Современные материальные носители документированной информации

  Наконец, важным свойством документированной информации является её адекватность (определённость), т.е. соответствие отражённых в документе  фактов, событий, показателей самому объекту или явлению, а также  задаче конкретного документа. Можно, видимо, говорить лишь о степени  адекватности, поскольку любая информация содержит элемент неопределённости, особенно информация о будущем (планы, прогнозы).

  Помимо внешних, существуют внутренние свойства документированной информации. Они находят своё выражение в объёме информации, в её внутренней организации, структуре.

  Таким образом, свойства документированной информации - это качества, признаки которые  присущи документу вне зависимости  от того, осознаются они человеком  или нет. Свойства тесным образом  связаны с содержанием понятия  документа и его основными  функциями.

  2. Характеристика  материальных носителей информации 

  2.1 Носитель информации  как материальная  составляющая документа 

  Сама информация не выступает достаточным признаком  документа. Материальная составляющая — одно из двух необходимых и  обязательных слагаемых документа, без которого он существовать не может.

  Материальная  составляющая документа — это  его вещественная (физическая) сущность, форма документа, обеспечивающая его  способность хранить и передавать информацию в пространстве и времени.

  Материальную  составляющую документа определяет материальный носитель информации —  материальные объекты, в которых  сведения (данные) находят свое отражение  в виде символов, образов, сигналов, технических решений и процессов.

  Согласно  “ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения”, носитель документированной информации – это “материальный объект, используемый для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе в преобразованном виде”.

  Предназначенность документа для хранения и передачи информации в пространстве и времени  обусловливает его специфическую  материальную конструкцию, представленную в виде книг, газет, буклетов, микрофиш, фильмов, дисков, дискет и т. п.

  Эта специальная  конструкция обеспечивает выполнение документами их главной функции, давая возможность быть удобными для перемещения в пространстве, устойчивыми для хранения информации во времени, приспособленными для физиологических  возможностей чтения сообщения.

  Информация, содержащаяся в документе, обязательно  закреплена на каком-то специальном  материале (бумага, кино-, видео-, аудио-, фотопленка и т. п.), имеющем определенную форму носителя (лента, лист, карточка, барабан, диск и т. п.). Кроме того, информация всегда фиксируется каким-либо способом записи, предусматривающим наличие средств (краска, тушь, чернила, красители, клей и т п.) и инструментов (ручка, печатный станок, видеокамера, принтер и т. п.). 6

  Материальная  основа документа — совокупность материалов, использованных для записи сообщения (текста, звука, изображения) и составляющих носитель информации. В зависимости от материальной основы документы делятся на две большие  группы: естественные и искусственные. Искусственные в свою очередь  подразделяются на бумажные документы  и документы на небумажной основе — полимерные документы (полимерно-пленочные  и полимерно-пластиночные).

  Наиболее  массовым типом являются носители на бумажной основе. Большинство современных  документов, функционирующих в обществе, выполнены на бумажной основе или  заменителях бумаги. Их называют бумажными, т. е. имеющими бумажный носитель.

  В этих носителях  информация отображается в виде символов и образов. Такая информация отнесена к разряду документированной  информации и представляет собой  различные виды документов.

  К бумажным относятся деловые документы, научно-техническая  документация, книги, журналы, газеты, рукописи, карты, ноты, изоиздания, перфоленты, перфокарты и др.

  Бумага соответствует  многим требованиям: относительно проста в изготовлении, доступна, в меру прочна, достаточно долго хранится и позволяет легко фиксировать  информацию. Самое ценное качество бумаги — она позволяет тиражировать информацию. Массовое распространение  информации с помощью книгопечатания стало возможным лишь в результате промышленного изготовления бумаги.

  Появление искусственных носителей на полимерной основе (шеллак, полихромвинил, полупроводник, биомасса) пополнило видовое разнообразие документов, способных нести звуковую речь, музыку, движущееся и объемное изображение. Были созданы грампластинки, магнитные пленки, фото- и кинопленки, магнитные и оптические диски — материальные носители такой информации, которая не может быть зафиксирована на бумаге.

  К полимерно-пленочным  документам относятся: кинодокументы (кино-, диа-, видеофильм), фотодокументы (диапозитив, микрофильм, микрокарта, микрофиша), фонодокументы (магнитные фонограммы для записи изображения и звука), документы для использования в ЭВМ (перфоленты).

  Группу полимерно-пластиночных документов составляют: гибкий магнитный  диск, магнитная карта, гибкая и жесткая  грампластинка, оптический диск — как  жесткий, так и мягкий.

  Передача  документированной информации во времени  и пространстве непосредственно  связана с физическими характеристиками её материального носителя. Документы, будучи массовым общественным продуктом, отличаются сравнительно низкой долговечностью. Во время своего функционирования в  оперативной среде и особенно при хранении они подвергаются многочисленным негативным воздействиям, вследствие перепадов температуры, влажности, под влиянием света, биологических процессов и т.д.

  Поэтому не случайно проблема долговечности материальных носителей информации во все времена  привлекала внимание участников процесса документирования. Уже в древности  наблюдается стремление зафиксировать  наиболее важную информацию на таких  сравнительно долговечных материалах, как камень, металл.

  В процессе документирования наблюдалось стремление использовать качественные, стойкие  краски, чернила.

  Однако, решая  проблему долговечности, человек сразу  же вынужден был заниматься и другой проблемой, заключавшейся в том, что долговечные носители информации были, как правило, и более дорогостоящими. Поэтому постоянно приходилось  искать оптимальное соотношение  между долговечностью материального  носителя информации и его стоимостью. Эта проблема до сих пор остаётся весьма важной и актуальной.

  Наиболее  распространённый в настоящее время  материальный носитель документированной  информации – бумага – обладает относительной дешевизной, доступностью, удовлетворяет необходимым требованиям  по своему качеству и т.д. Однако в  то же время бумага является горючим  материалом, боится излишней влажности, плесени, солнечных лучей, нуждается  в определённых санитарно-биологических  условиях. Использование недостаточно качественных чернил, краски приводят к постепенному угасанию текста на бумаге.

  В конце 20-го века с развитием компьютерных технологий и использованием принтеров для  вывода информации на бумажный носитель вновь возникла проблема долговечности  бумажных документов. Дело в том, что  многие современные распечатки текстов  на принтерах водорастворимы и выцветают. Более долговечные краски, в частности, для струйных принтеров, естественно, являются и более дорогими, а значит – менее доступными для массового потребителя. Материальные носители документированной информации требуют, таким образом, соответствующих условий для их хранения.

  Таким образом, под материальной составляющей документа  имеют в виду: 1) материальную основу документа; 2) форму носителя информации и 3) способ документирования или записи информации.

  Носители  информации самым тесным образом  связаны не только со способами и  средствами документирования, но и  с развитием технической мысли. Отсюда – непрерывная эволюция типов  и видов материальных носителей.

  Классификация документов на современных  носителях информации 

  Информатизация  общества, бурное развитие микрографии, компьютерной техники и проникновение  ее во все сферы человеческой деятельности определили появление документов на небумажных носителях информации.

  Эти документы  в отличие от традиционных, т. е. бумажных, как правило, требуют для воспроизведения  информации использования технических  средств. К этой группе принадлежат  документы в виде фильмов, микрофиш, звуковых магнитных записей, а также  в виде дискретных носителей для  компьютерного чтения (дисков, дискет) и т. п.

  Носители  информации на перфолентах, перфокартах, магнитных и оптических носителях, а также прочие документы, предназначенные  для перевода на другую языковую систему, принято относить к группе матричных  документов. Документы на эти носителях информации, как правило, не поддаются непосредственному восприятию, считыванию.

  Информация  хранится на машинных носителях, а часть  документов создается и используется непосредственно в машиночитаемой форме.

  По предназначенности  для восприятия рассматриваемые  документы относятся к машиночитаемым. Это документы, предназначенные для автоматического воспроизведения находящейся в них информации. Содержание таких документов полностью или частично выражено знаками (перфорация, матричная магнитная запись, матричное расположение знаков, цифр и т. п.), приспособленными для автоматического считывания. Информация записывается на перфорационных картах или лентах, магнитных лентах, картах, дискетах, специальных бланках и подобных носителях.

  Документы на современных носителях информации относятся к классу технически-кодированных, содержащих запись, доступную для  воспроизведения только с помощью  технических средств, в том числе  звуковоспроизводящей, проекционной аппаратуры или компьютера.

  Из всего  массива существующих документов рассматриваемая  группа выделяется по способу записи и считывания информации. В соответствии с этим признаком документы на новейших носителях информации делят  на:

  • документы  на перфорированных носителях информации (перфорированные документы), в состав которых входят перфокарты, перфоленты, апертурные карты;

  • документы  на магнитных носителях информации (магнитные документы), в состав которых  входят магнитные ленты, магнитные  карты, магнитные диски гибкие (дискеты) и жесткие, а также видеодиски;

  • документы  на оптических носителях информации (оптические документы), группу которых  составляют микрографические документы (микрофильмы, микродиски, микрокарты) и оптические диски;

  • документы  на голографических носителях информации (голографические документы). К ним  относят голограммы.

  По характеру  связи документов с технологическими процессами в автоматизированных системах различают:

  • машинно-ориентированный  документ, предназначенный для записи и считывания части содержащейся в нем информации средствами вычислительной техники (заполненные специальные  формы бланков, анкет и т. п.);

  • машиночитаемый документ, пригодный для автоматического  считывания содержащейся в нем информации с помощью сканера (текстовые, графические  и другие виды записи, почтовый индекс);

  • документ на машиночитаемом носителе, созданный  средствами вычислительной техники, записанный на машиночитаемый носитель: магнитную  ленту (МЛ), магнитный диск (МД), дискету, оптический диск и т. п. — и оформленный  в установленном порядке;

  • документ-машинограмма (распечатка), созданный на бумажном носителе с помощью средств вычислительной техники и оформленный в установленном порядке;

  • документ на экране дисплея, созданный средствами вычислительной техники, отраженный на экране дисплея (монитора) и оформленный  в установленном порядке;

  • электронный  документ, содержащий совокупность информации в памяти вычислительной машины, предназначен ный для восприятия человеком с помощью соответствующих программных и аппаратных средств. 

  2.3 Форма материального  носителя электронной  документированной  информации 

  Научно-технический  прогресс привел к появлению так  называемой электронной документации. Ее специфика заключается в том, что человек не может воспринять электронный документ в том физическом виде, в каком он зафиксирован на носителе.

  Кроме того, электронные документы находятся  в прямой зависимости от информационных технологий, которые имеют необратимую  тенденцию изменяться и устаревать по мере научно-технического прогресса  в области техники и программного обеспечения. В этой связи велика опасность утраты доступа к таким  документам через определенный промежуток времени.