Пенсионный Фонд Российской Федерации

2. СИСТЕМЫ ДОКУМЕНТАЦИИ  ОРГАНИЗАЦИИ 
 

       Понятие организации лежит в основе всей управленческой деятельности. Эта функция, безусловно, является первичной по отношению к другим функциям управления, поскольку сначала нужно организовать систему, а затем планировать ее деятельность, регулировать и контролировать. В составе организационной функции выделяются подфункции, например создание организации, установление структуры и штатной численности, распределение обязанностей между руководством, регламентация деятельности подразделений и работников, установление системы оплаты труда, режима работы и др. Содержанием организационной функции определяется назначение организационно-правовых документов – регламентировать деятельность организации во всех ее аспектах¹.

       К организационно-правовым документам относятся: устав организации, штатное расписание, положения о структурных подразделениях, регламенты работы, правила, положения, инструкции, регламентирующие отдельные направления деятельности организации, должностные инструкции.

       Наиболее  разнообразную и наименее регламентированную группу представляют собой правила, положения, инструкции. Эти документы  могут разрабатываться по любому направлению деятельности организации (правила внутреннего трудового  распорядка, положение об оплате труда, положение о защите персональных данных работников, инструкция по документационному обеспечению).

       Система организационно-правовой документации представлена большим количеством  разновидностей документов.

       Устав – правовой акт, определяющий структуру, функции и права организации². В уставе организации определяются:

       - наименование организации;

       - место ее нахождения;

       - порядок управления деятельностью  и другие сведения предусмотренные  законом.

       Устав оформляется на стандартных листах бумаги формата А4. Текст устава состоит из разделов, имеющих заголовки и нумеруемых арабскими цифрами. На титульном листе устава указывают вид документа (УСТАВ), организационно-правовую форму юридического лица, его индивидуальное название, место составления документа, гриф утверждения устава учредителями или участниками. На подлиннике устава регистрирующий орган вверху слева проставляет отметку о регистрации устава.

       Правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР) - это документ, на основании  которого регламентируются трудовые отношения в организации (в соответствии с законодательством)³. Например, с помощью правил в организации определяют трудовой режим, внутренний распорядок работы, порядок применения к работникам мер поощрений и взысканий, устанавливают права, обязанности и ответственность сторон трудового договора, а также прочие условия труда.

       Структура и штатная численность - правовой акт, регламентирующий состав структурных подразделений организации и штатную численность⁴.

       Составление документа, определяющего структуру  и штатную численность организации, предусмотрено Уставом. Проект этого  документа по поручению руководителя организации подготовлен отделом  кадров, завизирован заинтересованными лицами и подразделениями, заместителями руководителя, подписан заместителем руководителя по персоналу и утвержден руководителем организации.

       Структура и штатная численность организации, как правило, утверждается на календарный  год. Изменения в документ вносятся приказом руководителя организации.

       В тексте документа указываются коды структурных подразделений, их наименования и штатная численность.

       Система распорядительных документов призвана регулировать деятельность организации. Регулирование деятельности необходимо для выполнения поставленных задач (программ, планов). Деятельность по регулированию необходима для устранения возникающих помех, отклонений от параметров, заданных плановыми документами. Главная задача регулирования – обеспечение согласованности в деятельности подразделений и должностных лиц организации.

       Решения, принимаемые в процессе регулирования, фиксируются в документах, составляющих систему распорядительной документации. Это документы следующих видов: постановления, решения, приказы, распоряжения, указания.

       Распорядительные  документы также представлены большим  количеством разновидностей документов⁵.  

       Приказ - распорядительный документ, издаваемый руководителем организации⁶. Приказ издается в письменной форме и содержит нормы, поручения, обязательные для исполнения. Следует подчеркнуть, что приказы должны издаваться только в случаях действительной необходимости воздействия на события в приказной (распорядительной) форме, в том числе для регламентации текущей и перспективной деятельности предприятия (организации, учреждения), либо отдельных ее направлений и вопросов.

       Распоряжение  – это документированное управленческое решение, издаваемое обычно от имени  руководителя предприятия его заместителем (помощником) и регламентирующее действия работников по какому-либо отдельному вопросу повседневной деятельности⁷. Распоряжения издаются преимущественно по отдельным вопросам повседневной деятельности предприятия (организации, учреждения) – как правило, либо носящим оперативный (неотложный) характер, либо касающимся организации исполнения соответствующих приказов.

       Указание - правовой акт, издаваемый руководителем  организации по вопросам информационно-методического  характера, а также по вопросам, связанным  с организацией исполнения правовых актов⁸.

       Решение - правовой акт, принимаемый коллегиально исполнительными и распорядительными  органами, а также коллегиальными органами, имеющими совещательные функции⁹.

       Управленческие  функции реализуются в деятельности организации через процесс принятия решения. Рассмотренные системы управленческой документации включают только те документы, которые фиксируют управленческие решения: система организационной документации включает документы, содержащие решения организационного типа, система плановой документации состоит из документов, содержащих плановые решения, и т.д. Процесс принятия решения в самом общем виде представляет собой преобразование некоторой исходной информации. В этом процессе выделяется два основных этапа: информационная подготовка решения (стадия «предрешения»), состоящая из сбора информации, ее анализа, классификации, обобщения, поиска альтернатив, и собственно принятие решения. Информация о положении дел в системе управления и о необходимости принятия решений того или иного типа поступает в управляющий орган в виде документов особого типа, отличных от рассмотренных выше. Это документы, которые в практике управления принято называть справочными, информационно-справочными, аналитическими или информационно-аналитическими.

       Общее назначение этих документов – доставлять в орган управления информацию о  фактическом положении дел в  системе, о сбоях в системе, о  ситуациях, нуждающихся в корректировке  посредством принятия решения. Информация о положении дел в системе  может поступать из различных источников: от подразделений, отдельных работников, подведомственных и сторонних организаций, от специально созданных с различными целями комиссий и других источников. Отсюда большое видовое разнообразие этих документов: докладные, служебные, аналитические записки, служебные письма, справки (информационного и аналитического характера), сводки, акты, протоколы и др¹⁰.

       Особенность информационно-справочных документов состоит в том, что они обслуживают  все функции управления, на них  основывается любое решение, по какому бы вопросу деятельности организации оно ни принималось. Строго говоря, этот комплекс документов следовало бы включить как составную часть в каждую из рассмотренных систем документации, но поскольку общее назначение этих документов одинаково (независимо от того, при реализации какой функции управления они создаются), более целесообразным, на наш взгляд, является выделение их в самостоятельную систему документации.

       Каждый  вид информационно-справочных документов представлен множеством разновидностей.

       Докладная записка - это документ который составляется с целью информировать руководство  компании или структурного подразделения  о сложившейся ситуации, имевших  место фактах и т.п. и побудить к принятию определенного решения¹¹.

   В зависимости от адресата докладные записки могут быть:

   - Внутренними —  направляемыми руководителю структурного подразделения или организации;

   - Внешними — адресуемыми в вышестоящие  инстанции или руководящие структуры.

       В докладной записке обстоятельно излагается какой-либо вопрос или ситуация с выводами и предложениями составителя. В свою очередь содержание докладной записки преследует цель побудить руководство к принятию определенного решения. Если докладные записки носят информационный характер о ходе выполняемых работ, то они могут составляться регулярно.

       Оформляются докладные записки, адресованные руководителю организации, так же как и другие внутренние документы и могут  составляться на стандартном листе  бумаги формата А4. Записки, направляемые в вышестоящие инстанции, являются внешними документами, и их необходимо оформлять на  фирменном бланке организации.

       Содержание  докладной записки состоит из двух или трех смысловых частей. В первой части - констатирующей - излагаются причины, факты и события, которые  послужили поводом для ее написания. Во второй части - анализирующей - содержит анализ сложившейся ситуации, возможные варианты ее решения. В третьей части - резюмирующей - включает в себя выводы и предложения конкретных действий, которые необходимо предпринять для решения сложившейся ситуации. Анализирующей части в докладной записке может не быть, в этом случае записка состоит лишь из описания ситуации, выводов и предложений составителя записки.

       Объяснительная  записка - это документ, содержащий должностное сообщение лица, поясняющее какое-либо действие, факт, происшествие, представляемое вышестоящему должностному лицу¹². Объяснительная записка составляется на отдельном листе бумаги и должна быть адресована конкретному должностному лицу (как правило это начальник отдела или руководитель предприятия).

       Сама  объяснительная записка состоит  из двух частей: 1) фактическая часть (в ней указываются факты, послужившие  поводом к ее написанию) и 2) причины, объясняющие сложившуюся ситуацию, после текста составителем обязательно указывается дата и ставится собственноручная подпись.

       Основным  ее отличием от докладной записки  является отсутствие логической части, где делаются выводы и предложения. В объяснительной записке так  же обязательно указываются следующие  реквизиты: наименование документа, наименование организации, место составления и регистрационный номер. Текст объяснительной записки должен объективно отражать события и факты, давая им четкое объяснение¹³.

       Таким образом, мы видим, что в Управлении ПФР имеется огромный объем систем документации. Поэтому, не смотря на то, что это территориальное Управление ПФР, все равно необходимо правильно составлять, оформлять и хранить документы.