Направления совершенствования документооборота

Приказ  (распоряжение)  о  приеме   на   работу   является   одной   из форм первичной учетной документации, которая должна в обязательном порядке приниматься и храниться в организации.

Приказы по личному составу  являются важнейшим документом,  составляемым в процессе документирования функций кадровой службы на предприятии.  Приказами по предприятию оформляются следующие правовые положения работников: прием,  перевод и увольнение, предоставление работникам отпусков, командировки, изменение условий и оплаты  труда,  присвоение разрядов  и изменение анкетно-биографических данных, поощрения и взыскания, накладываемые на работников и др. [20, c. 107].

При  оформлении  приказов  по  личному составу, непосредственно в самом тексте приказа необходимо делать ссылку на основание, послужившее причиной для издания документа, пример:   личное   заявление работника,  докладная   записка   руководителя    подразделения (о направлении  работника в командировку),  акт (например,  о нарушении  трудовой  дисциплины),   свидетельство  о   браке, отражающее изменение фамилии работника и др.

Необходимо отметить, что  личное заявление работника о приеме, переводе или  увольнении, необходимо, что бы работник  писал собственноручно, в произвольной  форме.  В заявлении необходимо указать: наименование структурного подразделения, наименование вида документа,  дата, адресат (должность, фамилия, инициалы  руководителя  предприятия),  текст, личная   подпись,   расшифровка   подписи работника.   Для оформления приказа по поданному заявлению, на   заявлении проставляется резолюция  руководителя и отметка об  исполнении  документа  и направлении его в дело.

Приказы по личному составу  оформляются и  ведутся  строго  отдельно  от приказов по основной деятельности. Такая практика существует не только на исследуемом нами УП «Энерол», но и на всех предприятиях республики. Следует отметить, что текст  приказа  по  личному  составу  не имеет констатирующей  части  и  глагола  «ПРИКАЗЫВАЮ», (как  это  принято  в приказах  по  основной  деятельности).   Кадровые   приказы   сразу начинаются с распорядительного действия:  «ПРИНЯТЬ»,  «НАЗНАЧИТЬ»,  «ПЕРЕВЕСТИ», «УВОЛИТЬ», «ПРЕДОСТАВИТЬ ОТПУСК», «КОМАНДИРОВАТЬ».

Каждый пункт приказа  по личному составу необходимо прописывать  в строгом соответствии с Трудовым кодексом Республики Беларусь. В любом кадровом приказе имеется  распорядительного   действия, как то:  уволить, премировать, перевести;  фамилии и инициалы  работника, при чем, имя и отчество работника прописываются полностью; должность и структурное  подразделение, дата вступления в силу данного пункта приказа. [15].

При приеме на работу, работнику обязательно устанавливается размер  оплаты  труда, который прописан в штатном расписании по предприятию (оклад,  надбавка,  индексация) и в Положении об оплате труда. В приказ включаются и некоторые существенные  условия   приема: временно (с…по…), с испытательным сроком (его продолжительность) и т.д.

При увольнении работника  в приказе указывается причина  увольнения, со ссылкой на соответствующую статью ТК РБ. В случае предоставления работнику отпуска, в приказе указывается его вид, продолжительность, дата начала  и окончания отпуска.

При командировании работника указываем  срок  командировки,  место направления, наименование предприятия.

При подготовке приказов о поощрениях и наказаниях работников, необходимо указывать причины и вид поощрения или взыскания, со ссылкой на материалы (расследования при наказании и документы о поощрении).

Каждый пункт приказа  по личному составу должен заканчиваться  ссылкой на письменное основание данного распорядительного  действия.

В соответствии с   требованиями Трудового кодекса Республики Беларусь, приказы по личному составу письменно доводятся до  сведения работника. Визы  ознакомления  работников  могут  располагаться либо  непосредственно  после  текста  каждого  пункта  приказа,  либо  после подписи руководителя предприятия. Иногда, на некоторых предприятиях визы ознакомления работников располагаются на обратной стороне листа приказа.

Проект  приказа  по  личному  составу  согласовывается  со   следующими должностными   лицами на предприятии УП «Энерол», подобная практика существует во всех предприятиях республики:   с   главным    бухгалтером,    юрисконсультом,    с руководителями структурных подразделений, работники  которых  упоминаются  в приказе. Предусмотрено обязательное визирование приказов по личному  составу руководителем кадровой службы.

Приказы по личному  составу  обязательно  регистрируются  (отдельно  от приказов  по  основной  деятельности).  В  качестве  регистрационной   формы используют книгу регистрации, которая пронумерована, прошита и скреплена печатью по форме.  При регистрации в книге регистрации указывается: дата и номер приказа, кем подписан приказ. С учетом различий в сроках  хранения  приказов по личному составу рекомендуется нумеровать  их  по  следующему  правилу.  К порядковому  номеру  приказа  добавляется   буквенное   обозначение   (чтобы отличить  его   по  номеру  от  приказа  по   основной   деятельности).   В УП «Энерол» введены разные буквенные обозначения для разных  по  содержанию кадровых приказов, как пример:  № 22/к – приказ  о движении  кадров  (прием, увольнение, изменение кадровой документации),     № 10/ к – о командировании, № 16/о – об отпуске, № 14/ п – о поощрении.

Личная карточка установленной  формы, заполняется на всех работников предприятия в одном экземпляре на основании  соответствующих  документов, паспорта, военного билета, трудовой книжки,  диплома,  на  основании  опроса работника. Коды профессии  и  специальности  указываются  по  всеобщему классификатору должностей рабочих и служащих и тарифных  разрядов (ОКПДТР) и отражаются в личной карточке. [15].

Приказ о  предоставлении отпусков работникам предприятия издается    для   оформления   ежегодного   и   других   видов   отпусков, предоставляемых работникам в соответствии с Трудовым кодексом,  действующими законодательными актами и положениями, коллективным  договором  и  графиками отпусков, утверждаемых ежегодно в УП «Энерол» в срок до 5 января.

В УП «Энерол» приказы издается в одном экземпляре. Оригинал приказа остается в отделе  кадров,  копия приказа передается  в   бухгалтерию.  

На основании приказа  о  предоставлении  отпуска  отдел  кадров  делает отметки  в  личной  карточке  работника,  а  бухгалтерия  производит  расчет заработной платы, причитающейся за отпуск. В случае, если отпуск  предоставляется без оплаты  рядом  с  указанием  о  количестве  дней  отпуска прописывается  -- «без оплаты». В разделе «Начислено»  в  графе  1  в  пустых  строках  указываются месяцы, по которым начислена заработная плата.

Табель учета использования  рабочего времени и расчета заработной  платы применяется для учета  использования  рабочего времени всех работников (в том числе и руководства), для контроля  за  соблюдением работниками установленного режима рабочего времени, а также для составления статистической отчетности по труду. Табель составляются в одном экземпляре  уполномоченным  на  это  лицом (отданным приказом по предприятию),  после соответствующего оформления и утверждения руководством предприятия передается в бухгалтерию.

Отметки в табеле о причинах неявок на работу  или  о  работе  в  режиме неполного рабочего дня, работе в сверхурочное время  и  других  отступлениях от нормативных условий  работы  производятся  только  на  основании документов, оформленных должным образом (листок нетрудоспособности и т.д.).

Учет использования рабочего времени  осуществляется  в  табеле  методом примитивной и обычной регистрации  явок  и  неявок  на  работу.

Если говорить о графиков отпусков, то они представляют  собой  внутренний  документ,  в  котором определяется очередность предоставления отпусков  работникам каждого их подразделений и предприятия в целом.   Форма графика отпусков содержит следующие  реквизиты: наименование предприятия, название вида документа, гриф  утверждения,  место составления, дату, текст, визы согласований.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2. Локальные правовые акты, регламентирующие работу на предприятии

     Локальные акты, регламентирующие структуру,  задачи и  функции  предприятия,  организацию  его  работы,  права,  обязанность и ответственность   руководства   предприятия и всех работников.

     К этим локальным актам относятся:

    - учредительные документы (устав и учредительный договор);

    - структура и штатная численность работников предприятия;

    - штатное расписание;

    - правила внутреннего трудового  распорядка;

    - положение о структурных подразделениях;

    - должностные инструкции каждого работника.

2.1. Правила внутреннего распорядка

 

Организация  работы  предприятия,  взаимные  обязанности  работников  и руководства, предоставление отпусков, командирование  сотрудников,  внутри объектный   режим  и  другие  вопросы  отражаются  в  правилах   внутреннего трудового распорядка (далее – ПВТР), принятых на предприятии и утвержденного руководителем и скрепленных печатью.  ПВТР состоят из следующих разделов: общие положения, порядок приема и увольнения  работников, основные обязанности  работников,  основные  обязанности руководства, прописано рабочее время и его использование,  поощрение за  успехи  в работе, ответственность за нарушение трудовой дисциплины. [16].

В разделе  «Общие положения» определена основная цель ПВТР  приведены конституционные гарантии   работников  в   области трудовых прав. ПВТР в УП «Энерол» разработаны и расписаны на основании требований трудового законодательства Республики Беларусь.

В разделе  «Порядок приема и увольнения работников» прописана процедура приема работников, в частности список необходимых документов,  без предъявления которых прием на работу  не  допускается,  оформление  приказа, проведение инструктажа по технике безопасности, условия работы,  разъяснения прав и обязанностей работников. Очень подробно регламентированы  вопросы перевода работников на  другую  должность  внутри  предприятия.  Указывается  порядок расторжения трудового договора по инициативе работника и администрации, со ссылкой на Трудовой кодекс Республики Беларусь.

В разделе  «Основные обязанности работников»  перечислен  круг обязанностей,  которые  должны  выполнять  работники, в соответствии со своей должностью.

В  разделе  «Основные  обязанности  нанимателя»  определен  перечень обязанностей руководства предприятия, которые необходимо выполнять в  соответствии с действующим законодательством:  правильно  организовать   труд   работников, совершенствовать формы и методы оплаты труда, соблюдать законодательство  об охране  труда и т.д.

В разделе  «Рабочее время и  его  использование»  установлено  начало  и окончание работы и  перерыва  для  отдыха  и  питания,  определяются  график сменности, формы  организации  явки  на  работу,  очередность  предоставления трудовых отпусков и т.д.

В разделе  «Поощрения за успехи в  работе»  приведен  список  поощрений, которые  применяются  за   образцовое   выполнение   трудовых обязанностей,  повышение  производительности  труда,  другие  достижения за исполнение работником своих должностных обязанностей.

В  разделе  «Ответственность   за   нарушение   трудовой   дисциплины» представлен  перечень  мер  дисциплинарного   взыскания,   определены   виды нарушений трудовой дисциплины, порядок их фиксирования и санкции, в соответствии с требованиями трудового законодательства.

2.2. Штатное расписание

       

В  соответствии  с  Уставом   предприятия   разработана   его   штатная численность, которая вводится в действие приказом по предприятию и может корректироваться в зависимости от экономической целесообразности. В настоящий момент в УП «Энерол» работает 60 человек. В штатном расписании указаны все  структурные  подразделения   предприятия,   вводимые   на   предприятии должности и количество штатных единиц  по  каждой  из  должностей.  Штатное расписание составлено  на  бланке  предприятия,  согласовано   с   главным   бухгалтером, юрисконсультом, начальником отдела кадров и  утверждено директором.

Изменения в  структуру и штатную численность  вносятся приказом по предприятию.

Должностной и численный состав предприятия  с указанием фонда заработной платы закреплен в  штатном  расписании.  Штатное  расписание содержит перечень  должностей,  сведения  о  количестве штатных единиц, должностных окладах, надбавках и месячном  фонде  заработной платы.  

Хочется отметить, что в УП «Энерол» имеется несколько подразделений, для каждого из которых разработано положение, определяющее правовой статус, задачи, функции, права и обязанности,  ответственность   подразделения.   Положение   о   структурном подразделении  предприятия  разработано  руководителем  подразделения  и  им подписано, согласовано с заместителем  директора  по  экономике,  юристом  и утверждено директором предприятия.

2.3. Должностные инструкции

     

Правовое  положение каждого работника предприятия, в том числе и руководства, регламентируется  должностной инструкцией,  устанавливающей  задачи,   функции,   права,   обязанности   и ответственность должностных лиц. [14].

Целями разработки должностной инструкции, помимо требований законодательства, также являются:

-  создание  организационно-правовой   основы   служебной   деятельности всех работников;

- повышение ответственности работника за результаты  его трудовой  деятельности, осуществляемой на основании трудового договора (контракта);

- обеспечение  объективности при аттестации работника, его поощрении и в случае нарушения им трудовой и исполнительной дисциплины, наложения на него дисциплинарного взыскания.

Должностная инструкция разрабатывается  исходя  из  задач  и  функций, возложенных на  конкретное  структурное  подразделение  предприятия  в соответствии со штатным расписанием.