Роль и структура штатного расписания в организации

- реорганизация формы;

- оптимизация и улучшение деятельности руководящих структур;

- всевозможные изменения в законодательстве, требующие обязательного изменения штатного расписания;

- устранение повторяющихся обязанностей;

- сокращение или расширение производства организации.

Изменения,  вносимые  в  штатное  расписание  в  течение  года, утверждаются  в  таком же порядке и по такой же форме, как  и штатное расписание.   Эти   изменения   желательно   нумеровать   (например, «Изменение  № 1  к штатному расписанию...»). Обычно в изменениях к штатному  расписанию  дополнительно включаются  строки со следующим наименованием:

     «Вводится  в штатное расписание: ...»;

     «Итого вводится»;

     «Исключается  из штатного расписания: ...»;

     «Итого исключается»;

     «Всего по  штатному расписанию». [20]

Исключение  и/или введение в штатное расписание соответствующих штатных  единиц,  как  правило,  производится  после издания приказа нанимателя.  Если  при  наличии  вакансии  будет  принято решение не заполнять  ее,  а обязанности по вакантной должности будут выполнять другие   работники  на  условиях,  например,  совмещения  должностей (профессий),  об  этом  издается приказ нанимателя. В таком случае в графе 9 «Примечание» указывается: «вакансия в связи с совмещением». [20]

Изменения в штатное расписание вносятся по мере необходимости и утверждаются  в таком же порядке, как и штатное расписание, с учетом новых итогов по численности и фонду заработной платы. При   изменении   тарифной  ставки  1-го  разряда  имеет  смысл  утвердить  штатное  расписание  заново,  так  как  изменения в таком случае будут вноситься во все строки и графы штатного расписания. Штатное  расписание,  как  правило,  не  ведется  поименно. Для удобства   в   работе  практикуется  дополнительно  к  утвержденному штатному  расписанию  ведение штатной книги. Она содержит в основном ту  же  информацию, что и штатное расписание, при этом одна строка в штатной  книге соответствует одному работнику организации. В связи с этим  в  штатной  книге  целесообразно  дополнительно  ввести графы: «Фамилии,  инициалы  работников»;  «Дата  приема  на  работу»; «Дата увольнения»; «№ и дата приказа». [20]

Все изменения, вносимые в  штатное расписание, а также приказы  о приеме  (увольнении) работников оперативно отражает штатная книга, с помощью  которой  учитывается  штатный  состав  организации на любой период времени.

При изменениях в штатном  расписании коррективы должны вноситься  в документы сотрудников –  трудовую книжку и личную карточку (к примеру, при перенаименовании должности). В таком случае требуется получить письменное согласие работника. При изменении окладов (оформлении надбавок и премий) сотрудник должен быть письменно уведомлен об этом за 2 месяца до наступления события. Изменения такого рода вносятся не только в штатное расписание, но и в трудовой договор при помощи дополнительного соглашения к договору.

Штатное  расписание - организационно-распорядительный документ. Учитывая   важную   роль  штатного  расписания  в  деятельности организации,  подход к его формированию должен быть профессиональным и  основываться  на  законодательстве о труде по вопросам структуры, штатов, наименования профессий (должностей), определения численности работников,  установления  размеров  должностных  окладов  (тарифных ставок), доплат и надбавок.[20]

Для   того   чтобы   штатное   расписание   было   экономически обоснованным  и  отвечало  интересам  организации, его составлению и последующему  утверждению должна предшествовать определенная работа, в   результате  которой  будут  получены  основные  исходные данные, используемые при составлении штатного расписания, а именно:

1)  расчет  количества  рабочих  мест  и численности  работников (трудоемкости)  на  основе  утвержденных  нанимателем норм  труда с учетом    планируемого   объема   работ   (услуг)   и   эффективного использования труда работников;

2)  утверждение в установленном  порядке нанимателем структуры  и

штатов;

3)  организация  структурных   подразделений  (цехов,  участков, отделов,  секторов  и  др.)  и  распределение  между  ними  функций, распределение работ и численности работников по рабочим местам;

4)   тарификация   работ,  определение  наименований  профессий рабочих,   их   квалификационных  разрядов  (классов),  наименований должностей служащих, их квалификационных категорий;

5)   разработка   и   утверждение   положений   о   структурных подразделениях  организации,  должностных  инструкций  для служащих, рабочих инструкций для рабочих;

6) распределение обязанностей  между руководителями организации, структурных   подразделений   и   их   заместителями  (как  правило, утверждается приказом);

7)  разработка  и   утверждение положения (условий)  оплаты труда работников;

8)   подготовка   локальных   нормативных  актов  (приказов)  по присвоению  работникам квалификационных категорий, разрядов, классов (вопросы    предварительно    рассматриваются    аттестационной    и квалификационной комиссиями данной организации);

9)  определение  месячных  должностных окладов (тарифных  ставок) на  основе  Единой  тарифной  сетки. [20]

Вышеизложенный   в   пунктах 1-8   порядок   формирования   штатного расписания  в  полной мере может использоваться во вновь создаваемых коммерческих  организациях  любых  организационно-правовых  форм.  В действующих  организациях  при  подготовке  к  составлению  штатного расписания   в   связи  с  возможными  изменениями  организационных, технических,  экономических  и  иных условий необходимо прежде всего уточнить  вопросы,  связанные  со  структурой и штатами коммерческой организации.

Наименование организации  должно быть указано в строке как  в учредительных документах. Затем  проставляется номер и дата составления  штатного расписания. Дата, с которой  штатное расписание работников вступит  в юридическую силу, указывается  в строке «на период». (Приложение 1).

Справа в специально отведенной графе «УТВЕРЖДЕНО» указывается  номер приказа и дата его составления  на утверждение формы Т-3. Количество единиц в штате указывается цифрами.

В графах 1 и 2 соответственно указывают название структурного подразделение (к примеру, производственный отдел, отдел кадров и т.д.) и его код. [21]

В графах 3 и 4 соответственно указываются должность (согласно Классификатору профессий) и число штатных единиц на этой должности.

При заполнении графы 4 количество штатных единиц по соответствующим  должностям (профессиям), по которым  предусматривается содержание неполной штатной единицы с учетом особенностей работы по совместительству в соответствии с действующим законодательством  Российской Федерации, указывается  в соответствующих долях, например, 0,25; 0,5; 2,75 и пр. [21]

В графе 5 "Тарифная ставка (оклад) и пр." указывается в  рублевом исчислении месячная заработная плата по тарифной ставке (окладу), тарифной сетке, проценту от выручки, доле или  проценту от прибыли, коэффициенту трудового участия (КТУ), коэффициенту распределения и пр. в зависимости от системы оплаты труда, принятой в организации в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации, коллективными договорами, трудовыми договорами, соглашениями и локальными нормативными актами организации.

В графах 6 - 8 "Надбавки" показываются стимулирующие и компенсационные  выплаты (премии, надбавки, доплаты, поощрительные  выплаты), установленные действующим  законодательством Российской Федерации (например, северные надбавки, надбавки за ученую степень и пр.), а также  введенные по усмотрению организации (например, связанные с режимом или условиями труда). [21]

При невозможности заполнения организацией граф 5 - 9 в рублевом исчислении в связи с применением в  соответствии с действующим законодательством  Российской Федерации иных систем оплаты труда (бестарифная, смешанная и  пр.) указанные графы заполняются  в соответствующих единицах измерения (например, в процентах, коэффициентах и пр.).

При  расчете  количества рабочих мест и определения численности работников  применяются   нормы  труда,   установленные  нанимателем. На  некоторые  виды   работ   имеются   межотраслевые (отраслевые) нормы,  которые наниматель может применять при расчете штата либо на их основе устанавливать нормы  для данной организации. [21]

Определяя численность работников и распределяя их по рабочим местам, важно   обеспечить  эффективное  использование  труда  работников  в течение всего рабочего времени. С этой целью необходимо  рационально организовать  труд  работников,  правильно распределить и разместить рабочие   места   и   работников,  оснастить  их  всем  необходимым.

Штатное расписание утверждается в порядке, предусмотренном Уставом  организации, учредительным договором  и, как правило, составляется на календарный  год. Если отдельные штатные единицы  устанавливаются не на полный год, то в графе «Примечание» формы штатного расписания указывается, на какой период года утверждена данная штатная единица (например, с 01.03.2010 по 15.10.10). По должностям (профессиям по которым предусматривается содержание неполной единицы в графе «Количество штатных единиц» показывается ее неполная часть (например, 0,5; 0,25 вместо 1).

При необходимости в штатное  расписание вносятся изменения и  дополнения в таком же порядке  и по той же форме, как и при  разработке штатного расписания с учетом новых, итого по численности и фонду заработной платы. Эти изменения нумеруются (например, «Изменение 1 к штатному расписанию»).

Отсутствие у организации штатного расписания является нарушением законодательства о труде и охране труда, за которое должностное лицо может быть привлечено к материальной ответственности на сумму от 500 до 5000 рублей, а организация – на сумму от 30000 до 50000 рублей. [22]

Отказ от составления штатного расписания чреват и другими последствиями. К примеру, в случае увольнения сотрудников  по сокращению штата и подачи с  их стороны заявления в суд  на работодателя, последнему будет  довольно сложно доказать, что увольнение работника действительно было оправданным[23].

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2.2. Роль штатного  расписания 

 

Основным назначением  штатного расписания является его возможность  доказательства в суде (в случае возникновения спорных ситуаций) того, что компания не трудоустроила  сотрудника по причине отсутствия требуемой  должности в штатном расписании, и увольнение его было обоснованным. Следует помнить, что грамотно составленное штатное расписание – залог выигрыша любого спора в суде. Так, штатное  расписание прошивается, нумеруется, скрепляется  печатью организации и подписывается  руководителем и бухгалтером. [17]