Порядок составления служебных документов

Содержание

1. Понятие реквизита. Полный список реквизитов..............................................3

2. Порядок оформления дел. Сдача дел в архив...................................................7

3. Протокол.............................................................................................................14

Список литературы................................................................................................15 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

1. Реквизиты - обязательные элементы оформления служебного документа.

       Состав  реквизитов насчитывает 29 наименований и приведен в государственном  стандарте (Полный список реквизитов по ГОСТ Р 6.30-97). Реквизиты располагаются  на документе каждого вида в строго определенном стандартом порядке. К  наиболее важным реквизитам документов, используемым в современной деловой практике относятся:

номера и наименования реквизитов даны по ГОСТ Р 6.30-97

и Изменению N 1 ГОСТ Р 6.30-97

03. эмблема организации  или товарный знак 

06. наименование  организации

07. справочные данные об организации

08. наименование  вида документа

09. дата документа

10. регистрационный  номер документа 

11. ссылка на  регистрационный номер и дату  документа

13. гриф ограничения  к доступу

14. адресат  

15. гриф утверждения  документа 

16. резолюция

17. заголовок к тексту

18. отметка о  контроле  (индекс предприятия  связи, почтовый адрес, телефон,  телеграфный адрес, факс, e-mail, название  банка и номер счета в банке).  

19. текст документа 

20. отметка о  наличии приложения 

21. подпись 

23. визы согласования документа

24. печать 

26. отметка об  исполнителе

27. отметка об  исполнении документа и направлении  его в дело

28. отметка о  поступлении документа в организацию

29. идентификатор  электронной копии документа

       Просматривая  этот список, можно сказать следующее: некоторые реквизиты остаются неизменными при оформлении разных документов одного предприятия - это эмблема организации, наименование организации и справочные данные об организации. Естественно, предприятие не меняет свое название или свой адрес каждый день или даже каждый год. Поэтому первые 3 реквизита из таблицы называются постоянными реквизитами. Все остальные реквизиты, фиксируемые при составлении конкретного документа, (нименование вида документа, дата документа и т.д.) на разных документах будут отличаться - поэтому их называют переменными реквизитами.

Полный список реквизитов документов.

При подготовке и оформлении документов используют следующие реквизиты:

01 - Государственный  герб Российской Федерации; 

02 - герб субъекта  Российской Федерации;

03 - эмблема организации  или товарный знак (знак обслуживания);

04 - код организации; 

05 - код формы  документа; 

06 - наименование  организации; 

07 - справочные  данные об организации; 

08 - наименование  вида документа; 

09 - дата документа; 

10 - регистрационный номер документа;

11 - ссылка на  регистрационный номер и дату  документа; 

12 - место составления  или издания документа; 

13 - гриф ограничения  доступа к документу; 

14 - адресат; 

15 - гриф утверждения  документа; 

16 - резолюция; 

17 - заголовок к тексту;

18 - отметка о  контроле;

19 - текст документа; 

20 - отметка о  наличии приложения;

21 - подпись; 

22 - гриф согласования  документа; 

23 - визы согласования  документа; 

24 - печать;

25 - отметка о  заверении копии; 

26 - отметка об  исполнителе;

27 - отметка об  исполнении документа и направлении  его в дело;

28 - отметка о  поступлении документа в организацию; 

29 - отметка для  автоматического поиска документа.  

Для изготовления бланков документов используют следующие  реквизиты:

01, 02, 03, 04, 05, 06, 07, 08, а также отметки для расположения реквизитов 09, 10, 11, 12, 14, 17, 18, 19. Возможно использование реквизита 19 при применении трафаретных текстов документов.

При оформлении документов используют следующие реквизиты:

09, 10, 11, 13, 14, 15, 16, 17, 18, 19, 20, 21, 22, 23, 24, 25, 26, 27, 28, 29. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

2. Порядок оформления  дел.

      Оформление  дела — это подготовка дела к  хранению в соответствии с установленными правилами.

      Оформление  дела предполагает комплекс работ по подшивке документов, нумерации листов, составлению заверительной надписи, составлению (в некоторых случаях) внутренней описи документов, внесению уточнений в реквизиты обложки дела: уточнение названия организации, делопроизводственного индекса и заголовка дела, даты дела и др.

      Оформление  дел начинается с момента их заведения  в делопроизводстве и завершается  в процессе подготовки к сдаче  в ведомственный архив. Оформление дел проводится работниками службы документационного обеспечения  организации и структурных подразделений. Оформление может быть частичное или полное. Дела временного хранения (до 10 лет) обрабатываются упрощенно (частично). Они остаются в скоросшивателях, листы не нумеруются и сдаются в архив по номенклатуре дел. Но дела могут и не сдаваться в архив, а храниться в структурных подразделениях для использования в справочной работе.

      Для учета количества листов в делах  постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения составляется заверительная  надпись. Она составляется на отдельном  листе-заверителе, который располагается в конце каждого дела. В ней цифрами и прописью указывается число пронумерованных листов дела и отдельно через знак «+» - число листов внутренней описи, если она есть.

      Составлять  заверительную надпись на обложке  дела или оборотной стороне последнего листа запрещается.

      Заверительная надпись пишется разборчиво. В  ней указываются дата составления, должность и фамилия составителя, который затем ставит свою подпись.

      После подшивки документов и нумерации  листов производится оформление обложки  дела. Требования к оформлению закреплены ГОСТ 17914-72.

      Если  дело начато в одной организации, а закончено в другой, на обложке  проставляются три даты: дата заведения  дела в одной организации, дата поступления  дела в другую организацию и дата окончания дела во второй организации.

      Важным  реквизитом обложки дела является указание количества листов в деле, которое  проставляется на основании заверительной  надписи дела.

      Срок  хранения проставляется на обложке  дела по номенклатуре дел организации  после сверки ее с ведомственным перечнем документов с указанием сроков хранения или после уточнения срока хранения по решению ЭК организации. На делах постоянного хранения пишется: «Хранить постоянно».

      Архивный  шифр дела оформляется, как правило, в архиве организации. В нем указываются  номер фонда, номер описи и номер дела.

       Составление описей дел.

        На дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения составляются описи дел. Составление описи — это завершающий этап работы с документами в делопроизводстве.

      Опись дел — это архивный справочник, представляющий собой систематизированный перечень заголовков дел и предназначенный для раскрытия состава и содержания дел, закрепления их систематизации внутри фонда и учета дел.

      Опись дел одновременно является учетным  документом и основным видом научно-справочного аппарата к документам, обеспечивающим оперативный поиск документов. Таким образом, опись является учетным документом и справочником по содержанию дел.

      В делопроизводстве описи на дела составляются в каждом структурном подразделении  работниками службы документационного обеспечения управления. Ответственность за качественное и своевременное составление описей дел структурных подразделений несут их руководители.

      Годовые разделы описей дел постоянного  и временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу составляются по установленной форме. Совокупность элементов описания каждого дела в описи называется описательной статьей. Описательная статья описи дел структурного подразделения должна включать в себя следующие элементы:

• порядковый номер дела (тома, части) по описи;

• индекс дела (тома, части);

• заголовок  дела (тома, части), полностью соответствующий  его заголовку на обложке дела;

• дату дела (тома, части);

• число  листов в деле (томе, части);

• срок хранения;

• примечание.

      В описях дел постоянного хранения графа срок хранения опускается.

      Каждое  дело вносится в опись под самостоятельным  порядковым номером. При наличии  нескольких томов (частей) каждый из них  также имеет свой порядковый номер. Систематизацию дел в описи и  присвоение номера описи структурного подразделения осуществляет архив организации.

      В конце описи делается итоговая запись. В ней указывается цифрами  и прописью число дел, числящихся по описи, первый и последний номер  дел по описи.

      Годовой раздел описей на дела постоянного  хранения, предназначенный для последующей  передачи в государственный архив, подлежит утверждению ЭПК. архивного  учреждения. Он печатается в четырех  экземплярах, заверяется руководителем  службы документационного обеспечения управления, подписывается председателем ЭК (после утверждения описи комиссией) и согласовывается с руководителем организации.

      В соответствии с утвержденными годовыми разделами описи организация  обязана в установленные сроки  сдать, а государственный архив принять на хранение внесенные в опись дела.

      Порядок передачи дел в  архив.

      В архив организации передаются все  дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Передача дел производится только по описям и в соответствии с составленным заведующим архивом графиком, согласованным с руководителями структурных подразделений и утвержденным руководителем организации. Вместе с делами в архив передаются регистрационно-контрольные картотеки делопроизводственной службы учреждения. Заголовок каждой картотеки должен быть включен в опись.

      Дела  временного (до 10 лет) хранения в архив  организации, как правило, не передаются.

      Принимая  дела, сотрудник архива тщательно  сверяет каждое дело с описью, проверяет  правильность формирования и оформления дела. Заведующий архивом расписывается в приеме дел на всех экземплярах годовых разделов описи, указывает дату приема и количество принятых дел. Один экземпляр годовых разделов описей возвращается сдатчику, остальные остаются в архиве.