СОДЕРЖАНИЕ
ПРИЛОЖЕНИЯ
ВВЕДЕНИЕ
Понятие «документооборот»
и сам термин возникли в делопроизводстве
в 20-е годы. В трудах крупных специалистов
в области управленческого труда и делопроизводства,
таких как Д.Р. Покровский, П.М. Керженцев
и др. были сформулировали основные положения
организации документооборота, даны теоретические
обоснования главных положений рациональной
организации движения документов - распределение
документов по исполнителям, сокращение
инстанций их прохождения, направление
документов непосредственному исполнителю,
регламентацию подписания. В литературе
того времени была обоснована методика
обследования маршрутов, движения документов,
разработана технология их доставки. Первая
попытка нормативной регламентации единых
принципов организации документооборота
была сделана в 1931 году Институтом техники
управления в проекте «Общих правил документации
и документооборота». В проекте были изложены
правила организации работы с документацией
и документооборота, правила приема, сортировки,
доставки, исполнения, контроля отправки
документов, т.е. все этапы обработки документов.
Государственные стандарты на термины
и определения 1970, 1983 гг., «Единая государственная
система делопроизводства» установили
единообразие понимания документооборота
как «движение документов в организации
с момента их создания или получения до
завершения исполнения или отправки».
Организация
работы с документами предполагает
организацию документооборота
учреждении , хранение
документов и их использование в текущей
деятельности учреждения. Документооборот учреждения -это
совокупность взаимосвязанных процедур,
обеспечивающих движение
документов в учреждении с момента их
создания или поступления и до
завершения исполнения или отправки.
В целях рациональной
организации документооборота
все документы распределяются по документопотокам, например, регистрируемые
и нерегистрируемые документы;
входящие, исходящие и внутренние документы;
документы, направляемые в и поступающие
из вышестоящих организаций, или
документы, направляемые в или поступающие
из подведомственных организаций, и т.д.
Под документопотоком понимается
совокупность документов, выполняющих
определенное целевое назначение
в процессе документооборота.
Характеристикой
документооборота является его
объем.. Объем документооборота
— важный показатель, используемый
в качестве критерия при
решении вопросов выбора организационной
формы делопроизводства, организации информационно-поисковой
системы по документам учреждения, структуры
службы делопроизводства, ее штатного
состава и других вопросов.
Целью курсовой
работы является рассмотрение организации
документации и документооборота.
Объектом исследования
стали основные правила организации документооборота.
Актуальность темы заключается в том,
что в современном мире существует огромное
количество предприятий и на каждом из
них есть документы. Эти документы в целом
составляют документооборот.
Задачи:
- изучить
организационные формы делопроизводства;
- рассмотреть
процесс документооборота на предприятии;
- описать
организацию документооборота.
ПОНЯТИЕ
ДОКУМЕНТООБОРОТА
Документооборот – это движение
документов в организации с момента их
создания или получения до завершения
исполнения или отправки.
Документооборот является важным
звеном делопроизводства, определяет
инстанции и скорость этого движения.
Главное правило документооборота - оперативное
движение документов по наиболее перспективному
пути с минимальными затратами времени
и труда. Основу документооборота дают
организационные документы: устав, положения
о структурных подразделениях, положения
о службе ДОУ, приказы о распределении
обязанностей, инструкции по работе с
документами, инструкции по делопроизводству,
схемы документопотоков, пути прохождения
отдельных видов документов. Документооборот
как технологический процесс делится
на несколько частей- потоков. Они осуществляют
прямую и обратную связь в управлении.
Они различаются по направлению и по отношению
к управленческому объекту.
По направлению:
- горизонтальные - связывают
организации одного уровня;
- вертикальные - нисходящие (направляются
вышестоящими органами власти подчиненным
организациям); восходящие - связывают организации различных уровней,
(восходящие - входные поступающие в вышестоящие
организации от подчиненных организаций).
По отношению к управленческому
объекту документооборот образуют потоки
- входящих (поступающих из других
организаций),
- исходящих (отправляемых в другие
организации)
- внутренних (созданных и действующих
в пределах организации) документов.
1) Входящий документ - документ,
поступивший в учреждение. Большинство
входящих документов должны порождать
соответствующие исходящие, в установленные
сроки. Сроки могут быть установлены
нормативными актами, предписывающими
то или иное время ответа
на соответствующий входящий
документ, или могут быть указаны
непосредственно во входящем
документе. Этапы обработки входящих документов
(ПРИЛОЖЕНИЕ А).
2) Исходящий документ - официальный
документ, отправляемый из учреждения.
Большинство исходящих документов
являются ответом организации
на входящие документы. Некоторая
часть исходящих документов готовится
на основе внутренних документов
организации. Небольшое число исходящих
документов может требовать поступления
входящих документов (например, запросы
в другие организации). Этапы обработки
исходящих документов (ПРИЛОЖЕНИЕ Б).
3) Внутренний документ - официальный
документ, не выходящий за пределы
подготовившей его организации.
Данные документы используются
для организации работы учреждения
(организации), так как они обеспечивают
целенаправленное решение управленческих
задач в пределах одной организации. Этапы
обработки внутренних документов (ПРИЛОЖЕНИЕ
В).
Документооборот в организации
Документооборот является важным
звеном в организации делопроизводства
в организации (учреждении), так как он
определяет не только инстанции движения
документов, но и скорость движения документов.
В делопроизводстве документооборот рассматривается
как информационное обеспечение деятельности
аппарата управления, его документирования,
хранения и использования ранее созданных
документов.
Организация документооборота
основана на тех же принципах, что и механический
конвейер: движение документов должно
иметь минимальные возвраты на предыдущие
ступени, документы должны направляться
исполнителям в соответствии с их обязанностями,
чтобы избежать дублирования операций.
Основными правилами организации
документооборота являются:
- оперативное прохождение документа
с наименьшими затратами времени;
- максимальное сокращение инстанций
прохождения документа (каждое перемещение
документа должно быть оправданным, необходимо
исключить или ограничить возвратные
перемещения документов);
- порядок прохождения и процесс
обработки основных видов документов
должны быть единообразными.
Соблюдение этих правил позволяет
реализовать основной организационный
принцип службы делопроизводства - возможность
централизованного выполнения однородных
технологических операций. Основой структуры
любого документооборота является документ.
Все документы (традиционные на бумаге
и на магнитных носителях) в комплексе
должны быть согласованы путем соблюдения
правил особенностей представления информации
на каждом из носителей.
. Принципы организации документооборота
Организация документооборота
- это правила, в соответствии с которыми
должно происходить движение документов
в учреждении. Организация документооборота
объединяет всю последовательность перемещений
документов в аппарате управления организации
(учреждения), все операции по приему, передаче,
составлению и оформлению, отправке (и
подшивке) документов в дело. Документооборот
является важной составной частью делопроизводства
и информационного обеспечения управления.
Четко организованный документооборот
ускоряет прохождение и исполнение документов
в организации (учреждении).
В технологической цепочке
обработки и движения документов можно
выделить этапы:
- прием и первичная обработка
документов;
- предварительное рассмотрение
и распределение документов;
- регистрация;
- контроль за исполнением;
- информационно-справочная работа;
- исполнение документов и отправка.
Служба документационного
обеспечения управления (ДОУ), которая
может быть представлена в организации
как самостоятельным структурным подразделением
(канцелярия, общий отдел, секретариат),
так и отдельным сотрудником, (секретарь-референт)
должна принимать к обработке только правильно
оформленные документы, имеющие юридическую
силу и присланные в полном комплекте
(при наличии приложений). В противном
случае присланные документы возвращаются
автору с соответствующим сопроводительным
письмом, где указываются причины возврата.
Конверты от поступающих
документов оставляют в тех случаях, когда
только по конверту можно определить адрес
отправителя, время отправки и дату получения
документов. Не вскрываются и передаются
по назначению документы с пометкой "лично"
и в адрес общественных организаций.
Предварительное
рассмотрение документов проводится работником
службы ДОУ с целью распределения поступивших
документов на:
- направляемые
на рассмотрение руководителю организации,
- направляемые
непосредственно в структурные подразделения
или конкретным исполнителям.
Без рассмотрения
руководителем передаются по назначению
документы, содержащие текущую оперативную
информацию или адресованные в конкретные
подразделения. Это позволяет освободить
руководителя организации от рассмотрения
мелких текущих вопросов, решения по которым
могут принимать ответственные исполнители.
На рассмотрение
руководства передаются документы, адресованные
руководителю организации, и документы,
содержащие информацию по наиболее важным
вопросам деятельности организации.
Все подлежащие
исполнению документы регистрируются
и затем передаются в соответствии с предварительным
распределением либо руководителю, либо
в структурные подразделения (ответственным
исполнителям).
Рассмотренные руководителем
документы возвращаются в службу ДОУ,
где в регистрационную форму переносится
резолюция руководителя, выражающая принятое
руководителем управленческое решение
по данному документу. После заполнения
регистрационной формы эти документы
передаются на исполнение в структурные
подразделения (ответственным исполнителям).
Ход исполнения контролируется службой
ДОУ.
Обработка и передача
документов исполнителям осуществляются
в день их поступления в службу ДОУ. Если
документ должен исполняться несколькими
подразделениями или должностными лицами,
его размножают в нужном количестве экземпляров.
Исполненные документы
подшиваются в дела вместе с копиями ответов.
Работа с исходящими
документами начинается с подготовки
ответственным исполнителем проекта текста
документа, который затем согласовывается
с заинтересованными должностными лицами
и дорабатывается по их замечаниям. Окончательный
вариант документа после распечатки подписывается
руководителем, регистрируется и отправляется
адресату. Заверенная копия исходящего
документа подшивается в дело.
Документы, подлежащие
отправке в другую организацию, сортируют,
упаковывают, оформляют как почтовое отправление
и сдают в отделение связи. Перед упаковкой
документов служба ДОУ обязана проверить
правильность оформления документов,
наличие всех приложений, соответствие
количества экземпляров количеству адресатов
и т.д. Неправильно оформленные документы
подлежат возврату исполнителю на доработку.
На заказную корреспонденцию составляется
опись рассылки, которая подписывается
работником службы ДОУ и датируется.
Исходящие документы
должны обрабатываться и отправляться
в день регистрации.
Внутренние документы
организации создаются по той же схеме,
что и исходящие: составляется проект
текста документа, проводится его согласование
с заинтересованными должностными лицами
и доработка по замечаниям; распечатывается
окончательный вариант документа и подписывается
руководителем. После регистрации документ
размножается в нужном количестве экземпляров
(по числу исполнителей). Копии документа
заверяются и передаются на исполнение
в структурные подразделения (ответственным
исполнителям). Оригинал документа подшивается
в дело.
Документы внутри
организации должны передаваться исполнителям
под расписку.
Служба ДОУ должна
систематически вести учет количества
обрабатываемых документов, включая все
их виды и размноженные экземпляры, т.
е. учитывать объем документооборота.
Сведения о количестве документов удобно
вносить в соответствующую учетную форму,
разработанную самой организацией и заполняемую
ежедневно, ежемесячно, ежеквартально
и ежегодно в структурных подразделениях
и службах ДОУ.