Особенности работы с электронными документами в федеральном органе исполнительной власти

Особенности работы с электронными документами  в федеральном органе

исполнительной  власти 
 

     Электронные документы федерального органа исполнительной власти, подписанные электронной  цифровой подписью, равнозначны документам на бумажном носителе, оформленным  в установленном порядке, если федеральными законами или иными нормативными правовыми актами не подразумевается или не установлено требование о составлении такого документа на бумажном носителе.

     Перечень  форматов представления документированной информации (форматов электронных документов) федеральных органов исполнительной власти устанавливается специально уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти.

     Федеральный орган исполнительной власти разрабатывает  и утверждает по согласованию со специально уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти в области архивного дела перечень докумёнтов (в том числе электронных документов), образующихся в процессе его деятельности, а также в процессе деятельности подведомственных ему организаций, с указанием сроков хранения.

     В отношении электронных документов, используемых в федеральном органе исполнительной власти, понятия «подлинник документа» и «копия документа» не применяются.

     Подготовка, оформление и согласование проектов электронных документов осуществляются по общим правилам делопроизводства, установленным в отношении аналогичных документов на бумажном носителе.

     Электронный документ должен иметь все реквизиты, установленные правилами делопроизводства для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением оттиска печати.

     В электронных документах при оформлении реквизитов, в состав которых входит личная подпись, все элементы таких  реквизитов, за исключением личной подписи, отражаются непосредственно в тексте документа. В качестве личной подписи используется электронная цифровая подпись, за исключением случаев, указанных в следующих двух абзацах.

     Инструкцией по делопроизводству федерального органа исполнительной власти могут быть установлены особые правила оформления реквизитов внутренних электронных документов, в соответствии с которыми электронная цифровая подпись не используется.

     При осуществлении внешнего согласования проектов электронных документов в качестве личной подписи, входящей в состав реквизита «гриф согласования», используется электронная цифровая подпись. Оформление реквизита «гриф согласования» без использования электронной цифровой подписи допускается при условии однозначной идентификации лица, проставившего реквизит.

     Для подписания электронных документов федерального органа исполнительной власти используются электронные цифровые подписи, сертификаты которых выданы уполномоченным удостоверяющим центром. Федеральные органы исполнительной власти используют для подписания своих электронных документов электронные цифровые подписи уполномоченных лиц указанных органов.

     При подготовке проектов электронных документов могут использоваться шаблоны электронных документов, разработанные службой ДОУ федерального органа исполнительной власти на основе унифицированных форм документов и утвержденные руководителем федерального органа исполнительной власти.

     Порядок и форма утверждения шаблонов электронных документов определяется федеральным органом исполнительной власти.

     Введение  в обращение по мере необходимости новых шаблонов электронных документов осуществляется по разрешению руководителя федерального органа исполнительной власти. Соответствующие предложения вносятся руководителем службы ДОУ вместе с образцами предлагаемых шаблонов.

     Обмен электронными документами между федеральными органами исполнительной власти осуществляется в рамках использования защищенной межведомственной системы электронного документооборота.

     Прием (отправка) электронных документов осуществляется службой ДОУ.

     Электронные документы, передаваемые по электронной  почте, принимаются (передаются) с использованием официального адреса (адресов) электронной  почты федерального органа исполнительной власти.

     Прием обращений граждан, представленных в электронной форме, осуществляется службой ДОУ с использованием официального сайта федерального органа исполнительной власти, а также электронной почты.

     Правительство Российской Федерации устанавливает  перечень доменных имен, закрепляемых за федеральными органами исполнительной власти, и правила образования официальных адресов электронной почты (имен электронных почтовых ящиков) федеральных органов исполнительной власти.

     После отправки электронного документа досылка  его копии на бумажном носителе не требуется.

     Регистрация электронных документов осуществляется службой ДОУ.

     Регистрации подлежат все электронные документы, требующие учета и исполнения, а также использования в справочных целях.

     При получении электронных документов служба ДОУ осуществляет проверку подлинности электронной цифровой подписи, проверку соответствия способа использования электронной цифровой подписи сведениям, указанным в сертификате ключа подписи, а также, в случае необходимости, проверку действительности сертификата ключа подписи. Проверка действительности сертификата ключа подписи включает в себя проверку срока действия сертификата ключа подписи (срок действия сертификата ключа подписи не должен истечь на момент проверки), а также получение из удостоверяющего центра, выдавшего сертификат ключа подписи, сведений о действии сертификата ключа подписи (действует, действие приостановлено, сроки приостановления его действия, аннулирован).

     При передаче поступивших электронных документов на рассмотрение руководству федерального органа исполнительной власти, направлении электронных документов в структурные подразделения и ответственным исполнителям федерального органа исполнительной власти, передаче отправляемых электронных документов, хранении электронных документов вместе с электронными документами передаются (хранятся) их регистрационные данные.

     Единицей учета электронного документа является электронный документ, зарегистрированный в службе ДОУ.

     Контроль  исполнения электронных документов (контроль за исполнением поручений, содержащихся в электронных документах) обеспечивается тем же структурным подразделением, которое, в соответствии с регламентом федерального органа исполнительной власти, обеспечивает контроль исполнения документов на бумажном носителе.

     Исполненные электронные документы группируются в дела в соответствии с номенклатурой дел федерального органа исполнительной власти.

     При составлении номенклатур дел  в графе «Примечание» указывается, что дело (том или часть дела) ведется в электронном виде.

     Правила систематизации и оформления электронных дел устанавливаются инструкцией по делопроизводству федерального органа исполнительной власти с учетом общих требований, предъявляемых к оформлению дел, формируемых на бумажном носителе.

     Место хранения электронных дел и отдельных  электронных документов до их передачи в архив, а также вид материальных носителей, на которых они хранятся, утверждаются руководителем федерального органа исполнительной власти с учетом функционирующих в федеральном органе исполнительной власти технических и программных средств.

     Электронные документы после их исполнения подлежат хранению в федеральном органе исполнительной власти в течение сроков, установленных для аналогичных документов на бумажном носителе, определяемых па основе федеральных законов, иных нормативных правовых актов Российской Федерации, Перечня типовых управленческих документов с указанием сроков хранения, а также перечней документов, образующихся в процессе деятельности федеральных органов исполнительной власти, а также подведомственных им организаций, с указанием сроков хранения.

     Экспертиза  ценности электронных документов осуществляется в общем порядке, установленном  для документов на бумажном носителе. После утверждения руководителем  федерального органа исполнительной власти акта о выделении к уничтожению электронных дел (электронных документов), электронные документы, включенные в данные акты, могут быть уничтожены.

     При использовании ресурсов общероссийского  государственного информационного центра, в соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 25 декабря 2007 года № 931 «0 некоторых мерах по обеспечению информационного взаимодействия государственных органов и органов местного самоуправления при оказании государственных услуг гражданам и организациям» («Собрание законодательства Российской Федерации», 2007, № 53, ст.6627) специально уполномоченный Правительством Российской Федерации федеральный орган исполнительной власти в области информационных технологий по согласованию с оператором общероссийского государственного информационного центра вправе устанавливать дополнительные требования к работе с электронными документами в федеральных органах исполнительной власти, не противоречащие требованиям законодательства Российской Федерации.