Роль и структура штатного расписания в организации

Штатное расписание как нормативный  документ предприятия фиксирует  в сводном виде сложившееся на предприятии разделение труда между  работниками, описанное в должностных (рабочих) инструкциях.

Но штатное расписание – не просто документ, производный  от должностных инструкций. Будучи составленным, оно начинает играть весьма активную роль в эффективном  использовании работников. Штатное  расписание – не алфавитный указатель  имеющихся на предприятии должностей, а, как правило, оно группирует должности  по подразделениям и позволяет сравнивать эти подразделения по численности  занятых в них работников, набору должностей и квалификационных групп (т. е. по их квалификационному составу), уровню оплаты одноименных должностей и квалификационных групп. Такое  сравнение заставляет вернуться  к анализу загрузки работников, объема и качества выполняемых ими работ, целесообразности разделения и кооперации труда и к уточнению должностных (рабочих) инструкций, а от них – к структурному делению предприятия на те или иные подразделения, вопросам нормирования и качества труда. Особенно полезно для руководителей предприятий соотносить фактическую численность работающих (по подразделениям, в разрезе должностей) с тем, что предусмотрено по штатному расписанию. [24]

Длительное наличие вакансии по той или иной должности может  быть следствием различных причин, например:

- на рынке труда нет специалистов соответствующей специальности;

- предусмотренная для данной должности оплата не соответствует притязаниям работников;

- предусмотренная по данной должности работа перераспределена между работниками подразделения, они к ней уже привыкли и не требуют нового работника;

- должность вообще была предусмотрена необоснованно и без нее вполне можно обойтись.

Определив причины, руководитель должен принять соответствующее  решение:

- подготовить работника на предприятии;

- увеличить оплату по данной должности;

- ликвидировать соответствующую должность или пересмотреть должностные обязанности групп работников и, если необходимо, их оплату.

Штатное расписание в сочетании  с должностными инструкциями может  служить важным подспорьем руководителю при проведении аттестации специалистов.[24]

Для работников служб персонала  штатное расписание, как и ранее, – документ для подбора кадров на вакантные места. Таким образом, не будучи обязательным законодательно требуемым документом, штатное расписание является внутренне необходимым  документом, организующим работу руководства  с персоналом. Разумеется, никто  не может обязать руководителя (кроме  собственника предприятия) составлять штатное расписание, но без него ему будет не так удобно решать производственные вопросы.

Признание штатного расписания документом, необходимым для нормальной деятельности предприятия, а также обязательным при прямом указании на это собственника предприятия, ни в коем случае не означает, что штатное расписание относится к документам, которые внешние по отношению к предприятию органы (особенно проверяющие его деятельность) вправе потребовать от руководителя, а он обязан его им предоставить. Разумеется, речь идет не об органах, представляющих интересы собственника предприятия, а о внешних по отношению к собственнику или предприятию органах (налоговая инспекция, налоговая полиция, представители негосударственных фондов и т. п.). [24]

Статус документа внутреннего  пользования позволяет руководителю предприятия самому принимать решение  о том, предъявлять или не предъявлять  его в том или ином случае. Воспользоваться правом не предъявлять проверяющим штатное расписание ни в коем случае не означает, что руководитель хочет скрыть что-то незаконное. Часто это связано с тем, что внутренняя информация может быть не правильно использована проверяющими и вызвать излишние затруднения у руководителей предприятия. [24]

Каждая должность предполагает определенное количество и качество труда, требуемого от работника, который  эту должность будет занимать. Они могут превышать норму  труда, и тогда в штатном расписании может быть предусмотрена повышенная оплата. Повышение оплаты зависит  от того, какова степень превышения норм труда на том или ином рабочем  месте (или на той или иной должности).

Штатное расписание фиксирует  должности, а не степень соответствия или несоответствия их нормам труда. Нет необходимости фиксировать  в нем должности (рабочие места), соответствующие только нормативной  загрузке. На момент составления штатное  расписание фиксирует фактически необходимые  предприятию должности с их действительной загрузкой. Применительно к совмещению профессий или должностей это  означает, что, как только совмещение должностей (профессий) становится постоянным, совмещаемая должность должна исключаться  из штатного расписания. Приказ о доплате  за совмещение с этого момента  становится основанием для производства соответствующих выплат работнику  до тех пор, пока он продолжает совмещение, хотя сама совмещаемая должность уже исключена из штатного расписания. [25]

Штатное расписание пишется  для внутреннего использования, а не для оправдания тех или  иных выплат, особенно если проверяющая  организация стремится использовать ту или иную ситуацию в свою пользу.

Подчеркивая необходимость  отражения в штатном расписании фактической загрузки работников и  фактических выплат, следует все  же подвергнуть сомнению целесообразность немедленного внесения в него любых  отклонений, что нередко наблюдается  на предприятиях.

Штатное расписание, фиксируя ситуацию в численности профессионально-квалификационного  состава на определенный момент, должно быть документом определенного периода  действия. Практика показывает, что  таким наиболее оптимальным периодом может быть год. Конечно, если в течение  этого периода происходят резкие, как правило, не предусмотренные  изменения, необходим и пересмотр  штатного расписания, как и всех планов работы предприятия. В противном  случае лучше, если штатное расписание будет стабильным документом, а все  отклонения от него будут накапливаться. Таким образом, не связывая руководителя в принятии конкретных решений, штатное  расписание будет являться документом, направляющим руководителя, ориентирующим  его при принятии того или иного  конкретного решения. В конце  года накопившиеся отклонения рассматриваются, анализируются; на их основании вносятся изменения в должностные (рабочие) инструкции, положения об оплате, нормы  труда и другие документы (по необходимости), а затем составляется и утверждается новое штатное расписание. [24]

Для утверждения штатного расписания нет необходимости согласовывать  его с профсоюзами или иными  представителями интересов работников, поскольку оно не рассматривается  как документ, определяющий условия  оплаты. К документам, определяющим условия оплаты работников на предприятии, относятся: тарифные ставки для рабочих; схемы должностных окладов специалистов, руководителей и служащих; Единая тарифная сетка; положения об оплате, премировании, доплатах и надбавках и т. п.

В штатном расписании проставляется  размер оплаты по конкретной должности (профессионально-квалификационной группе), который работодатель считает необходимым  установить исходя из уже согласованных  с профсоюзами условий оплаты. Поэтому намерения некоторых  профсоюзных руководителей установить практику согласования с ними штатных  расписаний предприятия нельзя признать обоснованной. Это не значит, что  руководитель не должен учитывать мнение профсоюзов по тому или иному аспекту  штатного расписания, но решение остается за ним, как и утверждение этого  важного для предприятия документа. [26]

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Выводы по второй главе

 

Штатное расписание применяется  для оформления структуры, штатного состава и штатной численности  организации в соответствии с  ее уставом (положением). Форма штатного расписания - унифицированная форма № Т-3 “Штатное расписание” - утверждена Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 “Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты”.

Штатное расписание содержит перечень структурных подразделений, должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладах, надбавках и месячном фонде заработной платы.

Принять сотрудника по трудовому  договору, будь это для него основное место работы или работа по совместительству, можно только на предусмотренную  штатным расписанием должность  и в указанное в нем структурное  подразделение организации.

Отсутствие штатного расписания может повлечь некоторые проблемы. Работодатель, который не имеет штатного расписания, лишается возможности провести сокращение численности или штата  работников. Точнее, провести сокращение численности или штата работников работодатель может, а вот документально  подтвердить правомерность своих  действий он в случае спора не сможет.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Заключение

 

Изучив и проанализировав  информационные источники по теме «Роль и структура штатного расписания в организации» можно сделать следующие выводы:

Во-первых, штатное расписание является одним из главных организационно-правовых документов службы управления персоналом. Но вместе с тем, в Трудовом Кодексе  нет четких предписаний к наличию  данного документа в организации. Несмотря на это, Постановлением Госкомстата  определено обязательное наличие штатного расписания в организациях любых форм собственности.

Во-вторых, разработка штатного расписания требует определенных знаний и немалых усилий. Но, впоследствии, штатное расписание способствует более эффективному управлению в организации, кроме того помогает решить некоторые экономические вопросы.

Штатное расписание позволяет четко проследить организационную структуру предприятия (структурные подразделения), систему оплаты труда работников, а так же устанавливает и закрепляет размеры надбавок. Кроме того, облегчает отслеживание вакансий и осуществление подбора персонала на данные вакансии.

Тем самым, можно сказать,  что роль штатного расписания в организации  достаточно велика. Пренебрежительное отношение к разработке штатного расписания работодателем, в полной мере повлечет возникновение ряда социально-экономических проблем.

 

 

 

 

 

 

Библиографический список

 

1) Делопроизводство и электронный документооборот. / Режим доступа:  

[ http://www.termika.ru/dou/ ]

2) Волков, В.А., Документация на предприятии. - 2004

3) Организационные документы: Положение об организации.

Регламент / Курсы делопроизводства / Режим доступа: