Становление и развитие экспертизы ценности документов

 

Росархив разработал примерные  положения об экспертной и центральной  экспертной комиссиях. Эти документы  служат основой для составления  положений об экспертных комиссиях  конкретных организаций и предприятий. Конкретное положение об экспертной комиссии утверждается руководителем  организации.

 

Назначение экспертных комиссий заключается:

 

·  в организации и  проведении экспертизы ценности документов на стадии делопроизводства при составлении  номенклатуры дел и в процессе формирования дел;

 

·  организации и проведении экспертизы ценности документов при  подготовке их к передаче в архив  организации;

 

·  в организации и  проведении отбора и подготовке документов к передаче на постоянное хранение в государственный или муниципальный  архив.

 

Для этого экспертные службы организаций осуществляют широкие  функции, определенные Основными правилами  работы архивов организаций. В их состав входит:

 

·  организация ежегодного отбора дел для хранения и уничтожения;

 

·  рассмотрение и принятие решения об одобрении (утверждении):

 

·  проектов номенклатур  дел организации (сводной и по структурным подразделениям);

 

·  описей дел постоянного  и временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе по личному составу, подлежащих передаче в архив организации;

 

·  описей на дела, подлежащие передаче на государственное хранение в соответствии с договором, заключаемым  с учреждением Государственной  архивной службы. Эти описи должны затем направляться на утверждение  экспертно-проверочной комиссии соответствующего архивного учреждения;

 

·  актов о выделении  к уничтожению дел, не подлежащих дальнейшему хранению;

 

·  подготовка предложений  об изменении сроков хранения отдельных  категорий документов, установленных  перечнями, и об определении сроков хранения.

 

Также экспертные комиссии совместно со службой делопроизводства и заведующим архивом осуществляют контроль за формированием дел в делопроизводстве и качеством подготовки документов к передаче в архив организации; оказывают методическую и практическую помощь работникам организации по вопросам экспертизы ценности документов, подготовки номенклатур дел, описей, актов и т. п.

 

Экспертная комиссия создается  по приказу руководителя организации. В нее обычно включается не менее  трех наиболее квалифицированных работников, имеющих большой опыт работы, хорошо знающих структуру, деятельность, делопроизводство и состав документации данной организации. Обязательно в состав комиссии входит руководитель архива или должностное  лицо, ответственное за архив. Председателем  ЭК должен быть один из руководителей организации, курирующий вопросы делопроизводства и архива.

 

Решения экспертной комиссией  принимаются коллегиально большинством голосов на заседаниях, которые проводятся в соответствии с утвержденным планом работы ЭК и по мере необходимости.

 

Заседания ЭК протоколируются. Протоколы заседаний подписывают председатель и секретарь комиссии. Решения комиссии вступают в силу только после утверждения их руководителем организации.

 

Если протоколы ЭК содержат решения об одобрении проектов типовых и примерных номенклатур дел и об изменении сроков хранения документов, которые установлены типовыми и ведомственными перечнями или типовыми и примерными номенклатурами дел, они должны вначале передаваться на рассмотрение ЭПК соответствующего архивного учреждения и только после этого утверждаться руководителем организации.

 

Ведомственные экспертные службы осуществляют довольно широкие функции. Рассмотрим основные из них. Так, ЦЭК определяет порядок, а ЭК организует и проводит совместно с делопроизводственной сферой и архивом отбор документов учреждения для дальнейшего хранения и к уничтожению. Они рассматривают и выносят решения об одобрении и представлении на утверждение в установленном порядке:

 

·  графиков по подготовке и передаче документов на государственное  хранение;

 

·  сводных описей дел (годовых разделов) постоянного и  описей дел долговременного (свыше 10 лет) хранения;

 

·  перечней, проектов, проблем (тем) научно-технической документации постоянного хранения;

 

·  актов о выделении  к уничтожению находящихся в  архиве учреждения документов, сроки хранения которых истекли.

 

И ЦЭК, и ЭК рассматривают предложения об изменении сроков хранения отдельных документов, установленных действующими перечнями, и определении сроков хранения документов, не предусмотренных перечнями, и выносят решения на утверждение соответствующего архивного учреждения.

 

Ведомственные экспертные службы принимают участие в подготовке и рассмотрении номенклатур дел  структурных подразделений и  сводной по учреждению.

 

ЦЭК организует инструктаж и консультации для членов ЭК структурных подразделений, участвует в подготовке и проведении мероприятий по повышению деловой квалификации работников сфер делопроизводства и архива.

 

Одной из важнейших функций  ЦЭК является разработка методических вопросов экспертизы ценности и организации  документов в делопроизводстве. Она  разрабатывает и представляет на утверждение архивного учреждения проекты инструкций по делопроизводству, классификаторов, ведомственных перечней документов и других нормативно-методических пособий. ЭК, как правило, принимает участие в их подготовке и рассмотрении.

 

ЦЭК (ЭК) наделена и большими правами. Так, в пределах своей компетенции она дает рекомендации, указания ответственным за делопроизводство по вопросам организации в нем документов, экспертизы их ценности, упорядочения, оформления и подготовке дел к передаче на постоянное хранение. ЦЭК (ЭК) имеет право запрашивать у работников делопроизводственных служб письменные объяснения о причинах утраты документов и дел, подлежащих передаче на государственное хранение, требовать розыска недостающих дел. Она принимает участие в организации проведения проверок состояния делопроизводства и архива. Экспертные органы систематически информируют руководство организации по вопросам, относящимся к их компетенции.

 

ЦЭК (ЭК) проводит заседания по мере необходимости, но не реже двух раз в год. Ее решения принимаются большинством голосов. Заседания комиссии протоколируются. Ведение делопроизводства ЦЭК (ЭК) и хранение ее документов возлагаются на секретаря комиссии.

 

2.2 Порядок проведения  и оформления результатов экспертизы  ценности документов

 

 Экспертиза ценности  документов проводится ежегодно. Ее осуществляют работники службы  документационного обеспечения  управления совместно с экспертной  комиссией под методическим руководством  сотрудников архива организации.

 

В процессе экспертизы производится:

 

·  отбор дел постоянного  и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив;

 

·  отбор дел, которые  должны храниться временно в структурных  подразделениях;

 

·  выделение к уничтожению  дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.

 

·  Одновременно проверяются  качество номенклатуры дел, правильность установления сроков хранения документов.

 

Таким образом, в результате проведения экспертизы ценности выделяются четыре группы документов с различными сроками хранения:

 

·документы, подлежащие постоянному  хранению в государственных архивах;

 

·документы, подлежащие временному хранению (свыше 10 лет) в архиве организации;

 

·документы, подлежащие временному хранению (до 10 лет) в структурных  подразделениях;

 

·документы, подлежащие уничтожению  в связи с истечением срока  хранения.

 

При отборе названных категорий  дел анализируется фактическое  содержание документов, находящихся  в деле. Не допускается определение  ценности документов и сроков их хранения только по заголовкам дел, включенных в номенклатуру.

 

Особенно внимательно  следует подходить к документам постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения. Их отбор осуществляется путем полистного просмотра документов. Только так можно выявить ошибки, допущенные при формировании дел, и отделить документы с постоянным сроком хранения от документов временного хранения.

 

Так же полистно просматриваются  дела с отметкой «ЭПК». Это позволяет  выявить документы, подлежащие постоянному  хранению. Дела, содержащие такие документы, должны быть переформированы: документы с постоянным и временными сроками хранения формируют в самостоятельные дела либо присоединяют их к уже сформированным делам с однородными документами. Сроки документов временного хранения уточняют по перечням документов или по номенклатуре дел организации. Окончательное решение о сроках хранения дел с отметкой «ЭПК» принимает экспертно-проверочная комиссия архивного учреждения.

 

По результатам экспертизы ценности документов составляется ряд  документов:

 

·  опись дел постоянного  срока хранения;

 

·  опись дел временного (свыше 10 лет) хранения;

 

·  опись дел по личному  составу;

 

·  акт о выделении  к уничтожению дел, не подлежащих хранению.

 

По описям соответствующие  дела передаются в архив организации. Документы временного (до 10 лет) хранения могут в архив не передаваться. Они хранятся либо в службе документационного  обеспечения организации, либо в  структурных подразделениях и по истечении срока хранения уничтожаются в установленном порядке.

 

Описи рассматриваются на заседании ЭК и утверждаются руководителем организации. Описи дел постоянного хранения утверждаются ЭПК архивного учреждения, описи дел по личному составу согласовываются с ней.

 

Одновременно с описями  дел на заседании ЭК рассматриваются и акты о выделении к уничтожению Дел с истекшими сроками хранения. Организация имеет право уничтожать дела, включенные в акт, только после того, как ЭПК утвердит опись дел постоянного хранения.

 

В акт включают дела, срок хранения которых истек к 1 января года, в котором акт составляется. Например, если в 1999 г. было сформировано дело, имеющее срок хранения 3 года, оно включается в акт, составленный в 2003 г. (в этом случае срок хранения дела истек к 1 января 2003 г.). Акт составляется на дела всей организации. Если в него входят дела нескольких структурных подразделений, то перед группой заголовков дел каждого подразделения указывается его название. Однородные дела вносятся в акт под одним общим заголовком с указанием количества дел.

 

Акт о выделении к уничтожению  дел составляется по унифицированной  форме. Он подписывается должностным  лицом, проводившим экспертизу ценности документов, и после утверждения  ЭПК архивного учреждения описи  на дела постоянного хранения утверждается руководителем организации.

Глава 3. Становление  и развитие экспертизы ценности документов

 

Методика экспертизы складывалась в течение длительного периода  времени. Основы начали закладываться  в ХIV-ХVШ вв. Более бурное развитие экспертиза получила в XIX в. и окончательно сформировалась в XX в.

 

Проблема сохранения документов законченных делопроизводством  возникла еще в период древнерусского государства. Однако в этот период еще  рано говорить об экспертизы ценности документов как таковой. Отбор документов происходил по политическом или экономическим мотивам. Большое достижение делопроизводства этого периода это мысль о необходимости сохранения документов законченных делопроизводством. В рассмотренный период отсутствовали какие-либо единые требования к отбору документов после окончания их делопроизводством.

 

В ХVШ - ХIХ вопросы экспертизы ценности связаны с деятельностью Н.В. Калачова. Калачов выступал резко против бездумного уничтожения документов. Он предложил создать комиссии для отбора документов. В первой половине XIX в. экспертиза ценности рассматривалась в основном как средство определения практического и справочного значения материалов. О научной ценности источников вопрос поднимался лишь в единичных случаях. Калачов впервые сформулировал две основные задачи экспертизы ценности: выяснение справочного значения материалов в текущих архивах и научного значения в исторических. Для более верного определения исторической значимости документов Калачов предлагал включать в разборочные комиссии местных краеведов. Сама идея Калачова о создании комиссий для отбора документов предназначенных для хранения была прогрессивной. С их помощью привлекались силы общественности к разработке местных материалов, которые были необходимы для изучения многих важных вопросов. Однако отсутствие определенных критериев для отбора документов, малая заинтересованность большинства учреждений в подобной деятельности редко приводила к желаемым результатам. В целом деятельность Калачева была важной вехой в развитии экспертизы ценности документов. Однако, как отмечают современные исследователи, в пылу полемики Калачев порой терял чувство реального. Например, нельзя признать обоснованным его требование при проведении экспертизы просматривать единицу хранения «от листа до листа». Спорен тезис Калачева о том, что нельзя уничтожать секретные материалы. В них, как известно, было немало бумаг, не имеющих ни научной, ни практической ценности. В тоже время представляют интерес его рекомендация не уничтожать документы, не подлежащие хранению, а продавать их с публичных торгов, так как эти материалы все-таки «нельзя признать бесполезными и в ученом отношении вполне негодными». Обоснованно его мнение о том, что дублетные источники вместо уничтожения целесообразно передавать в библиотеки и другие хранилища. Важное значение имел тезис, что материалы нельзя уничтожать до их сдачи в архивы. Основываясь именно на нем, в период с 1875 по 1885 г. удалось временно приостановить уничтожение источников ведомствами. Описание дел в это время достигло определенных успехов. У законченных делопроизводством комплексов материалов справочники (описи и алфавиты) порой отсутствовали или были выполнены очень примитивно, не раскрывали содержание источников, часто содержали ошибки и описки. Хаотическое состояние материалов и низкий уровень справочного аппарата затрудняли дальнейшую работу с данными источниками и приводили к ошибкам в оценке ценности материалов.