Отчет по практике в в Государственном учреждении Ямало-Ненецкого автономного округа

    Порядок заполнения, ведения и хранения трудовых книжек подробно изложен в Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69. Все записи, внесенные в трудовую книжку на последнем месте работы, должны быть заверены подписью руководителя или работника отдела кадров и печатью предприятия или отдела кадров. Записи вносятся после издания приказа (но не позднее недельного срока, а при увольнении - в день увольнения) и должны производиться в точном соответствии с формулировками ТК РФ. При увольнении работника все записи о работе, награждениях, внесенные в трудовую книжку за время работы на данном предприятии, заверяются подписью его руководителя и печатью. 
 

2.2.9 Книга учета трудовых книжек и вкладышей в них

    При получении трудовой книжки в связи с увольнением работник расписывается в книге учета трудовых книжек и вкладышей в них. Книга учета должна быть пронумерована, прошнурована и скреплена подписью и печатью.

2.2.10 Договор о полной материальной ответственности

    Среди документов, которые должны быть составлены работодателем, следует обратить внимание на договоры о полной материальной ответственности (ст. ст. 243, 244 ТК РФ). Они  в обязательном порядке заключаются  с работниками, достигшими 18-летнего  возраста, в случае передачи работнику ценностей для хранения, обработки, продажи (отпуска), перевозки или применения в процессе производства. Типовая форма договора о полной материальной ответственности утверждена Постановлением Минтруда России N 85 сменности работников (если работа носит сменный характер) и т.д.

2.3  Требования, предъявляемые к оформлению реквизитов

и составлению текстов  кадровых документов

    Создание  документов по кадрам, их оформление и  унификация форм базируются на требованиях, указанных в  Постановлении Госкомстата России N 1. Документы, для которых нет унифицированных форм, необходимо оформлять в соответствии с ГОСТом Р 6.30-2003 "Унифицированная система документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов".

    Унификации подвергаются форматы, состав и расположение реквизитов, тексты документов по кадрам. Унификация документов по кадрам устанавливает единообразие состава и форм документов по кадрам, фиксирующих однотипные кадровые функции и задачи, в целях сокращения количества применяемых кадровых документов, типизации их форм, снижения трудоемкости их обработки, достижения информационной совместимости  
 

различных автоматизированных систем документации, функционирующих в организации.

    Документы по кадрам должны оформляться, как правило, на бланке, соответствующем стандарту, иметь установленный комплекс обязательных реквизитов, которые располагаются  в определенном порядке. В процессе подготовки и оформления документов состав обязательных реквизитов может быть дополнен другими реквизитами, если того требуют назначение документа, его обработка и т.д.

    В качестве обязательных реквизитов документов по кадрам выступают наименование организации - автора документа; код организации - автора документа; наименование вида документа или унифицированной формы; код формы; дата; регистрационный номер; заголовок к тексту; текст; подпись; визы согласования; отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

    Наименование  организации, отраженное в кадровых документах, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах. Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного.

    Код организации - автора документа проставляют  по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).

    Справочные  данные об организации включают почтовый адрес, номера телефонов и другие сведения по усмотрению организации (номера факса, телефакса, счет в банке, адрес электронной почты и др.).

    Наименование  вида документа, составленного или  изданного организацией, регламентируется уставом (положением) организации.

    Датой документа является дата его подписания или утверждения. Она оформляется арабскими цифрами в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенными точкой. Например, дату 5 января 2000 г. следует оформлять так: 05.01.2000. Допускается словесно-цифровой способ оформления  

даты, например 5 января 2002 г.

   Регистрационный номер документа состоит из его  порядкового номера, который можно  дополнять по усмотрению организации  индексом дела по номенклатуре дел, информацией  о корреспонденте, исполнителях и др.

    Ссылка  на регистрационный номер и дату документа включает регистрационный  номер и дату документа, на который  дается ответ.

    Место составления или издания документа  указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам "Наименование организации" и

"Справочные  данные об организации", с учетом  принятого административно-

территориального  деления. Данный реквизит включает только общепринятые сокращения.

    В качестве адресата могут выступать  организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. При адресовании документа должностному или физическому лицу инициалы ставятся перед фамилией. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже. Работодатели могут оформлять кадровые документы как по установленным (унифицированным) формам, так и в произвольной форме - в зависимости от конкретных отношений, которые эти бумаги регулируют.  
 
 
 
 
 
 
 
 
 

ГЛАВА 3. АНАЛИЗ ОРГАНИЗАЦИИ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ В ОТДЕЛЕ НОРМАТИВНО-ПРАВОВОЙ РАБОТЫ И КАДРОВОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ ГУ ЯНАО «ДИРЕКИЯ ПО РАЗВИТИЮ СЕЛЬСКИХ ТЕРРИТОРИЙ»

    В отделе нормативно-правовой работы и  кадрового обеспечения ГУ ЯНАО «Дирекция  по развитию сельских территорий»  и во всем учреждении используется смешанная форма работы с документами. Всем делопроизводством и кадровыми документами заведует отдел нормативно-правовой работы и кадрового обеспечения, бухгалтерия занимается своей документацией.

    Функции отдела тоже разделены между подчиненными, начальник отдела  выполняет контрольную, координирующую функцию, но также разрабатывает локальные и нормативно – методические документы, ведет отчетность по контрольным письмам и планам на весь год.

    Документовед занимается формированием архива.

    Обработкой, регистрацией всей входящей, исходящей  и внутренней документацией занимается делопроизводитель.

    В своей деятельности отдел и вся  организация использует:

    1)Законодательство РФ в сфере информационно - документационного обеспечения;

    2)Общегосударственные стандарты и унифицированные системы  документации в области  делопроизводства;

    3)Нормативные документы, регулирующие процесс организации архивного хранения документов;

    4)Локальные документы, регулирующие деятельность ГУ ЯНАО «Дирекция по развитию сельских территорий»

    Вся входящая документация проходит этап многоступенчатости:

    -первичная обработка;

    -на  каждом документе ставится регистрационный  штамп;

    -после  резолюции директора документ  копируется и направляется на  исполнение непосредственным исполнителям, отдаются под подпись;

    -копия  данного документа попадает на  хранение в папку указанной тематике в документе.    

    Весь  контроль исполнения документов, на которых  стоит срок исполнения или документы, требующие немедленного решения ведет документовед, но отчеты по контрольным письмам готовит начальник отдела.

    Кадровой документацией занимается заместитель начальника отдела нормативно-правовой работы и кадрового обеспечения, контролирует непосредственно начальник отдела. Все журналы регистрации, касающиеся этой сферы хранятся у заместителя начальника отдела. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

     Государственное учреждение ЯНАО «Дирекция по развитию сельских территорий» (далее – Учреждение) создано на основании постановления Администрации Ямало-Ненецкого автономного округа от 3 июля 2008 года № 324-А.

     Учреждение  является юридическим лицом с момента его государственной регистрации, имеет самостоятельный баланс, лицевые счета в уполномоченном органе в сфере финансов, открытие в соответствии с законодательством Российской Федерации и автономного округа, а также расчетные счета в банках и других кредитных учреждениях, печать установленного образца с полным официальным наименованием Учреждения, а также иные необходимые для его деятельности печати, штампы, эмблему и другую символику.

     Учреждение  осуществляет определенную деятельность в соответствии с федеральным законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, законами и иными нормативными правовыми актами автономного округа, приказами Учредителя, принятыми в пределах его компетенции и настоящим Уставом.

    За  время прохождения практики в  ГУ ЯНАО «Дирекция по развитию сельских территорий» была изучена деятельность отдела и организации в целом. Делопроизводство отдела и взаимоотношение  с другими подразделениями стоит  на хорошем уровне. В отделе представлена вся локальная и нормативно - методическая документация.

    Но  для более эффективной деятельности необходимо:

    -провести  еще раз со всеми отделами  техническую учебу по оформлению  документов и как вести всю  документацию данного отдела;

    -контроль  за документами, на которых стоит штамп «контроль» вести в отдельный журнал и под подпись вручать непосредственному исполнителю, журнал должен находится у документоведа для оперативного использования в текущей деятельности;

    -вся  регистрация документов должна  производиться в одном месте у документоведа;

    -доработать  номенклатуру дел и должностные  инструкции в соответствии с  обязанностями работников для  всех подразделений;

    В ходе прохождения практики были приобретены  практические навыки работы с информацией  и персоналом отдела нормативно-правовой работы и кадрового обеспечения. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

СПИСОК ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ

1. Устав ГУ ЯНАО «Дирекция по развитию сельских территорий».
2. Изменения и дополнения  в Устав ГУ ЯНАО «Дирекция по развитию сельских территорий».
3. Т.В. Кузнецова, С.Л. Кузнецов  Кадровое делопроизводство.-М.: ООО «Интел-синтезАПР», 2005. – 400 с.
4. И.Ю. Байкова Настольная книга делопроизводителя. – М.: Эскмо, 2008. – 352 с.