Предмет и задачи делопроизводства, ее роль в деятельности юриста

    - порядковый номер дела внутри  данного подразделения или направления  деятельности.

    В графе 2 располагаются в определенной последовательности заголовки дел. Порядок расположения заголовков внутри разделов и подразделов определяется важностью документов, входящих в  дело. В начале располагаются заголовки  дел, содержащих организационно-распорядительную документацию, далее - содержащих плановые и отчетные документы, затем остальные заголовки в порядке убывания сроков хранения документов.

    Графа 3 «Количество томов» заполняется  по окончании календарного года. В  графе 4 «Срок хранения и номер  статьи по перечню» указывается срок хранения дела, номер статьи со ссылкой  на перечни или примерные номенклатуры дел. В графе «Примечание» проставляются  отметки: о незаведении дел («Дело  не заведено»), о переходящих делах, об уничтожении дел, месте хранения подлинников. По окончании календарного года к номенклатуре дел составляется итоговая запись о количестве заведенных дел отдельно постоянного и временного сроков хранения (см. приложение 51)

    Пример  составления номенклатуры дел дан  в приложении 52.  

    Формирование  дел

    При формировании документов в дела используются следующие признаки заведения дел. Основанием для группировки документов по номинальному признаку служит название их разновидности. Например: приказы, протоколы, указания, акты, справки и т.д. При  формировании документов в дела по предметно-вопросному признаку за основу берут их содержание. Например: «Документы по управлению» (акты, справки)». Авторский  признак предполагает группировку  в дела документов одного автора. Например: «Протоколы производственных совещаний  предприятия «Контакт» за 1997 год». Для группировки переписки используется корреспондентский признак. При  этом в заголовке дел указывается  корреспондент, с которым ведется  переписка, раскрывается содержание вопроса. Например: «Переписка с предприятиями  о взаимных расчетах за 1997 год». Объединение  в одном деле документов нескольких корреспондентов осуществляется по географическому признаку. Например: «Переписка с предприятиями Восточной  Сибири по вопросам поставки продукции». Группировка документов за какой-либо определенный период осуществляется по хронологическому признаку. Например: «Квартальные отчеты об основной деятельности предприятия и капитальных вложениях». Планово-отчетные документы группируются в дела по номинальному. авторскому, предметно-вопросному и хронологическому признакам.

    Дела  формируются в соответствии с  номенклатурой дел предприятия. В дело должны помещаться документы, которые своей содержательной частью соответствуют заголовку дела.

    При формировании дел необходимо соблюдать  следующие требования: документы  постоянного и временного сроков хранения необходимо группировать в  дела раздельно; подлинники отделять от копий; годовые планы и отчеты - от квартальных и месячных, утвержденные штатные расписания предприятия - от проектов; включать в дело по одному экземпляру каждого документа.

    Каждый  документ, помещенный в дело, должен быть оформлен в соответствии с требованиями государственных стандартов и других нормативных актов.

    В дело группируются документы одного календарного года, кроме переходящих  дел (например, личные дела, не закрывающиеся  при окончании календарного года).

    Дело  должно содержать не более 250 листов, при толщине не более 4-х сантиметров.

    Приложения  к документам, независимо от даты их утверждения или составления  присоединяются к документам, к которым  они относятся.

    Документы, помещенные в дело, должны иметь  подписи, дату, индекс, заверительную  надпись, отметку «В дело». Документы  в деле должны располагаться в  определенном порядке: сначала помещают основной документ и относящиеся  к нему приложения, а затем в  хронологическом порядке идут документы, возникающие по мере решения вопроса. Запрещается подшивать в дело неисполненные документы, разрозненные экземпляры документов, документы, подлежащие возврату, дублирующие документы.

    Сложились определенные правила группировки  документов в дела по видам и хронологии. Уставы, положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами. Приказы  по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу; подлинные экземпляры приказов по основной деятельности систематизируются и  подшиваются в дела вместе с приложениями в порядке их номеров. Документы  к приказам по основной деятельности группируются и подшиваются отдельно и хранятся у лица, готовившего  их проекты. Приказы по личному составу  группируются в дела в соответствии с установленными сроками их хранения. Документы, являющиеся основанием для  издания приказа по личному составу, подшиваются в личные дала сотрудников  или образуют самостоятельное дело приложений к данным приказам.

    Утвержденные  предприятием планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки группируются отдельно от их проектов. Плановые и отчетные документы хранятся в делах того года, к которому они относятся  по своему содержанию, независимо от времени  их составления или даты поступления. Например, план на 1998 год, составленный в 1997 году, должен быть отнесен к 1998 году, а отчет за 1997 год, составленный в 1998 году, к 1997 году. Перспективные  планы, рассчитанные предприятием на несколько  лет, формируются в деле первого  года, а отчеты по выполнению перспективных  планов - в деле последнего года. Документы  в отчетах необходимо располагать  в определенной последовательности. Например, документы отчета о финансовой деятельности предприятия, состоящего из баланса, объяснительной записки  и приложений к нему, располагают  в таком порядке: объяснительная записка к отчету, затем баланс и в конце - приложения. Лицевые  счета сотрудников предприятия  по заработной плате группируются в  самостоятельные дела и располагаются  в них в порядке алфавита фамилий. Протоколы заседаний Совета трудового  коллектива и совещаний у руководства предприятия группируются по хронологии и порядку номеров. Документы, подготовленные к заседаниям, помещаются после протоколов в последовательности рассмотрения вопросов.

    Переписка группируется за календарный год  и систематизируется в хронологической  последовательности: документ-ответ  помещается за документом-запросом. Обзоры, докладные записки, акты, справки  и другие документы, отражающие основное содержание деятельности предприятия, группируются в одном деле при  условии, что они касаются одного и того же вопроса.  

    Подготовка  документов к архивному  хранению

    Документы предприятия, отложившиеся в делопроизводстве, в дальнейшем либо остаются на длительное архивное хранение, либо хранятся краткие  сроки и затем выделяются к  уничтожению. Отбор документов на хранение или уничтожение является результатом  проведения экспертизы ценности документов.

    Работу  по организации и проведению экспертизы ценности документов должна проводить  постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК) предприятия, которая  в своей деятельности руководствуется  Положением об Архивном фонде Российской Федерации. Основными правилами  работы, ведомственных архивов, типовыми перечнями документов с указанием  сроков хранения, положением об экспертной комиссии, номенклатурой дел предприятия. Примерное положение об ЭК предприятия  приведено в приложении 53.

    Экспертиза  ценности документов постоянного и  временного сроков хранения должна проводиться  ежегодно. Отбор документов постоянного  хранения проводится на основании номенклатуры дел предприятия с обязательным полистным просмотром дел. При полистном  просмотре дел постоянного хранения подлежат Изъятию дублирующие экземпляры документов, черновики, неоформленные  копии документов и документы  с временными сроками хранения. Одновременно проводится и отбор документов и дел временного (до 10 лет) хранения с истекшими сроками хранения. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению. Формы описей и акта унифицированы (см. приложения 54 и 55)..

    Дела  включаются в акт об уничтожении, если предусмотренный для них  срок хранения истек к 1 января того года, в котором составлен акт. Например, дела с трехлетним сроком хранения, законченные делопроизводством  в 1995 году, могут быть включены в  акт, который будет составлен  не ранее 1 января 1998 года. Дела могут  быть уничтожены только после того, как описи на дела постоянного  хранения за соответствующий период утверждены и переданы в ведомственный  архив предприятия. Описи дел  постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а  также акты о выделении дел  к уничтожению рассматриваются  на заседании ЭК предприятия и  согласовываются с ведомственным  архивом.

    Законченные делопроизводством дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и  по личному составу после окончания  календарного года, в котором они  заведены, для подготовки к передаче в ведомственный архив, подлежат оформлению и описанию. Оформление дел производится лицом, ответственным  за работу с документами. Полное или  частичное оформление дел производится в зависимости от сроков хранения документов. Дела постоянного хранения подлежат полному оформлению, дела временного хранения - частичному. Полное оформление предусматривает: подшивку или переплет дела (на 4 прокола в  твердую обложку из картона); нумерацию  листов в деле (черным графитным  карандашом в верхнем правом углу арабскими цифрами); составление  для наиболее ценных дел внутренней описи документов дела (см. приложение 44); составление заверительной надписи  дела (см. приложение 45); внесение необходимых  уточнений в реквизиты обложки  дела (уточнение названия структурного подразделения, если оно менялось, делопроизводственного индекса, заголовка дела, даты и др.).

    Внутренняя  опись документов дела составляется для учета документов определенных категорий дел постоянного и  временного (свыше 10 лет) хранения, что  вызывается

    спецификой  данной документации (приказы по основной деятельности предприятия, личные, дела, дела на авторские свидетельства). Внутреннюю опись документов дела необходимо также  составлять в делах постоянного  и временного (свыше 10 лет) хранения, сформированных по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документов.

    На  обложке дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения указываются: наименование организации- учредителя, наименование предприятия, наименование структурного подразделения, индекс дела, номер дела (тома, части), заголовок дела, аннотация  к документам дела (для дел постоянного  хранения, содержащих особо ценные документы), дата, количество листов, срок хранения дела (см. приложение 56).

    С целью систематизации и закрепления  перечня заголовков дел внутри фонда  и учета составляется опись дел. Опись является учетным документом и основным видом научно-справочного  аппарата к документам, обеспечивающим их оперативный поиск. Описи составляются как на дела постоянного хранения, так и временного (свыше 10 лет). Опись  составляется в трех экземплярах: один передается вместе с делами в ведомственный  архив, второй - прилагается в качестве основания к протоколу заседания  экспертной комиссии, третий - остается в качестве контрольного экземпляра в аппарате предприятия.

    На  дела постоянного, долговременного  сроков хранения и по личному составу  составляются отдельные описи.

    Дела  временного хранения (до 10 лет включительно) подлежат частичному оформлению: дела допускается хранить в скоросшивателях, листы не нумеровать, заверительные надписи не составлять, не проводить пересистематизацию документов в деле, располагая их в прямом (вместо обратного) хронологическом порядке.

    В ведомственный архив вместе с  делами передаются регистрационные  карточки на документы по согласованию с архивом.  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Заключение