Принципы пострения системы Научно-справочного апппарата

Принципы  пострения системы  НСА

Использование архивных документов является одним из основных направлений деятельности РГАНТД. В  своей работе по использованию документов, и в частности при исполнении тематических запросов и запросов социально-правового  характера архив широко применяет  автоматизированные технологии и автоматизированные системы.  

РГАНТД хранит документы  государственных и негосударственных  научно-технических организаций, средств  массовой информации, документы из личных архивов на различных носителях  информации. Это документы как  на бумажной основе по практически  всем отраслям промышленности, включая  оборонную и космическую отрасли (научно-исследовательская, конструкторская, проектная, технологическая, управленческая документация и документы по личному  составу), а также аудиовизуальные  документы всех видов: кинофотофоновидеодокументы. Широкий видовой и тематический состав документального массива  РГАНТД накладывает свои особенности  на структуру, поступающих в архив  тематических запросов, и соответственно на использование автоматизированных поисковых средств при подготовке ответов на эти запросы.  

РГАНТД в своей  архивной практике применяет автоматизированные архивные технологии, в том числе  при создании автоматизированного  научно-справочного аппарата, с 1980 года.  

На первом месте  по частоте поступления и трудоемкости исполнения стоят социально-правовые запросы.  

При исполнении социально-правовых запросов на первом этапе для определения  названия фонда и выявления описей, в которых есть дела по личному  составу, также используется АС "Архивный фонд". На втором этапе поиск запрашиваемых  документов производится по БД, разработанной  в РГАНТД специально для подготовки ответов на запросы социально-правового  характера. Цель данной разработки - ускорить и упростить работу по подготовке ответов по этим запросам. В БД "Социальные запросы" введены следующие сведения: современное наименование организации  и ее адрес; все переименования и  даты существования со ссылкой на соответствующий юридический документ (приказ, постановление вышестоящей  организации); номер фонда (с указанием  места хранения - Москва, Самара, ведомственный  архив организации); номер описи; номер дела (с указанием вида хранящейся документации - личные дела, лицевые  счета карточки уволенных и т.д.). Поиск может осуществляться по любому заданному параметру.  

Такой набор необходимых  сведений, на наш взгляд, является оптимальным: расширять ввод информации до конкретного  лица в РГАНТД признано нецелесообразным, так как эти запросы носят  разовый характер.  

В РГАНТД в общем  объеме сложных тематических запросов преобладают запросы по таким  информационно емким видам документов, как фоно-, фото, кинодокументы а  также конструкторской и научной  документации. Исполнение тематических запросов проводится с использованием автоматизированной системы НСА  архива, которая включает в себя, как основное звено, АИПС на видовые (НТД, кино-,фото,фоно и т.д.) и тематические ("История освоения космоса", "История  медицины", "Промышленность" и  др.) комплексы документов.  

В настоящее время  суммарная база данных по документам РГАНТД составляет более 250 тыс. описаний документов, информационно-поисковый  тезаурус содержит более 10 тыс. терминов. Фонды РГАНТД ежегодно пополняются - в среднем на 10 тыс. ед. хр., все  изменения в составе архивных фондов последовательно отражаются в информационной базе системы НСА.  

АИПС предоставляет  информацию на уровне единицы хранения или ее части, а обобщенные сведения (на уровне описаний фонда и описи) предоставляет АС "Архивный фонд".  

Пользователями АИПС являются как внешние потребители  информации (организации, учреждения, частные лица), так и сотрудники архива - при подготовке экспозиций к выставкам, юбилейным датам; публикации документов; выявлении особо ценных документов и т.д.).  

Надо сказать, что  принципы, заложенные в архиве при  разработке автоматизированного НСА, базирующие на основных принципах отечественного архивоведения: преемственности и  совместимости с традиционными  методами учета и описания архивных документов, не потеряли актуальности и по сей день.  

Отличительной особенностью документального массива РГАНТД является наличие в лексике архивных документов большого количества имен собственных: фамилий; географических названий; названий организаций, технических объектов и изделий, и т.д. Это обстоятельство усложняет процесс исполнения тематических запросов и требует от архивистов ведения лексического контроля при описании документов. С целью более качественного описания документов, ввода в систему НСА достоверных, необходимых и достаточных информационных сведений, в РГАНТД разработаны: рубрикатор по тематике, отражающей специфику, хранящихся документов и словарь-тезаурус. Рубрикатор РГАНТД не является средством поиска: он служит для определения тематических границ АИПС и структуризации, подготавливаемых Системой архивных справочников.  

Для осуществления  тематического поиска по документам архива существует словарь-тезаурус, который  создавался динамическим путем, одновременно с процессом описания документов. При описании документов выписывались термины для каждого смыслового аспекта (темы, объекта, части документа, сюжета и т.д.), отражающие его содержание. Таким образом, в архивную практику внедрялась методика использования  нормированной лексики с целью  исключения возможности неоднозначного толкования лексических единиц, которыми архивисты описывают одни и те же явления, понятия, объекты и т.д. Этот основной метод построения лингвистического обеспечения системы НСА РГАНТД продиктован прежде всего потребностями  эффективного использования архивных документов с целью более качественного  удовлетворения запросов потребителей.  

Опыт РГАНТД показывает что, отсутствие словарного контроля при  описании документов вызывает такие  негативные проблемы, как использование  различных терминов для выражения  одного и того же понятия и как  следствие - возникновение при поиске ложной координации понятий (информационный шум) или ненахождение нужной информации.  

Создание системы  НСА РГАНТД опирается также на принципы целесообразной избыточности информации, достоверности и однократного унифицированного описания, как основных условий ее надежного функционирования.  

АИПС по тематическим и видовым комплексам документов занимает центральное место в  системе НСА РГАНТД, полностью  реализует функции архивных каталогов  и указателей, является универсальным  справочным средством, позволяет многократно, в различных аспектах, использовать однократно введенную информацию: осуществлять многоаспектный тематический поиск  и создание описей, каталогов и  других справочников. Неоднородность состава документов архивных фондов РГАНТД, требующих различного подхода  к организации хранения и учета  письменных (по архивным фондам) и аудиовизуальных (в порядке поступления) документов, и соответственно описания этих документов, выдвигает единые требования по унификации описания при вводе в автоматизированную систему НСА.  

При описании применяется  дифференцированный подход и различные  методы описания в зависимости от целей использования, ценности, информационной емкости и вида документа. Так, за единицу описания НТД и управленческой документации принимается дело или  группа дел; личных фондов - документ или  группа документов; аудиовизуальных  документов: единица учета (или ее часть) - для кино-, видео-документов и единица хранения - для фоно-, фотодокументов.  

В описании различных  видов документов присутствуют обязательные элементы. Их структура и набор  закреплены в предмашинном формате - рабочем листе АИПС. Он содержит данные по идентификации единицы  описания (архивный шифр - в межархивных  системах или архивный номер - в АИПС РГАНТД); хронологические сведения (крайние даты документов в фонде, описи, единице хранения, дата создания документа); показатели объема (количество единиц хранения в фонде, дел в  описи, листов в деле, единиц хранения в единице учета); данные о видах  документов, входящих в единицу описания (НТД, управленческая документация, документы  по личному составу, личного происхождения, аудиовизуальные); наименование фондообразователя; информационно-тематическую характеристику единицы описания (заголовок, аннотация, ключевые слова, рубрика по классификационной  схеме архива).  

Существуют и специфические  для каждого вида документов элементы описания (цвет - для кинофотодокументов, формат и система записи - для  видеофонограмм, номер дорожки - для  фонодокументов и др.). В систему  НСА вводятся данные служебного характера, например, указание на особую ценность документа, сведения об ограничении  использования, о состоянии носителя и др.  

Такое построение информационного  и лингвистического обеспечения  дает возможность проведения достаточно быстрого и точного поиска по самым  сложным многоаспектным запросам. Кроме  того, система не исключает возможность  свободного поиска по тексту документа  и практически по всем полям описания документа. Как правило, последовательность формирования запроса (стратегия поиска) в АИПС такова:

изучение информационной потребности пользователя;

формулирование запроса  на естественном языке;

создание поискового образа запроса с помощью словаря-тезауруса.  

Система может учитывать  необходимые ограничения при  поиске: тематические, географические, хронологические, видовые и др. В  архивной практике РГАНТД наиболее часто  встречается видовое ограничение, т.е. потребителю требуются документы  только одного вида, например кино или  фото. В АИПС РГАНТД используется прямой и последовательный поиск. В результате прямого поиска выдается перечень номеров  описаний документов, соответствующих  запросу. В выданном системой перечне  номеров документов в результате последовательного поиска отыскиваются описания, релевантные данному запросу. С целью улучшения результативности поиска может проводиться корректировка  запроса (путем его расширения или  конкретизации), эта процедура может  повторяться неоднократно, пока не будет получен результат, удовлетворяющий  пользователя.  

С целю повышения  качества информационного обслуживания потребителей архивной информации и  одновременно с целью обеспечения  сохранности аудиовизуальных документов РГАНТД целенаправленно ведет работу по созданию полнотекстовых баз данных на фото, фоно и кинодокументы. В  связи с тем, что физическое состояние  архивных аудиовизуальных документов в процессе хранения и особенно использования  постоянно ухудшается, в РГАНТД уже  давно решается вопрос о целесообразности преобразования документной информации методом оцифрования в другую форму, которая в большей мере удовлетворяла бы требованиям пользователей, интересующихся в первую очередь  содержанием документов, и при  этом архивисту не требовалось бы обращаться к оригиналу документа. Кроме того возможность многократной перезаписи оцифрованных аудиовизуальных  документов со 100% сохранением качества звука и изображения, обеспечивает их практическую неограниченно длительную сохранность. В архиве функционируют  автоматизированные архивные технологии, которые обеспечивают создание фонда  рабочих и страховых копий  на особо ценные фото и фонодокументы  методом оцифрования и записи на оптический носитель. В экспериментальном  порядке проходит апробацию технология по оцифрованию кинодокументов. Этому  перспективному направлению своей  деятельности архив уделяет большое  внимание: электронные каталоги кино- и фотодокументов установлены на Сайте РГАНТД. Оптические диски с  записями особо ценных фонограмм  предоставлены для использования  в Читальный зал РГАНТД.  

Практика работы РГАНТД, длительный опыт эксплуатации автоматизированных архивных систем и  технологий, создание полнотекстовых баз данных, свидетельствуют о  том, что действующие в архиве основные подходы по вопросам взаимодействия и влияния задач использования  на структуру НСА обеспечивают быстрое  и эффективное обеспечение доступа  пользователей к документной  информации архива.  

Основная задача развития системы НСА архива заключается  в эффективном использовании  и пополнении действующих автоматизированных систем и баз данных, планомерном  переводе всех элементов системы  учета и НСА с ручного на автоматизированный режим ведения, переходе на более современные программные  и технические средства.

4.01. Система научно-справочного  аппарата (СНСА) к документам Государственного  архивного фонда СССР – это  комплекс архивных справочников, механизированных и автоматизированных  информационно-поисковых систем, создаваемых  на единых методологических и  научно-методических основах. СНСА  создаётся для обеспечения сохранности  и поиска архивных документов  в целях эффективного использования  содержащейся в них информации.