Пенсионный Фонд Российской Федерации

3. НОРМАТИВНО-МЕТОДИЧЕСКИЕ  ДОКУМЕНТЫ, РЕГЛАМЕНТИРУЮЩИЕ  СОЗДАНИЕ И ОФОРМЛЕНИЕ  ДОКУМЕНТОВ 
 

     Управление  в своей деятельности руководствуется  Конституцией Российской федерации, федеральными законами и иными нормативными правовыми  актами Российской Федерации, Положением о Пенсионном фонде Российской Федерации, утверждённым постановлением Верховного Совета Российской Федерации от 27 декабря 1991г. № 2122-1¹, решениями Правления ПФР, Исполнительной дирекцией ПФР и Отделения, а также положением о ГУ-Управлении Пенсионного фонда Российской Федерации в Вейделевском районе Белгородской области (внесение изменений и дополнений, в которое входит в компетенцию Правления ПФР и утверждается постановлением).

    При подготовке документов в Управлении одним из нормативно-методических документов является ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная  система организационно - распорядительной документации. Требования  к оформлению документов»², таким образом, все документы оформляются в соответствие с законом, а это значит, что в документах присутствуют все необходимые реквизиты.

    Также при создании и оформлении документов в Управлении ПФР в Вейделевском районе пользуются Инструкцией по делопроизводству.

    Положения Типовой Инструкции распространяются на организацию работы с документами  независимо от вида носителя, включая  их подготовку, регистрацию, учет и  контроль исполнения, осуществляемые с помощью автоматизированных (компьютерных) технологий.

    Правила и порядок работы с документами, предусмотренные инструкцией, обязательны для всех сотрудников структурных подразделений УПФР.

    В инструкции по делопроизводству содержится примерный перечень наиболее употребляемых в управленческой деятельности видов и разновидностей документов. Это такие документы как: положение, постановление, распоряжение, приказ, инструкция, указание, протокол, извещение, акт, справка, сводка, письмо и др.

    Кадровая, финансовая, бухгалтерская документация (ведомости, сметы, платежные поручения и т.п.), создаваемая в процессе выполнения специальных функций, образуют группу документов, наименование и формы которых определяются специальными нормативными актами.   

    Что касается оформления таких документов как приказы и распоряжения, то они, так же как и другие документы оформляются в соответствии с законом. Проекты приказов и распоряжения готовят и вносят подразделения на основании поручений руководителя Управления, его заместителя, либо в инициативном порядке. Проекты приказов согласовываются с руководителем заинтересованных структурных подразделений, начальником юридического отдела, заместителем начальника управления, курирующим вопросы, отраженные в документе. Проекты приказов согласовываются в базе «Согласование». Проекты приказов (распоряжений) печатаются на стандартных бланках установленной формы. Датой приказа является дата его подписания. В документе присутствуют все необходимые реквизиты в соответствии с законом.  Специалисты группы по кадрам и по ведению делопроизводства контролируют правильность оформления проектов приказов, распечатывают согласованные проекты приказов из базы ОРД, передают их на подпись начальника УПФР, после подписания регистрируют в базе ОРД и передают в структурные подразделения.

      Нормы права, регламентирующие различные  аспекты работы с документами, содержатся в следующих кодексах российской Федерации:

     - Гражданский кодекс Российской  Федерации (чести первая и вторая)³;

     - Трудовой кодекс Российской Федерации⁴;

     - Кодекс Российской Федерации  об административных правонарушениях⁵;

     - Уголовный кодекс Российской  Федерации⁶.

     Так, в соответствии со ст.13.20 Кодекса  РФ об административных правонарушениях⁷ установлены административные санкции за нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования документов в виде предупреждения или наложения административного штрафа на граждан в размере от одного до трех минимальных размеров оплаты труда; на должностных лиц – от трех до пяти минимальных размеров оплаты труда.

     Принят  ряд законов и нормативных  актов, регламентирующих порядок оформления документов, работу с системами документации и с отдельными видами документов, а также с их формами и бланками:

     - Федеральный закон от 15 декабря 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»⁸;

     - Федеральный закон от 27 июля 2006 г.  № 149-ФЗ «Об информации, информационных  технологиях и о защите информации»⁹;

     - Федеральный закон от 10 января 002 г. № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи»¹⁰;

    Вопросы, связанные с составлением и использованием номенклатуры дел, а также хранение документов, регламентируются Основными правилами работы архивов организации, одобренным решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г¹¹.

      Особое  место в нормативной базе занимает Государственная система документационного обеспечения управления¹². Основная цель ГСДОУ - упорядочение документооборота организаций, сокращение количества и повышение качества документов, создание наиболее благоприятных условий для применения технических средств и современных технологий сбора, обработки, использования и хранения информации, совершенствование работы аппарата управления.

      Новый национальный стандарт ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Управление документами. Общие  требования»¹³ принят в марте 2007 г. и вступил в действие 1 июля 2007 г. Стандарт разработан Всероссийским научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела (ВНИИДАД).

      Положения нового стандарта направлены на решение  функциональных, технологических и  технических вопросов работы с документами, возникающих в процессе деловой деятельности организации. Применение нового стандарта, так же как и остальных национальных стандартов, является добровольным. Стандарт распространяется на управление документами всех форматов и на всех носителях, включая электронные, создаваемыми или получаемыми государственной или коммерческой организацией в процессе ее деятельности или лицом, на которого возложена обязанность создавать и сохранять документы. Действие стандарта не распространяется на управление архивными документами в архивных учреждениях.

           При изучении особенностей оформления документов можно сделать  вывод о том, что в Управлении Пенсионного Фонда России в Вейделевском районе, все документы оформляются  в строгом соответствии с законом и никаких  замечаний по их оформлению нет.