Порядок составления служебных документов

      При сдаче дел на государственное хранение организация представляет в государственный архив:

• отношение  на имя руководства государственного архива с указанием названия организации, общего количества дел и крайних  дат документов;

• описи  в трех экземплярах, утвержденные ЭПК  архивного отдела;

• историческую справку организации, если дела сдаются  на государственное хранение впервые;

• справку  о неполной сохранности документов (если какие-либо дела утрачены).

      Затем дела шифруются. Шифровка включает в  себя указание на обложке дела номера фонда, номера описи, номера дела.

      Сверенные с описью и зашифрованные дела увязывают в архивные связки. Сдача  дел оформляется актом. Организация-сдатчик  и государственный архив расписываются  на всех экземплярах описей и акта сдачи документов.

      Два экземпляра описи и один экземпляр акта остаются в государственном архиве, третий экземпляр описи и второй экземпляр акта возвращаются организации и хранятся постоянно в делопроизводственной службе.

      Архивное  хранение документов в электронной  форме.

      Особенность электронного хранения состоит в направлении документов в электронный архив сразу по завершению работы с ними в делопроизводстве. Это позволяет обеспечить сохранность документов, их централизованное хранение, быстрый поиск и распределенный доступ к документам как с помощью локальной сети, так и (при необходимости) с использованием удаленного доступа (по телефону и через Internet).

      База  данных о документах формируется  в процессе их регистрации.

      Сроки хранения документов не зависят от формы их существования — бумажной или электронной - и определяются, как уже сказано выше, специальными справочниками — перечнями документов с указанием сроков хранения (типовым и ведомственными). Кроме того, в каждой организации имеется номенклатура дел. Она также вносится в компьютер и является самостоятельной таблицей в базе данных о документах организации.

      Сроки хранения, заложенные в номенклатуре дел, позволяют при выборе в регистрационной  карточке документа номера дела, в  которое помещается документ, автоматически  определять его срок хранения и инициировать перемещение или копирование документа в соответствующий раздел архива.

      По  окончании делопроизводственного  года производится сортировка по делам  всей базы данных о документах учреждения, сформировавшейся в течение года в процессе регистрации документов. Данные о документах организации за истекший год используются для составления описи всех документов, сгруппированных по делам. Внутри дела документы располагаются по порядку поступления (в основном в хронологическом порядке). Для дел постоянного и долговременного хранения такой список документов дела распечатывается в виде внутренней описи и подшивается в начале дела.

      Архивные  правила предусматривают составление  описей дел постоянного и долговременного сроков хранения. Наличие автоматизированной системы учета позволяет составлять подокументные описи, невозможные раньше при традиционной бумажной технологии ввиду их трудоемкости. Такие описи значительно облегчают и ускоряют поиск необходимых документов в архиве, обеспечивают их учет и сохранность.

В случае передачи документов на государственное хранение по требованию архивных органов на основе подокументных описей легко  могут быть сформированы обобщенные описи на дела постоянного и долговременного  сроков хранения. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

       Протокол  – это распорядительный документ, который содержит в себе запись всего  происходящего на собрании, заседании. За составление протокола и оформление протокола на заседании обычно отвечает секретарь или другое назначенное  лицо.

       Основная  часть текста протокола разбита на несколько составляющих. В каждом разделе могут быть такие части: СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ). Данные слова пишутся прописными буквами с нового абзаца.

       Протоколы могут быть двух видов: краткие и  полные. При написании краткого протокола необходимо указать фамилии докладчиков, темы докладов. Полный протокол содержит записи всех докладов. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

       Список  литературы.

       1. Демин Ю.М. Делопроизводство. Документационный  менеджмент. - М.: Бератор, 2003. - 208с.

       2. Кирсанова М.В. Курс делопроизводства: документационное обеспечение управления: учебное пособие. - 6-е изд., исправ. и доп. - М-Новосибирск.: Инфра-М-Сибирское соглашение, 2008. - 367с.

       3. Кузнецова Т.В. Делопроизводство (Организация технологии документационного  обеспечения управления): Учебник для вузов /Кузнецова Т.В., Санкина Л.В., Быкова Т.А. и др.: Под ред. проф. Т.В. Кузнецовой.- М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2003. - 359с.

       4. Ларьков Н.С. Документоведение: учебное  пособие /Н.С. Ларьков.- М.: АСТ:  Восток-Запад, 2006. - 427, [5]с.

       5. Организация работы с документами:  Учебник / Под ред. Проф В.А.Кудряева. - 2-е изд., перераб. и доп. - М.: ИНФРА-М, 2002.- 592с.

       6. Рогожин М.Ю. Делопроизводство. Курс  лекций: учебное пособие:- М.: Проспект, 2008. - 240с.

       7. Рогожин М.Ю. Организация делопроизводства предприятия. - М.: Изд-во РДЛ, 2003. - 240с.

       8. Рогожин М.Ю. Документационное  обеспечение управления. - М.: Проспект, 2004. - 384с.

       9. Стенюков М.В. Курс секретарского  дела: учебник для ССУЗов /М.В.  Стенюков. - М.: А-ПРИОР, 2008. - 240с. 
 
 

Угловой штамп.

ПРОТОКОЛ 

01.12.2011          №__

г. Дубна

Заседание сотрудников  бухгалтерии

Председатель  старший бухгалтер К.М. Левашова

Секретарь бухгалтер  И.В. Хомякова

Присутствовали  Е.Н. Кротов (гл. бухгалтер), Г.А. Шубина (бухгалтер), О.И. Иванова (бухгалтер) 

Повестка дня: сокращения срока составления годового отчёта (сообщение бухгалтера Сурковой А.М. о возможности досрочного предоставления годового отчёта за 2011 год).

СЛУШАЛИ:

А.М. Суркова - Работники  группы учета имеют возможность  предоставить данные для годового отчёта на 3 дня раньше установленного срока.

ВЫСТУПИЛИ:

Е.Н. Кротов –  Мной разработан новый график работ  по составлению годового отчёта. При  условии выполнения нового графика  годовой отчёт можно сдать  на 4 дня раньше срока.

Г.А. Шубина –  Для досрочной сдачи отчёта необходимо будет выполнять уплотнённый график работ.

ПОСТАНОВИЛИ:

1. Представить  годовой отчёт за 2011 год на 3 дня  раньше установленного срока  к 12.01.2012

2. Провести анализ  годового отчёта с целью выявления  резервов, необходимых для достижения экономии средств в 2012 году.

Председатель                                                                                      К.М. Левашова

Секретарь                                                                                            И.В. Хомякова