Правовое регулирование документирования деятельности государственных учреждений

- для экономии бумаги усилить контроль, за тиражированием документов;

- разработать  табель необходимых документов  с указанием сроков их подготовки  и использования [20, с. 115].

На современном  этапе развития экономике отмечается стремление руководства организаций  к реструктуризации систем и совершенствованию процедур управления и к уменьшению объемов документации на бумажных носителях, снижению стоимости ее обработки и повышению эффективности работы с ней на пути организации совместного доступа специалистов к информации, хранения и поиска документов.

Переход к безбумажной  технологии управления предполагает выбор  и применение методов организации  безбумажной технологии управления, основывающейся на четырех основных концепциях: автоматизация рабочих  мест службы документооборота, электронный документ, система электронного документооборота, система корпоративного электронного архива.

Под автоматизированным рабочим местом на стадии их зарождения понимали совокупность технических  и программных средств, информационного  обеспечения, ориентированных на выполнение регламентированных организационно – управленческих задач. С появлением персональных компьютеров разработка автоматизированных рабочих мест стала необходимым элементом информационной технологии независимо от уровня ее развития [16, с. 103].

Цели создания автоматизированных рабочих мест:

- повышение  оперативности управленческого  труда;

- сокращение  трудозатрат на документирование, обработку и передачу документированной  информации;

- усиление контроля  сроков исполнения документов;

- упорядочение  документооборота.

Концепция электронного документа возникла в 80-х годах  с появлением на рынке микрокомпьютеров и первого графического интерфейса. Согласно Федеральному закону от 27.07.2006 года № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и защите информации» электронным документом является всякое «электронное сообщение, подписанное электронной цифровой подписью или иным аналогом собственноручной подписи». Переход к цифровым электронным документам имеет свое преимущество перед документами на бумажных носителях это – создание, совместное использование, распространение, хранение, а также защита информации. Они могут увеличить производительность используемых приложений, уменьшить требования к размерам накопителей, сократить или полностью решить проблему потерь и неправильного размещения документов. Электронные документы могут быть одновременно использованы, сотрудниками одной группы, отдела или весей организации. Доступ к ним занимает меньше времени в отличие от документов на традиционных, бумажных, носителях [3].

Ускоренный  доступ к стратегической информации наряду со значительной экономией средств  может обеспечить конкурентные преимущества. Защиту от несанкционированного доступа  к электронным документам обеспечивает электронно-цифровая подпись – реквизит электронного документа, предназначенный для его защиты от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа электронно-цифровой подписи и позволяющий идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искажения информации в электронных документах.

Вторая концепция  – это разработка системы электронного документооборота (СЭД), с целью интеграции всех приложений в единую информационную среду, обеспечивающую оперативное взаимодействие всех пользователей при выполнении ими деловых процедур и функций управления необходимой информацией.

Основные функции  СЭД:

- планирование  и составление маршрутов движения  документов;

- контроль движения  документов;

- управление документооборотом и его регулирование.

Главное назначение всех функций в СЭД – организация  хранения электронных документов и  работа с ними. Система автоматически  отслеживает изменения, сроки исполнения, движения документов, контролирует их версии. Комплексная система электронного документооборота охватывает весь цикл делопроизводства организации – от постановки задачи на создание документа до его списания в архив.

Несмотря на все достоинства, внедрение системы  электронного документооборота не всегда приводит к получению ожидаемого эффекта. Главная причина – огромное количество оперативной и справочной информации по-прежнему остается на бумажных носителях. Ручная обработка таких бумажных хранилищ становится узким звеном функционирования многих крупных организаций. Решением может стать применение технологии построения корпоративного электронного архива. Это интегрированная система глобального масштаба, обеспечивающая эффективный доступ и хранение огромных объемов электронных документов. При этом технология должна включать как средства создания или наполнения банка данных, так и обеспечения его должного функционирования и развития.

Техническая возможность  реализации корпоративного электронного архива появилась относительно недавно. Это связано с появлением недорогих носителей, повышение эффективности высокоскоростных вычислительных систем и сетей, технологий индексирования сверхбольших массивов данных; внедрением средств искусственного интеллекта, позволяющих моделировать и анализировать большие объемы информации [22, с. 108].

Для реализации корпоративного электронного архива организуют сеть, включающие рабочие станции  и серверы ввода и обработки  информации. Для ввода документов с бумажных носителей низкого  качества используют промышленные сканеры  потокового ввода. Система обеспечивает эффективное индексирование и полнотекстовый поиск, что относит ее к классу традиционных информационно-поисковых систем. Альтернативное направление базируется на принципе полнотекстового индексирования неструктурированных данных и включает контекстное, не зависящее от естественного языка, и контекстно-зависимое индексирование, позволяющее оптимизировать индексацию и поиск с учетом специфики морфологии и семантики естественного языка.

Ввиду высоких  требований к скорости доступа к поисковому образу документа и его ценности, данные должны храниться в надежных высокоскоростных системах архивирования, а графические образы документов - на носителях, характеризуемых длительностью использования.

Можно констатировать, что российское информационное законодательство регулирует лишь часть отношений, возникающих в сфере документирования информации, а архивное законодательство решает только вопросы архивного хранения документов. В определенной степени вопросы документирования, документального оформления взаимоотношений субъектов права устанавливаются в законодательных актах, посвященных отдельным предметным областям, например, законах о нотариате, бухгалтерском учете, налогообложении и так далее, а также в законодательных кодексах. В последнее время возникла тенденция сокращения и без того небольшого количества действующих нормативов.

Государственная система документационного обеспечения  управления, является ведомственным  актом. Отменен стандарт, устанавливающий  требования к оформлению организационно-распорядительных документов. В полном объеме действует лишь Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти.

В настоящее  время разрабатывается проект федерального закона о документационном обеспечении  управления. Под документационным обеспечением управления (ДОУ) понимается создание документированной информационной базы на различных носителях для использования управленческим аппаратом в процессе реализации его функций. Делопроизводство рассматривается в качестве организационно-правового и технологического инструмента для построения ДОУ. В законопроекте должны быть сформулированы основные принципы документационного обеспечения управления:

- обеспечение  разработки, внедрения и контроля  за использованием стандартов  и унифицированных систем документации в деятельности органов государственной власти, местного самоуправления, в управленческих структурах организаций независимо от их форм собственности и формы организации;

- обеспечение  работы с документами в соответствии  с требованиями правового режима информационных ресурсов и обеспечения условий информационной безопасности;

- формирование  и осуществление единой научно-технической  политики в области документационного  обеспечения управления на основе  использования развивающихся информационных технологий;

- создание условий  для использования электронных  документов;

- совершенствование  нормативно-правовой и методической  основы регулирования документирования  и документационного обеспечения  процессов государственного, общественного управления, жизнедеятельности граждан и их ассоциаций.

Таким образом, основным направлением совершенствования  документирования в государственных  учреждениях является сокращение объема документооборота, в таких двух основных аспектах, как сокращение количества создаваемых документов и сокращения расхода ресурсов на производство документов. На сегодняшний день электронные системы являются самым эффективным способом оптимизации и рационализации документооборота организаций, а, следовательно, и документирования их управленческой деятельности.

Основными направлениями  государственного регулирования в  области документационного обеспечения  управления должны быть разработка государственной  политики в области документационного  обеспечения управления, включение  в государственные программы задач по развитию информационных технологий как одного из обязательных условий совершенствования государственности и управления, а также поддержка создания защищенных информационных технологий, используемых в государственных системах документации.

Заключение

В настоящее  время для эффективного регулирования  документирования деятельности государственных  учреждений важной и насущной, является необходимость построения и поддержания  эффективной системы информационно-документационного  обмена внутри организации. Прозрачность и законность делопроизводственных операций не только упрощает управленческий процесс и позволяет реализовать уставные функции, снижает возможность налоговых рисков, но и формирует положительный имидж организации. В связи с этим можно отметить, что деятельность специалистов в области работы с документами по построению юридически значимого документооборота в рамках организации представляется выгодой с нескольких позиций: экономической, управленческой, ретроспективной.

Работа с документами требует специальных знаний и навыков. Документы многообразны. Каждый вид документа – приказ, устав, справка и другие имеет особенности оформления, и работа с ними должна быть организована по определенным правилам. Управленческие документы составляют основу документации организации. Они имеют универсальный характер, создаются органами власти, коммерческими и государственными организациями. Управление предприятием неизбежно требует создание многих видов управленческих документов, без которых невозможно решать задачи планирования, финансирования, кредитования, бухгалтерского учета и отчетности, оперативного управления, кадрового обеспечения деятельности предприятия.

Таким образом, систематизация знаний о современном  документировании деятельности государственных учреждений, может служить в качестве средства повышения эффективности управления. Документационное обеспечение необходимо в любой организации, независимо от ее организационно-правовой формы, характера и содержания деятельности, компетенции и других факторов.

Список  литературы

1. Федеральный закон от 10.01.2002 № 1-ФЗ (ред. от 08.11.2007 № 258-ФЗ) «Об электронной цифровой подписи» // Справочно-правовая система «Консультант Плюс»: [Электронный ресурс] / Компания «Консультант Плюс». – Последнее обновление 02.02.2013.
2. Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ (ред. от 27.07.2010 № 158-ФЗ) «Об архивном деле в Российской Федерации» // Справочно-правовая система «Консультант Плюс»: [Электронный ресурс] / Компания «Консультант Плюс». – Последнее обновление 02.02.2013.
3. Федеральный закон от 27.07.2006 № 149-ФЗ (ред. от 28.07.2012 № 139-ФЗ) «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» // Справочно-правовая система «Консультант Плюс»: [Электронный ресурс] / Компания «Консультант Плюс». – Последнее обновление 02.02.2013.
4. Андреева В. И. Делопроизводство: Организация и ведение. - М.: Кнорус, 2010. – 188 с.
5. Барихин А.Б. Делопроизводство на предприятии. - М.: Книжный мир, 2009. – 169 с.
6. Басаков М.И. Делопроизводство. - М.: Высшее образование, 2008. – 213 с.
7. Белов А.Н. Делопроизводство и документооборот. - М.: ЭКСМО, 2010. – 112 с.
8. Бондырева О.И. Документирование управленческой деятельности. - М.: ИНФРА-М, 2008. - 474 с.
9. Верховцев А. В. Делопроизводство в кадровой службе. - М.: ИНФРА-М, 2009. – 181с.
10. Дёмин С.Н. Документационный менеджмент. - СПб.: Проспект, 2008. - 347 с.
11. Демин Ю. М. Делопроизводство. Подготовка служебных документов. - СПб.: Питер, 2007. – 124 с.
12. Кирсанов Ю М. Документационное обеспечение управления. - М.: ИНФРА-М, 2009. – 172 с.
13. Колтунова M.B. Язык и деловое общение. - М.: Экономическая литература, 2009. – 285 с.
14. Корнеев И.К. Делопроизводство: образцы, документы, организация и технология работы. - М.: Проспект, 2010. – 306 с.
15. Кузнецова Т. В. Делопроизводство: документационное обеспечение управление. - М.: Кнорус,  2009. – 368 с.
16. Кузнецова Т.В. Делопроизводство. - М.: МЦФЭР, 2010. – 236 с.
17. Ларин М.В. Управление документацией в организациях. - СПб.: Проспект, 2008. - 221 с.
18. Панасенко Ю.А. Делопроизводство, документационное обеспечение управления. - М.: ПРИОР, 2008. – 248 с.
19. Печникова А.В. Документация отдела кадров предприятия. - М.: Кнорус, 2008. – 207 с.
20. Раздорожный А. А.  Документирование управленческой деятельности. М.: Кнорус, 2011. – 294 с.
21. Рогожин М. Ю. Делопроизводство в кадровой службе. - М.: ЮНИТИ, 2007. – 413 с.
22. Рогожин М. Ю.  Организация делопроизводства предприятия. - М.: Кнорус, 2010. – 235 с.
23. Соколов В. С. Документационное обеспечение управления. М.,  изд-во Кнорус ,2005;
24. Спивак В.А. Документирование управленческой деятельности. - СПб.: Литер, 2007. – 205 с.
25. Чиканова Л.А. Делопроизводство в государственных учреждениях. - М.: Высшее образование, 2008. – 413 с.