Принципы пострения системы Научно-справочного апппарата

Состав системы  НСА 

4.02. В состав системы  НСА входят архивные справочники  (архивные описи, список фондов, каталоги, путеводители, указатели,  обзоры документов) и механизированные  и автоматизированные информационно-поисковые  системы (АИПС).  

4.03. Архивные справочники,  механизированные и автоматизированные  ИПС подразделяются на межархивные,  общеархивные, межфондовые и пофондовые.  

Межархивные справочники, механизированные и автоматизированные ИПС обеспечивают поиск документов по материалам группы государственных  архивов (страны в целом, региона, республики, края, области); общеархивные справочники, механизированные и автоматизированные ИПС – поиск документов по материалам конкретного архива в целом; межфондовые  справочники, механизированные и автоматизированные ИПС – поиск документов по нескольким фондам одного архива; пофондовые справочники  – поиск документов по материалам конкретного фонда.  

4.04. Архивные справочники  создаются на основе описания  архивных документов, то есть  на основе создания вторичной  информации о составе, содержании  и адресах (поисковых данных) документов  и фондов путём аналитико-синтетической  переработки первичной документной  информации. В зависимости от  того, какой тип справочника (опись,  каталог, путеводитель, указатель,  обзор и др.) создаётся, проводится  описание документа (части документа), группы документов, дела, группы  дел, фонда (части фонда), группы  фондов, фондов архива, фондов группы  архивов.  

Подготовка архивных справочников для издания, разработки механизированных и автоматизированных ИПС, а также научная разработка крупных архивных фондов, завершающаяся  созданием справочников и научным  отчётом, подлежат государственной  регистрации в соответствии с  п. 8.1.12 настоящих Правил. 

Дифференцированный  подход к созданию НСА 

4.05. При создании  и развитии системы научно-справочного  аппарата применяется дифференцированный  подход, заключающийся в выборе  определённой методики составления  и усовершенствования справочников, в определении целесообразного  состава и наполнения справочного  аппарата к ним, установлении  очередности работ в зависимости  от категории фонда, категории  его обособленной части (см. п. 1.2.39), характера его документов, состояния  и состава имеющегося научно-справочного  аппарата к фонду.  

4.06. К фондам первой  категории составляется научно-справочный  аппарат, обеспечивающий разностороннее  использование документов в сочетании  с быстротой, полнотой и точностью  многоаспектного поиска. Описи таких  фондов должны иметь предисловия  и различные указатели; материалы  фондов подлежат первоочередной  каталогизации, при этом основной  способ описания – подокументный;  в путеводителе на них составляется  индивидуальная характеристика.  

К наиболее информативным  и используемым фондам первой категории  возможно создание других архивных справочников, раскрывающих содержание документов –  обзор фондов, указателей к документам и др.  

4.07. К фондам второй  категории может быть составлен,  помимо предисловия, глухой указатель  к описи (предметный или его  разновидность – географический  или специальный предметный); основным  способом описания при каталогизации  будет поединичный; в путеводителе  информация о них может быть  включена в групповую характеристику.  

4.08. К фондам третьей  категории, информация которых  имеет характер частичного дополнения  по отношению к фондам первой  и второй категории, может быть  составлен минимальный справочный  аппарат. Описи таких фондов  могут не содержать указателей; при каталогизации может быть  составлена одна отсылочная карточка  на фонд, группу фондов; в путеводителе информация о таких фондах может включаться в список неаннотируемых фондов.  

4.09. При создании  и совершенствовании научно-справочного  аппарата отдельные структурные  подразделения фонда, имеющие  самостоятельные описи, могут  быть отнесены к разным категориям.  

Внутрифондовое категорирование  проводится также применительно  к объединённым фондам, в составе  которых могут иметься фонды  различных уровней информативности.

Преемственность НСА  ведомственных и государственных  архивов 

4.010. Преемственность  учётно-справочного аппарата, создаваемого  в делопроизводстве учреждений  и НСА ведомственных и государственных  архивов, основывается на единстве  требований и принципов построения  системы научно-справочного аппарата. Преемственность предполагает обязательность  составления в делопроизводстве  учреждений и ведомственных архивах  описей дел с необходимым научно-справочным  аппаратом к ним.  

4.011. Утверждённые  Центральной экспертно-проверочной  комиссией – экспертно-проверочной  комиссией (ЦЭПК – ЭПК) архивных  учреждений описи (годовые разделы  описей) дел постоянного хранения  государственный архив хранит  как контрольные экземпляры до  передачи документов на государственное  хранение, после чего описи становятся  частью системы научно-справочного  аппарата государственного архива.  

Различные виды делопроизводственных картотек и каталогов, ведомственных  архивов могут быть приняты в  государственные архивы для использования  в составе системы НСА.