Состав системы
НСА
4.02. В состав системы
НСА входят архивные справочники
(архивные описи, список фондов,
каталоги, путеводители, указатели,
обзоры документов) и механизированные
и автоматизированные информационно-поисковые
системы (АИПС).
4.03. Архивные справочники,
механизированные и автоматизированные
ИПС подразделяются на межархивные,
общеархивные, межфондовые и пофондовые.
Межархивные справочники,
механизированные и автоматизированные
ИПС обеспечивают поиск документов
по материалам группы государственных
архивов (страны в целом, региона, республики,
края, области); общеархивные справочники,
механизированные и автоматизированные
ИПС – поиск документов по материалам
конкретного архива в целом; межфондовые
справочники, механизированные и автоматизированные
ИПС – поиск документов по нескольким
фондам одного архива; пофондовые справочники
– поиск документов по материалам
конкретного фонда.
4.04. Архивные справочники
создаются на основе описания
архивных документов, то есть
на основе создания вторичной
информации о составе, содержании
и адресах (поисковых данных) документов
и фондов путём аналитико-синтетической
переработки первичной документной
информации. В зависимости от
того, какой тип справочника (опись,
каталог, путеводитель, указатель,
обзор и др.) создаётся, проводится
описание документа (части документа),
группы документов, дела, группы
дел, фонда (части фонда), группы
фондов, фондов архива, фондов группы
архивов.
Подготовка архивных
справочников для издания, разработки
механизированных и автоматизированных
ИПС, а также научная разработка
крупных архивных фондов, завершающаяся
созданием справочников и научным
отчётом, подлежат государственной
регистрации в соответствии с
п. 8.1.12 настоящих Правил.
Дифференцированный
подход к созданию НСА
4.05. При создании
и развитии системы научно-справочного
аппарата применяется дифференцированный
подход, заключающийся в выборе
определённой методики составления
и усовершенствования справочников,
в определении целесообразного
состава и наполнения справочного
аппарата к ним, установлении
очередности работ в зависимости
от категории фонда, категории
его обособленной части (см. п.
1.2.39), характера его документов, состояния
и состава имеющегося научно-справочного
аппарата к фонду.
4.06. К фондам первой
категории составляется научно-справочный
аппарат, обеспечивающий разностороннее
использование документов в сочетании
с быстротой, полнотой и точностью
многоаспектного поиска. Описи таких
фондов должны иметь предисловия
и различные указатели; материалы
фондов подлежат первоочередной
каталогизации, при этом основной
способ описания – подокументный;
в путеводителе на них составляется
индивидуальная характеристика.
К наиболее информативным
и используемым фондам первой категории
возможно создание других архивных справочников,
раскрывающих содержание документов –
обзор фондов, указателей к документам
и др.
4.07. К фондам второй
категории может быть составлен,
помимо предисловия, глухой указатель
к описи (предметный или его
разновидность – географический
или специальный предметный); основным
способом описания при каталогизации
будет поединичный; в путеводителе
информация о них может быть
включена в групповую характеристику.
4.08. К фондам третьей
категории, информация которых
имеет характер частичного дополнения
по отношению к фондам первой
и второй категории, может быть
составлен минимальный справочный
аппарат. Описи таких фондов
могут не содержать указателей;
при каталогизации может быть
составлена одна отсылочная карточка
на фонд, группу фондов; в путеводителе
информация о таких фондах может включаться
в список неаннотируемых фондов.
4.09. При создании
и совершенствовании научно-справочного
аппарата отдельные структурные
подразделения фонда, имеющие
самостоятельные описи, могут
быть отнесены к разным категориям.
Внутрифондовое категорирование
проводится также применительно
к объединённым фондам, в составе
которых могут иметься фонды
различных уровней информативности.
Преемственность НСА
ведомственных и государственных
архивов
4.010. Преемственность
учётно-справочного аппарата, создаваемого
в делопроизводстве учреждений
и НСА ведомственных и государственных
архивов, основывается на единстве
требований и принципов построения
системы научно-справочного аппарата.
Преемственность предполагает обязательность
составления в делопроизводстве
учреждений и ведомственных архивах
описей дел с необходимым научно-справочным
аппаратом к ним.
4.011. Утверждённые
Центральной экспертно-проверочной
комиссией – экспертно-проверочной
комиссией (ЦЭПК – ЭПК) архивных
учреждений описи (годовые разделы
описей) дел постоянного хранения
государственный архив хранит
как контрольные экземпляры до
передачи документов на государственное
хранение, после чего описи становятся
частью системы научно-справочного
аппарата государственного архива.
Различные виды делопроизводственных
картотек и каталогов, ведомственных
архивов могут быть приняты в
государственные архивы для использования
в составе системы НСА.