Особенности подготовки и оформления распорядительной документации кадрового делопроизводства

В практической деятельности имеют  место два вида утверждения (приказом и исполнительными органами), но чаще используется утверждение приказом, так как он позволяет не только утвердить какой-либо документ, но и  указать, когда этот документ вводится в действие. Приказом утверждается состав различных комиссий (для проведения инвентаризации, уничтожения печати, списания основных средств и др.), рабочих группы (например, по разработке основных направлений стратегического развития предприятия). Приказом предоставляется право подписи каких-либо документов, отменяются (отзываются) доверенности, прекращается (приостанавливается) производство каких-либо видов продукции, оборудования, вводятся новые виды продукции, определяются проведение мероприятий, связанных с гражданской обороной (например, проведение штабной тренировки по гражданской обороне), проведение различных проверок (включая филиалы), изготовление печатей, проведение годового аудита предприятия, переход на централизованные закупки и поставки отдельных видов сырья и материалов, меры противопожарной безопасности и усиления охраны в праздничные дни, подготовка планов и др. (Приложение А).

Если руководитель предприятия  решит издать правовой акт по оперативным  и текущим вопросам деятельности организации, то необходимо будет подготовить  распоряжение. Распоряжение, в отличие  от приказа, издается с целью решения  отдельных (узких, конкретных) вопросов, которые необходимы для претворения  в жизнь определенных задач предприятия. Так, если приказом был утвержден  план ремонта производственных цехов  предприятия (т.е. определены основные этапы, сроки процесса модернизации производственных мощностей предприятия), то в распоряжении решается вопрос о подготовке цеха № 2 к проведению ремонта (Приложение Б), т.е. это отдельный вопрос в рамках общей задачи модернизации производственных мощностей предприятия. Распоряжение, как правило, касается узкого круга работников и не является документом длительного действия. Распоряжение может издаваться по таким вопросам, как предоставление копий документов (например, договоров, счетов-фактур, товарных накладных и др.), предоставление и согласование графика отпусков, отчетных материалов и т.д. Распоряжение может быть подготовлено также по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других актов данного органа и вышестоящих органов управления.

Указания обычно издаются органами государственного управления, но руководитель коммерческой организации также  может издать такой распорядительный документ. Указания могут быть изданы по вопросам оперативного, информационно-методического, административного характера или  по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций, поручений. Если организация примет решение  использовать указание, то в инструкции по делопроизводству следует четко  разграничить назначение приказов, распоряжений и указаний. Особенностью оформления такого распорядительного документа, как указание, является то, что вместо слова «ПРИКАЗЫВАЮ» используются слова «ОБЯЗЫВАЮ» или «ПРЕДЛАГАЮ» (Приложение Б). При необходимости издания решения коллегиального органа (правления, дирекции, совета директоров) используется такой документ, как решение (Приложение В). Решение касается основного вопроса деятельности предприятия, в нашем примере – выпуска оборудования. Необходимо учитывать следующую особенность оформления решения: текст решения, также как и других распорядительных документов, состоит из констатирующей и распорядительной частей. В распорядительной части указывают наименование коллегиального органа, принимающего решение, затем слово «РЕШИЛ» прописными буквами на отдельной строке.

Право подписи распорядительных документов имеет единоличный исполнительный орган – генеральный директор (директор, президент) в соответствии с учредительными документами. В некоторых случаях в учредительных документах могут быть указаны должности руководителей, которые могут подписывать приказы наряду с единоличным исполнительным органом. Однако на практике такое бывает редко. Чаще всего право подписи приказов по основной деятельности делегируется на основании приказа о предоставлении права подписи конкретному должностному лицу или фиксируется в приказе о распределении обязанностей, в котором указываются не только полномочия отдельных руководителей, но и те документы, которые они могут подписывать в пределах своих полномочий [7].

Распорядительные документы могут быть совместными, т.е. подготовленными организациями, издающими одинаковые по форме документы для решения каких-либо вопросов совместной деятельности.

Распорядительный документ состоит из констатирующей и распорядительной частей, последнюю можно делить на пункты, в которой указывают, кто делает, что делает и в какой срок, например:  

3. Коммерческому директору Абрамову  П.Е. подготовить план продаж  на 2012 год и представить на  рассмотрение Совета директоров  к 01 октября 2011 года.

4. Заместителю коммерческого директора  Епифанову А.К. подготовить отчет  о реализации продукции по  заключенным государственным контрактам  в III квартале 2011 года и представить  генеральному директору к 15 октября  2011 года.

5. Заместителю генерального директора  по экономике и финансам Прошкину В.В. предоставить отчет о дебиторской задолженности по договорам поставки продукции предприятия, заключенным в период с 11.01.2011 по 30.06.2011, в срок до 1 октября 2011 года.

Распорядительный документ вступает в действие с даты подписания или даты, указанной непосредственно в самом документе. Например, приказ об утверждении регламента по списанию дебиторской задолженности может содержать следующую формулировку:

2.1. Утвердить Регламент по списанию  дебиторской задолженности в  ОАО «Синтез» и ввести его  в действие с 1 июля 2011 года.

Сам приказ будет датирован 20 июня 2011 года, он вступит в действие с  этой даты, а вот регламент, утверждаемый данным приказом, вступит в действие только 1 июля 2011 года.

Распорядительный документ может быть длительного действия или носить характер разового поручения, т.е. касаться исполнения отдельных вопросов.

Распорядительный документ должен содержать пункт о доведении данного документа до исполнителей, т.е. кто и в какой срок и до кого должен довести распорядительный документ. Например, что касается распорядительных документов длительного действия, то основная проблема доведения их до исполнителей заключается в том, что распорядительный документ может действовать в течение нескольких лет (например, приказ о создании комиссии по списанию основных средств), а порядок доведения приказа до вновь принимаемых сотрудников не прописан должным образом. Вот и получается иногда так, что сотрудник является членом комиссии, подписывает документы, а с приказом не ознакомлен, так как был принят на работу через год после подписания приказа.

Поэтому можно рекомендовать включать в распорядительные документы длительного  действия такую формулировку:

6. Начальнику службы делопроизводства  Авдеевой А.К. довести данный  приказ до всех членов комиссии  в течение трех рабочих дней  с даты его подписания и  доводить данный приказ до  сведения вновь принимаемых сотрудников,  которые являются членами комиссии  по списанию основных средств,  в течение трех рабочих дней  с даты приема их на работу.

Обычно в организации формируется  отдельная папка с распорядительными  документами длительного действия, с которыми должны быть ознакомлены  вновь принимаемые сотрудники. Кроме  того, в приказах длительного действия можно рекомендовать указывать  только должности сотрудников без  указания фамилии, имени, отчества. Если распорядительный документ доводится  до ограниченного круга сотрудников, то их можно приводить непосредственно  в самом приказе; если же перечень включает много сотрудников, то можно  рекомендовать составлять реестр рассылки, причем на предприятии они могут  быть стандартными (например, реестр рассылки для руководителей структурных  подразделений, директоров филиалов и  т.д.) или индивидуальными (составляться отдельно для каждого распорядительного  документа) [4].

Срок исполнения распорядительного документа (отдельных его пунктов) может быть указан периодом времени в обычных календарных днях, в рабочих днях или такой документ может иметь конкретную дату исполнения. Это правило не распространяется на документы длительного действия. Возможны следующие формулировки:

3. Начальнику юридической службы  подготовить доверенность на  заместителя генерального директора  Иванова А.В. в срок до 1 августа  2011 года. 

Такая формулировка не вызывает вопросов по сроку исполнения.

4. Начальнику отдела делопроизводства  Пенкиной А.Д. довести данный приказ до сведения всех работников Общества в течение трех рабочих дней с даты подписания приказа.

Если приказ подписан 17 июня 2011 года, то довести его до исполнителей необходимо по 21 июня 2011 года, т.е. в течение трех рабочих дней, исключив из срока  выходные дни – 18 и 19 июня.

5. Начальнику отдела делопроизводства  Пенкиной А.Д. довести данный приказ до сведения всех работников Общества в течение трех дней с даты подписания приказа.

Если приказ подписан 17 июня 2011 года, довести его до исполнителей необходимо с 17 июня по 19 июня 2011 года, т.е. в течение  трех календарных дней, но учитывая, что 18 и 19 июня – выходные дни, приказ должен быть доведен до исполнителей в течение одного дня – 17 июня 2011 года.

Распорядительный документ может быть отменен (изменен) другим распорядительным документом организации. Например, внесение изменений в приказ осуществляется путем подготовки соответствующего приказа о внесении изменений в ранее изданный приказ. Если отменяется действие какого-либо приказа, то в соответствующем приказе об отмене ранее действующего приказа необходимо указать, с какой даты действие приказа отменяется, а также указать его номер, дату, наименование, например: 

1. Отменить приказ ОАО «Синтез»  «О создании комиссии по списанию  основных средств» от 20 июня 2010 года  № 365 с 1 июля 2011 года. 

Следует учитывать, что действие распорядительного  документа может быть приостановлено соответствующими компетентными органами.

Для учета и четкой организации работы с распорядительными документами их необходимо регистрировать. Регистрационным номером является порядковый номер, присвоенный в пределах календарного года, который иногда может быть дополнен буквенными или цифровыми обозначениями. Так, приказы разделяются на две группы: по основной деятельности и по личному составу. Для каждой группы могут использоваться свои буквенные обозначения: номер приказа по личному составу – № 267 л/с, по основной деятельности – № 534 о/д.

 

 

 

 

 

 

2. ОСОБЕННОСТИ ПОДГОТОВКИ И  ОФОРМЛЕНИЯ РАСПОРЯДИТЕЛЬНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ КАДРОВОГО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА

 

Приказы по личному составу являются важнейшими документами, составляемыми  в процессе документирования трудовых отношений.

Приказы по личному составу относятся  к обязательным кадровым документам. ТК РФ прямо предусмотрено, что прием  на работу оформляется приказом (распоряжением) работодателя (статья 68 Трудового кодекса  Российской Федерации (далее ТК РФ)), прекращение трудового договора оформляется приказом (распоряжением) работодателя (статья 84.1 ТК РФ), обязательно  издание приказа (распоряжения) о  применении дисциплинарного взыскания (статья 193 ТК РФ). Приказами по личному составу оформляют также: перевод работников, предоставление им отпусков, командирование, изменение условий оплаты труда, присвоение разрядов, изменение биографических данных, поощрения, изменение режима рабочего времени (например, приказы о привлечении к работе в выходные дни, о предоставлении неполного рабочего дня, неполной рабочей недели и другое).

Особенность приказов по личному составу  – их одновременная унификация в  составе двух унифицированных систем документации: организационно-распорядительной документации, введенной в действие ГОСТ Р 6.30-2003 и первичной учетной  документации по учету труда и  его оплаты, утвержденной Постановлением Госкомстата Российской Федерации  от 5 января 2004 года №1 «Об утверждении  унифицированных форм первичной  учетной документации по учету труда  и его оплаты». Двоякая системная  принадлежность этого вида кадровой документации свидетельствует об особой значимости приказов по личному составу. Приказы по личному составу служат основанием внесения соответствующих  записей в трудовые книжки, личные карточки (форма №Т-2) и другие кадровые документы. Поэтому работодатели и работники кадровой службы должны знать требования к оформлению приказов по личному составу, содержащиеся в обоих нормативных актах и уметь использовать их в практической деятельности.

Большинство приказов по личному составу  имеют унифицированные формы, которые  утверждены Постановлением Госкомстата  Российской Федерации от 5 января 2004 года №1 «Об утверждении унифицированных  форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты». Это следующие формы:

№Т-1 «Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу», №Т-1а «Приказ (распоряжение) о приеме работников на работу», №Т-5 «Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу», №Т-5а «Приказ (распоряжение) о переводе работников на другую работу», №Т-6 «Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска  работнику», №Т-6а «Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам», №Т-8 «Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с  работником (увольнении)», №Т-8а «Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работниками (увольнении)», №Т-9 «Приказ (распоряжение) о направлении работника в  командировку», №Т-9а «Приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку», №Т-11 «Приказ (распоряжение) о поощрении  работника», №Т-11а «Приказ (распоряжение) о поощрении работников» [1].

Особенность оформления данных приказов (распоряжений) обусловлена тем, что  они являются первичными учетными документами, на основании которых ведется  бухгалтерский учет, и источником для налоговой отчетности. Поэтому  при их оформлении необходимо учитывать  требования «Положения по ведению бухгалтерского учета и отчетности в Российской Федерации», утвержденного Приказом Минфина Российской Федерации от 29 июля 1998 года №34н «Об утверждении  положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации», а также  Федерального закона от 21 ноября 1996 года 129-ФЗ «О бухгалтерском учете». Согласно части 2 статьи 9 Федерального закона от 21 ноября 1996 года 129-ФЗ «О бухгалтерском учете»:

«Первичные учетные документы  принимаются к учету, если они  составлены по форме, содержащейся в  альбомах унифицированных форм первичной  учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать следующие обязательные реквизиты:

а) наименование документа;

б) дату составления документа;

в) наименование организации, от имени  которой составлен документ;

г) содержание хозяйственной операции;

д) измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;

е) наименование должностей лиц, ответственных  за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;