Роль и структура штатного расписания в организации

В случае реорганизации предприятия  разрабатываются новые организационно-правовые документы, которые проходят установленный порядок согласования и утверждения. Как правило, организационно-правовые документы разрабатываются с привлечением юридической службы и квалифицированных специалистов хорошо знающих работу учреждения и соответственно  руководством  предприятия. [4] Для разных видов организационно-правовых документов установлен различный порядок внесения изменений. Например, изменения и дополнения в устав организации вносятся в соответствии с установленной законом процедурой – по решению высшего органа управления организацией (общим собранием акционеров, участников) с обязательной регистрацией изменений  в органе государственной регистрации. Изменения в штатное расписание вносятся по мере необходимости приказами или распоряжениями руководителя. Изменения в положения о структурном подразделении  и должностные инструкции вносятся распорядительными документами руководителя. Обязательными реквизитами организационно-правовых  документов в соответствии с ГОСТ Р.  6.30 – 2003 являются:

- Наименование организации – автора документа

- Гриф утверждения

- ОКПО, ОГРН, ИНН/КПП

- Наименование вида документа

- Дата

- Регистрационный  номер документа

- Место составления или издания документа

- Заголовок к тексту

- Текст

- Подпись

Датой организационно-правового документа является дата его утверждения. Заголовок к тексту в данных документах согласуется с наименованием вида документа. [7]

Рассмотрим подробнее  некоторые из организационно-правовых документов.

Договор - правовой многофункциональный  документ, регулирующий хозяйственные  или иные взаимоотношения субъектов  экономической деятельности.

В современном законодательстве договор выступает в качестве основного документа, устанавливающие  разнообразные связи и экономические  отношения между гражданами, гражданами и организациями и между организациями. Законом установлено, что договоры составляются при документировании сделок купли-продажи, оформление отношений  аренды, поручительства, поставки продукции, ценообразования, распределения прибыли, взаимоотношений субъектов предпринимательской  деятельности, а также как учредительный  документ при образовании некоторых  форм предприятий (акционерные общества и др.). [8]

Содержание договора, как  правило, включает: наименования организаций, заключающих договор (или сведения о физических лицах); ссылку на их учредительные  документы; фамилии, имена и отчества представителей договаривающихся сторон; сведения об обязательствах сторон; условия  и формы расчета; санкции при  нарушении и невыполнении в срок обязательств; срок действия договора. Основная часть договора излагается в разделе о взаимных обязательствах сторон, который должен полно, четко, однозначно регламентировать взаимоотношения сторон, его отдельные или специальные условия.

К реквизитам удостоверения  договора относятся личные подписи (с указанием должности, фамилии, инициалов) представителей договаривающихся сторон, их юридические адреса, банковские реквизиты, указание на количество экземпляров  договора, печати сторон, регистрационный  номер.

Устав – свод правил, регулирующих деятельность организаций, учреждений, обществ, граждан, их взаимоотношения  с другими организациями и  гражданами, права и обязанности  в разных сферах государственного управления, хозяйственной или иной деятельности. Уставы предприятий, учреждений и организаций  утверждаются их вышестоящими органами управления (министерствами, ведомствами) или власти (администрацией субъектов  РФ). Устав юридического лица утверждается его учредителями (участниками) и  подлежит обязательной регистрации  в установленном порядке. Общие  требования к порядку составления  и оформления устава юридического лица регламентированы в части 1 ГК РФ.

Устав – правовой акт, определяющий порядок образования, компетенцию  организации, ее функции, задачи, порядок  работы. Это основной организационный  документ в деятельности учреждений, организации и предприятий различных организационно-правовых форм собственности. Он регулирует взаимоотношения данной организации с другими организациями, с физическими лицами, права и обязанности в сфере, соответствующей направлениям ее деятельности. [8]

Устав является обязательным документом, его содержание в соответствии с законодательством РФ должно включать:

- наименование учреждения, организации, предприятия, его вид;

- местонахождение (почтовый адрес);

- предмет и цель деятельности;

- порядок образования имущества (или уставного капитала, выпуска и распределения акций и т.д.);

- порядок распределения прибыли;

- порядок образования учреждения (организации, предприятия), порядок управления и прекращения деятельности;

- органы управления (внутренняя организационная структура).

В зависимости от вида организации (учреждения) в типовой устав могут  быть добавлены другие сведения:

- для банков – перечень проводимых банком операций и его функции;

- для бирж – сведения о максимальном составе членов, порядке их приема, правах и обязанностях, порядке разрешения споров;

- для акционерных обществ – сведения о категории выпускаемых акций, условия их приобретения, размеры долей каждого участника и др.

Положения – нормативные  акты, имеющие сводный кодификационный  характер и определяющие порядок  образования, компетенцию, организацию  работы. [9] Наиболее распространенный вид положения – документ, предназначенный для нормативно-правовой регламентации деятельности организации или ее структурного подразделения. Положение об организации определяет ее статус, порядок ее создания, место в системе управления, внутреннюю структуру, функции, компетенцию, обязанности, порядок реорганизации и ликвидации. В практике администрирования организаций, имеющих внутреннюю организационную структуру, положение является основным документом, предназначенным для закрепления и разграничения функций каждого структурного подразделения.

Положение оформляют на общем  бланке организации, т.е. этот документ должен содержать наименование организации, структурного подразделения, вида документа, а также дату и гриф утверждения. Текст положения включает следующие  разделы:

- Общие положения

- Цели и задачи

- Функции

- Права и обязанности

- Руководство

- Взаимоотношения (служебные связи).

Положения подписывают должностные  лица, являющиеся их непосредственными  разработчиками (начальники структурных  подразделений, заместители первого  руководителя и др.), визирует положение  юридическая службы (юрисконсульт), утверждает руководитель. Положение  обретает юридическую силу с момента  утверждения. [9]

Структура и штатная численность - документ, который закрепляет наименования структурных подразделений организации (учреждения) и должностей, а также  количество штатных единиц каждой должности. Форма документа определена Унифицированной системой организационно - распорядительной документации. [7]

Документ оформляется  на общем бланке и имеет следующие  реквизиты:

- наименование организации (для государственных и муниципальных учреждений указывается также вышестоящая организация);

- наименование вида документа;

- дата и место издания;

- гриф утверждения;

- текст;

- визы, подпись.

Текст документа составляется в форме таблицы. Этот документ визируется главным бухгалтером (распорядителем финансов), подписывается начальником  отдела кадров, утверждается руководителем  организации, подпись которого заверяется печатью. [9]

Инструкция – правовой акт, утверждаемый или издаваемый в  целях установления правил, регулирующих организационные, научно-технические, технологические, финансовые или иные специальные стороны деятельности учреждений, организаций, предприятий (их структурных подразделений и служб), должностных лиц и граждан.

Инструкции издаются также  в целях разъяснения и определения  порядка применения законодательных  актов, распорядительных документов, по заполнению и ведению форм документов (бухгалтерских, учетных, отчетных).

В управленческой практике используются как типовые, так и  индивидуальные инструкции. Типовые  обычно издают органы власти или управления для системы однотипных организаций  ли учреждений.

Инструкция оформляется  на общем бланке и должна содержать  следующие реквизиты:

- наименование организации;

- наименование вида документа;

- дату и место создания;

- заголовок к тексту;

- гриф утверждения;

- текст;

- подпись. [10]

Заголовок должен четко определять те вопросы, объекты или круг лиц, на которые распространяется инструкция. Например, должностная инструкция «Секретаря-референта», Инструкция «По делопроизводству».

Как правило, первый раздел инструкции называется «Общие положения». В нем указывают цели издания, область распространения, порядок  и обязательность использования, правовые, нормативные или распорядительные акты, послужившие основой для  разработки инструкции.