исполнения документа. Ранее значение информации документа связывали  со значением функций учреждения, организации, предприятия. В указанной  выше интерпретации данное положение  сохраняется, но можно рассматривать  и самостоятельный критерий значения документируемой функции организации.