Особенности подготовки и оформления распорядительной документации кадрового делопроизводства

ж) личные подписи указанных лиц».

Формы первичных учетных документов, применяемых для оформления хозяйственных  операций, по которым не предусмотрены  типовые формы первичных учетных  документов, а также порядок их разработки и оформления могут быть разработаны организацией самостоятельно, но с учетом вышеуказанных требований об обязательных реквизитах, и закреплены в Положении об учетной политике организации. Кроме того, говоря о порядке применения унифицированных форм первичной учетной документации, необходимо учитывать рекомендации, содержащиеся в Постановлении Госкомстата Российской Федерации от 24 марта 1999 года №20 «Об утверждении порядка применения унифицированных форм первичной учетной документации» [2]:

«В унифицированные формы первичной  учетной документации (кроме форм по учету кассовых операций), утвержденные Госкомстатом России, организация при  необходимости может вносить  дополнительные реквизиты. При этом все реквизиты утвержденных Госкомстатом России унифицированных форм первичной  учетной документации остаются без  изменения (включая код, номер формы, наименование документа). Удаление отдельных  реквизитов из унифицированных форм не допускается».

Вносимые изменения должны быть оформлены соответствующим организационно - распорядительным документом. Форматы бланков, указанных в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, являются рекомендуемыми и могут изменяться в части расширения и сужения граф и строк, включения дополнительных строк и вкладных листов для удобства размещения и обработки необходимой информации. Рассмотрим порядок заполнения унифицированных форм приказов (распоряжений) по личному составу подробнее.

Приказ (распоряжение) о приеме работника  на работу (формы №Т-1, №Т-1а) применяется  для оформления и учета, принимаемых  на работу работников и издается на основании трудового договора. Приказ о приеме на работу объявляется работнику  под роспись в трехдневный  срок со дня фактического начала работы. По требованию работника работодатель обязан выдать ему надлежаще заверенную копию указанного приказа (распоряжения).

Содержание приказа (распоряжения) работодателя должно соответствовать  условиям заключенного трудового договора (статья 68 ТК РФ). В приказе указываются: фамилия, имя, отчество принимаемого на работу, наименование структурного подразделения, профессия (должность), размер тарифной ставки, оклада, надбавок, испытательный срок, если работнику устанавливается испытание при приеме на работу, а также условия приема на работу и характер предстоящей работы (в порядке перевода от другого работодателя, по совместительству, для замещения временно отсутствующего работника, для выполнения определенной работы и другое). На основании приказа заполняются: трудовая книжка, личная карточка (№Т-2), а в бухгалтерии открывается лицевой счет работника (формы №Т-54 или №Т-54а).

Приказ (распоряжение) о переводе работника  на другую работу (формы №Т-5, №Т-5а) применяются для оформления и  учета перевода работника на другую работу у того же работодателя или  в другую местность вместе с работодателем. Содержит фамилию, имя, отчество работника, вид перевода, наименование структурного подразделения и наименование профессии (должности) – на прежнем месте работы; причину перевода (в полном соответствии с требованиями ТК РФ); наименование структурного подразделения, наименование профессии (должности), оклад (тарифную ставку), надбавку – на новом месте работы,); изменение оплаты труда (если оно возникает). Приказ (распоряжение) визирует начальник структурного подразделения прежнего и нового места работы и подписывает работодатель или уполномоченное им на это лицо. Приказ (распоряжение) объявляются работнику под роспись. На основании приказа заполняются: трудовая книжка, личная карточка (№Т-2), лицевой счет работника (№Т-54).

Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику (формы №Т-6, №Т-6а) применяется для оформления ежегодного и других видов отпусков, предоставляемых  работникам в соответствии с ТК РФ, действующими законодательными актами и положениями, коллективными договорами и графиками отпусков. В организациях заполняется, как правило, в двух экземплярах: один остается в отделе кадров, другой передается в бухгалтерию. Подписывается работодателем или  уполномоченным им на это лицом, объявляется  работнику под роспись. Содержит фамилию, имя, отчество работника, наименование профессии (должности); наименование структурного подразделения; вид отпуска (ежегодный оплачиваемый, учебный, без сохранения заработной платы и другие); период работы, за который предоставляется ежегодный оплачиваемый отпуск; продолжительность отпуска, дату его начала и окончания. Приказ является основанием для расчета заработной платы, причитающейся за отпуск, по форме №Т-60 «Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику» На основании приказа также делаются отметки в личной карточке (№Т-2) и лицевом счете (№Т-54).

Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с  работником (увольнении) (формы №Т-8, №Т-8а) применяется для оформления и учета увольнения работника. По требованию работника работодатель обязан выдать ему надлежащим образом  заверенную копию указанного приказа (распоряжения).

В организациях заполняется, как правило, в двух экземплярах: один экземпляр  остается в отделе кадров, другой передается в бухгалтерию. Подписывается работодателем  или уполномоченным им на это лицом, объявляется работнику под роспись. В случае, когда приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора невозможно довести до сведения работника  или работник отказывается ознакомиться с ним под роспись, на приказе (распоряжении) производится соответствующая запись. Содержит фамилию, имя, отчество работника, наименование структурного подразделения, наименование профессии (должности), основание увольнения. На основании приказа делается запись в личной карточке (№Т-2), лицевом счете (№Т-54), трудовой книжке работника, а также производится расчет с работником по форме №Т-61 «Записка-расчет при прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении).

Приказ (распоряжение) о направлении  работника в командировку (формы  №Т-9, №Т-9а) применяются для оформления и учета направления работника  в командировку. Заполняется на основании  служебного задания, подписывается  работодателем или уполномоченным им на это лицом. Содержит фамилию, имя, отчество работника, направляемого в командировку; наименование должности (специальности, профессии), наименование структурного подразделения; место назначения (страна, город, организация), срок командировки, даты ее начала и окончания и ее цель. При необходимости указываются источники оплаты сумм командировочных расходов, другие условия направления в командировку.

Приказ (распоряжение) о поощрении  работника (формы №Т-11, №Т-11а) применяется  для оформления и учета поощрений  за успехи в работе. Составляется на основании представления руководителя структурного подразделения, в котором  работает работник или работодателя. Подписывается работодателем или  уполномоченным им на это лицом. В приказе указывается, мотив поощрения, вид поощрения, форма поощрения, а в случае награждения ценным подарком (премией) также и его стоимость. Работодатель обязан ознакомить работника с данным приказом под роспись. Если поощрение работника не предусматривает денежного вознаграждения, то допускается исключение из формы реквизита «в сумме _________ рублей _____ копеек». На основании приказа о поощрении работника делаются записи в личную карточку (№Т-2) и трудовую книжку работника.

Приказы по личному составу не имеющие  унифицированной формы, например, об изменении биографических данных работника, о наложении дисциплинарного  взыскания (замечание, выговор) могут  составляться в произвольной форме  с учетом обязательных реквизитов для  данных документов.

Для оформления приказов по личному  составу необходимо письменное обоснование, в качестве которого могут выступать: личное заявление работника, трудовой договор, докладная записка руководителя подразделения (например, о переводе работника или о направлении  его в командировку), акт (например, фиксирующие нарушение трудовой дисциплины), служебное письмо от другого  работодателя с запросом на перевод  работника, свидетельство о заключении брака, отражающее изменение фамилии  работника и другие.

В организациях, как правило, приказы  по личному составу составляются совместно отделом кадров и заинтересованными  структурными подразделениями. В случаях, установленных законом, приказы  обязательно должны иметь гриф согласования с профсоюзным органом (статьи 371, 82 ТК РФ). Круг работников, которым предоставляется право подписывать и визировать приказы по личному составу, определяется работодателем в соответствующем локальном нормативном акте. Отменить или изменить приказ по личному составу может только лицо, издавшее этот приказ. В целом порядок разработки и оформления приказов (распоряжений) по личному составу закрепляется в Положении (инструкции) о делопроизводстве или ином локальном нормативном акте [2].

По структуре различают следующие  виды приказов по личному составу:

1.   простые – содержат один распорядительный раздел, действие (принять, уволить, перевести и так далее);

2.   сложные – содержат в приказе несколько распорядительных разделов.

В зависимости от адресата различают:

1.   индивидуальные - содержат информацию только об одном работнике;

2.   сводные - содержат информацию о нескольких работниках.

В сводном приказе по личному  составу каждый пункт должен заканчиваться  ссылкой на письменное основание  данного распорядительного действия. Визы ознакомления работников в сводном  приказе по личному составу могут  располагаться либо непосредственно  после текста каждого пункта приказа, либо после подписи работодателя или уполномоченного им на это  лица.

Составляя сложные и сводные  приказы, следует учитывать, что  в один документ не целесообразно  включать информацию с разными сроками  хранения. Можно рекомендовать выделять приказы о предоставлении отпусков и командировании работников, которые  имеют сроки хранения 3 и 5 лет, в  отличие от других кадровых приказов, хранящихся 75 лет. Приказы о поощрениях и дисциплинарных взысканиях, как  правило, оформляют в индивидуальном порядке.

Формулировка приказа должна соответствовать  действующему трудовому законодательству. Так, при увольнении - причина увольнения, обязательно указывается в точном соответствии с формулировками ТК РФ или иного федерального закона и  со ссылкой на соответствующие статью, часть статьи, пункт статьи ТК РФ или иного федерального закона. При  поощрениях и дисциплинарных взысканиях – в приказе обязательно указываются  причина и вид поощрения или  взыскания, согласно статьям 191, 192 ТК РФ. Фамилию, имя, отчество в приказе по личному составу следует указывать полностью, а наименование должности, специальности, профессии – в соответствии со штатным расписанием.

Приказ по личному составу приобретает  юридическую силу с момента его  подписания. Приказы по личному составу, согласно требованию ТК РФ, обязательно доводятся до сведения работника под роспись. Кроме того, по письменному заявлению работника работодатель обязан не позднее трех дней со дня подачи этого заявления выдать работнику копии приказов: о приеме на работу, о переводах на другую работу, об увольнении с работы и других документов, связанных с работой. Копии документов, связанных с работой, должны быть заверены, надлежащим образом и предоставляться работнику безвозмездно (статья 62 ТК РФ). Все приказы по личному составу обязательно регистрируются, причем отдельно от приказов по основной деятельности. Для этого используют одну из регистрационных форм: книгу (журнал) регистрации или регистрационные карточки. В регистрационной форме указываются: дата и номер приказа, содержание приказа, лицо, подписавшее приказ и номер дела, в которое приказ подшивается для оперативного хранения [2].

Порядок регистрации и нумерации  приказов по личному составу законодательно не регламентирован. В пункте 4.1.4 Приказа  Минкультуры Российской Федерации  от 8 ноября 2005 года №536 «О типовой инструкции по делопроизводству в федеральных  органах исполнительной власти», отмечено лишь, что приказы по основной деятельности, приказы по личному составу, служебная  переписка, обращения граждан нумеруются отдельно.

Учитывая различные сроки хранения приказов по личному составу можно  рекомендовать нумеровать их в соответствии со следующими правилами:

- обязательное отличие регистрационных  индексов приказов по личному  составу от индексов приказов  по основной деятельности;

- применение буквенно-цифровой  индексации приказов по личному  составу (например, 1-к, или 1к,  или 1л/с и тому подобное);

- при большом количестве работников, когда образуется много кадровых  приказов, их можно делить по  разновидностям (например, №1у - об  увольнении, №1/км – о командировании, №1/о – об отпуске, №1/п – о поощрении);

- для приказов с разными сроками  хранения должны использоваться  различные буквенные обозначения.

Нумеровать все приказы по личному  составу одинаково и подшивать  в одно дело не рекомендуется. Приказы  по личному составу группируются в дела в соответствии с установленным  «Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков их хранения», утвержденный Росархивом 6 октября 2000 года сроками их хранения – 5, и 75 лет.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

В делопроизводстве существуют единые требования и правила оформления документов управления, которые установлены государственными нормативными актами. Выполнение единых правил оформления документов обеспечивает: юридическую силу документов; оперативное и качественное составление и исполнение документов; организацию быстрого поиска документов; более активное использование компьютера при составлении документов.

Обязательными реквизитами приказа  являются: наименование организации, наименование вида документа, дата и регистрационный  номер документа, место составления  или издания, заголовок к тексту, подпись, визы согласования документа (если они предусмотрены законодательством  или локальными актами), отметка  о контроле. Заголовок должен отвечать на вопросы: о чем, о ком? Например: Приказ о создании аттестационной комиссии. В приказах текст излагают от первого лица единственного числа («приказываю», «предлагаю», «прошу»). Текст приказа состоит из двух частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной. В констатирующей части дается обоснование распорядительных действий (например, нормативно-правовой акт вышестоящей организации или документ, ранее изданный данным работодателем, а также факты, события, послужившие причиной издания приказа). Констатирующая часть завершается словом приказываю, которое печатается в разрядку.