Составление и оформление справок, докладных и служебных записок

     Докладная записка может иметь заголовок, который кратко раскрывает содержание документа. Он формулируется по общим  правилам составления заголовков к  документам: с помощью предлога «о/об»  и отглагольного существительного в предложном падеже.

     Резолюция руководителя, рассмотревшего докладную  записку (внутреннюю), будет основанием для принятия каких-либо мер, издания  документов, проведения мероприятий.

     Разновидностью  докладной записки являются представления. Они используются обычно при документировании кадровой деятельности, и составляется руководителем структурного подразделения в адрес руководства организации. Представления составляют в случаях поощрения работников, наложения взысканий, проведения аттестации.

     Другой  разновидностью докладной записки являются служебные записки. Они широко применяются в практике работы современных управленческих структур самых разных уровней и организационно-правовых форм с той же целью, что и докладные записки. Однако следует отметить, что служебная записка – документ, не имеющий официального статуса. Ни в одном нормативно-методическом документе, регламентирующем состав видов управленческих документов, этот документ не предусмотрен.⁸

     Если  имеются приложение к докладной записке, то отметка о нем делается до оформления подписи.

     Форму докладной записки см. в приложении №1.

     Пример  оформления докладной записки см. в приложении №2. 
 
 
 
 

2.  Объяснительная записка

 

   Объяснительная  записка – внутренний документ, составляемый для пояснения отдельных положений выполненной работы (проекта, отчета, разработки). По своему оформлению объяснительные записки отличаются от докладных тем, что не содержат выводов и предложений.

     Разновидностью  объяснительных записок являются документы, составляемые работниками организации по указанию прямых или вышестоящих руководителей по отношениям, возникающим в процессе производственной и трудовой деятельности. Обычно их составляют при возникновении нештатных ситуаций, нарушениях трудовой и производственной дисциплины, проступках и др.

     Объяснительная  записка такого рода обычно пишется  от руки, адресуется руководителю, который  ее потребовал. Датой объяснительной записки будет дата ее составления. Текст объяснительной записки должен содержать описание фактов, послуживших поводом к ее написанию, и аргументы, объясняющие происшествие, смягчающие проступок служащего или подтверждающие какие-то факты. При оформлении подписи указывается должность, личная подпись, инициалы и фамилия.⁹

     Объяснительная записка издается на стандартном листе бумаги. Формуляр объяснительной записки может содержать: наименование вида документа, дату, номер, адресат, текст документа, отметку о наличии приложения, подпись, визы согласования, резолюцию, отметку об исполнении и направлении его в дело.

     Текст объяснительной записки состоит  из двух частей – констатирующей и  основной. В констатирующей части  излагаются поступки автора, объясняются  мотивы этих поступков и сложившиеся  у автора обстоятельства. В основной части анализируется сложившаяся ситуация и описываются действия автора по определению этих обстоятельств. В приложениях могут приводиться документы, оправдывающие действия составителя документа и подтверждающие те, или иные обстоятельства.¹⁰

     Форму объяснительной записки см. в приложении №3.

     Пример  оформления объяснительной записки см. в приложении №4. 
 

3. Справка

 

     Справка – документ, содержащий описание или подтверждение фактов и событий, в том числе биографического или служебного характера.

     Справки бывают двух разновидностей: служебного и личного характера.

     Справки служебного характера представляются по запросу вышестоящих организаций, а также сторонних учреждений и организаций. Такие справки  оформляются на бланке и имеют  реквизиты: наименование организации, наименование вида документа, дату, регистрационный номер, место составления, адресат, заголовок к тексту, текст, подпись. Справки, направляемые в вышестоящие организации, заверяются печатью.¹¹

     Текст справки может состоять из нескольких разделов, пунктов. В него включают ссылку на период времени, к которому относятся включаемые в справку данные, а также ссылку на документы, послужившие основанием для составления справки.

     Справки личного характера, как правило, выдаются сотрудникам организаций  для подтверждения факта их работы, зарплаты, трудового стажа и др. Справка должна иметь следующие реквизиты: наименование организации, наименование вида документа, дата, регистрационный номер, текст, подпись, печать. Типовой состав информации справок личного характера позволяет использовать при их оформлении трафаретные тексты, в которых основная часть напечатана заранее, а переменные данные могут вноситься от руки или на пишущей машинке. Текст справки личного характера следует начинать с фамилии, имени и отчества работника в (именительном падеже). Не рекомендуется использовать архаичные обороты типа: «Настоящая справка дана…», «Настоящим подтверждается, что… действительно работает…» и т.д.

     Организация, в которую предоставляется справка, обязательно указывается в ее тексте.

     Пример  оформления справки см. приложение №5. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     ЗАКЛЮЧЕНИЕ 

     Управленческие  документы составляют основу документации организации. Они имеют универсальный  характер, создаются органами власти, коммерческими и государственными организациями. Управление предприятием неизбежно требует создание многих видов управленческих документов, без которых невозможно решать задачи планирования, финансирования, кредитования, бухгалтерского учета и отчетности, оперативного управления, кадрового обеспечения деятельности предприятия и т.п.

     Так, коллегиальная деятельность учредителей  предприятия фиксируется в протоколах; распорядительная деятельность директора  – в приказах и распоряжениях  по основной деятельности и по личному  составу; работа ревизионных комиссий – в актах; производственно-хозяйственная деятельность – в договорах, контрактах; информационная деятельность – в справках, записках. Именно документы, т.е. зафиксированная на материальном носителе информация, имеющая юридическую силу, служат основным доказательством того или иного факта при решении хозяйственных споров с партнерами по бизнесу в арбитражном суде или при рассмотрении трудовых конфликтов с работниками предприятия в народном суде.

     В данной работе были рассмотрены информационно-справочные документы, конечно не столь важные как распорядительная документация, но все равно имеющая какое-то значение для организации. Т.е. простой работник может предложить что-то новое, какие-либо дополнения в управленческую деятельность посредством написания докладных записок руководителю. Очень важно правильно оформить такие документы, и знать основные требования к их составлению.

     Таким образом, знание вопросов современного документирования управленческой деятельности поможет предпринимателю работать без внешних и внутренних конфликтов, сосредоточив внимание на решение задач производственно-хозяйственной деятельности, конкурентной борьбы, получения максимальной прибыли, развития предприятия. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     ПРИЛОЖЕНИЕ  №1

     Форма докладной записки 

Наименование                                                         Адресат

структурного

подразделения 
 

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА                                РЕЗОЛЮЦИЯ 

00.00.0000           № 00 

Заголовок

                                  

                                         

                                             ТЕКСТ            
 
 
 
 
 

Наименование должности        Личная подпись             Расшифровка подписи 

             
 
 
 
 
 
 
 

В дело № 00-00

Личная подпись 00.00.0000 

ПРИЛОЖЕНИЕ  №2 

Пример  докладной записки 
 

Бухгалтерия                                                                      Директору

                                                                                           ООО «ПОЛИМЕР»

                                                                                           И.К. Савельеву

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА 

2005. № 3

 
 

О применении штрафных

санкций 
 
 

     Предлагаю применить штрафные санкции к  московскому филиалу ЗАО «Спецоснастка», задерживающему в течении двух месяцев  оплату поставленной продукции, несмотря на неоднократные письменные напоминания. 
 
 
 
 
 
 

Гл. бухгалтер                         Журавлева                       М.П. Журавлева 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

ПРИЛОЖЕНИЕ  №3 

Форма объяснительной записки 
 

Наименование                                                         Адресат

структурного

подразделения 
 

ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ  ЗАПИСКА                                РЕЗОЛЮЦИЯ 

00.00.0000                          № 00 
 

                                  

                                         

                                             ТЕКСТ            
 
 
 
 
 

Наименование  должности        Личная подпись             Расшифровка подписи 

             
 
 
 
 
 
 
 
 

В дело № 00-00

Личная подпись 00.00.0000

ПРИЛОЖЕНИЕ  №4 

Пример  объяснительной записки 
 
 

Отдел маркетинга                                                          Директору

                                                                                         ООО «КОНСУЛЬТАНТ»

                                                                                         М.П. Устиновой

ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ  ЗАПИСКА 

2005. № 5

 

Об опоздании  на работу 
 

      28.09.2005 я опоздал на работу на 45 мин.  из-за транспортной аварии. Справку,  выданную автотранспортным предприятием, прилагаю. 
 
 
 
 

Менеджер                                      Юдин                                            М.И. Юдин 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

ПРИЛОЖЕНИЕ  № 5 

Пример  справки 
 

ЗАО «ОРГКОМПЛЕКТ»                                             Директору

Московский филиал                                                     ЗАО «ОРГКОМПЛЕКТ»