Современные материальные носители документированной информации

Современные материальные носители документированной  информации 

  Оглавление 

  Введение

  1. Документированная информация как  ресурс управления

  1.1 Понятие и характеристика документированной  информации

  1.2 Свойства документированной информации

  2. Характеристика материальных носителей  информации

  2.1 Носитель информции как материальная составляющая документа

  2.2 Классификация документов на  современных носителях информации

  2.3 Форма материального носителя  электронной документированной  информации

  3. Функциональная сущность современных носителей документированной информации

  3.1 Оптические (лазерные) носители информации

  3.2 Магнитные носители информации

  3.3 Перфорированные носители информации

  3.4 Микрографические носители информации

  Заключение

  Библиографический список 

  ВВЕДЕНИЕ 

  Актуальность  темы курсовой работы заключается в  том, что понятие "документированная  информация" основано на двуединстве информации (сведений) и материального носителя (в виде символов, знаков, букв, волн и т. д.). В результате документирования происходит как бы материализация и овеществление сведений. Информация "закрепляется" на материальном носителе или даже "привязывается" к нему и тем самым обособляется от создателя информации.

  В итоге  мы получаем в качестве документированной  информации книгу, статью в журнале, сборник статей, фонд документов, банк данных или иной массив документов (данных) на бумажном, машиночитаемом и  иных носителях.

  Документированная информация составляет основу управления, его эффективность в значительной степени базируется на производстве и потреблении информации. В современном  обществе информация стала полноценным  ресурсом производства, важным элементом  социальной и политической жизни  общества. Качество информации определяет качество управления, поскольку информация, как кровеносная система, пронизывает  все органы управления, обеспечивая  их энергетическим потенциалом и  приводя в целенаправленное движение.

  Информация  фиксируется в документах, которые  придают ей организационную форму  и перемещают ее во времени и пространстве. Документы и документная информация лежат в основе управленческих решений  и являются их материальным воплощением, обеспечивают юридической силой  и тем самым способствуют их исполнению.

  Высокую степень  актуальности имеет в настоящее  время именно документированная  информация (документ). Документы при  формировании единого информационного  пространства органов федерального, регионального и местного уровней  циркулируют довольно активно (в  последнее время – больше в  электронном формате).

  Современное состояние документальной среды  обусловлено не только социально-экономическими преобразованиями, но и развитием  информационных технологий. Большое значение в современном управлении приобретают компьютерные технологии и средства, обеспечивающие на базе действующего законодательства и других правовых норм оперативность фиксации, сбора, обработки, поиска и передачи информации, надежность ее хранения, удаленный доступ, предоставление информации в нужное время, на нужном носителе и в нужной форме, с учетом психологических и эргономических требований.

  Документирование  информации позволяет зафиксировать  ее на определенном носителе, придать  ей необходимую организационную  форму, удостоверить подлинность и  юридическую силу, снабдить необходимыми реквизитами для ее идентификации  в целях поиска и использования, а также осуществить полноценную  информационную поддержку управленческих процессов и накопить информационный ресурс в целях развития организации  и сохранения индивидуальной памяти о ней во времени и пространстве. Исходя из этого, изучение документа как формы организации и представления информации в процессах управления имеет важное самостоятельное научное и практическое значение.

  Открывшийся доступ к мировым информационным ресурсам, переход на электронные  документирование, хранение и передачу документов, т.е. переход на принципиально  новые способы организации информации и доступа к ней, ставят перед  документоведением, архивоведением, документалистикой и другими научными дисциплинами, имеющими в качестве объекта исследования документ, принципиально новые научные и прикладные проблемы.

  Целью курсовой работы является исследование научной  проблемы управления документацией  в условиях новых информационных технологий.

  Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:

  1. Дать определение  понятию документированной информации.

  2. Проанализировать  свойства документированной информации.

  3. Раскрыть  материальную составляющую документа.

  4. Рассмотреть  документы на различных современных  носителях информации, описать их  типы и дать характеристику.

  Источниковая база: нормативно-правовые акты федеральных органов власти по вопросам информатизации, архивного дела, управления документацией, делопроизводства. Системообразующим актом в этой области является Федеральный закон «Об информации, информатизации и защите информации». Он определяет правовой режим документирования информации, право собственности на отдельные документы и отдельные массивы документов в информационных системах, категории информации по уровню доступа к ней, порядок правовой защиты информации.

  Историография. Понятие «документ» ввёл известный  бельгийский учёный, основоположник документации – науки и практики Поль Отле (1868-1944). Советские документалисты и информатики ограничили содержание документа обязательными атрибутивными элементами: наличие информации и материального носителя (Г.Г. Воробьев). В 1960-е годы А.И. Михайлов, А.И. Черный и Р.С. Гиляревский, помимо названных, вводят функциональный признак документа. Согласно их определению, документ — это материальный объект, содержащий закрепленную информацию, специально предназначенный для ее передачи в пространстве и времени.

  В России в  начале 1990-х годов практически  одновременно, уточняя смысл понятия  «документ», О. П. Коршунов (библиографоведение), А. В. Соколов (информатика), Ю. Н. Столяров (библиотековедение) предложили трактовать его как материальный объект – носитель социальной информации.

  Структура работы: введение, 3 главы, заключение, библиографический список.

  1. Документированная  информация как ресурс управления 

  1.1 Понятие  и характеристика документированной  информации 

  Современная организация трактуется как сложное, комплексное образование. Большая  часть организаций представляет собой открытые системы, целостные, состоящие из многочисленных взаимосвязанных  частей, тесно переплетающихся с  внешним миром. Каждая организация  имеет внутрен нюю и внешнюю среду.

  Внешние и  внутренние источники информации, которые  оказывают влияние на организацию, образуют ее информационную среду. На ее основе в процессе деятельности организации возникает информационная инфраструктура как специальная  система жизнеобеспечения, предлагающая пользователям соответствующую  информацию. Центральную роль в этой инфраструктуре играет документированная  информация. Другими ее элементами являются информационная технология и  информационный персонал.

  Информационная  инфраструктура организации представляет собой сложную систему, сочетающую структурированную и неструктурированную  информацию, информационные процессы, протекающие во взаимодействии с  внешней средой организации и  охватывающие информационные потоки, призванные объединить все уровни управления, включая рабочие места, в эффективно действующий на базе созданных информационных ресурсов механизм достижения целей  организации.

  Отношение к информации как ресурсу означает, что по аналогии с другими ресурсами (финансы, оборудование, материалы, технологии, персонал) должен быть создан механизм управления информационными ресурсами, сформированы соответствующие структуры, выработаны новые технологии. Одной  из важных характеристик информационного  ресурса являются его качество, степень  полноты для удовлетворения совокупных информаци онных потребностей организации.1

  Согласно  Федеральному закону «Об информации, информатизации и защите информации»  под информационными ресурсами  понимаются отдельные документы  и отдельные массивы документов, документы и массивы документов в информационных системах (библиотеках, архивах, фондах, банках данных, других информационных системах). Обязательным условием включения информации в  информационные ресурсы является документирование информации.

  Таким образом, документ является первичной основой  информационных ресурсов.

  Понятие «документ» используется во многих областях знаний и связано с предметом их исследований.

  Для историка документ ценен прежде всего той информацией о прошлом, которую он заключает в себе, причем не только в содержании, но и во внешнем виде - почерке, химическом составе бумаги, водяных знаках и т. п. Такое внимание к форме имеет для историка как эмоциональный ("дух времени"), так и практический смысл. Ему приходится иметь дело с документами разных эпох, а внешние особенности достаточно точно отражают время, а порой и обстоятельства их создания. Отсюда и толкование документа, прежде всего как материального носителя с зафиксированной на нем информацией о прошлом.

  В делопроизводстве нужно, прежде всего, обеспечивать быстрое  нахождение документа, а также проследить в случае необходимости его маршрут  по инстанциям, включая его создание, согласование, исправление, снабжение  визами, учетными номерами и пр. Кроме  того, важно быть уверенным, являлось ли действительным создателем документа  то учреждение или должностное лицо, которое значится его автором. Отсюда особое внимание к официальным реквизитам: бланку установленного образца, подписи, печати, регистрационным номерам. Документ понимается в первую очередь как  официальная информация с реквизитами, позволяющими ее аутентифицировать  и учитывать.

  У архивиста  основные задачи - сохранить документы  в целости и обеспечить учет, чтобы  при необходимости выдать их пользователю (тому же историку). Содержание документа  и его внешняя форма интересуют архивиста лишь постольку, поскольку  они представляют ценность для его  клиентов. Функция учета объединяет архивиста с делопроизводителем, но в другом их миссии различаются: архивист обязан сохранить и сам  документ, и реквизиты неизменными в том виде, в каком они поступили в архив. Поэтому он склонен трактовать документ как помещенный на хранение материальный носитель с идентифицируемой информацией, имеющей потребительскую ценность.

  Юрист, как  и историк, является потребителем документов, хранимых в архиве. Но его они  интересуют в случае конфликта, участники  которого преследуют противоположные  интересы. В этом случае критическое  значение приобретает вопрос о подлинности. Поэтому юридическая ценность документа  тем выше, чем труднее его подделать  или исказить. Сам документ для  юриста - это, прежде всего информация, подлинность которой удостоверена и не может быть оспорена.

  Наконец, для  специалиста в области информационных технологий информация - это товар, который он должен доставить по назначению, а также предоставить пользователю возможность свободно обращаться с  этим товаром, быстро и эффективно изменять его или, наоборот, обеспечивать неизменность и надежную сохранность. Само понятие "документ" употребляется здесь, скорее, по традиции и выполняет  чисто учетную функцию. В любом  случае документ предстает как целостная  и транспортабельная совокупность (порция) информации. Такое понимание  ближе всего к делопроизводственному, но довольно далеко от исторического и юридического.

  Возможность создания документов с помощью компьютера сильнее всего ударила по традиционным представлениям, свойственные историкам  и архивистам, поскольку они предполагали связь документа с конкретным носителем. Эта связь потеряла смысл: документ создается в оперативной  памяти компьютера, сохраняется на его же жестком диске, а затем  в процессе обращения и хранения неоднократно перезаписывается на новые  носители разных типов. А поскольку  время и обстоятельства создания документа теперь не могут быть отражены в его форме, необходимо обеспечить их присутствие в содержании. Другими  словами, электронный документ должен иметь более широкий круг реквизитов (метаданных) по сравнению с бумажным.

  Юридическая трактовка документа также подверглась  испытанию, поскольку информационные технологии позволяют вносить в  текст изменения, не оставляющие  никаких следов на машинном носителе. Чтобы обеспечить достоверность  информации, нужны дополнительные меры: подсчет контрольной характеристики файла по определенным алгоритмам (вычисление хэш-функции) и снабжение документа  электронной цифровой подписью. При  этом все равно сохраняется потенциальная  возможность того, что защитные средства будут преодолены злоумышленником. Поэтому остро стоит вопрос о  степени их надежности