Особенности подготовки и оформления распорядительной документации кадрового делопроизводства

 

СОДЕРЖАНИЕ

 

Введение  ………………………………………………………………………………...  3

1.Документирование управленческой деятельности …………………………………..4

1.1. Понятие и состав распорядительной документации ……………………………...4

1.2. Виды распорядительной документации …………………………………………...8

2.Особенности подготовки и оформления распорядительной документации кадрового делопроизводства …………………………………………………………..15

Заключение  ……………………………………………………………………………...24

Список  использованной литературы ………………………………………………….25

Приложение  А ……………………………………………………………………….....26

Приложение  Б ………………………………………………………………………......27

Приложение  В …………………………………………………………………………..28

Приложение  Г …………………………………………………………………………...29

 

ВВЕДЕНИЕ

 

Управленческая деятельность присуща всем учреждениям, организациям и предприятиям. В процессе управления собирается, обрабатывается и передается огромное количество информации. Эффективность управления зависит от объема, оперативности и достоверности информации, большая часть которой отражается в документах. Законодательными и нормативными актами предусмотрен ряд ситуаций, при которых документирование информации является обязательным. В зависимости от конкретной управленческой ситуации создается множество различных видов документов. Они подразделяются по: содержанию информации (отражают основные функции управления); происхождению (служебные и личные); месту составления (внешние и внутренние); способу изготовления (рукописные, машинописные и типографские); форме изложения информации (типовые, созданные для всех или для отдельных учреждений, индивидуальные); количеству вопросов (простые – один вопрос; сложные – несколько вопросов).

Процесс управления включает следующие документируемые операции: сбор и обработку документной информации; подготовку решения; принятие и документирование решения; доведение решений до исполнителей; исполнение решения; контроль исполнения; сбор информации об исполнении; передачу информации по вертикальным и горизонтальным связям; хранение и поиск информации. Аппарат управления реализует свои функции главным образом посредством универсальных и полномочных организационно-распорядительных документов (ОРД), создаваемых циркулирующих вне зависимости от специфики деятельности во всех отраслях народного хозяйства и государственного управления. Другие формы управленческой деятельности отражаются в других документах. Например, учет отражается в статистической, бухгалтерской документации, материально – техническое снабжение в договорах, актах, нарядах, письмах и так далее. 

 

1. ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

 

1.1. Понятие и состав распорядительной документации

 

Руководство и организация трудового  процесса немыслимы без исполнительно-распорядительной деятельности и, соответственно, распорядительных документов.

Распорядительная документация представляет собой совокупность правовых актов, с помощью которых работодатель осуществляет полномочия по управлению и организации труда. Они являются юридическими фактами, вызывающими  возникновение конкретных административно-правовых отношений в сфере труда.

Адресатом этих документов являются конкретные структурные подразделения, должностные лица или работники. Распорядительные документы издаются в виде приказов или распоряжений. Состав распорядительных документов, издаваемых у конкретного работодателя, определяется его учредительными документами (уставом, учредительным договором), локальными нормативными актами.

В организациях правом издавать распорядительные документы могут наделяться их руководители, также заместители руководителя, руководители структурных подразделений, главные специалисты организации. Это полномочие должно быть закреплено в организационно-правовых документах (Положении о структурном подразделении, должностной инструкции, приказе  о распределении обязанностей между  руководством организации) [2].

Распорядительные документы согласно «Перечню типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения», утвержденного  Росархивом 6 октября 2000 года делятся  на три самостоятельные группы.

Первая группа – приказы (распоряжения) по основной деятельности. Они издаются при реорганизации, ликвидации организации, утверждении и изменении структуры  и штатов, в целях утверждения  или введения в действие документов (положений, инструкций, правил, регламентов и другое), при необходимости регулирования производственных, финансовых вопросов, проблем документационного, материально-технического обеспечения, научно-технической, социальной политики и другое.

Вторая группа - приказы (распоряжения) по личному составу регулируют трудовые отношения у конкретного работодателя. Они документируют основные кадровые процедуры - прием на работу, увольнение, перевод, предоставление отпусков, применение поощрений и дисциплинарных взысканий, командирование.

Третья группа – приказы (распоряжения) по административно-хозяйственным  вопросам. Они издаются при решении  организационных, хозяйственных, бытовых  вопросов.

Документы, входящие в первую и  третью группу, охватывают хозяйственную  деятельность в целом и к кадровым вопросам относятся только косвенно. Вторую группу, напротив, образуют кадровые документы, непосредственно связанные  с трудовой деятельностью работников. Многие из этих документов имеют унифицированную  форму, утвержденную Госкомстатом Российской Федерации.

Юридическими основаниями для  создания распорядительных документов в деятельности организации являются [3]:

- нормативно-правовые акты, в том числе постановления Правительства РФ, решения органов власти;

- конкретные поручения вышестоящих органов;

- осуществление исполнительной и распорядительной деятельности в целях выполнения организацией возложенных на нее задач в соответствии с ее компетенцией;

- потребность правового регулирования работы аппарата управления.

К распорядительной документации относятся:

- постановления;

- решения;

- приказы;

- распоряжения;

- указания.

Постановление – правовой акт, принимаемый  высшим и некоторыми центральными органами коллегиального управления в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач, стоящих перед данными органами, и установления стабильных норм, правил поведения [3].

Решение – правовой акт коллегиального или совещательного органа министерств, ведомств, комитетов, общественных организаций, ученых советов НИИ, вузов, а также совета директоров предприятий в целях разрешения наиболее важных вопросов их деятельности.

Приказ – правовой акт, издаваемый руководителем органа государственного управления (его структурного подразделения), действующим на основе единоначалия, в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед данным органом. В отдельных случаях может касаться широкого круга организаций и должностных лиц, независимо от подчиненности.

Распоряжение – правовой акт, издаваемый единолично руководителем, главным образом, коллегиального органа государственного управления в целях разрешения оперативных вопросов. Как правило, имеет ограниченный срок действия и касается узкого круга организаций, должностных лиц и граждан.

Указание – правовой акт, издаваемый органом государственного управления преимущественно по вопросам информационно-методического характера, а также по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других актов данного органа и вышестоящих органов управления.

Проанализировав функциональные особенности  каждого документа, входящего в  комплекс распорядительной документации, можно заметить, что главные их различия касаются:

- порядка разрешения рассматриваемых в них вопросов;

- перечня рассматриваемых в них вопросов.

Рассмотрим эти отличия более  подробно.

1. Отличия распорядительных документов, касающиеся порядка разрешения рассматриваемых в них вопросов (на основе коллегиальности или единоначалия). Представляет интересы организации и действует от ее имени в отношениях с другими предприятиями, а также государственными учреждениями исполнительный орган. Он воплощает волю учредителей (участников), руководит текущей деятельностью юридического лица. При этом он может быть [6]:

- единоличным, при котором во главе органа управления (предприятия, учреждения или организации) стоит одно лицо, правомочное принимать юридически обязательные решения (например, генеральный директор);

- коллегиальным, при котором руководство осуществляется группой лиц, обладающих равными обязанностями и правами в решении вопросов, отнесенных к компетенции данного органа (например, правление (дирекция)).

В учредительных документах организации  фиксируется, какими правами наделен  генеральный директор (директор) или  правление (дирекция), там же указывается  порядок утверждения (подписи) документов, которые относятся к компетенции  соответствующего исполнительного  органа. Поэтому чтобы разобраться  с правом подписи приказов на предприятии, необходимо внимательно ознакомиться с учредительными документами.

Общая классификация распорядительных документов в зависимости от порядка  разрешения рассматриваемых в них  вопросов:

1. Издаваемые единоличным исполнительным органом:

- приказы;

- распоряжения;

- указания;

2. Издаваемые коллегиальным исполнительным органом

- постановления;

- решения.

2. Отличия распорядительных документов, касающиеся перечня рассматриваемых  в них вопросов.

Решения, постановления и приказы  издают во всех случаях, когда необходимо принять нормативный или индивидуальный акт по основным вопросам компетенции организации (п. 2.1.4 ГСДОУ). К основным вопросам компетенции организации относятся вопросы, связанные с основным направлением деятельности, будь то производство или продажи, инвестирование или строительство, страхование или оказание иных услуг, вопросы, связанные с финансированием, подготовкой отчетности предприятия, реализацией функции планирования, управления персоналом, развитием научно-технической базы.

Распоряжения, указания издаются по оперативным  вопросам и для организации исполнения постановлений, решений и приказов (п. 2.1.4 ГСДОУ). К оперативным вопросам относятся вопросы управления текущими событиями, а именно: оперативное  планирование, оперативный учет, оперативный контроль, координация.

В деятельности коммерческих организаций  применяются распорядительные документы, принимаемые единоличным исполнительным органом: приказы, распоряжения, указания (как правило, указания издаются органами государственного управления, но руководители предприятий также имеют право  на издание такого рода документа). Иногда, хотя и очень редко, издается такой распорядительный документ, как  решение, принимаемое коллегиальным  исполнительным органом. Постановление  как акт управления, издаваемый высшими  исполнительными и распорядительными  органами государственной власти, интереса для коммерческих организаций не представляет. Несмотря на это следует  учитывать, что постановления могут  приниматься не только на государственном  уровне, но и руководителями коллегиальных  органов общественных организаций  по основным вопросам их деятельности.

 

1.2. Виды распорядительной документации

 

Если президент компании, генеральный  директор, директор предприятия или  иной единоличный исполнительный орган  организации решит издать правовой акт по основному направлению  деятельности, то в этом случае необходимо будет подготовить приказ. В приказе отражаются наиболее важные вопросы, связанные с основной деятельностью организации. Цель издания приказа – решение конкретной задачи, стоящей перед организацией.

Приказом утверждаются локальные  нормативные акты, номенклатуры, перечни (например, перечень лиц, имеющих право  пользоваться мобильной связью, с  указанием лимитов для каждой должности), планы развития производства, планы ввода в действие различных  объектов, прайс-листы, отчеты, организационные  структуры и штатные расписания, учетная политика предприятия, типовые  формы документов. Следует помнить, что документ может утверждаться не только приказом, но и должностным  лицом (т.е. единоличным исполнительным органом), правлением, дирекцией (коллегиальным  исполнительным органом). Иногда способ утверждения документа (коллегиальным  исполнительным органом или единоличным  исполнительным органом) может определяться законодательством. Например, Федеральным  законом «Об акционерных обществах» предусмотрено утверждение общим  собранием акционеров внутренних документов, регулирующих деятельность органов  общества, годовых отчетов, годовой  бухгалтерской отчетности, в том  числе отчетов о прибылях и  об убытках (счетов прибылей и убытков) общества, а также распределение  прибыли (включая выплату (объявление) дивидендов, за исключением прибыли, распределенной в качестве дивидендов по результатам первого квартала, полугодия, девяти месяцев финансового  года) и убытков общества по результатам  финансового года [5].