Правовое регулирование документирования деятельности государственных учреждений

 

направление подготовки 

«Документационное обеспечение управления и архивоведение  »

 

Курсовая работа по документоведению

 

Правовое регулирование  документирования деятельности государственных  учреждений

 

Дата получения

 

Оценка

 

зачет, незачёт

 

Подпись преподавателя

 

 

 

 

 

 

 

Содержание

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

 

Необходимой составной  частью современного управления является обеспечение высокого уровня делопроизводства. Особое внимание к этой сфере обусловлено тем, что переход России к рыночным отношениям, коренным образом изменив характер деятельности предприятий, наполнил новым содержанием и всю их деловую корреспонденцию. Документационное обеспечение необходимо в любом учреждении независимо от его организационно-правовой формы, характера и содержания деятельности, компетенции и других факторов.

В документах закрепляются производственные отношения, как учреждения, так и его отношения с другими  учреждениями. Именно документы служат свидетельством того или иного события, факта при возникновении споров с партнерами и при разрешении конфликтов в суде. Поскольку делопроизводство является неотъемлемой частью управленческого труда, возникает необходимость качественной и быстрой обработки информации, которая может быть обеспечена только при условии оснащения рабочего места руководителя современными средствами связи и современной компьютерной техникой.

Актуальность  выбранной темы обусловлена тем, что в современных условиях значительного роста объема информации в государственных учреждениях, роль организации процесса создания и оформления документов, а также роль контроля за их исполнением значительно возросла. Повысилась значимость единого составления документов и работы с ними, возросла необходимость составления в государственных учреждениях специальных инструкций по делопроизводству, обязательного ознакомления с ними всех сотрудников.

Цель работы – изучение правового регулирования  документирования деятельности государственных учреждений. Для достижения поставленной цели сформулированы следующие задачи:

1. Изучить теоретические основы документирования деятельности государственных учреждений, основные правила составления и оформления документов;
2. Рассмотреть процесс организации документирования деятельности в государственных учреждениях и его основные составляющие;
3. Выявление проблем и путей совершенствования процесса документирования в государственных учреждениях.

Объектом работы является правовое регулирование документирования в государственных учреждениях, а предметом теоретические основы документирования, характеристика и реализация процесса документирования.

Теоретической базой исследования являются нормативные  акты, исследования и разработки, специализированная литература, касающиеся правового регулирования документирования деятельности государственных учреждений.

При написании  данной работы использован метод  системного анализа становления  и развития процесса документирования, а также метод сравнения и  аналогий.

Структура работы обусловлена предметом, целью и задачами исследования. Работа состоит из введения, трех глав и заключения.

 Введение  раскрывает актуальность, определяет  степень научной разработки темы, цель, задачи, объект и предмет,  а также методы исследования, раскрывает теоретическую и практическую значимость работы.

В первой главе  рассматриваются теоретические  основы документирования деятельности государственных учреждений.

Вторая глава  посвящена рассмотрению процесса документирования, его основных правил и особенностей.

В третьей главе  представлены проблемы и пути совершенствования  документирования в государственных  учреждениях.

В заключении подводятся итоги исследования, формируются  окончательные выводы по рассматриваемой  теме.

1 Теоретические  основы документирования деятельности государственных учреждений

1.1 Сущность  и значение документирования  в деятельности государственных  учреждений

 

Документирование - это процесс создания и оформления документа. Необходимость фиксировать  информацию появилась у людей  в глубокой древности. До нашего времени дошли «документы» различных эпох, созданные на глиняных табличках, бересте, каменных стелах и т.д. Способы нанесения информации также были разными: рисунок, графика, письмо. В настоящее время в управленческой практике используют главным образом документы, созданные каким-либо способом письма - рукописным, машинописным, типографским, компьютерным, а также с использованием графики, рисунка, фотографии, звукозаписи и видеозаписи и на специальном материале (бумаге, кино- и фотопленке, магнитной ленте, диске и др.) [11, с. 35].

Древнейшей  техникой документирования было текстовое  рукописное письмо. В конце 20 века с  изобретением пишущей машинки для  документирования все больше стали  применяться средства механизации  труда. В течение 20 века канцелярская пишущая машинка постоянно совершенствовалась за счет появления более совершенных моделей пишущих и организационных автоматов и создания электронных моделей пишущих машинок различного назначения. С внедрением в 1980-е годы в управленческую деятельность персональных компьютеров они стали широко использоваться для создания документов.

В настоящее  время практически все компьютеры имеют программное обеспечение, позволяющее автоматизировать процессы составления, корректировки, редактирования, оформления, изготовления и пересылки текстовых документов. Однако внедрение новых информационных технологий не исключает составления документов на бумажной основе и их обязательного оформления в соответствии с установленными правилами.

Документирование  в аппарате управления может осуществляться на естественном языке (рукопись, машинопись, телеграмма, телефонограмма, факсограмма, машинограмма) или на искусственных языках с использованием соответствующих носителей (магнитные ленты, диски, лазерные диски, дискеты и др.). На сегодняшний день в управленческой практике преобладающим способом документирования является машинописная или компьютерная печать. Однако ряд документов, таких, например, как заявления, объяснительные записки, создается обычно рукописным способом.

Во многих случаях  документирование является обязательным, предписывается законами и актами государственного управления.

Законодательство  Российской Федерации регламентирует общие принципы организации документационного  обеспечения учреждений организаций  и предприятий.

Федеральный закон  от 27.07.2006 года № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о  защите информации» регулирует отношения, возникающие [3]:

• при осуществлении права на поиск, получение, передачу, производство и распространение информации;
• при применении информационных технологий;
• при обеспечении защиты информации.

Данный закон  определяет такие понятия, как документированная  информация, распространение информации и электронное сообщение. Федеральный  Закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» определяет обладателя информации, устанавливает право на доступ к информации.

Федеральный закон  от 10.01.2002 г. № 1-ФЗ «Об электронной  цифровой подписи» обеспечивает правовые условия использования электронной  цифровой подписи в электронных документах, при соблюдении которых электронная цифровая подпись в электронном документе признается равнозначной собственноручной подписи в документе на бумажном носителе. Действие настоящего Федерального закона распространяется на отношения, возникающие при совершении гражданско-правовых сделок и в других предусмотренных законодательством Российской Федерации случаях [1].

Федеральный закон  от 22.10.2004 года № 125-ФЗ «Об архивном деле в РФ» устанавливает порядок  оформления, формирования и хранения дел, а также их дальнейшую передачу в архив Российской Федерации. Существенное значение для регламентации кадровой деятельности, ее документационного оформления, имеют статьи, в которых определены понятие и правовой режим персональных данных. Этим же Федеральным законом устанавливает порядок доступа к персональным данным. Персональные данные отнесены законом к категории конфиденциальной информации [2].

Организация работы с документами - это обеспечение  движения документов в аппарате управления, их использования в справочных целях и хранения. В технологию работы с документами входит:

- прием и  первичная обработка документов;

- их предварительное  рассмотрение и распределение;

- регистрация  документов;

- контроль исполнения  документов;

- информационно-справочная работа;

- исполнение  документов;

- их отправка;

- систематизация (формирование дел) и текущее  хранение документов.

Таким образом, документирование информации является обязательным условием включения информации в информационные ресурсы. Документирование информации осуществляется в порядке, устанавливаемом органами государственной власти, ответственными за организацию делопроизводства, стандартизацию документов и их массивов, безопасность Российской Федерации.

1.2 Основные  правила составления и оформления документов

 

Основные правила  составления и оформления управленческих документов закреплены в действующих  нормативно-методических документах - государственных стандартах, которые  являются основой для конкретизации  правил работы с документами в  каждой организации, их уточнения с учетом специфики ее деятельности, технологии документирования, условий работы управленческого аппарата.

На основе законодательных, нормативных и нормативно-методических документов каждое учреждение устанавливает  свои требования к работе с документами в уставе (положении), регламенте, правилах, инструкциях. В них закрепляются конкретные правила документирования, в том числе [5, с. 42]:

• права и обязанности должностных лиц, отдельных сотрудников в процедурах оформления документов;
• состав применяемых в аппарате управленческих документов;
• компетенция руководителя, его заместителей и руководителей среднего звена, их право на издание различных видов распорядительных документов;
• порядок подписания, согласования и визирования документов, их заверение печатью;
• обязательные требования к оформлению и порядок работы с документами.

Независимо  от способа документирования и вида носителя к документам, используемым в управленческой деятельности, предъявляются  следующие основные требования:

• обеспечение юридической силы документа;
• создание условий для оперативного исполнения документов;
• возможность оперативного поиска документов (использования их в справочных целях);
• возможность использования для создания, копирования, обработки документов средства организационной техники.

Действующие государственные  нормативно-технические документы  предназначены также для обеспечения  качественного внешнего вида документов. Для этого в стандарт, включены рекомендации по расположению реквизитов на поле документа и их рациональной компоновке.

Среди разнообразных  систем управленческой документации, используемых для документирования различных управленческих действий, особое значение имеет система организационно-распорядительной документации, так как входящие в  нее документы применяются в учреждениях и организациях всех уровней управления, направлений деятельности и форм собственности. Для системы организационно-распорядительной документации установлен состав реквизитов, определенный ГОСТом Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации», который включает 29 наименований, таких как: государственный герб Российской Федерации; герб субъекта Российской Федерации; эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания); код организации; код формы документа; наименование организации; справочные данные об организации; наименование вида организации; дата документа; регистрационный номер документа; ссылка на регистрационный номер и дату документа; место составления или издания документа; гриф ограничения доступа к документу; адресат; гриф утверждения документа; резолюция; заголовок к тексту; отметка о контроле; текст документа; отметка о наличии приложения; подпись; гриф согласования документа; визы согласования документа; печать; отметка о заверении копии; отметка об исполнителе; отметка об исполнении документа и направлении его в дело; отметка о поступлении документа в организацию; идентификатор электронной копии документа [8, с. 117].

Это максимальный перечень реквизитов, используемых при  составлении и оформлении документов, составляющих эту систему. Данный перечень реквизитов составлен с учетом необходимости придания документам юридической силы, их идентификация, для поиска документа и фиксации его «прохождения» через управленческий аппарат. Отметки на документах проставляются в процессе работы с ними в делопроизводственной службе или исполнителем при подготовке проекта документа. Этими отметками фиксируют дату получения, исполнения, фамилии исполнителей, постановку документа на контроль и др. Соблюдение данных требований обеспечивает рациональное размещение служебных отметок, используемых для фиксации на документе делопроизводственных операций, выполняемых при регистрации документа, контролем за, его исполнением, снятии с контроля, дальнейшем хранении [24, с. 108].