Правовое регулирование документирования деятельности государственных учреждений

Каждый конкретный вид документа содержит свой набор реквизитов (обязательных элементов). Государственным стандартом установлено место размещения каждого реквизита на документе, которое «закреплено» за реквизитом в соответствие с традициями последовательности их заполнения и чтения при работе с документом в аппарате управления.

Таким образом, для унифицированной работы в  сфере документирования деятельности государственных учреждений государственным  стандартом (ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации») установлены требования о составе реквизитов документов; требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам документов, включая бланки документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Требования настоящего стандарта являются рекомендуемыми.

1.3 Требования, предъявляемые к процессу документирования  в государственных учреждениях

 

Упорядочение  процессов документирования включает помимо соблюдения процедур составления  документов также и определенные требования к их изготовлению, что обеспечивает единый стиль их оформления.

Управленческие  документы изготавливаются на пишущих  машинках или компьютерах. Документы  должны выглядеть аккуратно, составляться грамотно, без помарок и исправлений. Существуют определенные правила изготовления документов на печатающих устройствах, выполнение которых обеспечивает рациональное размещение всех реквизитов, а также придает документам официальный характер, обеспечивает их качество.

Согласно постановлению  Госстандарта России от 03.03.2003 г. № 65 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» все реквизиты документа (кроме текста), которые состоят из нескольких строк, печатают через один межстрочный интервал. Составные части реквизитов отделяют друг от друга 1, 5 - 2 интервалами. Реквизиты отделяют друг от друга 2-3 интервалами. Максимальная длина строки каждого отдельного реквизита (кроме текста) - 28 знаков. Текст документа на бланках А4 печатают через полтора межстрочных интервала, на бланках А5 - через один интервал. Сложившиеся правила размещения реквизитов на документе и оформления документа сводятся к следующему [9, с. 78]:

• от границы левого поля печатают: реквизиты «заголовок к тексту», «текст» (без абзацев), «отметка о наличии приложений», «фамилия исполнителя и номер его телефона», «отметка об исполнении документа и направлении его в дело», наименование должности в реквизитах «подпись», «гриф согласования», заверительные надписи «верно»; слова «примечания» и «основание», если в тексте документа имеются примечания или выделенная в самостоятельный абзац ссылка на документ, послуживший основанием к его изданию; в приказах, распоряжениях слова «ПРИКАЗЫВАЮ», «ПРЕДЛАГАЮ»; в протоколах слова: «СЛУШАЛИ», «ВЫСТУПИЛИ», «ПОСТАНОВИЛИ», «РЕШИЛИ».
• отступив пять печатных знаков от границы левого поля, печатают начало абзацев.
• отступив 32 печатных знака – реквизит «адресат».
• отступив 40 печатных знаков – реквизиты «гриф ограничения доступа к документу» и «гриф утверждения».
• отступив 48 печатных знаков, печатают инициалы и фамилию должностного лица в реквизите «подпись».

При подготовке документов с использованием компьютера обычно применяют специальные программные  средства – текстовые редакторы, которые имеют существенные отличия в своих функциональных возможностях.

Официальные документы, как правило, создаются на бланках. Требования к бланкам организационно-распорядительных документов установлены ГОСТ Р 6.30-2003. Бланк документа – это лист бумаги с заранее воспроизведенными реквизитами, содержащими постоянную информацию об организации – авторе документа. Документы изготавливают на бланках.

Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь  поля. Бланки документов следует изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов. В зависимости от расположения реквизитов устанавливают два варианта бланков - угловой и продольный. Реквизиты, в пределах границ зон расположения реквизитов размещают одним из способов:

• центрированным (начало и конец каждой строки реквизитов равно удалены от границ зоны расположения реквизитов);
• флаговым (каждая строка реквизитов начинается от левой границы зоны расположения реквизитов).

Для организации, ее структурного подразделения, должностного лица устанавливают следующие виды бланков документов [19, с. 51]:

• Общий бланк - используют для изготовления любых видов документов, кроме письма; в зависимости от учредительных документов организации включает в себя определенные реквизиты; на общем бланке предусмотрена нанесение меток для размещения реквизитов «дата» и «регистрационный номер» документа; бланк называется «общим», так как содержит одинаковый набор реквизитов для всех видов документов, которые на нем создаются.
• Бланк письма - в зависимости от учредительных документов организации включает в себя определенные реквизиты (государственный герб Российской Федерации; герб субъекта Российской Федерации; эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания); код организации; код формы документа; наименование организации; справочные данные об организации); на бланке для писем наименований вида документа (слово «письмо») не указывается, также не принято писать «коммерческое предложение» или «деловое письмо».
• Бланк конкретного вида документа, кроме письма, в зависимости от учредительных документов организации включает в себя определенные реквизиты. Если общий бланк дополнить наименованием вида документа, он становится бланком этого вида (например, приказа, протокола, акта). Бланки для конкретных видов документов целесообразно создавать, если в организации применяется большое количество документов этих видов (например, приказов, распоряжений, докладных записок и др.).

В организации  субъектов Российской Федерации, имеющих  наряду с русским языком в качестве государственного национальный язык, могут создаваться бланки, в которых реквизиты «наименование организации», «справочные данные об организации», «место составления или издания документа» печатают на двух языках: русском и национальном, на одном уровне, используя продольное расположение реквизитов. Возможно, создание бланка на двух языках, если организация ведет переписку с иностранными корреспондентами. В таких бланках все реквизиты письма повторяются дважды – на русском и иностранном языке, при этом не допускается искажения наименования организации, ее организационно-правовой формы, адреса и справочных данных [15, с. 139].

Гербовые бланки могут создаваться только типографским способом в полиграфических предприятиях, имеющих лицензии на соответствующий  вид деятельности и сертификаты о наличии технических и технологических возможностей для изготовления такого вида продукции на качественном уровне. При изготовлении бланков на них проставляют (справа внизу или на обороте) порядковые номера и серии. Гербовые бланки подлежат учету, который ведется раздельно по каждому виду бланков. Учет ведет делопроизводственная служба в регистрационно-учетной форме (журнал регистрации бланков). При поступлении бланков в журнале записывают:

- наименование  вида бланка;

- дату поступления;

- номер сопроводительного документа;

- наименование  предприятия-изготовителя;

- серию и  номера гербовых бланков.

При выдаче бланков  делопроизводственная служба отмечает в журнале регистрации бланков:

- наименование  вида бланка;

- количество  экземпляров;

- серию и номера бланков;

- наименование  структурного подразделения;

- фамилию и  инициалы должностного лица-получателя;

- расписку в  получении;

- примечание (отметка  об уничтожении и др.)

Согласно постановлению  Госстандарта России от 03.03.2003 г. № 65 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» уничтожение гербовых бланков оформляется составлением акта. На делопроизводственную службу возлагается контроль за изготовлением, использованием и хранением гербовых бланков. Бланки должны храниться надежно в надежно запираемых и опечатываемых шкафах. Документы, изготовленные на гербовом бланке и предназначенные для рассылки в другие организации или учреждения копируют средствами оперативной полиграфии, заверяя каждую копию печатью организации – автора документа [4, с. 49].

Помимо бланка организации в крупных управленческих аппаратах создают бланки структурных  подразделений, бланки должностных  лиц. Такие бланки создаются только в том случае, если руководитель структурного подразделения имеет право подписи. В бланках структурного подразделения его наименование помещается ниже наименования организации - автора документа. Если создается бланк должностного лица, то наименовании должности размещается ниже наименования организации - автора документа.

Расположение  реквизитов на бланках всех видов  предусмотрено государственным  стандартом в двух вариантах: продольном и угловом. В первом случае все  реквизиты бланка располагаются  вдоль верхнего поля и выравнивают либо по ширине, либо по центру. При угловом расположении реквизиты занимают площадь в левом верхнем углу листа и выравниваются либо по левому полю, либо по центру отведенной площади. Угловой вариант позволяет более экономно использовать площадь листа бумаги, так как правый угол документа остается свободным для размещения грифа утверждения (в таких документах, как положения, акты, инструкции), адресования (в письмах, докладных записках, заявлениях), для написания резолюции.

На бланках допускается располагать ограничительные отметки в виде уголков, штрихов или других обозначений для размещения отдельных реквизитов (заголовка к тексту, адресата, отметки о контроле и др.), а также для фальцовки и подшивки.

Согласно действующему законодательству, изложенные требования к бланкам документов являются едиными для страны и обязательны при проектировании и изготовлении бланков. Не допускается [21, с. 207]:

• размещение на бланке только сокращенного наименования организации - автора документа, отсутствие сведений о ведомственной принадлежности и организационно-правовой форме;
• составление бланка на двух языках, но с различной формацией об организации - авторе;
• «украшение» бланка рисунками, которые можно принять за эмблему;
• размещение на бланке справочных данных об авторе, его местонахождении, не соответствующих данным государственной регистрации;
• произвольного расположения реквизитов бланка, не соответствующих требования государственного стандарта;
• размещение дополнительных элементов в оформлении (лишние линии, штрихи, вензеля, другие «художественные» украшения);
• размещение реквизитов на бланках российских организаций по образцам бланков зарубежных партнеров, что нарушает отечественные традиции оформления документов и уместно только для совместных предприятий.

В заключение, можно  сделать вывод о том, что процесс  документирования в государственных  учреждениях, получения и обработки  информации, в составе управленческих документов организации всегда предполагает внутренние комплексы форм документов, имеющие некоторую специфику их составления и оформления. Каждая управленческая ситуация требует в конечном итоге своего оформления в документной форме. Создание собственных форм документов в любой организации, безусловно, необходимо, так как общеотраслевые и локальные унифицированные системы и формы документов не обеспечивают всех возникающих управленческих ситуаций готовыми комплектами форм документов.

 

 

 

 

 

2 Документирование  деятельности государственных учреждений

2.1 Организация  документирования деятельности государственных учреждений

 

Документооборот представляет собой сложный технологический  процесс, характеризующийся различными параметрами, связанными с процессами документирования и со всей деятельностью  организации. Организация документооборота включает все операции по приему, передаче, составлению, согласованию, оформлению, удостоверению и отправке документов.

Основными характеристиками документооборота являются маршрут  движения, который включает все инстанции  на пути движения документа от создания черновика (или от получения) до подшивки в дело, и время, затрачиваемое на прохождение документов по этому маршруту. Отсюда главное правило организации документооборота - оперативное прохождение документа по наиболее короткому и прямому маршруту с наименьшими затратами времени.

Документопотоки различают  по направлению и по отношению  к управленческому объекту. По направлению  выделяют горизонтальные потоки, связывающие  организации одного уровня управления, и вертикальные (восходящие и нисходящие), связывающие организации различных уровней, например, руководящий орган власти и подчиненные ему учреждения и организации. По отношению к управленческому объекту выделяют входящий, исходящий и внутренний документопотоки. Они тесно взаимосвязаны, так как информация поступивших документов используется для подготовки внутренних и исходящих ответных и т.д.

Входящий документопоток учреждений складывается из [17, с. 135]:

• документов вышестоящих организаций. В состав этих документов входят директивные указания, нормативные и методические акты, которые являются основанием для руководителей в организации производственной, управленческой, технической, экономической, социальной и иной деятельности.
• документов от подведомственных организаций, содержащих сведения о выполнении распорядительных действий, запросы о путях выполнения заданий и отчетные сведения о своей деятельности.
• документов от несоподчиненных организаций, направляемых с целью согласования совместных действий или побуждения к ним, с целью консультирования, получения информации.
• обращений граждан - предложений, заявлений, жалоб.