Роль и структура штатного расписания в организации

Инструкция – документ длительного действия. В «Общих положениях»  оговариваются сроки введения инструкции в действие или отмены ее введением  ранее действующей. Организационные документы (иногда их называют организационно-правовыми документами) необходимы для того, чтобы создать организацию, установить ее структуру, определить штатную численность и состав работников по должностям, определить функции структурных подразделений, совещательных, коллегиальных органов, установить режим работы, осуществить организацию труда и распределение обязанностей между работниками, определить порядок реорганизации и ликвидации организации. [7]

Текст инструкции состоит  из разделов, подразделов, пунктов и  подпунктов, которые нумеруются арабскими  цифрами. Количество разделов и их логическая взаимосвязь определяются разработчиками. По стилю изложения текст инструкции носит распорядительный характер («устанавливается», «не допускается», «запрещается»  и др.) и излагается от третьего лица единственного или множественного числа. Например: «Исполнитель обязан сдать законченные в делопроизводстве документы секретарю структурного подразделения». Или «Секретари структурных  подразделений обязаны ежемесячно предоставлять в канцелярию данные об объеме документооборота».

Инструкцию подписывает  руководитель того подразделения, которое  ее разработало. Инструкция может вводиться  в действие после утверждения  руководителем организации или  после издания специального распорядительного  документа. И в том и в другом случае на первой странице инструкции оформляется гриф утверждения с  указанием должности и даты утверждения  или ссылки на распорядительный документ, его дату и номер.[7]

Штатное расписание – документ, который закрепляет должностной  и численный состав и фонд заработной платы организации в целом. Форма  штатного расписания унифицирована  УСОРД. Документ оформляется на общем  бланке организации и содержит следующие  реквизиты:

- наименование организации;

- наименование вида документа;

- дату и место создания;

- гриф утверждения;

- текст;

- визы, подпись. [7]

Текст штатного расписания составляется в виде таблицы, графы которой содержат наименования должностей, количество штатных единиц, размер должностного оклада, надбавок (персональных и проч.), месячный фонд заработной платы и примечания. Штатное расписание подписывает начальник отдела кадров, визирует главный бухгалтер, утверждает руководитель, подпись которого заверяется печатью организации.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1.2. Распорядительные  документы

 

Распорядительные документы  – это документы, в которых  фиксируются решения административных и организационных вопросов деятельности организации. Эти документы регулируют и координируют деятельность, позволяют  органу управления обеспечивать реализацию поставленных перед ним задач. [11]

Совместные распорядительные документы организаций, издающих одинаковые по форме документы (приказы, постановления  и др.), оформляются как совместное решение, которое имеет правовую силу распорядительного документа  в каждой организации, принимавшей  этот документ.

Распорядительный документ может быть отменен (изменен) распорядительным документом самой организации или  вышестоящей. Действие распорядительного  документа может быть приостановлено соответствующими компетентными органами.

Проекты документов, затрагивающие  интересы других организаций, должны предварительно согласовываться с этими организациями. В случае разногласий к проекту  прилагаются замечания или формулировка сути разногласий.

Право подписи распорядительных документов в форме указаний или  распоряжений может предоставляться  заместителю руководителя, главному инженеру, руководителям структурных  подразделений.

Независимо от организационно-правовой формы, характера и содержания деятельности организации, ее компетенции, структуры  и других факторов руководство любой  организации наделяется правом осуществлять исполнительно-распорядительную деятельность и, соответственно, издавать распорядительные документы. [12]

Распорядительные документы  содержат решения, идущие сверху вниз по системе управления: от управляющего органа к управляемому, от руководителя организации к структурным подразделениям и работникам. Именно эти документы реализуют управляемость объектов по вертикали.

Основанием для издания  распорядительного документа может  быть:

• необходимость исполнения принятых законодательных, нормативных правовых актов и иных решений вышестоящих органов и ранее принятых решений данной организации;

• необходимость осуществления собственной исполнительно-распорядительной деятельности, обусловленной функциями и задачами организации.

Приказ - правовой акт, издаваемый руководителем организации, действующим на основе единоличного принятия решения, в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед организацией. В отдельных случаях может касаться широкого круга организаций и лиц. [13]

Приказы оформляются на специальном  бланке - бланке приказа или общем  бланке организации с указанием  вида документа - ПРИКАЗ. Приказы содержат следующие обязательные реквизиты: наименование вышестоящей организации (если она имеется), название вида документа, дата и номер документа, место  издания, заголовок к тексту, подпись, визы.

Проекты приказов, подготовленные для согласования, оформляются на стандартных листах бумаги с нанесением всех необходимых реквизитов и указанием  на верхнем поле документа справа - "Проект".

Приказы по организационным  вопросам и основной (производственной) деятельности издаются во исполнение правовых нормативных актов вышестоящих  органов и в инициативном порядке  в целях реализации возложенных  функций и задач.

Проекты приказов составляются на основе тщательного и всестороннего  изучения вопросов, требующих разрешения, с тем, чтобы содержащиеся в проектах поручения были конкретными и  реальными, соответствовали действующему законодательству, обеспечивались достаточными материально-техническими и финансовыми средствами и исключали в дальнейшем необходимость корректировки принятых решений.

Заголовок - обязательный реквизит приказа, должен быть сформулирован  четко, по возможности кратко, выражая  основное содержание документа. Текст приказа, как правило, состоит из двух частей: вступительной и распорядительной. Во вступительной части дается обоснование предписываемых действий. Если основанием к изданию приказа является законодательный или правовой акт вышестоящей организации или правовой акт, ранее изданный данной организацией, во вступительной части указываются его название, дата, номер. [13]

Если проект приказа готовится  в дополнение или изменение ранее  изданного приказа, то в констатирующей части указывают дату, номер, заголовок  дополняемого или изменяемого приказа.

Если приказ издается в  инициативном порядке, то есть во исполнение возложенных на организацию функций  и задач, во вступительной части  формулируются цели и задачи предписываемых действий, факты или события, послужившие  причиной издания приказа:

"В связи с завершением  строительства нового учебного  корпуса по ул. Ленина, д. 37а

ПРИКАЗЫВАЮ: …"

Вступительная часть может  отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении или  обосновании.

Распорядительная часть  приказа излагается в повелительной  форме от первого лица единственного  числа и начинается словом "ПРИКАЗЫВАЮ", которое печатается прописными буквами  без разрядки с новой строки, от края левого поля. [13]

Распорядительная часть  делится на пункты и подпункты, нумеруемые арабскими цифрами, если приказом предписывается выполнение различных по характеру  действий.

Пункт распорядительной части, содержащей поручение, включает: наименование исполнителя или исполнителей, предписываемое действие, конкретный срок выполнения поручения. При наличии промежуточных  сроков выполнения или разбивке предписываемого  действия на отдельные задания каждое из них формулируется отдельным  подпунктом. Каждый пункт или подпункт распорядительной части проекта  приказа содержит только одно задание  с конкретным сроком исполнения. Срок исполнения в распорядительной части  приказа не указывается в случаях, если предписываемое действие или действия носят постоянный характер. [13]

Количество исполнителей по каждому пункту (подпункту) не ограничивается.

Приказы подписываются руководителем  организации или его заместителем, официально исполняющим обязанности  руководителя во время его длительного  отсутствия (командировка, отпуск, болезнь). [13]

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1.3. Информационно-справочные  документы

 

Информационно-справочные документы  являются неотъемлемой частью кадровой документации. Документы этой группы играют служебную, вспомогательную  роль по отношению к другим кадровым документам. Они не содержат распоряжений, не обязывают, а сообщают сведения, побуждающие принимать определенные управленческие решения. В отличие  от распорядительной документации информационно-справочные документы не являются обязательными  для исполнения и содержат информацию, принимаемую к сведению. [14]

Информационно-справочные документы  предоставляют основания для  издания приказов по личному составу.

Этот комплекс кадровой документации имеет много разновидностей, классификаций, поэтому у каждого конкретного  работодателя состав и порядок оформления информационно-справочной документации определяются самостоятельно в локальных  нормативных актах по делопроизводству. В состав информационно-справочных документов, как правило, включают докладные, служебные и объяснительные записки, представления, предложения, заявления, акты, справки, заключения, отзывы, перечни, списки, переписку. Рассмотрим некоторые информационно-справочные документы, имеющие наиболее важное значение для кадровых вопросов.[14]