Отчет по практике в в Государственном учреждении Ямало-Ненецкого автономного округа

ГЛАВА 2. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ ОТДЕЛА НОРМАТИВНО-ПРАВОВОЙ РАБОТЫ И КАДРОВОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ

ГУ  ЯНАО «ДИРЕКЦИЯ ПО РАЗВИТИЮ

СЕЛЬСКИХ  ТЕРРИТОРИЙ»

2.1 Система документации

    2.1.1 Отдел нормативно-правовой работы и кадрового обеспечения на основании штатного расписания утвержденным Директором Департамента по развитию агропромышленного комплекса 11.01.2010 года, осуществляющим функции по организации и непосредственному осуществлению правовой работы и кадрового обеспечения в Государственном учреждении Ямало-Ненецкого автономного округа «Дирекция по развитию сельских территорий».

    2.1.2 Отдел в своей деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации, федеральными конституционными законами, федеральными законами, актами Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации,  Уставом (Основным законом) Ямало-Ненецкого автономного округа, законами Ямало-Ненецкого автономного округа, актами Губернатора и Администрации Ямало-Ненецкого автономного округа, Учреждения, а также настоящим Положением. Отдел непосредственно подчиняется директору Учреждения.

    Весь  процесс документирования и организация  работы с документами в отделе нормативно-правовой работе и кадрового обеспечения ГУ ЯНАО «Дирекция по развитию сельских территорий» представлена следующими системами документации:

    -организационно-правовые документы (локальные);

    -распорядительные  документы;

    -информационно-справочные  документы;

    -учетные  и отчетные документы;

    -нормативно-методические.

    Каждая  система документации имеет свой порядок оформления, регистрации и исполнения.

    Все локальные документы отдела хранятся у начальника отдела, но должностные инструкции (копии) находятся непосредственно у исполнителей.

    Распорядительной  документацией занимается непосредственно  заместитель начальника отдела, корректирует и регистрирует начальник отдела (журналы регистрации приказов и распоряжений находятся у начальника отдела).

    Информационно-справочной документацией занимается весь отдел. Акты, касающиеся функции хранения и передачи документов  в архив  занимается документовед, но корректирует и проверяет начальник отдела. Оформлением писем, разных записок, отзывов, характеристик занимается делопроизводитель.

Разработкой всех нормативно-методических документов (инструкция по делопроизводству, требования по оформлению) занимается заместитель начальника отдела и документовед.

2.2 Кадровая документация

      Кадровой  документацией, в соответствии с должностными инструкциями, занимается заместитель начальника отдела нормативно-правовой работы и кадрового обеспечения.

Кадровую  документацию условно можно разделить  на несколько типов.

1. По  степени обязательности:

- обязательные  документы - для ведения во  всех организациях, независимо от  сферы деятельности, численности  персонала и организационно-правовой  формы;

- рекомендательные  документы - носящие рекомендательный  характер;

-специфические документы - зависящие от специфики конкретного учреждения. 
 

2. По  целевой принадлежности:

- документы  по учету личного состава работников (приказы о приеме на работу, переводе на другую работу, предоставлении  отпуска, увольнении, личная карточка работника и др.);

3. По  функциональному назначению:

- внутренние  локальные нормативные акты - определяют  общие принципы работы организации  и обязательны для исполнения  всеми сотрудниками организации,  деятельности которых они касаются (положения, инструкции, постановления и др.);

- информационно-расчетные  документы - в них содержится  информация, на которой базируются  расчеты различного характера  внутри организации, или документы,  служащие для сохранения необходимых  для работы сведений (графики, таблицы, расчетные листы и т.д.);

- документы,  подтверждающие трудовую деятельность  работников. Согласно трудовому  и пенсионному законодательству  эти документы являются подтверждением  трудовой деятельности;

- распорядительные  документы - документы, издающиеся работодателем для передачи определенных распоряжений персоналу организации (приказы, распоряжения, постановления, указания);

- журналы  контроля и учета - журналы  (книги) учета и регистрации  документов, служащие для установления  на документах определенного регистрационного индекса и придающие кадровым документам юридическую силу в трудовых спорах.

К документам, которые обязательно должны быть в наличии, можно отнести:

- штатное  расписание;

- трудовой  договор (контракт); 

- приказ (распоряжение) о приеме на работу (форма N Т-1);

- личную  карточку (форма N Т-2);

- приказ (распоряжение) о переводе на другую  работу (форма N Т-5);

- приказ (распоряжение) о предоставлении  отпуска (форма N Т-6);

- график  отпусков (форма N Т-7);

- приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора (контракта) (форма N Т-8);

- табель  учета использования рабочего  времени (форма N Т-13);

- табель  учета использования рабочего  времени и расчета заработной  платы (форма N Т-12);

- правила  внутреннего трудового распорядка;

- положение по защите персональных данных работника;

- трудовую  книжку;

- локальные  акты по охране труда.

Основные  кадровые документы

2.2.1 Штатное расписание

   Штатное расписание утверждается в начале работы организации и в дальнейшем действует  бессрочно. Существует унифицированная форма штатного расписания N Т-3, утвержденная Постановлением Госкомстата России N 1. При необходимости в штатное расписание может вноситься неограниченное количество дополнений, утверждаемых приказом руководителя.              В Трудовом кодексе прямо не сказано о необходимости наличия этого документа. Однако вывод об обязательности штатного расписания можно  
 

сделать на основании ст. 15 ТК РФ, согласно которой  трудовые отношения подразумевают  работу по должности в соответствии со штатным расписанием, а также ст. 57 ТК РФ, согласно которой обязательной для включения в содержание трудового договора является трудовая функция, определяемая также в соответствии со штатным расписанием. Кроме того, штатное расписание неоднократно упоминается в перечне документов, проверяемых сотрудниками ПФР (Постановление Правления ПФР N 11п

2.2.2 Приказ (распоряжение) о приеме на работу

   Прием на работу оформляется приказом (распоряжением) работодателя о приеме на работу (форма N Т-1, утвержденная Постановлением Госкомстата России N 1), изданным на основании заключенного трудового договора.     Содержание приказа (распоряжения) работодателя должно соответствовать условиям заключенного трудового договора. Приказ (распоряжение) работодателя о приеме на работу объявляется работнику под расписку в трехдневный срок со дня подписания трудового договора. По требованию работника работодатель обязан выдать ему заверенную копию указанного приказа (распоряжения). При приеме на работу работодатель должен ознакомить работника с действующими в организации правилами внутреннего трудового распорядка, иными локальными нормативными актами, имеющими отношение к трудовой функции работника, коллективным договором. Приказ следует довести до сведения структурных подразделений работодателя. Именно данный документ является основанием для предоставления работнику рабочего места, закрепления за ним необходимого имущества работодателя, ознакомления его с внутренними документами, деловой перепиской и т.д.        Проект приказа о приеме на работу готовится одновременно с трудовым договором. Срок хранения приказов по личному составу, кроме приказов о предоставлении отпусков и командировании сотрудников (они хранятся 3 года), и личных карточек составляет 75 лет. 
 

2.2.3 График отпусков

   График  отпусков утверждается работодателем  с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации (при наличии последнего) не позднее, чем за две недели до наступления календарного года (ст. 123 ТК РФ).

   Существует  унифицированная форма графика отпусков N Т-7, утвержденная Постановлением Госкомстата России N 1. Применяется она для отражения сведений о времени распределения ежегодных оплачиваемых отпусков работников всех структурных подразделений организации на календарный год по месяцам. При переносе срока отпуска на другое время с согласия работника и руководителя структурного подразделения в график отпусков вносятся соответствующие изменения с разрешения лица, утвердившего график, или лица, уполномоченного им на это.

2.2.4 Табели учета рабочего времени

    Табели  учета рабочего времени фиксируют  рабочее время каждого работника  за месяц при работе с гибким графиком в целях суммированного учета  рабочего времени (формы N Т-12 и N Т-13, утвержденные Постановлением Госкомстата России N 1). Табель учета рабочего времени обычно содержит табельный номер каждого работника, его фамилию, имя и отчество, сведения о рабочем времени за каждое число месяца. Он ведется заместителем начальника отдела. Служит для кадрового контроля и оплаты труда в бухгалтерии учреждения.

2.2.5 Трудовой договор

   Определяющую  роль при формировании пакета кадровой документации организации играет трудовой договор с работником (ст. 56 ТК РФ). Трудовой договор заключается в  письменной форме и подписывается  работником и работодателем. Условия трудового договора должны фиксировать условия труда и его оплаты, установленные на основе действующих нормативных правовых актов по соглашению работника и работодателя. Содержание трудового договора определяется в соответствии со ст. 57 ТК РФ. Его условия могут быть изменены только по соглашению сторон и в письменной форме.

2.1.6 Правила внутреннего трудового распорядка

    Правила внутреннего трудового распорядка утверждаются работодателем с учетом мнения представительного органа работников (ст. 190 ТК РФ).         Унифицированной формы данных правил не существует. Правила должны быть разработаны каждым работодателем самостоятельно с учетом действующего законодательства и могут включать в себя следующие разделы: прием на работу, перевод на другую должность и увольнение; основные права, обязанности и ответственность работников и работодателя; рабочее время и время отдыха; поощрения за успехи в работе; ответственность за нарушение трудовой дисциплины и др.

2.2.7 Положение по защите персональных данных работника

    По  статистике в сфере нарушений  законодательства о труде лидируют нарушения, которые квалифицируются  как отсутствие в организации  положения по защите персональных данных (обязанность работодателя по установлению порядка хранения и использования  персональных данных указана в ст. 87 ТК РФ) либо неознакомление с ним всех работников под роспись (п. 8 ст. 86 ТК РФ). Помимо ТК РФ, есть еще два нормативных документа, которые обязывают работодателей утвердить указанное положение: Федеральный закон от 27.07.2006 N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации", Закон N 152-ФЗ.

    Персональные  данные - это любая информация, относящаяся  к определенному или определяемому  на основании такой информации физическому  лицу (субъекту персональных данных), в том числе его фамилия, имя, отчество, год, месяц, дата и место рождения, адрес, семейное, социальное, имущественное положение, образование, профессия, доходы, другая  
 

информация (п. 1 ст. 3 Закона N 152-ФЗ). Формально даже разглашение информации по телефону о том, кто работает в организации, содержащей фамилии работников или номера личных телефонов, является нарушением норм законодательства о защите персональных данных. Такой факт может стать причиной для увольнения за разглашение персональных данных другого работника (пп "в" п. 6 ч. 1 ст. 81 ТК РФ). Положение по защите персональных данных не имеет унифицированной формы. При составлении в него могут быть

включены  следующие разделы: понятие и  состав персональных данных; обязанности  и права работника и работодателя; сбор, обработка и хранение персональных данных; доступ и передача персональных данных; защита персональных данных работника; ответственность за разглашение информации.

2.2.8 Трудовая книжка

    Согласно  ст. 66 ТК РФ трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника. Она должна быть предъявлена работником при его поступлении на работу. Исключение составляют случаи, если работник впервые устраивается на работу или трудовой договор с ним подлежит заключению на условиях штатного совместительства.    

    Работодатель  обязан вести трудовые книжки на каждого  работника, проработавшего в учреждении свыше 5 дней. Заполнение трудовой книжки впервые производится администрацией предприятия в присутствии работника.