Предмет и задачи делопроизводства, ее роль в деятельности юриста

Введение

    Приступая к изучению курса, прежде всего следует ознакомиться с  основными профессиональными терминами и определениями, постоянно встречающимися в работе с документами.

    Делопроизводство  — отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.

    Первоначально термин появился в устной речи (предположительно в XVII в.) и означал процесс решения (производства) дела: «дело производить» - решать вопрос. Уже в XVI в. употребляется слово дело как собрание документов, относящихся к какому-либо делу, вопросу. Впервые в этом понятии слово «дело» зафиксировано в документах в 1584 г.

    Современное делопроизводство включает:

    •    обеспечение своевременного и правильного  создания документов (документирование);

    •    организацию работы с документами (получение, передача, обработка, учет, регистрация, контроль, хранение, систематизация,  подготовка документов для сдачи  в архив, уничтожение).

    Документооборотом стандарт называет движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления. В технологию работы с документами входит:

    •    прием и первичная обработка  документов;

    •    их предварительное рассмотрение и  распределение;

    •    регистрация документов;

    •    контроль исполнения документов;

    •    информационно-справочная работа;

    •    исполнение документов;

    •    их отправка;

    •    систематизация (формирование дел) и  текущее хранение документов.

    В Федеральном законе «Об информации, информатизации и защите информации» закреплено следующее определение понятия «документ»:

    Документ  — это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Это же определение дано и в государственном стандарте на термины и определения «Делопроизводство и архивное дело». Для более полной характеристики понятия «документ» следует раскрыть и понятие «реквизит».

    Каждый  документ состоит из ряда составляющих его элементов, которые называются реквизитами (наименование, автор, адресат, текст, дата, подпись и т.д.). ГОСТ закрепляет следующее определение:

    Реквизит  документа — обязательный элемент оформления официального документа. 

 

1. Предмет и задачи  делопроизводства, ее  роль в деятельности  юриста

    Основным видом делового текста является документ. Документ  (слово латинского происхождения, которое означает «доказательство») - это метод закрепления разными способами на специальном материале информации о фактах, действий, явлений объективной действительности и разумной деятельности человека. Документ имеет правовое и хозяйственное значение, и может служить письменным доказательством, а также есть источником разнообразных сведений дознавательского характера. Документы дают возможность восстановить факты деятельности учреждения, организации или предприятия, найти в оконченных и сданных в архив делах такие сведения, какие имеют значение для поточной оперативной работы и для истории.

     В широком значении этого слова  документом можно считать какой--либо  материальный объект, что вмещает информацию в зафиксированном виде.

     Управленческий  документ вмещает информацию, которая  возникла и используется в области  управления. Таким образом, всякий документ – в первую очередь носит информацию, и это наиважнейшее его свойство, используемое в процессе управления.

    Документ - это также своеобразный материал, «сырьё для обработки». Он должен быть доброкачественным: информация должна добываться быстро и продуктивно. Это касается в первую очередь цифровой, плановой и отчетной документации, обработка которой хорошо механизируется, и в значительно меньшей мере - документы организационно-распорядительного характера (где преобладает текст). Плановые и отчетные документы уже сейчас приобретают такие формы, которые позволяют машинную  обработку их.

    Часть документов (планирование, отчетность, деловая переписка) предназначена  для непосредственного восприятия, поэтому они должны быть особо  удобными для чтения и по возможности наглядными.

     Требование  к документам, которые должны быть полноценным источником информации:

1.Документ  должен издаваться полноправным  органом или лицом в соответствии с его компетенцией.

2. Документ не должен противоречить действующему законодательству и директивным указанием вышестоящих органов.

3. Документ  должен быть достоверным и  отвечать заданиям конкретного  руководства, т.е. основываться на фактах и вмещать конкретные и реальные пропозиции или указания.

4. Документ  должен быть составлен в установленной  форме.

5. Документ  должен быть безукоризненно отредактирован  и оформлен.

     Делопроизводство - это деятельность, которая охватывает вопросы документирования и организации работы с документами в процессе выполнения управленческих функций.

     Делопроизводство - это важная составная часть работы каждого учреждения, организации, предприятия. В их практической деятельности используются разные системы в делопроизводстве, но для всех них обязательным является ведение административного делопроизводства (его еще называют общим делопроизводством).

     В процессе делопроизводства берут участие (большей или меньшей мерой) все  работники аппарата управления: одни создают документы, другие обеспечивают их передачу, третьи руководствуются этими документами в своей практической деятельности. Всё, что решается аппаратом управления и внедряется потом в практические дела, оформляется документами.

     Единая  государственная система делопроизводства (ЕГСД) - это научно упорядоченный комплекс основных положений, норм, правил и рекомендаций, которые означают и регламентируют процесс делопроизводства, начиная с момента поступления или изготовления документов и до их сдачи в архив. Государственные стандарты (ГОСТы), которые вошли в состав этой системы, вводятся одновременно с ней.

     Созданию  ЕГСД предшествовало всестороннему  изучению систем делопроизводства в разных коллективах государственного аппарата с целью выявления общих закономерностей в работе с управленческой документацией, а также выявлению возможностей, границ и масштабов системного упорядочения однотипных операций в делопроизводстве.

     Характерная особенность этой системы лежит  в том, что она базируется на общепринятой передовой теории и практики применения прогрессивных форм и методов работы с документами. Основное задание ЕГСД - способствовать рационализации и унификации документальных процессов в деятельности государственного аппарата на разных уровнях управления. Эта система требует доведения до уровня общих и обязательных учреждений норм уже проверенных практикой рациональных методов делопроизводства.

     Бланк - это лист бумаги с напечатанным на нём реквизитами содержащими  постоянную информацию. Наиболее распространенными являются бланки служебных писем, справок, актов, приказов, протоколов и др. Все основные документы должны печататься на бланках: использование бланков при составлении документов повышает культуру труда управления, выдает информацию официального характера, облегчает исполнение и дальнейшее использование документов.

     «Если документ - лицо организации, то бланк - её визитная карточка». Так принято про него говорить. Бланк должен быть безукоризненно изготовлен (хорошая полиграфичная работа, хороший шрифт, продуманный текст). Особое внимание должно быть уделено четкости и полной грамотности напечатанного текста. 

    3. Организация документооборота

    Документооборот - это движение документов с момента  их получения или создания до завершения исполнения, отправки или сдачи в  дело. .

    Документы, поступающие на предприятие проходят:

• первичную обработку;
• предварительное рассмотрение;
• регистрацию;
• рассмотрение руководством.

    После этого входящие документы передаются конкретным исполнителям.  

    Служба  документационного обеспечения  управления (ДОУ), которая может быть представлена на предприятии как  самостоятельным структурным подразделением ( канцелярия, общий отдел, секретариат), так и отдельным сотрудником (секретарь - референт) должна принимать к обработке  только правильно оформленные документы, имеющие юридическую силу и присланные в полном комплекте ( при наличии  приложений). В противном случае присланные документы возвращаются автору с соответствующим сопроводительным письмом, где указываются причины  возврата.

    Конверты  от поступающих документов уничтожаются за исключением тех случаев, когда  только по конверту можно определить адрес отправителя, время отправки и дату получения документов. Не вскрываются и передаются по назначению документы с пометкой "лично" и в адрес общественных организаций.

    Предварительное рассмотрение документов проводится работником службы ДОУ с целью распределения  поступивших документов на: ' направляемые на рассмотрение руководителю предприятия; направляемые непосредственно в  структурные подразделения или  конкретным исполнителям.

    Без предварительного рассмотрения передаются по назначению документы, адресованные непосредственно структурным подразделениям или должностным лицам. На рассмотрение руководства передаются документы, адресованные руководителю предприятия  и документы, содержащие информацию по наиболее важным вопросам деятельности предприятия.

    Обработка и передача документов исполнителям должна осуществляться в день их поступления  в службу ДОУ. Если документ должен исполняться несколькими подразделениями  или должностными лицами, его размножают в нужном количестве экземпляров.

    Документы, подлежащие отправке в другую организацию, сортируют, упаковывают, оформляют  их как почтовое отправление и  сдают в отделение связи. Перед  упаковкой служба ДОУ обязана  проверить правильность оформления документов, наличие всех приложений, соответствие количества экземпляров  количеству адресатов и т.д. Неправильно  оформленные документы подлежат возврату исполнителю на доработку. На заказную корреспонденцию составляется опись рассылки, которая подписывается  работником службы ДОУ и датируется.

    Исходящие документы должны обрабатываться и  отправляться в день регистрации.

    Внутренние  документы предприятия передаются исполнителям под расписку в регистрационной  форме.

    Служба  ДОУ должна систематически вести  учет количества обрабатываемых документов, включая все их виды и размноженные экземпляры. Результаты учета документооборота обобщаются службой ДОУ и доводятся  до сведения руководителя предприятия  для выработки мер по совершенствованию  работы с документами.  

    Регистрация документов

    Регистрация документов - фиксация факта создания или поступления документа путем  проставления на нем индекса с  последующей записью необходимых  сведений о документе в регистрационных  формах. Регистрации подлежат все  документы, требующие учета, исполнения и дальнейшего использования  в справочных целях, (организационно- распорядительные, плановые, отчетные, учетно-статистические, бухгалтерские, финансовые и т.д.). Регистрируются входящие, исходящие и внутренние документы.

    Однако, не все документы предприятия  регистрирует служба ДОУ. Документы  специальных (функциональных) систем документации (плановые. бухгалтерские, финансовые и др.) регистрируются в соответствующих  подразделениях. В службе ДОУ на этих документах ставится только дата поступления. Перечень документов, не подлежащих регистрации в службе ДОУ, дан в приложении 47.