Правовое регулирование документирования деятельности государственных учреждений

Исходящий документопоток состоит из документов, создаваемых  в данной организации и отправляемых за ее пределы. Исходящие документы создаются в ответ на поступившие письменные или устные запросы или как инициативные документы, требующие или не требующие ответа. Инициативные документы всегда значительно превышают группу ответных документов. Мотивы создания исходящих документов диктуются направлениями деятельности организации и, ее информационными запросами.

В исходящем  документопотоке выделяется [6, с. 39]:

• группа распорядительных документов (при условии, что организация имеет подведомственные организации);
• группа информационных документов (письма, докладные, обзоры, справки, отчеты, договоры, документы по их выполнению).

Внутренний  документопоток составляют документы, создаваемые и используемые в  самом аппарате управления, не выходящие  за его пределы. Происхождение этих документов совпадает со сферой их применения. Внутренний поток обеспечивает целенаправленное решение управленческих задач в пределах одного учреждения, организации.

Каждый документопоток имеет достаточно стабильный маршрут  движения, который зависит от состава  и содержания документов, степени  регламентации функций руководителей  и структурных подразделений, распределения обязанностей между руководителями и от принятой в организации технологии работы документами.

Входящие документы  образуют три направления движения: руководству организации, руководству  структурных подразделений, непосредственно  специалистам. Соотношение этих потоков неравномерно - наибольшая часть документов попадает руководству, которое, с одной стороны, испытывает информационные перегрузки, а с другой, - получает значительное количество информации, не соответствующей их компетенции, областям деятельности и функциональным обязанностям, не их уровня.

Согласно, внутренним нормативным актам, непосредственным исполнителем процесса документирования в государственных учреждениях  является служба делопроизводства, включающая в себя самостоятельный отдел, который осуществляет наиболее целесообразные, оптимальные маршруты движения документопотоков [14, с. 142].

Служба делопроизводства периодически (ежеквартально, ежегодно) составляет сводки данных об объеме документооборота, где помимо количественных данных приводится анализ объема документооборота. Такие сведения позволяют установить определенные закономерности роста и состояния документооборота, его изменений. Установлено, что плотность документооборота существенно меняется в пределах года, квартала, месяца, недели.

Таким образом, учет документооборота позволяет определить загрузку организации в целом, ее структурных подразделений и  отдельных исполнителей, а также  определить соответствие маршрутов  движения тех или иных документов задачам и функциям структурных подразделений или должностных лиц. Анализ процесса документооборота позволяет разработать мероприятия по совершенствованию процессов обработки документов в целом или их отдельных операций и установить оптимальное количество информации, необходимой и достаточной для функционирования аппарата управления.

2.2 Характеристика  процесса документирования в  государственном учреждении

Независимо  от объема деятельности государственного учреждения, операции по приему и отправке документов обычно проводят централизованно. В канцеляриях и общих отделах организаций (если экспедиция не выделяется в отдельную службу) создается участок по приему и отправке документов с теми же функциями. Рекомендации по приему и отправке, если они централизованы, позволяют реализовать основное правило организации документооборота - прохождение документа по наиболее короткому маршруту с минимальными затратами времени.

Доставка документов происходит почтой, телеграфом, курьерами. В современных условиях наряду с  этими способами доставки поступление документов осуществляется через компьютерные сети, электронную почту, факсимильную связь. Значительная часть документов поступает путем передачи их командированными сотрудниками других учреждений.

В нормативных  документах регламентированы правила первичной обработки поступивших документов. Они сводятся к следующему [23, с. 91]:

• проверка правильности доставки.
• проверка целостности упаковки, сохранность печатей, конверты вскрываются, проверяется комплектность и сохранность вложений.
• при поступлении машиночитаемых документов обрабатывается только сопроводительная документация, машинные носители в упаковке передаются по назначению.
• как правило, конверты уничтожают. Сохраняют конверты (подкалывая их к документу) только в тех случаях, когда на документе отсутствует обратный адрес, когда дата на почтовом штемпеле имеет значение для доказательства даты получения документа, когда на конверте нет надписи «лично», а документ носит личный характер.
• документы с пометкой «лично» не вскрываются, а передается адресату.
• служба делопроизводства ведет учет всех поступивших документов - на документе проставляется штамп об их получении, где указывается наименование организации, дата поступления, порядковый учетный номер документа.
• при первичной экспедиционной обработке документы сортируют по структурным подразделениям. Главный критерий этой сортировки - адресование документов.
• процесс первичной обработки заканчивается раскладкой рассортированных документов по ячейкам сортировочного шкафа, откуда документы забирают секретари структурных подразделений.

Согласно Федерального закона от 27.07.2006 года 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о  защите информации» для включения  электронных документов в информационную базу государственного учреждения служба делопроизводства должна участвовать в регламентации и этих потоков информации (в отношении доступа к информации, ответственности за ее сохранность и использование).

Организация первичной  обработки документов позволяет  выделить первичные потоки поступивших документов: в адрес руководства организации, руководства структурных подразделений, исполнителей. Движение этих потоков будет зависеть от количества инстанций прохождения документов в процессе рассмотрения и принятой в организации технологии регистрации документов [18, с. 102].

Из экспедиции документы, адресованные руководству, передаются в службу делопроизводства для регистрации и подготовки рассмотрения документов руководителем.

Документы, адресованные в структурные подразделения, направляются в их секретариаты для тех же операций.

На этапе  движения от первичной обработки  до поступления на исполнение документы  проходят несколько инстанций, количество которых зависит от структуры  организации, распределения обязанностей между руководством, степени самостоятельности структурных подразделений, технологии регистрации и обшей организации делопроизводства.

Основным критерием, влияющим на движение документов к  исполнителю, является содержание документа, поэтому референт должен иметь четкие представления о положении дел в организации, хорошо знать распределение обязанностей между руководством, функции структурных подразделений, функции и специализацию отдельных сотрудников. Движение документов задается резолюцией руководителя. В зависимости от содержания и назначения поступивших документов исполнение каждого из них различное.

Наибольшее  внимание исполнителя занимают документы, которые требуют ответа. Исполнение документа начинается со сбора информации по вопросу. Анализ собранной информации позволяет определить, достаточны ли ее объем и качество (достоверность, актуальность, объективность). На этом этапе исполнитель особенно нуждается в документационном обеспечении своей деятельности, в использовании информационно-поисковой системы по документам организации и самих документов, т.е. в рациональной системе хранения документов. Свои соображения по характеру исполнения документа исполнитель представляет руководителю, либо в устной, либо, в письменной (представляя проект ответного документа) форме.

Проект документа  проходит этап согласования - сбора виз руководителей структурных подразделений и специалистов, которые выражают свое согласие с содержанием документа. Принципиальные изменения в процессах визирования могут исходить при наличии в организации локальной компьютерной сети. Такая сеть позволяет осуществлять обмен информацией между структурными подразделениями и отдельными автоматизированными рабочими местами [7, с. 33].

После получения  на проекте документа всех виз  документ перепечатывают с учетом сделанных  замечаний и передают на подпись руководителю. Исполнитель, получив эту подпись, передает документ на регистрацию, снимает его с контроля и передает на отправку в службу делопроизводства. Поступивший документ, копию отправленного документа и его проект с визами согласования исполнитель подшивает в дело, сделав соответствующие отметки об исполнении.

Согласно внутренних нормативных актов, подготовка исходящих  документов складывается из подготовки проекта документа, его согласования, визирования, перепечатки, подписания, регистрации и отправки. На движение исходящих документов прежде всего оказывает влияние количество подразделений, участвующих в составлении документа, количество операций по согласованию и визированию. Кроме того, чем выше уровень подписания документа, тем больше инстанций он проходит.

Подготовка  и оформление внутренних документов организуется так же, как и исходящих. На этапе исполнения маршруты их движения совпадают с входящим документопотоком. Отличия имеются в подготовке распорядительных документов. Приказы по основной деятельности должны согласовываться в юридическом отделе, приказы по личному составу должны готовить отделы кадров с соблюдением трудового законодательства, решения коллегиального органа - специальный аппарат (секретариат коллегии).

Таким образом, использование новейших компьютерных технологий, наличие факсимильных аппаратов, позволяют организовать прием и регистрацию поступающих документов, контроль за их исполнением, информационно-справочную работу в структурных подразделениях. В создании и организации службы делопроизводства вопрос выбора организационной формы - один из самых сложных. В зависимости от изменений, которые происходят в связи с преобразованиями самого учреждения, от модернизации технологии обработки документов изменяется и степень централизации и децентрализации работы с документами. Регламентация выбранной формы работы с документами закрепляется в инструкции по делопроизводству.

3 Пути  совершенствования документирования  в государственных учреждениях

В настоящее  время можно выделить два основных метода по совершенствованию работы с документами: совершенствование технологии документооборота и сокращение объема документооборота.

К числу способов, позволяющих эффективно совершенствовать технологию документооборота, относят  оптимизацию процедур подготовки и оформления документации, упорядочения документационной нагрузки во времени с целью более равномерного её распределения.

Сокращение  объема документооборота связываются  с регламентацией документирования, уменьшением количества внутренних документов, рационализацией документации, созданием унифицированных систем документации, разработкой унифицированных требований к текстам, а также использованием бездокументных связей.

Главное условие  сокращения объемов документов –  упорядочение их возникновения. Основным методом упорядочения процесса документирования является унификация, как отдельных групп документов, так и всей системы делопроизводства. На практике это выражается в создании различных систем документации, строго устанавливающих состав применяемых документальных форм и регламент пользования ими. При унификации из документальных цепочек изымаются лишние звенья, документы, не соответствующие требованиям. Однотипные формы заменяются единой [10, с. 105].

Принципиальным  решением является компьютерная сеть, связывающая компьютеры на рабочих местах в различных подразделениях организации. В этом случае сведения о работе с документами, вводимые с рабочих мест в подразделениях, могут автоматически собираться и накапливаться на сервере сети, формируя базу данных о состоянии и истории документооборота организации. Для организации такой работы с использованием сети организации разрабатываются специальные программы, называемые системами автоматизации делопроизводства и документооборота (АС ДОУ). Чем больше число рабочих мест, связанных с обработкой документов, охватывает такая система, тем эффективнее осуществляется управление. Наиболее рациональным является на сегодняшний день, автоматизированный контроль, за исполнением документов, который секретарь ведет на персональном компьютере.

В целях сокращения объема документооборота рекомендуется  составление плана по следующим  направлениям:

- в положениях  о структурных подразделениях  и должностных инструкциях предусмотреть  право подписи документов;

- ввести предварительное рассмотрение всей поступающей корреспонденции;

- в номенклатурах  дел сократить количество дел  за счет ликвидации дублирования;

- унифицировать  распорядительные документы, заменить  директивные, инструктивные и  т.п.;

- разработать  трафаретные тексты наиболее часто повторяющихся документов;

- повысить качество  подготовки и оформления документов, унифицировать бланки в соответствии  с действующими стандартами;

- расширить  практику бездокументного решения  служебных вопросов;