Направления совершенствования документооборота

 

Содержание

Введение 3

1. Правовое регулирование организации кадрового  делопроизводства 5

1.1 Организация кадровой службы 5

1.2 Состав кадровой документации 7

2. Локальные правовые акты, регламентирующие работу на предприятии 11

2.1. Правила внутреннего распорядка 11

2.2. Штатное расписание 12

2.3. Должностные инструкции 12

2.4. Трудовой договор (контракт) 14

3. Движение кадров 17

3.1.Порядок оформления документов при приеме на работу 17

3.2  Порядок учета кадров в УП «Энерол» (практическое применение) 18

4. Направления совершенствования документооборота 24

Заключение 26

Список использованных источников 28

Приложение А Схема прохождения входящих документов 30

Приложение Б Схема прохождения исходящих документов 31

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

Конституция Республики Беларусь гарантирует гражданам право на труд как наиболее достойный способ самоутверждения человека,  право на выбор профессии, рода занятий и работы в соответствии с призванием, способностями, образованием, профессиональной подготовкой и с учетом общественных потребностей, а также на здоровые и безопасные условия труда.

Лицам, работающим по найму, гарантируется  справедливая доля вознаграждения в  экономических результатах труда  в соответствии с его количеством, качеством и общественным значением, но не ниже уровня, обеспечивающего  им и их семьям свободное и достойное  существование. Конституция гарантирует право на отдых. Для работающих по найму это право обеспечивается установлением рабочей недели, не превышающей 40 часов, сокращенной продолжительностью работы в ночное время, предоставлением ежегодных оплачиваемых отпусков, дней еженедельного отдыха.   

Трудовой кодекс Республики Беларусь обуславливает трудовые отношения между работником и нанимателем соблюдение сторонами обязательств, предусмотренных законодательством и трудовым договором (контрактом). Трудовой кодекс Республики Беларусь прямо предусматривает обязанность нанимателя организовать  учет фактического рабочего времени, то есть явки работников на работу и ухода с нее.

Термин   «делопроизводство»   характеризует   совокупность   работ   по документированию управленческой деятельности учреждений и организации в  них документов. Понятием «документ» определяется  информация,  записанная  любым способом на любом материале, изданная или полученная  любым  физическим  или юридическим  лицом,  в  любой  организации   для   использования в своей деятельности. [16, c. 17].

Кадровая служба представлял собой самостоятельное  структурное подразделение предприятия, подчиненное непосредственно руководителю  предприятия. [22, c. 43].

Организация работы с документами  влияет  на  качество  работы  аппарата управления, организацию  и  культуру  труда  работников предприятия.  От того,  насколько  профессионально  ведется   документация,   зависит   успех управленческой деятельности в целом. 

Документационному  обеспечению на  предприятиях  независимо от   формы собственности надлежит уделять большое внимание, потому, что недостатки  в постановке  этой  работы  приводят   к   серьезным   трудностям   в   работе и руководства и предприятия  в  целом.    

Как показывает практика (по итогам проверок контролирующих органов), многие руководители предприятий, а также работники,  отвечающие  за документационное обеспечение, в полной мере не знакомы с основами  современного делопроизводства, а тем более – с тонкостями ведения документации. Они не знают нормативных правовых актов, регулирующих делопроизводство. [18, c. 114].

Правильное и своевременное составление и оформление   документов   в соответствии  с требованиями законодательства – важнейшая обязанность   работников кадровых служб и (или) должностных лиц, ответственных за делопроизводство.

Вся кадровая (и иная) информация на предприятии должны своевременно и точно фиксироваться в документах. Можно с уверенностью сказать, что документы  и правильно оформленная документная информация лежат в основе управленческих решений, принимаемых на предприятии и является их  материальным воплощением, обеспечиваемых юридической силой. На каждом предприятии документооборот  должен быть отработан до автоматизма, для того,  чтобы работники не  отвлекались от главных производственных целей предприятия. [18, c. 163].

Цель данной курсовой работы – осмыслить и досконально изучить вопрос оформления, и организации учета делопроизводства и документооборота в кадровой работе предприятия любой формы собственности.

Актуальность данной темы обусловлена  сложностью для восприятия  в правоприменительной практике, но при этом необходимостью работников кадровых служб знать тонкости кадрового делопроизводства на основании требований законодательства, необходимостью повышения профессионального уровня, работников кадровых служб, с целью эффективного управления социально-трудовыми отношениями, персоналом и производством, применяя более эффективные формы и методы управления. Как показывает практика, организация и само делопроизводство в кадровой работе имеет массу сложностей и ежедневных вопросов у должностных лиц (руководителей и кадровиков). Без правильного и точного ведения кадрового делопроизводства не может быть правильной организации труда. Правильность ведения кадрового делопроизводства влияет на решение вопросов пенсионного обеспечения работников, налогового законодательства и другие установленные законодателем вопросы. Знаниями по кадровому делопроизводству должны владеть и работники кадровых служб (лица, ответственные за ведение кадровой работы на предприятии), но также бухгалтера, экономисты и, конечно же, руководители.

Настоящая цель определяет следующие задачи настоящей курсовой работы:

1. Изучить нормативные правовые акты, регулирующие кадровую документацию (должностные инструкции, журнал учета трудовых книжек, ведение табелей учета рабочего времени и т.д.);
2. Изучить практическое применение и ведение кадрового делопроизводства.

Объектом настоящего исследования является организация кадрового делопроизводства в соответствии с требованиями законодательства.

Настоящая работа будет проанализирована на основании данных иностранного частного торгово-производственного предприятия  «Энерол» (далее – УП «Энерол») (г. Минск, ул. Заслонова, 10), занимающего торговлей алкогольной продукцией на территории Республики Беларусь.

1. Правовое регулирование организации кадрового делопроизводства

                            1.1 Организация кадровой службы

Классическая  форма  организации  кадровой  службы  на  предприятии  любой формы собственности – это создание кадровой службы (отдел кадров, кадровое бюро, инспектор по кадрам). Его численный состав и структура во  многом  зависят от масштабов  предприятия  и  способов  достижения  поставленных  перед  ним целей. Очень часто кадровая служба объединена с юридической службой (пример: отдел правовой и кадровой работы, кадрово-правовое бюро и т.д.). В небольших по численности организациях, функции кадровой службы возлагаются на юрисконсульта. [13].

Организация любого предприятия  начинается с  составления  положения,  в котором перечисляются задачи, функции, права и обязанности подразделения. Работы кадровой службы также определяется соответствующим положением, которое в настоящей работе мы рассмотрим на примере УП «Энерол».

Положение об отделе кадров

Положение об отделе кадров на предприятии состоит из следующих разделов:

- общие положения;

- задачи;

- структура;

- функции;

- взаимоотношения с другими  подразделениями предприятия;

- права;

- ответственность.

В разделе «Общие  положения»  закреплены  подчиненность  отдела  кадров директору предприятия. В разделе  «Задачи»   содержит   сформулированные    направления деятельности отдела  кадров,  важнейшими  из  которых  являются  организация работы  по  обеспечению  подбора персонала и его расстановки,  формирование  стабильно  и эффективно работающего   коллектива,   создание кадрового резерва на предприятии, а также организация системы учета кадров.

В разделе «Структура»  прописан порядок разработки и утверждения структуры кадрового отдела, его численный состав и конкретные направления его работы.

Раздел «Функции» определяет функциональные обязанности кадровой работы:

- разработка планов комплектования  кадров в соответствии  с   программой развития предприятия;

- оформление приема, перевода  и увольнения работников в  соответствии  с трудовым законодательством;

-  учет личного состава  предприятия;

- хранение  и  заполнение  трудовых  книжек,  ведение   документации  по делопроизводству;

- контроль  за  исполнением   руководителями  подразделений   приказов  и распоряжений по работе с личным составом;

-  изучение  движения  кадров,  анализ  текучести   кадров,   разработка мероприятий по ее устранению;

- анализ состава, деловых  качеств специалистов предприятия  с  целью  их рационального использования;

- создание условий для  повышения образовательного  и   квалификационного уровня специалистов;

- работа по созданию  резерва на выдвижение работников на руководящие должности предприятия;

- подготовка  предложений   по  улучшению  расстановки   и  использованию работников;

- подготовка и систематизация  материалов для аттестационной  комиссии;

- подготовка материалов  для  предоставления  работников к поощрению и награждению;

- принятие мер по трудоустройству  высвобождаемых работников;

- осуществления контроля  и инструктажа работников отдела  кадров;

- организация контроля  за  состоянием  трудовой  дисциплины  и  правил внутреннего трудового распорядка;

- ведение всей отчетности  по кадровым вопросам.

В  разделе «Взаимоотношения с другими подразделениями предприятия» содержится перечень  документов,  которые  поступают  в  отдел  кадров,  и  документов, которые направляются из отдела кадров в другие подразделения.

От коммерческих подразделений отдел кадров получает заявки на прием работников, представления о поощрении, графики отпусков. Из отдела кадров в коммерческие подразделения направляются сведения о нарушителях трудовой дисциплины,  копии  приказов  о  приеме,  перемещении внутри  предприятия,  увольнение  рабочих и служащих,   изменении   правил внутреннего трудового распорядка, сведения, относящиеся к вопросам  трудовой и исполнительной дисциплины.

От  бухгалтерии  отдел  кадров  получает  штатное  расписание,  расчеты потребности в рабочей  силе,  справки  о  заработной  плате  для  оформления пенсий по возрасту и инвалидности. В  бухгалтерию  отдел  кадров   представляет   сведения   о   списочной численности работников, прогулах, текучести кадров,  табель  учета  рабочего времени, проекты приказов о приеме,  перемещении  и  увольнении материально ответственных лиц, листы временной нетрудоспособности для  оплаты,  сведения о  приеме,  перемещении,  увольнении   и   очередных   отпусках   работников предприятия.

В юридический  отдел  из  отдела  кадров  направляются  на  визирование приказы по личному составу. В разделе «Права» указаны основные полномочия, которыми  наделен  отдел кадров, в частности:

- право требовать от  всех  подразделений  предприятия  необходимые  для полноценной работы отдела кадров материалов;

- право осуществлять связь  с другими организациями по  вопросам  подбора работников на предприятие;

- право требовать от  других подразделений обязательного  выполнения  тех указаний, которые предусмотрены положением об отделе кадров.

В  разделе  «Ответственность»  установлена  ответственность  начальника отдела кадров за выполнение возложенных на отдел функций  и  ответственность работников отдела, в соответствии с их должностными инструкциями.

1.2 Состав кадровой документации

 

Вопросы управления трудовым коллективом,  формирования  и качественного улучшения его состава можно решать только при  условии совершенной системы информационного   обеспечения   работы  с   кадрами, включающие в себя многочисленные информационные (документальные) показатели. [17, c. 214].

Информационные показатели, используемые в кадровой службе,  включены  в классификаторы технико-экономической информации, позволяющие систематизировать  анкетно-биографические  данные  о работниках,  сведения  об  их образовании, занимаемой должности и др.  Вся указанная кадровая информация необходима для будущего начисления  пенсий,  выплате налогов и т.д. [27, c. 95].

Информационные показатели, характеризующие работу с кадрами, отражаются в комплексах документов, создаваемых и обрабатываемых  в  кадровых  службах предприятий. Если обобщить понятия  «кадровая документация» или «документация по личному составу», то под ней подразумевают широкий круг документов, содержащих  сведения о работниках предприятия и деятельности самой кадровой службы. К ним относят:  персональные и учетные  документы,  плановые  и  отчетно-статистические,  организационно-распорядительные.

В состав кадровой документации предприятия входят (далее рассмотрен подробно каждый):

- трудовой договор (контракт);

- приказ (распоряжение) о приеме на работу;

- личная карточка;

- приказ (распоряжение) о  переводе на другую работу;

- приказ (распоряжение) о  предоставлении отпуска;

- приказ (распоряжение) о  прекращении трудового  договора  (контракта);

- табель учета рабочего времени;

- личные заявление работников  предприятия;

- графики отпусков.

Трудовой  договор (контракт)  заключается в письменной   форме   между работником и нанимателем, в лице  руководителя  предприятия  и содержит основные  условия:  название  документа,  дата, место составления, текст, подписи,  печать.  Контракт  составляется  в  двух экземплярах, один из которых остается на предприятии, а другой  храниться  у работника.